6 نکته برای مدیریت موثر ایمیل

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ایمیل یکی از بهترین ابزارهای ارتباطی و شاید تنها ابزاری است که همه کاربران بدون استثنا از آن استفاده می کنند. ممکن است پیام‌رسان‌های فوری را دوست داشته باشید، از چت اسکایپ یا فیسبوک استفاده کنید، اما احتمالاً یک آدرس ایمیل دارید.

هر روز نه تنها پیام‌هایی از دوستان و همکاران، بلکه ده‌ها نامه تبلیغاتی، اعلان‌ها، فقط هرزنامه‌ها را در صندوق ورودی خود دریافت می‌کنیم. برای جلوگیری از غرق شدن در حجم عظیم پیام های دریافتی، توسعه و به کارگیری مهارت های ایمیل موثر بسیار مهم است.

کپی رایت

زمان بررسی ایمیل را برنامه ریزی کنید

اگر احساس می‌کنید که زمان زیادی را صرف پردازش نامه می‌کنید و تعداد حروف صندوق ورودی شما هنوز کاهش نمی‌یابد، سعی کنید زمان بررسی صندوق پستی خود را دقیق‌تر برنامه‌ریزی کنید. معمولاً ما شروع به بررسی نامه می کنیم، یک پیوند جالب در نامه پیدا می کنیم، به سایت می رویم، از آنجا به دیگری … و بعد از نیم ساعت به یاد می آوریم و به تجزیه نامه ها باز می گردیم. در نتیجه زمان می گذرد، اما موضوع تکان نمی خورد.

بنابراین سعی کنید زمان محدودی را برای کار با پست اختصاص دهید. هرکسی بسته به حجم مکاتباتش می تواند به طور مستقل فرکانس و مدت این فواصل را برای خود تعیین کند. شاید یک ساعت در صبح و یک ساعت در پایان روز کاری باشد، یا ممکن است برای شما راحت‌تر باشد که هر ساعت به مدت پنج دقیقه وارد حساب ایمیل خود شوید. مهمتر از همه، سعی کنید به شدت به برنامه تعیین شده برای خود پایبند باشید و هیچ چیز خارجی شما را پرت نکند. آگاهی که زمان شما محدود است ، به ناچار منجر به افزایش کارایی پردازش قبوض پستی خواهد شد.

هر حرف به معنای یک عمل است

قانون اصلی که باید هنگام تجزیه نامه اعمال کنید این است که هر نامه باز از شما می خواهد کاری انجام دهید. اگر نامه ای را باز کرده اید، به هیچ وجه نباید آن را دوباره در صندوق ورودی بگذارید. یا باید فوراً به نامه پاسخ دهید، یا آن را برای شخصی که در برخورد با این موضوع بهتر است، ارسال کنید، یا کاری را برای خود در Google Task یا تقویم برنامه ریزی کنید - در هر صورت، در نتیجه اقدام شما، نامه باید حذف شود یا به آرشیو منتقل شود، یعنی صندوق ورودی را ترک کنید … اگر از این قانون ساده پیروی کنید، صندوق ورودی شما دیر یا زود پاک می شود.

کپی رایت

فیلترها و میانبرها

اگر هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید، تجزیه و تحلیل آنها زمان و تلاش زیادی را از شما می گیرد. چرا از منابع سرویس پستی برای این منظور استفاده نمی کنید، به خصوص که اکثر سرویس ها این ویژگی را دارند و کاملا پیاده سازی شده اند؟

این در مورد تنظیم فیلترها برای پردازش خودکار ایمیل است. به جای اینکه روی هر پست به صورت دستی کلیک کنید و هر کلیک شما یک زمان و تلاش است، فقط یک بار فیلترهای مورد نظر خود را تنظیم کنید. برای مثال، تمام پیام‌های آدرس‌های بستگان شما به‌طور خودکار به پوشه Family رفته و با یک نشانگر به‌عنوان مهم علامت‌گذاری می‌شوند. همه انتشارات مطبوعاتی با دور زدن پوشه Inbox به یک پوشه جداگانه می روند و اعلان های شبکه های اجتماعی بلافاصله به سطل زباله ارسال می شوند.

به این ترتیب می توانید پیام ها را با توجه به موضوعات اصلی دسته بندی کرده و بر اساس آن برای پردازش آنها آماده شوید. دیگر موقعیتی نخواهید داشت که مغزتان، هنگام تجزیه نامه، از کارهای خانه به مسائل تجاری، و سپس بلافاصله به پست های سرگرمی، و سپس برمی گردد.

تعداد زیادی گزینه برای ایجاد فیلترهای مختلف وجود دارد، و من مطمئن هستم که با ایجاد یک سیستم فیلتر خودکار، روزها و ماه ها در وقت خود صرفه جویی خواهید کرد. علاوه بر این، با استفاده از برچسب های اختصاص داده شده یا توزیع بر اساس پوشه ها، می توانید به راحتی حروف مورد نیاز خود را در آرشیو پیدا کنید (یادتان هست که پوشه Inbox ما کاملا خالی است؟).

از جستجو استفاده کنید

بسیاری از کاربران، به خصوص مبتدیان، تمام ایمیل های خود را در صندوق ورودی خود نگه می دارند، زیرا احساس می کنند در هنگام بایگانی هرگز دوباره آنها را پیدا نخواهند کرد. اگر همانطور که در پاراگراف قبلی توضیح داده شد، سیستمی از فیلترها و میانبرها را تنظیم کنید، آرشیو شما از قبل سازماندهی شده است و پیمایش در آن بسیار آسان تر است. اما نوار جستجو را نیز فراموش نکنید. به عنوان مثال، در جیمیل، سیستم جستجوی حروف آنقدر عالی است (کسی که در آن شک کند!) که پیدا کردن هیچ حرفی کار دشواری نخواهد بود.

از علائم استفاده کنید

بسیاری از سرویس‌های ایمیل دارای ویژگی علامت‌گذاری پیام‌ها با نشانگرهای خاص هستند (در Gmail، اینها ستاره هستند). با کمک آنها، به راحتی می توان پیام های ضروری را که نیاز به توجه شما دارند برجسته کرد و آنها را در یک پوشه جداگانه قرار داد. در جیمیل، می‌توانید مجموعه پرچم‌های خود را انتخاب کنید و کاملاً انعطاف‌پذیر از آنها استفاده کنید. بنابراین، یک نگاه به محتویات صندوق ورودی شما کافی است تا ایمیل ها را بر اساس اهمیت آن ها تشخیص دهید.

از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید

استفاده از کلیدهای میانبر می تواند سرعت پردازش مکاتبات را به قدری افزایش دهد که ارزش آن را دارد که چند ساعت برای مطالعه آنها صرف کنید. اما قبل از آن، نگاهی به تنظیمات (در جیمیل تنظیمات - عمومی - میانبرها) بیندازید و مطمئن شوید که آنها روشن هستند. پس از آن، فقط علامت سوال روی صفحه کلید را فشار دهید و یک اعلان با تمام کلیدهای میانبر جیمیل خواهید دید.

ایمیل یک ابزار ارتباطی عالی است، اما این بدان معنا نیست که نیمی از زندگی خود را به این فرآیند اختصاص دهید. حداکثر اتوماسیون تمام فرآیندها، پاسخ‌های سریع یا فوروارد پیام‌ها، برنامه‌ریزی زمان خود، همراه با نکات دیگر این مقاله، به شما این امکان را می‌دهد تا با هر تعداد حرف نسبتاً سریع برخورد کنید و در زمان بیشتری برای فعالیت‌های لذت‌بخش‌تر صرفه‌جویی کنید.