روش Inbox Zero بهترین راه برای مقابله با هزاران ایمیل خوانده نشده است

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

خالی نگه داشتن صندوق ورودی شما آسان است. این به شما کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشید و هرگز پیام های مهم را از دست ندهید.

دسته ای از ایمیل های خوانده نشده که دائماً در صندوق ورودی شما آویزان هستند، هر کسی را وحشت زده می کند. اگر شرکا و همکاران تجاری زیادی دارید که از طریق مکاتبه با آنها در ارتباط هستید، فقط باید صندوق ورودی ایمیل خود را تمیز و مرتب نگه دارید.

مدیر عامل JotForm Aytekin Tank یک راه جالب برای سازماندهی ایمیل به نام Inbox Zero است. همانطور که از نام آن پیداست، روش این است که صندوق ورودی خود را خالی نگه دارید.

به طور کلی، تانک چیز جدیدی اختراع نکرده است. Inbox Zero مدتها پیش توسط نویسنده و وبلاگ نویس مرلین مان ایجاد شد و این یک روش اثبات شده و شناخته شده است. تقریباً همان تکنیک کار با اسناد را دیوید آلن در کتاب خود با عنوان "چگونه چیزها را مرتب کنیم" توصیف کرده است. Tank به تازگی آن را برای رابط وب Gmail تطبیق داده است.

Aytekin Tank کارآفرین، بنیانگذار و مدیر عامل JotForm

من هر روز صدها ایمیل دریافت و ارسال می کنم. اما در پایان روز، صندوق پستی من همیشه خالی است. منشی ندارم که مکاتباتم را انجام دهد. من به یک اصل به نام Inbox Zero پایبند هستم. این کار سختی نیست.

Tank مزایای روش Inbox Zero را فهرست می کند:

• اگر صندوق ورودی شما خالی باشد، پیام مهمی را از دست نخواهید داد.
• شما مخاطبین خود را برای مدت طولانی منتظر نخواهید داشت، زیرا می توانید بلافاصله به نامه های آنها پاسخ دهید.
• صدها و هزاران نامه خوانده نشده در صندوق پست شما جمع نمی شوند.
• شما در زمان بیشتری در کارهای واقعا مهم صرفه جویی خواهید کرد و ساعت ها را صرف کلنجار رفتن با ایمیل نمی کنید.

من افراد زیادی را می شناسم که با دقت تمام حروف خود را بدون حذف حتی یک نامه ذخیره می کنند. در نتیجه، صندوق ورودی آنها شبیه یک فید توییتر شده است. راحت نیست. مدام در ایمیل ها گم خواهید شد.

تانک آیتکین

فرض کنید از Gmail استفاده می کنید - اگرچه این روش می تواند با هر ISP (Hotmail، Yandex، Yahoo) یا سرویس گیرنده ایمیل (Outlook، Thunderbird یا Sylpheed) سازگار شود. بیایید نگاهی به واریز پیام های خوانده نشده بیندازیم و شروع کنیم.

1. صندوق پستی خود را خالی کنید

پس با روش Inbox Zero باید قاطعانه عمل کنید. "Inbox" را باز کنید، تمام حروفی که در آنجا جمع شده اند را انتخاب کنید و همه آنها را به یکباره بایگانی کنید. برای برخی، این دیوانگی محض به نظر می رسد، اما Tank توصیه می کند که دقیقاً این کار را انجام دهید.

باید با یک صندوق پستی خالی شروع کنید. اگر ده ها هزار ایمیل در صندوق ورودی خود داشته باشید، این راهنما به شما کمکی نخواهد کرد. بنابراین همه چیز را بایگانی کنید و با یک لوح تمیز شروع کنید.

تانک آیتکین

2. ایمیل های خود را به ترتیب زمانی پردازش کنید

برای ایجاد این عادت سالم، به مقدار مشخصی نظم و انضباط نیاز دارید. همانطور که ایمیل های خود را پردازش می کنید، با قدیمی ترین پیام شروع کنید و به جدیدترین آنها برسید. به این ترتیب ترتیب زمانی را حفظ خواهید کرد و سردرگم نخواهید شد.

دو عملکرد برای کمک به مدیریت ایمیل در جیمیل وجود دارد:

سوئیچ خودکار را روشن کنید. برای انجام این کار، "تنظیمات" → "عمومی" را باز کنید، مورد "سوئیچ خودکار" را پیدا کنید و آن را فعال کنید. اکنون هنگام پاسخ دادن یا آرشیو ایمیل، جیمیل شما را به صندوق ورودی باز نمی گرداند، بلکه ایمیل بعدی را نمایش می دهد. به این ترتیب می‌توانید نامه‌ها را به ترتیبی که دریافت کرده‌اند، بدون هیچ حواس‌پرتی پردازش کنید.

سپس اگر دکمه Send and Archive را ندارید فعال کنید. "تنظیمات" → "عمومی" را باز کنید و به دنبال مورد "نمایش دکمه" بگردید و "در پاسخ" را بایگانی کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود.از این گذشته، اگر قبلاً به نامه پاسخ داده اید، ذخیره آن در صندوق ورودی خود فایده ای ندارد، درست است؟ بر روی دکمه ارسال کلیک کنید و ایمیل به طور خودکار بایگانی می شود.

و در اینجا یک چیز مهم دیگر وجود دارد:

از ایمیل به عنوان چت استفاده نکنید. هیچ چیز بدتر از ایجاد زنجیره های طولانی پاسخ از نامه هایی که دائماً نقل قول می شوند وجود ندارد. اگر نیاز به صحبت دارید، از مسنجر، چت Slack یا تماس تلفنی استفاده کنید. ایمیل برای این کار مناسب نیست.

تانک آیتکین

3. پاسخ داده شد - آرشیو

قانون اصلی روش Inbox Zero این است که صندوق ورودی شما مکانی برای ذخیره نامه شما نیست. تمام ایمیل های موجود در صندوق ورودی باید بلافاصله پردازش شوند. آنها را یکی یکی بخوانید و اگر پیام نیاز به پاسخ داشت یا پاسخ دهید و بایگانی کنید، یا اگر پیام نیاز به پاسخ ندارد، به سادگی بایگانی کنید.

اگر نمی توانید بلافاصله به یک ایمیل پاسخ دهید، دو گزینه وجود دارد:

• آن را در برنامه سازمان دهنده خود ذخیره کنید. این می تواند Evernote، OneNote یا نوعی مدیر وظیفه باشد. تاریخ را طوری تعیین کنید که برنامه به شما یادآوری کند که پاسخ خود را در زمان مناسب بنویسید.
• اگر می‌توانید فوراً پاسخی بنویسید، اما مخاطب باید پس از مدتی آن را دریافت کند، از ویژگی تحویل تأخیر در Gmail استفاده کنید. Outlook، Thunderbird و سایر مشتریان می توانند همین کار را انجام دهند.

4. فقط این کار را انجام دهید

همه چیز طبق دستورات دیوید آلن بزرگ و توانا است. اگر ایمیل به اقدامی نیاز دارد که چند دقیقه طول می‌کشد، همین الان آن را انجام دهید. نامه را در لیست کارهای خود کپی نکنید. آن را در صندوق ورودی خود نگذارید.

اگر نیاز به پرداخت دارید، همین الان آن را انجام دهید. اگر نیاز به ارسال بازخورد برای همکار دارید، فوراً آن را ارسال کنید. اگر پرونده چند دقیقه طول بکشد، به تعویق انداختن آن فایده ای ندارد.

تانک آیتکین

5. از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید

میانبرهای صفحه کلید به طور قابل توجهی زمان صرف شده برای پردازش ایمیل را کاهش می دهد. با آنها، شما مجبور نیستید نشانگر ماوس را به جلو و عقب ببرید. تانک توصیه می کند سه کلید میانبر را به خاطر بسپارید و از آن استفاده کنید:

• کلید E به شما اجازه می دهد تا به سرعت یک پیام را بایگانی کنید. ما آن را خواندیم، E را فشار دادیم، بایگانی کردیم. ساده است.
• کلید R برای نوشتن سریع پاسخ استفاده می شود. اگر می خواهید به نامه ای پاسخ دهید، آن را فشار دهید، پاسخ را وارد کنید، Enter را فشار دهید.
• کلید F نامه هایی را به سایر گیرندگان ارسال می کند.

فکر نمی کنم به کلیدهای میانبر دیگری نیاز داشته باشید. در جیمیل، من فقط از سه میانبر صفحه کلید استفاده می کنم. برای هر چیز دیگری، یک موس وجود دارد. اما این کلیدهای میانبر به شما این امکان را می دهند که به سرعت سه مورد از رایج ترین اقدامات ایمیل را انجام دهید، بنابراین می توانند در زمان شما صرفه جویی کنند.

تانک آیتکین

6. فیلترها را تنظیم کنید

فیلترهای ایمیل یک ابزار فوق العاده مفید است که کارهای زیادی را برای شما انجام می دهد. شما فقط باید یک بار آنها را پیکربندی کنید، و آنها در زمان شما صرفه جویی می کنند.

اگر مرتباً نامه‌های بی‌اهمیت (اعلان‌های خدمات اینترنتی، پست‌های خودکار و غیره) را در صندوق ورودی خود پیدا می‌کنید، یا اشتراک آنها را لغو کنید یا فیلترهایی را تنظیم کنید تا چنین نامه‌هایی به‌طور خودکار بایگانی شوند.

7. صندوق ورودی خالی است - نامه را ببندید

وقتی می‌خواهید روی کارتان تمرکز کنید، نباید دائماً با ایمیل حواس‌تان را پرت کند. پس بیایید به این قانون پایبند باشیم: وقتی صندوق ورودی شما خالی است، تب جیمیل یا سرویس گیرنده ایمیل خود را ببندید و ایمیل را تا چند ساعت آینده فراموش کنید. فقط مشغول شو

تمام اعلان‌های ایمیل دریافتی را خاموش کنید. آنها بسیار حواس پرتی هستند.

می‌توانید پس از چند ساعت ایمیل خود را دوباره باز کنید، پیام‌هایی را که در آنجا انباشته شده است پردازش کنید و سپس به کار خود بازگردید. هدف روش Inbox Zero این است که خود را مجبور کنید که با ایمیل های دریافتی حواس شما پرت نشود. شما باید صندوق پستی خود را مدیریت کنید نه شما.

تانک آیتکین

اگر تکنیک Inbox Zero را امتحان کرده اید و آماده هستید که به شما بگویید چه چیزی به دست آورده اید یا می خواهید روش بهتری را پیشنهاد دهید، در نظرات بنویسید.