چگونه Google Docs را پاک کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

«پوشه‌های جدید» بی‌پایان را جمع می‌کنیم و از شر اسنادی با نام‌های نامفهوم خلاص می‌شویم.

اگر زیاد با Google Docs یا Google Docs کار می‌کنید، احتمالاً با این مشکل مواجه شده‌اید که تعداد فایل‌ها بسیار زیاد است و صفحه اصلی سرویس به یک اتاق زیر شیروانی درهم و برهم تبدیل می‌شود. Lifehacker می گوید که چگونه می توانید نظم را از هرج و مرج ایجاد کنید.

از ابزارهای مرتب سازی داخلی استفاده کنید

Google Docs چندین ابزار مرتب سازی داخلی دارد که به شما کمک می کند تا فایل های مورد نظر خود را سریع پیدا کنید. برای این کار کافیست با کلیک بر روی یکی از نمادهای سمت راست بالای صفحه اصلی، گزینه مناسب را انتخاب کنید.

1. با فرمت نمایش

این سرویس به شما این امکان را می دهد که روش ترجیحی نمایش فایل ها را سفارشی کنید: یک لیست یا یک شبکه. برای این کار کافیست روی آیکون مربوطه کلیک کنید.

2. بر اساس تاریخ یا عنوان

می‌توانید اسناد را به راحتی بر اساس تاریخ مشاهده، تاریخ تغییرات ایجاد شده توسط شما یا همه کاربران و همچنین بر اساس عنوان مرتب کنید.

3. توسط مالک

Google Docs به چندین کاربر اجازه می‌دهد همزمان روی اسناد کار کنند، به همین دلیل است که این سرویس بسیار راحت است. اگر نه تنها اسناد ایجاد می کنید، بلکه با افراد غریبه کار می کنید یا به صورت جمعی کار می کنید، مرتب سازی بر اساس مالک (خالق) سند به شما کمک می کند. برای استفاده از آن کافیست روی آیتم مناسب در صفحه اصلی کلیک کرده و گزینه مناسب را انتخاب کنید.

4. در صورت امکان دسترسی

برای مشاهده تمامی فایل های ایجاد شده توسط سایر کاربران و در دسترس شما، بر روی نماد پوشه در گوشه سمت راست بالای صفحه اصلی کلیک کرده و گزینه "Available" را انتخاب کنید.

در Google Drive سازماندهی کنید

همه فایل‌های Google Docs (و همچنین برگه‌ها و اسلایدها) در Google Drive در دسترس هستند. بنابراین، تا حد زیادی، نظم در Disk شرط نظم در Documents است. در اینجا کاری است که می توانید برای مقابله با هرج و مرج انجام دهید.

1. اسناد را در پوشه ها مرتب کنید

شما به راحتی می توانید پوشه ها را در Google Drive ایجاد کنید. برای انجام این کار، باید روی دکمه بزرگ "ایجاد" کلیک کنید و مورد "پوشه" را انتخاب کنید.

نام های واضح و مشخصی به فایل ها و پوشه های خود بدهید. از نام های "پوشه جدید"، "بی عنوان"، "1" یا "lvpdlvarp" مشخص نیست که داخل آن چیست. علاوه بر این، یافتن چنین فایل‌ها و پوشه‌هایی در میان بسیاری دیگر دشوارتر خواهد بود. عناوین "گزارش های سپتامبر"، "لیست تماس با مشتری در 15.10" یا "مقاله بیوتکنولوژی" به شما کمک می کند تا سوابق خود را کارآمدتر نگه دارید.

با کلیک راست روی آنها و انتخاب مورد مناسب می توانید فایل ها را به یک پوشه منتقل کنید.

منوی پوشه را می توان از صفحه اصلی Google Docs باز کرد.

2. از رنگ ها و برچسب های مختلف پوشه برای فایل های مهم استفاده کنید

به طور پیش‌فرض، همه پوشه‌ها در Google Drive خاکستری هستند، اما می‌توانید روی آن‌ها کلیک راست کرده و یکی از 24 رنگ را از منوی کشویی انتخاب کنید.

همچنین می توانید فایل های لازم را روی دیسک علامت گذاری کنید. این کار با کلیک راست و انتخاب "افزودن به علامت گذاری شده" انجام می شود.

می توانید فایل های علامت گذاری شده را مستقیماً در "اسناد" مشاهده کنید.

3. غیر ضروری را حذف کنید

با استفاده فشرده از خدمات Google، آنها مقدار زیادی اسناد غیر ضروری و قدیمی را جمع آوری می کنند. با کلیک راست بر روی سند مورد نیاز و انتخاب گزینه Delete می توانید آنها را هم در "اسناد" و هم در "دیسک" حذف کنید.

اگر به‌طور تصادفی سندی را حذف کرده‌اید (Google Docs در هنگام حذف تأیید عملکردی را درخواست نمی‌کند)، می‌توانید روی دکمه پاپ‌آپ «لغو» کلیک کنید.

و اگر آن را حذف کردید، اما بعد از چند روز نظر خود را تغییر دادید، به "سطل زباله" بروید، روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و "Restore" را انتخاب کنید.

فایل ها در سطل بازیافت به مدت 30 روز ذخیره می شوند و پس از آن به طور خودکار حذف می شوند.

4. از Filewatch برای خلاص شدن از شر چیزهای غیر ضروری استفاده کنید

Filewatch می‌تواند به شما کمک کند فایل‌هایی را پیدا کنید که مثلاً از محل کار قدیمی‌تان هنوز به آنها دسترسی دارید: به شما نشان می‌دهد با چه افرادی اسناد را به اشتراک می‌گذارید و به شما امکان می‌دهد از آنها جدا شوید.این سرویس همچنین می‌تواند فایل‌هایی را پیدا کند که در دسترس کاربران زیادی قرار گرفته‌اند (مثلاً به شبکه نشت کرده‌اند) تا بتوانید تنظیمات دسترسی به آنها را تغییر دهید.

Filewatch در کتابخانه Google Workspace Marketplace گنجانده شده است، به این معنی که توسط Google تأیید شده است، بنابراین داده های حساس شما به دست افراد اشتباه نمی افتد. سرویس رایگان است.

• دانلود از کتابخانه گوگل →
• دانلود از وب سایت Filewatch →