35 ویژگی Google Drive که آن را به بهترین فضای ذخیره سازی ابری تبدیل می کند

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

از نظر تعداد تراشه های جالب، هیچ رقیبی نمی تواند با این ابر مقایسه شود.

افزودن داده ها

1. اسکن اسناد

برنامه تلفن همراه "Google Drive" برای اندروید به شما کمک می کند اسناد، کارت های ویزیت، رسیدها و سایر قطعات کاغذ را به راحتی اسکن کنید. همه به PDF های قابل خواندن تبدیل می شوند و در فضای ابری آپلود می شوند.

روی دکمه پلاس در کلاینت کلیک کنید و گزینه "Scan" را انتخاب کنید، سپس دوربین را به سمت متن بگیرید. برنامه به طور خودکار لبه های خالی را برش می دهد و پس زمینه را روشن می کند. در صورت لزوم می توانید بر روی دکمه "برش" کلیک کرده و متن مورد نظر را به صورت دستی مشخص کنید.

این عملکرد در iOS کار نمی کند.

2. Web Clipper

Google Drive یک پسوند رسمی دارد که به شما امکان می دهد صفحات وب، فایل ها و تصاویر را مستقیماً در فضای ذخیره سازی خود ارسال کنید.

فقط باید روی عکس کلیک راست کرده و گزینه Save Image to Google Drive را انتخاب کنید. یا هر سند PDF را از اینترنت در مرورگر باز کنید و روی نماد برنامه افزودنی کلیک کنید. همه چیز به ابر خواهد رفت.

برنامه افزودنی صفحات وب را به صورت اسکرین شات، HTML، MHT ذخیره می کند یا آنها را به کل قالب Google Docs تبدیل می کند.

3. فایل ها را بکشید و رها کنید

ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما ناگهان کسی نمی داند. اگر سرویس گیرنده Google Drive را روی رایانه خود نصب نکرده اید، می توانید فضای ذخیره سازی خود را در یک مرورگر باز کنید و به سادگی با کشیدن و رها کردن فایل ها را در آنجا اضافه کنید.

4. برنامه "راه اندازی و همگام سازی"

برنامه را از Google "Startup and Sync" نصب کنید و می توانید فایل ها و پوشه ها را از "Google Drive" در رایانه خود ذخیره کنید. اصل عملکرد آن مانند سایر مشتریان ذخیره سازی ابری است. هر زمان که بخواهید می توانید با داده ها کار کنید، همه تغییرات به طور خودکار همگام سازی می شوند.

متأسفانه، گوگل نسخه لینوکس مشتری را منتشر نکرده است. اما مدیر فایل داخلی Nautilus می تواند خود به Google Drive متصل شود. روی "System Settings" → "Network Accounts" → "Google Account" کلیک کنید، نام کاربری و رمز عبور خود را در آنجا وارد کنید و پوشه ای با محتوای "Google Drive" در نوار کناری Nautilus ظاهر می شود.

5. همگام سازی خودکار برای برنامه Google Drive

"راه اندازی و همگام سازی" در ویندوز و macOS به خوبی کار می کند. اما مشتریان Google Drive در اندروید و iOS کمی ناامید کننده هستند. آنها نمی دانند چگونه پوشه های شما را همگام کنند، مگر اینکه فایل های انتخابی را جداگانه دانلود کنند. این بدان معنی است که آنها بدون اینترنت نمی توانند کار کمی انجام دهند.

اما مشتری جایگزین Autosync برای Google Drive دقیقاً بر اساس اصل "راه اندازی و همگام سازی" کار می کند. تمام داده های شما یا فقط پوشه های انتخاب شده را می توان در حافظه تلفن ذخیره کرد و تغییرات در آنها در ابر در پس زمینه همگام سازی می شود. متاسفانه این برنامه فقط برای اندروید است.

6. ایجاد سریع فایل

پیوندهای زیر را در نوار نشانک های مرورگر خود ذخیره کنید. یک کلیک و یک سند جدید در مقابل شما باز می شود.

• - سند جدید
• - میز جدید
• - ارائه جدید
• - وب سایت جدید
• - فرم نظرسنجی جدید

سازماندهی فایل ها

7. کنترل نسخه

Google Drive هر تغییری را که در اسناد، فایل‌های PDF، تصاویر، بایگانی‌ها یا فایل‌های صوتی ایجاد می‌کنید به عنوان نسخه ذخیره می‌کند. اگر به طور ناگهانی پیچ خوردید، می توانید به عقب برگردید. برای انجام این کار، روی فایل کلیک راست کرده و گزینه Version Control را انتخاب کنید.

به‌طور پیش‌فرض، Google Drive فقط 100 نسخه را ذخیره می‌کند و برای صرفه‌جویی در فضا، تمام نسخه‌های قدیمی‌تر پس از 30 روز حذف می‌شوند. می‌توانید نسخه‌ای را که می‌خواهید انتخاب کنید، روی بیضی کلیک کنید و روی "Never Delete" کلیک کنید - و برای همیشه نگه داشته می‌شود.

8. رنگ پوشه را سفارشی کنید

یک ویژگی بسیار کاربردی که پیمایش اسناد را آسان تر می کند. روی پوشه موجود در رابط وب Drive کلیک راست کنید، سپس Change Color را انتخاب کنید و پوشه مورد نظر را اختصاص دهید.

9. نشانک ها

یک راه راحت برای دسترسی سریع به فایل‌هایی که اغلب استفاده می‌کنید، نشانک‌گذاری آنهاست. روی فایل مورد نیاز با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید و روی "افزودن به علامت گذاری شده" کلیک کنید. این عملکرد در مشتری تلفن همراه نیز وجود دارد. برای رسیدن به آن، روی بیضی کنار فایل مورد نظر کلیک کنید.حالا فایل های علامت گذاری شده با ستاره در منوی کناری قرار می گیرند.

10. نظر دادن در مورد پوشه ها و فایل ها

یک فایل یا پوشه را در Google Drive انتخاب کنید و روی دکمه مداد در سمت راست کلیک کنید. شما می توانید شرح مفصلی از داده های ذخیره شده در آنجا اضافه کنید. با این حال، مشاهده و ویرایش نظرات از دستگاه های تلفن همراه غیرممکن است.

11. فایل ها در صفحه اصلی

در ویندوز یا macOS، در صورتی که کلاینت Startup and Sync را نصب کرده باشید، بسیار آسان است که میانبر یک سند یا تصویر از حافظه Google را روی دسکتاپ قرار دهید. فایل مورد نظر خود را در پوشه گوگل درایو خود انتخاب کنید، کلیک راست کنید، یک میانبر در ویندوز یا نام مستعار در macOS ایجاد کنید و کارتان تمام است. این یک اقدام کاملاً آشکار است.

اما به همین ترتیب، می توانید پیوندهایی به فایل ها در دستگاه های تلفن همراه ایجاد کنید. فایل یا پوشه مورد نظر خود را در برنامه Google Drive پیدا کنید، روی بیضی ضربه بزنید و افزودن به صفحه اصلی را انتخاب کنید. اکنون داده هایی که نیاز دارید همیشه در دسترس شما هستند.

کار با فایل ها

12. ویرایش PDF

آیا یک PDF در Google Drive دارید که باید ویرایش شود، اما متن از آن کپی نشده است؟ نیازی نیست چیزی را با دست دوباره تایپ کنید. روی PDF کلیک راست کرده و Open With → Google Docs را انتخاب کنید.

این فرآیند ممکن است کمی بیشتر از حد معمول طول بکشد، اما در پایان سندی با متن قابل ویرایش خواهید دید. این هم با پی دی اف های اسکن شده و هم با آنهایی که با دوربین گوشی هوشمند یا تبلت ایجاد شده اند کار می کند.

13. متن را از تصاویر کپی کنید

همین ترفند با تصاویر نیز کار می کند. با دوربین گوشی هوشمند یا تبلت خود از متن عکس بگیرید، عکس را به Google Drive ارسال کنید. سپس در رایانه خود، در مرورگر خود، روی فایل کلیک راست کرده و «Open With» → «Google Docs» را انتخاب کنید. متن از تصویر به یک سند تبدیل می شود.

14. نشانه گذاری و امضای PDF

اگر نیاز به برجسته کردن، حاشیه نویسی، حاشیه نویسی، حاشیه نویسی، یا امضای الکترونیکی متنی در یک سند PDF دارید، برنامه DocHub Google Drive را نصب کنید. سپس روی PDF در سرویس گیرنده وب Google Drive کلیک راست کرده و Open With → DocHub را انتخاب کنید.

15. تبدیل اسناد

Google Drive می‌تواند به‌طور خودکار تمام فایل‌هایی را که در آن آپلود می‌کنید، مانند DOCX، به Google Docs تبدیل کند. این مفید است زیرا فضای ذخیره سازی را اشغال نمی کنند.

روی نماد چرخ دنده در «Google Drive» کلیک کنید، سپس به تنظیمات بروید و گزینه «تبدیل فایل‌های آپلود شده به Google Docs» را فعال کنید.

اما به خاطر داشته باشید: اگر قصد دارید اسناد یا صفحات گسترده مایکروسافت آفیس را با قالب بندی پیچیده ذخیره کنید، بهتر است آنها را در Google Docs تبدیل نکنید.

16. ویرایش اسناد آفیس

اگر می خواهید اسناد مایکروسافت آفیس را بدون تبدیل آنها به فرمت گوگل ویرایش کنید، افزونه ویژه را نصب کنید. اگر مجموعه آفیس روی رایانه خود ندارید، به ویژه مفید است. فایل های اصلاح شده به درستی در فرمت های DOCX، XLSX و PPTX ذخیره می شوند.

17. تبدیل فایل ها

برنامه CloudConvert می تواند اسناد، تصاویر، ضبط های صوتی و تصویری و کتاب های الکترونیکی را تبدیل کند.

آن را نصب کنید، فایل مورد نظر را در Google Drive انتخاب کنید و روی Open With → CloudConvert کلیک کنید. فرمت را مشخص کنید، روی Start Conversion کلیک کنید. کمی صبر کنید و روی Show File کلیک کنید - فایل تبدیل شده در حافظه شما خواهد بود.

18. رمزگذاری فایل

اگر داده‌های بسیار ارزشمندی را در Google Drive ذخیره می‌کنید و می‌خواهید محافظت بیشتری برای آن‌ها فراهم کنید، افزونه رایگان رمزگذاری فایل امن را نصب کنید. این فایل ها را با استفاده از الگوریتم AES-256 رمزگذاری می کند.

روی New → More → Secure File Encryption کلیک کنید. سپس یک رمز عبور پیدا کنید و فایل را به پنجره مرورگر بکشید. در آینده امکان دانلود یا مشاهده آن بدون وارد کردن رمز وجود نخواهد داشت.

جستجوی هوشمند

19. جستجوی متن

جستجو یکی از بزرگترین نقاط قوت دیسک است. فقط کافی است یک کلمه کلیدی یا عبارت را در نوار جستجو تایپ کنید تا گوگل تمام اسناد حاوی آن را پیدا کند. و اگر روی فلش سمت راست خط کلیک کنید، گزینه های جستجوی اضافی باز می شوند.

20. جستجو بر اساس متن در تصاویر

اگر به خاطر داشته باشید، Evernote زمانی به دلیل توانایی خود در یافتن متن در تصاویر متمایز بود. خوب، Google Drive نیز می تواند این کار را انجام دهد.یک کلمه یا عبارت را وارد کنید و نه تنها اسناد، بلکه حتی PDF یا عکس های اسکن شده با متن مشخص شده را خواهید یافت.

21. جستجو بر اساس نوع فایل

برای مثال نوع فایل را وارد کنید

نوع: تصویر

,

نوع: سند

، یا پسوندها:

Jpeg

,

TXT

,

DOCX

… همچنین، اگر گوگل فایل های اضافی را در SERP نشان می دهد، می توانید آنها را حذف کنید. شماره گیری کنید

-jpg

و هیچ تصویری را در نتایج جستجو نخواهید دید.

22. جستجو بر اساس تصاویر

Google Drive می تواند محتوای عکس های شما را جستجو کند. برای مثال، اگر می‌خواهید تمام عکس‌های غروب خورشید را ببینید، تایپ کنید

نوع: تصویر غروب

… با این حال، این عملکرد خیلی دقیق کار نمی کند.

23. جستجو توسط شخص

اگر اغلب از Google Drive با همکاران خود استفاده می کنید، اسناد مختلفی را دریافت خواهید کرد که با شما به اشتراک گذاشته می شود. این اتفاق می افتد که نویسنده فایل را به خاطر می آورید، اما نام آن را به خاطر نمی آورید. نام یا ایمیل شخص را در کادر جستجو وارد کنید و تمام اسنادی که او با شما به اشتراک گذاشته است پیدا می شود.

24. در «Google Drive» از طریق جیمیل جستجو کنید

یه چیز کوچیک دیگه اگر یک عبارت جستجو در Gmail تایپ کنید، نتایج شامل فایل‌هایی از Google Drive نیز می‌شود.

آپلود فایل

25. امکان اشتراک گذاری فایل ها و پوشه ها

روی هر فایل Google Drive کلیک راست کرده و روی Share کلیک کنید. سپس پیوند را در فایل کپی کنید و آن را برای هر کسی ارسال کنید، یا آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید آن را با آنها به اشتراک بگذارید وارد کنید.

شما می توانید محدودیت هایی را به گونه ای تنظیم کنید که کاربران فقط بتوانند فایل را مشاهده، نظر بدهند یا ویرایش کنند. این الگوریتم برای پوشه ها نیز کار می کند.

به همین ترتیب، می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را مستقیماً از Explorer، Finder یا از طریق سرویس‌گیرندگان تلفن همراه Google Drive به اشتراک بگذارید.

26. ارسال از طریق جیمیل

آیا نامه ای می نویسید و می خواهید یک سند یا تصویر از مخزن خود به آن پیوست کنید؟ لازم نیست به تب دیگری بروید و Google Drive را باز کنید. روی نماد پایین پنجره نوشتن کلیک کنید و فایل مورد نظر را درست در رابط Gmail انتخاب کنید.

به این ترتیب می توانید پیوست های بزرگ را ارسال کنید. به‌طور پیش‌فرض، Gmail به پیوست‌های بزرگ‌تر از 25 مگابایت اجازه نمی‌دهد. اما پیوست های Google Drive می توانند تا 10 گیگابایت باشند.

متفرقه

27. ذخیره سازی بی پایان مشروط

با توجه به شرایط خاص، عملاً نمی توانید فضای Google Drive را هدر دهید و هر تعداد فایلی را که می خواهید در آنجا ذخیره کنید.

اول، اسناد را با فرمت های Microsoft Office در آنجا آپلود نکنید، بلکه آنها را به Google Docs تبدیل کنید. فضایی را اشغال نمی کنند.

دوم، تصاویر خود را در Google Photos ذخیره کنید. البته عکس های تا 16 مگاپیکسل کوچک می شوند. اما همچنان کیفیت قابل قبول باقی می ماند و فضای ذخیره سازی در نظر گرفته نمی شود. می‌توانید فشرده‌سازی عکس را فعال کنید. همچنین، تنظیمات Client "Startup and Sync" را باز کنید، روی "دانلود عکس‌ها و ویدئوها با کیفیت اصلی" کلیک کنید و گزینه "کیفیت بالا" را انتخاب کنید.

28. کنترل سایت

آیا 15 گیگابایت رایگان دارید و نمی خواهید به طرح پولی تغییر دهید؟ "Storage" را در سمت چپ انتخاب کنید، سپس فایل های خود را بر اساس اندازه مرتب کنید. می توانید حجیم ترین ها را پیدا کنید و حذف کنید یا به جایی منتقل کنید.

یه نکته دیگه کاربران دراپ باکس می دانند که در اکانت های رایگان، فایل های حذف شده برای همیشه پاک می شوند و پس از یک ماه قابل بازیابی نیستند. گوگل زمان بازیابی فایل ها را محدود نمی کند. داده های حذف شده را در "سطل زباله" ذخیره می کند و آنها همچنان فضا را اشغال می کنند.

بنابراین اگر فضای ذخیره سازی کافی ندارید، اول از همه به "سطل زباله" نگاه کنید و همه چیز غیر ضروری را از آنجا حذف کنید. اگر می‌خواهید همه چیز را به صورت انبوه پاک کنید، می‌توانید Ctrl + A را فشار دهید، سپس راست کلیک کرده و «حذف برای همیشه» را انتخاب کنید.

29. آفلاین کار کنید

گاهی اوقات باید در جایی کار کنید که اینترنت وجود ندارد. Google Drive نیز می تواند این کار را انجام دهد. چندین گزینه وجود دارد.

اگر از سرویس گیرنده Startup & Sync برای Windows و macOS استفاده می کنید، اصلاً لازم نیست نگران اتصال باشید. کلاینت فایل های شما را در یک درایو محلی ذخیره می کند. هر تغییری که ایجاد کنید به محض بالا آمدن اینترنت در مخزن همگام سازی می شود.

ترجیح می دهید با Google Drive در مرورگر خود کار کنید؟ گزینه «دسترسی آفلاین» را باز کرده و فعال کنید. از شما خواسته می شود افزونه "Google Docs Offline" را نصب کنید، این کار را انجام دهید.اکنون می توانید اسناد، صفحات گسترده و ارائه ها را بدون دسترسی به اینترنت ویرایش کنید. درست است، این فقط در کروم کار می کند.

در سرویس گیرنده موبایل گوگل درایو فایل مورد نظر خود را انتخاب کنید و بر روی بیضی کنار آن کلیک کنید سپس گزینه Turn Offline Access را فعال کنید. اکنون این فایل همیشه در منو، در قسمت «دسترسی آفلاین» خواهد بود.

30. همگام سازی انتخابی

ممکن است به همه فایل‌ها و پوشه‌های Google Drive در یکی از رایانه‌های خود نیاز نداشته باشید. برای انتخاب موارد مورد نیاز، به تنظیمات مشتری "راه اندازی و همگام سازی" بروید و بخش "Google Drive" را باز کنید. گزینه "Sync only these folders" را انتخاب کنید و مشخص کنید چه چیزی را همگام سازی کنید و چه چیزی را لمس نکنید.

31. پشتیبان گیری اندروید

Google Drive یک ابزار داخلی برای پشتیبان‌گیری از پیام‌ها، مخاطبین، تقویم‌ها، نامه‌ها، تنظیمات و داده‌های برنامه دارد. اگر بعد از بازنشانی سیستم، گوشی هوشمند خود را بازیابی می‌کنید یا می‌خواهید اطلاعات را به دستگاه اندرویدی دیگری منتقل کنید، این کار مفید است.

به تنظیمات برنامه «Google Drive» در اندروید بروید و «Backup and reset» را باز کنید، سپس روی دکمه «شروع کپی» کلیک کنید.

32. دانلود خودکار عکس ها و فیلم ها

در دستگاه‌های تلفن همراه، عکس‌ها را می‌توان به‌طور خودکار از طریق برنامه Google Photos در فضای ذخیره‌سازی بدون بعد آپلود کرد. اما دقیقاً همین ویژگی در رایانه‌های Windows و macOS وجود دارد. برای این کار به تنظیمات کلاینت «راه اندازی و همگام سازی» بروید و گزینه «آپلود عکس ها و ویدیوهای اخیرا اضافه شده در Google Photos» را فعال کنید.

ویژگی های اضافی

33. برنامه های کاربردی موبایل

Google Drive را می توان با استفاده از برنامه های مختلف تلفن همراه که در ارتباط با آن کار می کنند مفیدتر کرد. بسیاری از واژه‌پردازها می‌توانند اسناد و یادداشت‌های شما را نه در حافظه دستگاه، بلکه در Google Drive ذخیره کنند. به عنوان مثال، WPS Office و Jotterpad. و مدیران فایل، به عنوان مثال MiXplorer، می توانند با محتویات ذخیره سازی کار کنند.

دانلود MiXplorer →

34. برنامه‌های «Google Drive»

چندین ابزار مفید دیگر را می توان در میان برنامه های Google Drive یافت. ویرایشگرهای متن و تصویر، برنامه های PDF، یادداشت برداری و سایر ابزارها وجود دارد.

35. IFTTT

در نهایت، IFTTT را فراموش نکنید. این سرویس حاوی چندین دستور العمل آماده است که به عنوان مثال امکان ذخیره عکس ها از اینستاگرام، مقالاتی از Pocket یا ویدیوهای YouTube در Google Drive، نگه داشتن یک دفترچه خاطرات یا کپی کردن فایل ها را فراهم می کند. و در صورت تمایل، می توانید دستور العمل های خود را ایجاد کنید، تنها با تخیل خود محدود شده است.