5 اشتباه اصلی در مدیریت زمان که ما را از انجام هر کاری باز می دارد

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ما فهرستی از وظایف را تهیه می کنیم و سعی می کنیم بدون توجه به آنچه که شده به برنامه پایبند باشیم. اما هر چقدر هم که تلاش کنیم، باز هم کارهای جدید و فوری ظاهر خواهند شد. فهرست در حال طولانی‌تر شدن است و نمی‌توانیم این احساس را که زمان به معنای واقعی کلمه از دست‌مان می‌رود را از بین ببریم. بنابراین بیایید بفهمیم که اغلب چه اشتباهاتی مرتکب می شویم و چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنیم.

1. ما اولویت بندی نمی کنیم

البته، فهرست کارها روشی مؤثر برای سازماندهی افکار شما در مورد کارهایی است که باید انجام شوند. اما اگر اولویت بندی نکنید، مهم ترین چیز می تواند به سادگی از دید خارج شود. شما باید جهت و هدف فعالیت خود را درک کنید و از کاری به کار دیگر نپرید. اولویت بندی نامناسب می تواند چیزهای زیادی در مورد محیط کار فعلی بگوید.

بسیاری از افرادی که در یک تیم کار می کنند، وقتی روسای یا همکارانشان از آنها می خواهند کاری انجام دهند، احساس ناراحتی می کنند: وظایف فعلی خود را به تعویق می اندازند، اولویت بندی نمی کنند و سپس به برنامه خود ادامه نمی دهند. بنابراین، اگر برای روز، هفته یا ماه خود برنامه ریزی می کنید، از خود بپرسید که مهمترین وظیفه شما در این دوره چیست.

اغلب اتفاق می افتد که کار روی یک کار مهم تمام افکار را به خود اختصاص می دهد و به تدریج به تعویق می افتد. زیرا معمولا نیاز به تلاش ذهنی جدی و تمرکز کامل دارد. انجام کارهای کوچک پنج دقیقه ای در طول روز بسیار وسوسه انگیزتر از یک کار بزرگ است که آسان نیست، اگرچه در نهایت بازده زیادی به همراه دارد.

2. ما قدرت خود را بیش از حد ارزیابی می کنیم

بیش از حد بها دادن به توانایی های خود یک گناه شناخته شده در مدیریت زمان است. وقتی فکر می کنید یک کار حداکثر چند دقیقه طول می کشد، اما حداقل نیم ساعت طول می کشد. برای جلوگیری از این وضعیت، قبل از شروع کار، در جایی یادداشت کنید که قرار است چقدر برای آن وقت بگذارید.

اگر کار 25-30 دقیقه طول می کشد، حتما آن را در برنامه قرار دهید.

نکته دیگر: دو بار فکر کنید که این کار چقدر ممکن است واقعاً طول بکشد.

اگر مطمئن هستید که کار 30 دقیقه است، به دلایل ایمنی یک ساعت را در برنامه خود قرار دهید. در غیر این صورت ممکن است یکی از آن معتادان بدبختی شوید که تمام شب کار می کنند.

در ابتدای روز، 10 دقیقه برای بررسی برنامه خود وقت بگذارید. واقعیت: 10 دقیقه برنامه ریزی در صبح، یک ساعت در طول روز کاری شما صرفه جویی می کند. اما کل برنامه خود را آپلود نکنید، به یاد داشته باشید که برای کارهای جدید و/یا غیرمنتظره وقت آزاد بگذارید.

3. حواس پرتی

حواس پرتی عامل اصلی اهمال کاری است. و مهمتر از همه، شبکه های اجتماعی و ایمیل ما را از کار دور می کند. برای جلوگیری از این امر، توصیه می‌کنیم زمانی که می‌خواهید بر روی جزئیات یک کار تمرکز کنید، یا مثلاً هر سه ساعت یک بار، یک بازه زمانی برای اعلان‌ها مشخص کنید، اعلان‌های صندوق ورودی را خاموش کنید. این به شما کمک می کند که هر دو دقیقه یک بار حواس شما با حروف پرت نشود.

یک راه عالی دیگر برای انجام این کار این است که زمان خاصی را در برنامه خود اختصاص دهید که برای کار با صندوق ورودی خود صرف می کنید. چک کردن مداوم نامه خود به معنای کم توجهی به آن است: شما به سرعت نامه را اسکن می کنید و به همان سرعت پاسخی را ارسال می کنید، اغلب نادرست و دارای غلط املایی. عذرخواهی و توضیح مجدد منظورتان اتلاف وقت است که می شد از آن جلوگیری کرد.

به هم ریختگی می تواند بسیار حواس پرت کننده باشد. پوشه های پراکنده با کاغذهای روی میز، هرج و مرج در لوازم اداری، یادداشت هایی که در این آشفتگی یافت نمی شوند … این قانون را در نظر بگیرید که هر بار در پایان هفته میز خود را تمیز کنید و بی رحمانه کاغذهایی را که برای آنها مفید نیست، دور بریزید. شما و بعید است مورد نیاز باشد.

4. ما فکر می کنیم که شمارش زمان صرف شده غیر ضروری است

دو راه برای آزاد کردن زمان وجود دارد: نادیده گرفتن وظایف جدید یا منطقی کردن استفاده از آن. اما تا زمانی که شروع به پیگیری میزان زمانی که صرف یک فعالیت خاص می کنید، نخواهید دانست که کدام روش برای شما مناسب است.

برای یک یا دو هفته، سعی کنید زمانی را که صرف تکالیف کاری می‌کنید، پیگیری کنید. این به شما کمک می کند تا ببینید و تجزیه و تحلیل کنید که چگونه وقت خود را صرف می کنید و در آینده - از اشتباهات خود جلوگیری کنید.

آیا دائماً با تماس های تلفنی یا زدن در خانه شما قطع می شود؟ آیا زمان زیادی را در اینترنت می گذرانید یا اغلب نامه های خود را چک می کنید؟ ببینید چقدر طول می کشد تا این وظایف غیرمولد را انجام دهید، و یک استراتژی برای نادیده گرفتن آنها یا کاهش تعداد آنها ایجاد کنید.

5. ما به چندوظیفه بودن اعتقاد داریم

کارشناسان مدیریت زمان یک صدا می گویند: چیزی به نام چندوظیفه ای وجود ندارد. چیزی که معمولاً از آن به عنوان "چند وظیفه" یاد می شود در واقع پرتاب از یک کار به کار دیگر است و هیچ چیز خوبی در مورد آن وجود ندارد.

برای بهترین نتیجه، باید روی یک کار تمرکز کنید، یک تایمر تنظیم کنید و فقط در زمان تعیین شده روی آن کار کنید.

مانند یک مانترا با خود تکرار کنید: "در حال حاضر من این کار را تمام می کنم" - و شما از کاری به کار دیگر نخواهید پرید.