نحوه تفویض صحیح وظایف کاری

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

دستورات قاطعانه، بی توجهی به منافع کارکنان و عدم قدردانی موثرترین رویکرد برای توزیع وظایف در تیم نیست.

یک رهبر خوب کسی نیست که همه چیز را بر دوش خود به دوش می کشد، بلکه کسی است که بتواند یک تیم قوی و موثر تشکیل دهد و مسئولیت ها از جمله مسئولیت های برنامه ریزی نشده را با شایستگی تقسیم کند.

تفویض اختیار، یعنی واگذاری وظایف از یک کارمند به کارمند دیگر، به افزایش سطح مشارکت در تیم کمک می کند و مدیرانی که در این امر موفق می شوند، به طور متوسط 33 درصد بیشتر از سایرین درآمد برای شرکت خود به ارمغان می آورند.

اما فقط گفتن "این کار را بکن" اشتباه است. یک لحن سفارشی، یک کار برنامه ریزی شده ضعیف، عدم توضیح - همه اینها می تواند باعث رد شود و در نتیجه بهترین نتیجه را نداشته باشد.

لورن لندری، کارشناس مدرسه بازرگانی هاروارد، در مورد قوانینی صحبت کرد که به تفویض اختیار موثر و بهبود عملکرد کمک می کند.

1. قابلیت های کارکنان را ارزیابی کنید

وظایفی وجود دارد که نمی توان آنها را تفویض کرد. به عنوان مثال، آنها بخشی جدایی ناپذیر از مسئولیت های شما هستند. یا کارمند دیگری دانش و صلاحیت انجام چنین وظایفی را ندارد. یا، برعکس، آنها بسیار ساده تر از مواردی هستند که او معمولاً انجام می دهد. به عنوان مثال، درخواست از یک مدیر فروش یا حسابرس برای یافتن استادی برای تعمیر دستگاه قهوه ساز اداری، به زبان ساده، نامناسب است.

به طور کلی، قبل از اینکه چیزی را به کسی بسپارید، باید از خود بپرسید:

• آیا فردی با این وظیفه کنار خواهد آمد؟ آیا او زمان کافی دارد یا در سایر مسئولیت های او اختلال ایجاد می کند؟
• آیا کارمند دانش و مهارت کافی خواهد داشت؟ یا باید او را برای مدت طولانی به روز کنید که راحت تر خودتان این کار را انجام دهید یا متخصص دیگری پیدا کنید؟ فرض کنید باید گزارشی از کار تیم روی یک پروژه تهیه کنید، اما همکار که می‌خواهید این کار را به او بسپارید، هرگز این کار را انجام نداده است، به این معنی که کسب‌وکار به کندی و با صدای بلند پیش می‌رود و ممکن است باید همه چیز را دوباره انجام داد
• آیا این کار به کارمند کمک می کند تا برخی از مهارت ها را بهبود بخشد، تجربه کسب کند؟ این اختیاری است، اما خوب است.
• آیا کارمندی وجود دارد که بتواند بهتر از عهده آن برآید؟

2. سعی کنید علایق و نیازهای همه را برآورده کنید

به عنوان مثال، شما باید تیم سازی را برای کل تیم سازماندهی کنید، اما کارمند خاصی برای این کار وجود ندارد. اما فردی وجود دارد که در ارتباطات قوی است و دوست دارد در برگزاری رویدادها، آموزش و مدیریت پرسنل تجربه کسب کند. شما می توانید این کار را به او پیشنهاد دهید.

یا شرکت به طور موقت بدون متخصص SMM باقی می ماند، اما شخصی وجود دارد که به الگوریتم های شبکه های اجتماعی آشنایی کامل دارد و بدش نمی آید تلاش خود را در بازاریابی انجام دهد.

البته این همیشه امکان پذیر نیست. کارهای خسته کننده ای وجود دارد که هیچ کس دوست ندارد. اما با این وجود، ارزیابی انتقادی تیم و فکر کردن در مورد اینکه چه کسی می تواند به نفع وظیفه جدید باشد، اضافی نخواهد بود.

3. وظیفه را به درستی تنظیم کنید

هنگام خطاب به یک کارمند، توضیح دهید که چرا می خواهید این کار را به او بسپارید، چگونه می تواند برای شرکت و شخصاً برای او مفید باشد. حتماً نقاط قوت او را که بر انتخاب شما تأثیر گذاشته است تحسین کنید و فهرست کنید. مودب باش.

در مورد تکلیف به ما بگویید. هدف و جدول زمانی مشخصی داشته باشید. کلیه مدارک مورد نیاز و سایر اطلاعات را ارائه دهید. بسیار خوب خواهد بود اگر همه مواد لازم شفاف و ساختارمند باشند، به طوری که کارمند مجبور نباشد ساعت های زیادی را صرف بفهمد که چیست.

4. ارتباط عادی و فضایی راحت را فراهم کنید

به فرد اجازه دهید بداند که شما همیشه برای کمک، پیشنهاد، پاسخ دادن به سوالات حاضر هستید. هشدار دهید که اگر به دلایلی از عهده آن برنمی‌آید یا ضرب الاجل را از دست می‌دهد، می‌تواند با شما صحبت کند و با هم چیزی به ذهنتان خطور می‌کند.

از او بپرسید که برای تکمیل کار به چه چیزی نیاز دارد. ممکن است لازم باشد اطلاعات بیشتری به او بدهید یا مثلاً او را از امور جاری رها کنید.

مهم است که دوستانه بمانید، به طوری که اگر مشکلی پیش آمد، کارمند واقعاً در تماس با شما تردید نداشته باشد.

5. در طرف امن باشید

وقتی خودتان کاری را انجام می دهید، کنترل کامل بر اوضاع دارید. اگر شخص دیگری این کار را به عهده بگیرد، ممکن است میلیون ها مشکل ایجاد شود که ممکن است منجر به نتایج ضعیف یا از دست دادن ضرب الاجل شود.

از قبل فکر کنید که در صورت پیشرفت نامطلوب رویدادها چه خواهید کرد. آماده باشید که خودتان کار را به عهده بگیرید یا به سرعت آن را به شخص دیگری برون سپاری کنید.

سعی کنید با این موقعیت ها نه به عنوان یک شکست، بلکه به عنوان تجربه ای که به شما کمک می کند تیم خود، توانایی های آن و سطح سازمان را بهتر درک کنید، برخورد کنید.

6. صبور باشید

بله، کارهایی هستند که سریعتر از اینکه به کسی اعتماد کنید و سپس برای پاسخ دادن به سؤالات و نظارت بر نتیجه وقت صرف کنید، می توانید آنها را به تنهایی انجام دهید.

مهم است که به یاد داشته باشید که شما یک ارکستر انسانی نیستید و برای کار مؤثر باید تیم خود را توسعه دهید، به کارمندان فرصت دهید تا کاری جدید انجام دهند، شایستگی بیشتری کسب کنند، از جمله از اشتباهات خود یاد بگیرند.

این به این معنی است که اگر کسی سؤالات زیادی می پرسد یا کندتر از آنچه انتظار داشتید با یک تکلیف کنار می آید باید صبور باشید.

7. دادن و درخواست بازخورد

هنگامی که کار انجام شد، حتما به کارمند بگویید که چگونه کار او را ارزیابی می کنید: چه چیزی را دوست داشتید و برای چه چیزی آماده هستید از او تمجید کنید، چه نکاتی را می توان بهبود بخشید، برای این کار چه کاری باید انجام شود و چه چیزی را باید در آن جستجو کرد. آینده.

درست باشد. فحش ندهید، صدایتان را بلند نکنید، بی دلیل بی ارزش نکنید و انتقاد نکنید. حتماً با تمجید شروع کنید و سپس به آرامی در مورد آنچه باید روی آن کار کنید صحبت کنید.

اگر کار برای فرد جدید و دشوار بود، از او بپرسید که چگونه روی آن کار کرده است. چه چیزی آسان بود و چه چیزی نبود، چه چیزی جالب بود و چه چیزی اصلاً دوست نداشت، او نتیجه را چگونه ارزیابی می کند، چه چیزی را دوست دارد بهبود بخشد و چگونه برنامه ریزی می کند که این کار را انجام دهد.

8. تشکر را فراموش نکنید

و نه تنها یک به یک، بلکه به طور عمومی، به خصوص اگر کار آسان نبود. در مقابل کل تیم فرد را تحسین کنید، به او یک روز مرخصی اضافی بدهید، اگر شرکت این کار را انجام دهد، به عنوان بهترین کارمند علامت بزنید.

همچنین نباید ثمره کار دیگران را به خود اختصاص دهید. بهتر است به جای گفتن «تیم سازی را سازماندهی کردم» یا «گزارش را تهیه کردم» تأکید کنید که همه چیز را با هم تهیه کرده اید و همکارتان کمک زیادی کرده است. مردم از اینکه به خاطر شایستگی هایشان به رسمیت شناخته می شوند، قدردانی می کنند و آنها را درگیر و وفادارتر به شرکت می کند.