9 نکته برای کمک به شما در کار سریعتر در Word

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

حتی اگر مدت زیادی است که در MS Word کار می کنید و خود را یک متخصص می دانید، همیشه می توانید حتی بهره وری بیشتری داشته باشید.

ممکن است قبلاً با برخی از تکنیک ها آشنا شده باشید. اما اغلب معلوم می شود که حتی حرفه ای های واقعی هم راه طولانی را طی می کنند و بسیاری از ترفندهای مفید را نمی دانند.

1. متن خودکار

با استفاده از این قابلیت می توانید کلمات و عبارات پرکاربرد را به سرعت وارد کنید و در زمان شما صرفه جویی زیادی کند. می توانید این توصیه را با همکاران خود در میان بگذارید و زندگی را برای آنها نیز آسان کنید.

شما فقط باید متنی را که اغلب در اسناد استفاده می کنید بنویسید (یا گرافیک بسازید) و در صورت نیاز آن را قالب بندی کنید. سپس متن را انتخاب کرده و Alt + F3 را فشار دهید. یک نام کوتاه (مثلاً مخفف) بگذارید و ذخیره کنید. در آینده به جای کل عبارت، نامی را که انتخاب کرده اید تایپ کرده و F3 را فشار دهید. متن یا تصویر ذخیره شده به طور خودکار در سند ظاهر می شود.

2. تصحیح خودکار

متن خودکار زمان صرف شده برای نوشتن متن های تکراری را کاهش می دهد، اما مشکل غلط املایی و خطا را حل نمی کند. تصحیح خودکار برخی از اشکالات رایج را برطرف می کند. Word این کار را به تنهایی هنگام تایپ انجام می دهد. و حتی بهتر است، اگر خودتان آن کلماتی را اضافه کنید که اغلب اشتباهات تایپی در آنها وجود دارد.

به عنوان مثال، می دانید که همیشه کلمه "t" را در کلمه "آژانس" از دست می دهید. تنظیمات برگزیده را باز کنید (File → Options → Spelling → AutoCorrect Options در نسخه های 2010، 2013، 2016) و آنچه را که می خواهید جایگزین کنید، پر کنید. دفعه بعد که "agent" را بدون "t" نوشتید، Word خود خطا را اصلاح می کند. در همان مکان می توانید جایگزینی گیومه-پنجه ها را با گیومه-درخت کریسمس، خط فاصله با علامت em و غیره اضافه یا حذف کنید.

3. گزینه های چسباندن

هنگام چسباندن متن از اینترنت یا فایل های دیگر، باید آن را طوری قالب بندی کنید که با سبک سند خود مطابقت داشته باشد. البته، شما می توانید هر بار گزینه «فقط متن» را انتخاب کنید، اما احتمالاً اغلب این موضوع را فراموش خواهید کرد. در چنین حالتی، می توانید چسباندن بدون فرمت را گزینه پیش فرض قرار دهید.

به "File" → "Options" → "Advanced" → "Copy, cut and paste" بروید و گزینه "Save text only" را در مورد "Paste from other programs" انتخاب کنید. اکنون، در هر سندی که روی آن کار می‌کنید، کپی کردن محتوا از فایل‌ها یا صفحات وب، آن را برای مطابقت با متن شما قالب‌بندی می‌کند.

4. حذف یک سبک

راه دیگر برای حذف قالب بندی متن، مدیریت سبک است. محتوای مورد نظر خود را انتخاب کنید و Ctrl + Space را فشار دهید یا در زبانه Home در گروه Styles گزینه Normal را انتخاب کنید.

5. همکاری در زمان واقعی

Office Online در Office 365 2013 معرفی شد. نسخه 2016 حتی ویژگی های بیشتری مانند همکاری بلادرنگ را ارائه می دهد. احتمالا اکثر کاربران با این اصل از Google Docs آشنا هستند.

سند را در OneDrive یا SharePoint Online ذخیره کنید. روی اشتراک گذاری کلیک کنید و با افرادی که می خواهید روی این فایل کار کنید انتخاب کنید. یک دعوت نامه برای نویسنده مشترک ارسال کنید تا افراد انتخاب شده بتوانند به شما بپیوندند. هر کسی که به سند دسترسی داشته باشد می بیند که چه کسی چه تغییراتی را انجام می دهد. بنابراین کار روی پروژه ها بسیار کارآمدتر خواهد بود: هیچ کس مجبور نیست منتظر پاسخ هایی با ویرایش ها و اطلاعات جدید از طریق پست باشد.

6. الگوها

شما می توانید تعداد زیادی قالب را در وب بیابید و دانلود کنید. می توانید با آنها شروع کنید و در صورت نیاز ویرایش کنید - بسیار سریعتر از بازسازی پروژه.

7. ضمیمه

در اپلیکیشن موبایل اندروید و iOS می‌توانید اسناد را از گوشی هوشمند یا تبلت خود ایجاد و ویرایش کنید و فایل‌ها را از فضای ذخیره‌سازی ابری مشاهده کنید. بهتر است از برنامه Word نسبت به سایر ویرایشگرهای تلفن همراه استفاده کنید: به این ترتیب می توانید از همان قالب بندی مطمئن باشید و همیشه به آخرین نسخه سند دسترسی داشته باشید - در برنامه دسکتاپ، در نسخه مرورگر Word، در تلفن هوشمند یا تبلت

برای کار، باید وارد حساب کاربری خود شوید. اگر شما یا سازمانتان اشتراک آفیس 365 دارید، نیازی به پرداخت چیزی در برنامه ندارید.

8. قالب جدول سفارشی

اگر اغلب جداول را به دلخواه قالب بندی می کنید، می توانید حجم کار را کاهش دهید. یک استایل بسازید و به گروه Table Styles اضافه کنید.سپس در این گروه بر روی استایل مورد نظر کلیک راست کرده و آن را به فرمت پیش فرض تبدیل کنید.

9. در هر جایی چاپ کنید

این ممکن است برای برخی عجیب به نظر برسد، اما اکثر کاربران Word زمانی که نیاز به حرکت مکان نما و شروع نوشتن در یک مکان جدید در سند دارند، از فلش های روی صفحه کلید استفاده می کنند. اما این می تواند بسیار سریعتر انجام شود - با دوبار کلیک. یک صفحه خالی باز کنید و روی هر جایی دوبار کلیک کنید تا شروع به تایپ در آنجا شود.

اکنون آماده هستید تا در Word تا حد امکان سازنده باشید!