7 اشتباهی که باید انجام دهید را فهرست کنید که مانع بهره وری شما می شود

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

به گفته کارشناسان، باید از انجام این فعالیت ها اجتناب کرد تا بیشترین بهره را از لیست کارهای انجام دهید.

1. یک لیست در صبح تهیه کنید

نوشتن برنامه های روز اول صبح طبیعی به نظر می رسد. با این حال، دیگر خیلی دیر شده است. آیلین راث، نویسنده سازمان برای آدمک‌ها، چنین می‌گوید. او می‌گوید: «اگر صبح‌ها فهرستی از کارها تهیه کنید و ساعت 8 قراری در آن سوی شهر داشته باشید، بعید است که برای آن وقت داشته باشید.

در پایان روز یک لیست تهیه کنید. این به شما این امکان را می دهد که امور کاری خود را پشت سر بگذارید و در آرامش استراحت کنید. «شما از سر کار به خانه می‌روید و دیگر به فهرست کارهایی که باید انجام دهید فکر نمی‌کنید، زیرا قبلاً آن را تهیه کرده‌اید و می‌دانید که فردا به چه کاری نیاز دارید. آیلین می گوید، ذهن شما بالاخره می تواند استراحت کند.

2. تعداد زیادی کار برای فهرست کردن

اگر لیست کارهای شما هفته ها یا ماه ها طول می کشد، از قبل خود را برای شکست آماده کرده اید. این باعث می شود که شما احساس غرق شدن کنید.

به گفته کایرا بوبینت، نویسنده کتاب زندگی خوب سازماندهی شده: 10 درس در روانشناسی شناختی و تفکر طراحی برای یک زندگی آگاهانه، سالم و معنادار، سه کار تعداد ایده آلی برای یک لیست هستند. او می گوید: «مغز ما اطلاعاتی را درک می کند که در سه قسمت گروه بندی شده اند. "پس با فهرست کردن سه کاری که باید انجام دهید شروع کنید."

بسیاری از مردم حتی نمی دانند که چند ساعت واقعاً سازنده در یک روز وجود دارد.

قدرت ذهنی ما منبع بسیار محدودتری نسبت به زمان است. کریستینا ویلنر، خالق برنامه‌های بهره‌وری، فهرست کارهای شگفت‌انگیز ماروین، می‌گوید: ما فقط 3 تا 6 ساعت در روز فرصت داریم تا بتوانیم سخت کار کنیم.

علاوه بر این، بسیاری نمی دانند که چقدر طول می کشد تا وظایف خاصی را انجام دهند. به همین دلیل است که لیست کارهای بسیار طولانی بی اثر هستند. ویلنر توصیه می کند که زمان تخمینی تکمیل آن را در کنار هر کار یادداشت کنید. این زمان را دنبال کنید تا در آینده محاسبات دقیق تری انجام دهید.

3. رویاها یا اهداف بسیار بزرگ را در لیست کارهای خود قرار دهید

اهداف بلندپروازانه ای مانند نوشتن کتاب یا صعود به قله اورست نباید در لیست کارهای شما باشد. در عوض، آنها را در یک لیست علاقه مندی جداگانه قرار دهید.

فهرست کارها باید شامل برنامه های روشن باشد.

اگر می خواهید یک پروژه بزرگ را به پایان برسانید، باید آن را به چند کار کوچک و قابل دستیابی تقسیم کنید و تنها پس از آن آنها را در لیست یادداشت کنید. این را پائولا ریزو، نویسنده کتاب تفکر فهرستی: چگونه از فهرست‌ها برای بهره‌وری بیشتر، موفق‌تر و کمتر مضطرب‌تر استفاده کنیم، توصیه می‌شود.

نگاه کردن به لیست گسترده ای از تمام اهداف خود باعث می شود که احساس غرق شدن کنید. علاوه بر این، از اینکه نمی توانید تمام برنامه های نوشته شده را تکمیل کنید، ناراضی خواهید بود. در واقع، برخی از آنها به زمان و تلاش بسیار زیادی نیاز دارند.

4. هر کار را به طور مساوی ارزیابی کنید

مربی بهره وری نانسی گینز استدلال می کند که لیست کارها باید یک لیست اولویت باشد. گینز می گوید: «فقط چیزهایی را وارد کنید که شغل یا کسب و کار شما را به جلو می برد. - اگر این در اولویت نیست، پس نباید در لیست باشد. این فقط حواس شما را پرت می کند."

او توصیه می‌کند هنگام تهیه فهرست، از سیستم «3-3-3» پیروی کنید: سه کار کم‌اهمیت را از فهرست حذف کنید، سه کار را که ارزش وقت شما را ندارند به آنها محول کنید و سه کار برتر را تکمیل کنید.

5. اهداف مبهم تعیین کنید

اگر وظایف موجود در لیست به طور مبهم فرموله شده باشند، در آینده باید به نحوه انجام آنها فکر کنید و حتی معنای آنها را به خاطر بسپارید.بنابراین تهیه لیست باید مورد توجه قرار گیرد.

مورا توماس، نویسنده کتاب اسرار بهره‌وری شخصی، توصیه می‌کند: «کمی زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی صرف کنید و فهرست کارهای خود را تا حد امکان مشخص کنید». برای مثال، به جای نوشتن «گزارش هزینه»، بنویسید «داده‌ها را در صفحه‌گسترده وارد کنید».

از کلمات مبهم مانند «طرح»، «اجرا کردن» یا «توسعه» اجتناب کنید. مورا می‌گوید: «اگر وقتتان کم است، و به کلمه «توسعه» در فهرست نگاه می‌کنید، احتمالاً می‌خواهید از این نکته بگذرید. "این کلمات را برای لیست پروژه بزرگ خود ذخیره کنید."

6. از همان لیست استفاده کنید تا تمام کارها تکمیل شوند

مشکل این است که هر روز چیز جدیدی به ارمغان می آورد. بنابراین، کاری که امروز انجام می‌دهید، لزوماً فردا انجام نمی‌شود. و برنامه های شما برای فردا ممکن است حتی قبل از پایان این برنامه تغییر کند، آیلین راث می گوید. بنابراین باید هر روز یک لیست جدید از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید.

7. لیست را به تقویم خود گره ندهید

اگر لیست و تقویم به یکدیگر گره نخورده باشند و دارای وظایف مختلفی باشند، به سختی قادر خواهید بود همه آنها را کامل کنید. در این صورت، شما زمانی برای تکمیل وظایف از لیست نخواهید داشت. کیتی مازوکو، نویسنده کتاب بهره وری انقلابی: چگونه زمان، تأثیر و درآمد را هنگام اداره یک کسب و کار کوچک به حداکثر برسانیم، هشدار می دهد، مگر اینکه مجبور باشید خواب، تعطیلات آخر هفته، یا زمانی را که دوست دارید با خانواده خود بگذرانید قربانی کنید.

سعی کنید همیشه زمانی را در تقویم خود برای تکمیل وظایف از لیست اختصاص دهید.