چگونه 7 ویژگی یک سازمان دهنده به من کمک کرد تا همه چیز را مرتب کنم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

MyLifeOrganized (MLO) می تواند به طور چشمگیری کیفیت زندگی شما را تغییر دهد و به شما کمک کند تا کارها را مرتب کنید. او یک روش موثر برای مدیریت کسب و کار و زمان ارائه می دهد.

همه افرادی که در حال برنامه ریزی هستند یا قرار است زندگی خود را برنامه ریزی کنند دائماً در جستجوی مؤثرترین روش مدیریت کسب و کار و زمان هستند. و این جستجو می تواند سال ها طول بکشد. بحث کردن با این ضرب المثل سخت است که «یا برای زندگیت برنامه ریزی می کنی، یا برایت اتفاق می افتد».

آیا می دانید در ارتش چگونه برنامه ریزی می کنند؟ یک بار در ماه، همه افسران در کلاس می نشینند، جایی که باید وظایف معمول ماه، برنامه ماه و برنامه هر هفته را در یک دفترچه مخصوص بنویسند. همه اینها با مداد رنگی رنگ آمیزی شده و توسط فرمانده یگان تایید شده است. بعد از آن تا ماه آینده این طرح فراموش می شود و راستش را بخواهید فقط برای نمایش بود. و اگر حتی ساده تر است، در FIG هیچ کس به آن نیاز ندارد. من 13 سال برای این برنامه ریزی کردم …

من و همسرم پس از ترک سربازی به آموزش «برنامه ریزی استراتژیک برای سال آینده» دعوت شدیم. و بزرگترین کشف این بود که همه چیزهایی که برای سال برنامه ریزی کرده بودم در سه ماه تکمیل شد. برنامه ریزی، که اکنون "واقعی قابل دستیابی" است، به بخشی جدایی ناپذیر از زندگی من تبدیل شده است.

در ابتدا همه چیز روی کاغذ بود. با توسعه فناوری، او شروع به جستجوی گزینه های جایگزین برای رایانه و بعداً برای ابزارهای تلفن همراه کرد.

دیوید آلن در کتاب "چگونه چیزها را مرتب کنیم" گفته است که چنین نرم افزاری وجود ندارد که تمام فرآیندهای زندگی، تجارت و غیره را به طور کامل کنترل کند، شاید در زمان نگارش کتاب چنین بوده است. اما الان نه…

از همان لحظه ای که با آن آشنا شدم این جستجوی روش های موثر را متوقف کردم MyLifeOrganized (MLO). این به طرز چشمگیری بر کیفیت زندگی من تأثیر گذاشته است و اکنون فقط روی تکمیل فعالیت های برنامه ریزی شده متمرکز هستم.

MLO چه تفاوتی با سایر برگزارکنندگان دارد؟

در اینجا لیستی از هفت نکته اول است که می خواهم امروز با شما در میان بگذارم.

1. سلسله مراتب

ظاهر پنجره اصلی سازمان دهنده با هیچ الگو یا قانون محدود نمی شود. شما نمودار ساختاری خود را از اهداف، پروژه ها و سایر وظایف ایجاد می کنید که به صورت شماتیک در یک سلسله مراتب نمایش داده می شوند و در یک درخت سازماندهی می شوند.

در طول سه سال استفاده از MLO، طرح‌های ساخت فهرست کارهای زیادی را پشت سر گذاشتم و در نهایت بر روی سلسله مراتب چرخه زندگی قرار گرفتم. "چرخ زندگی" یک تکنیک روانشناختی بسیار قدرتمند، توسعه همه جانبه یک فرد در تمام زمینه های زندگی است که به یک تاجر اجازه نمی دهد در روابط شخصی ناراضی باشد و یک مرد خانواده و پدر خوب بدون پول در خانه بماند.. یعنی نمودار من با جهت های زندگی شروع می شود (البته همه چیز به رنگ های مختلف نقاشی شده است):

• کار؛
• کسب و کار؛
• خانه؛
• خانواده و روابط؛
• سلامت و ورزش؛
• روشنایی زندگی؛
• توسعه شخصی و غیره

این به من امکان می دهد ببینم در کدام بخش چه اهدافی را برای خودم در نظر گرفته ام، کدام یک را باید تشدید کنیم، و نیروی بی رحم با بار سالانه کجاست. و حتی در این صورت، اگر بخواهید بر هر بخش خاصی تمرکز کنید، بسیار راحت است.

به هر حال، در چنین سلسله مراتبی، تا زمانی که تمام وظایف فرعی آن تکمیل نشده باشد، این کار در لیست To-Do فعال نخواهد بود و برای این کار به لطف الگوریتم داخلی ساخت لیست کارهای انجام شده در MyLifeOrganized، تشکر ویژه داریم.

2. برنامه ریزی خودکار امور شما

جالب ترین ویژگی MLO که من در هیچ سازمان دهنده ای ندیده ام، ترتیب خودکار لیست کارهای شما با در نظر گرفتن اولویت کار است که بر اساس تاریخ شروع، تاریخ سررسید، اهمیت و فوریت کار تعیین می شود. در "Scheme" شما پارامترهای وظیفه خود را تنظیم می کنید، و تمام! سپس برنامه لیستی از کارهای سفارش شده را برای شما جمع آوری می کند.

اگر از دسته بندی دستی کارها پیروی می کنید، چنین چیزی برای شما وجود دارد …

3. انعطاف پذیری. به روشی که می خواهید کار می کند: فیلترها، نماها، فوکوس، قالب بندی خودکار

انعطاف پذیری تنظیمات و عملکردهای این سازمان دهنده به سادگی شگفت انگیز است. در مقایسه با هنرهای رزمی، MLO یک "هشت ضلعی بدون قوانین" است که در آن به معنای واقعی کلمه همه چیز مجاز است. نکته اصلی این است که همه اینها مؤثر است و به نتیجه مطلوب منجر می شود!

هر نوع برنامه ریزی (GTD، Covey، "Autofocus" و دیگران)! مدیریت امور جاری! دستیابی به اهداف!

تو می توانی:

• انواع وظایف و لیست های خود را ایجاد کنید، که فقط تخیل شما می تواند در ذهن شما ترسیم کند.
• سیستم خود را با استفاده از قالب‌بندی خودکار رنگ کنید (آیکون‌ها، رنگ‌ها، طبق قوانینی که مشخص می‌کنید پر کنید).
• با کمک تمرکز، روی یک جهت، هدف، پروژه خاص تمرکز کنید.
• با استفاده از فیلترها، لیست وظایف فعال را برای هر شرایط لازم (زمینه ها، مهلت ها، زمان اجرا، تلاش مورد نیاز، مطابقت با سایر پارامترها) سفارشی کنید.
• هر کاری که می توانید با عملکردهای این برنامه انجام دهید. اما نکته اصلی این است که همه اینها فقط در صورت لزوم قابل استفاده هستند. به یک لیست کارهای ساده نیاز دارید - لطفا. این برنامه با تنظیماتی که در حال حاضر غیر ضروری هستند، بارگیری نمی شود.

من بصری قوی هستم! بنابراین، برای من همه چیز مربوط به "دیدن" برای ادراک بسیار مهم است. و اینجا حتی در مورد زیبایی سیستم شما نیست، بلکه در مورد این واقعیت است که همه اینها به وضوح به من کمک می کند تا موثرتر باشم.

در MLO، همه اینها از طریق توابع قالب‌بندی خودکار در دسترس هستند. و مهمتر از همه، هیچ قانون سخت و سریعی وجود ندارد، فقط خیالات من است:

• تمام کارهای مهم با رنگ قرمز و پررنگ مشخص شده اند.
• با کمک پرچم ها، وظایف را محول می کنم و آنها را کاملاً کنترل می کنم (یک کار را تنظیم می کنم، آن را تحت کنترل نگه می دارم، در انتظار تکمیل هستم)، و همچنین وظایف محول شده توسط مدیریت به من را انجام و کنترل می کنم (انتظار می رود توسط من انجام شود.).
• پوشه های قسمت های مختلف برای من رنگ های مختلفی دارند و می توانید ببینید که آیا وظایفی در این پوشه وجود دارد یا خیر. این بسیار راحت است و در زمان کار با وظایف و پوشه ها صرفه جویی می کند.
• من نمادهای خود را به گروه‌های خاصی از وظایف (تماس‌ها، چاپ و غیره) اختصاص دادم.

همانطور که می گویند، یک بار دیدن بهتر از صد بار شنیدن است، بنابراین در اینجا یک صفحه از نمودار کاری شخصی من با شکوه تمام است:

4. وابستگی ها

کارهایی وجود دارد که نمی توان آنها را تا زمانی که کار دیگری تکمیل کرد انجام داد:

• تا زمانی که یک پیچ با رولپلاک نخریم و تا زمانی که یک سوراخ کننده از همسایه قرض نگیریم، نمی توانیم عکسی را آویزان کنیم.
• تا زمانی که غلات و سایر مواد را نخریم، نمی توانیم فرنی بپزیم.

و نمونه های مشابه زیادی وجود دارد. MyLifeOrganized تمام این وابستگی ها را در نظر می گیرد، سازماندهی می کند و به وضوح نشان می دهد.

علاوه بر این، شما نه تنها می توانید وابستگی یک کار را به دیگری پیکربندی کنید، بلکه فاصله زمانی را نیز مشخص کنید که پس از آن کار بعدی فعال می شود.

5. بررسی اجمالی

وظایف و ایده هایی وجود دارد که در حال حاضر نمی توان آنها را تکمیل کرد. این موضوعات در GTD به عنوان Someday / Maybe دسته بندی می شوند و توصیه می شود در بررسی هفتگی بررسی شوند تا ایده مهمی را در زمان مناسب از دست ندهید.

برای چنین کارهایی در MyLifeOrganized یک نمای "Overview" جداگانه وجود دارد، که در آن می توانید فرکانس مورد نظر برای مشاهده آنها را تنظیم کنید (در حافظه برای تصمیم گیری برای اقدام یا به تعویق انداختن موارد بیشتر تجدید نظر کنید).

موافقم، همه ایده ها، رویاها و وظایف آینده نیازی به یادآوری هفتگی از خودتان ندارند.

• چیزی که من می خواهم روزی بخرم، در برنامه تنظیم کردم تا یک بار در ماه قبل از حقوق مشاهده کنم.
• مکان هایی که می خواهم از آنها بازدید / استراحت / سفر کنم، برای تماشای سالانه یا نیمه سالانه تنظیم کردم.

6. تجزیه

برای راحتی وارد کردن سریع وظایف به طور همزمان با ویژگی های خاص، برنامه دارای تجزیه ورودی متن است.

چیست؟

کافی است هنگام ورود به کار بنویسید "تکلیف را فردا ساعت 10:00 یادآوری کنید ساعت 5 @ Work" و Alt + Enter را فشار دهید و خود برنامه تاریخ شروع و سررسید را به کار "اجرای تکلیف" اختصاص دهد. تاریخ، یک یادآوری تنظیم کنید، بالاترین درجه اهمیت و زمینه لازم را تعیین کنید.

و این فقط یک مثال است و تعداد زیادی از این گزینه ها در MLO وجود دارد.

در اینجا نمونه هایی از راهنمای مرجع MyLifeOrganized از ورودی صحیح است که می تواند به یک عدد و زمان معین تبدیل شود:

• فردا ساعت 15:00;
• در 5 روز؛
• جمعه (نزدیکترین جمعه آینده)؛
• سه شنبه 11:20;
• ژانویه 26;
• بعد از 3 هفته 14:00;
• بعد از 30 دقیقه؛
• 2 ماه بعد؛
• امروز در 1 ساعت و 25 دقیقه;
• در یک سال.

7. یادآوری در سایت

یادآوری‌ها در دستگاه‌های Android و iOS نه تنها می‌توانند محدود به زمان باشند، بلکه می‌توانند مکان خاصی نیز داشته باشند.

مثال دیوید آلن از باتری های چراغ قوه را به خاطر دارید؟ آنها می گویند خوب است، به طوری که سیستم یادآور باتری های مرده در فروشگاه است، و نه در خانه زمانی که به چراغ قوه نیاز دارید.

بنابراین، MyLifeOrganized دقیقاً در فروشگاه به شما یادآوری می کند.

خروجی

این سازمان دهنده را می توان به یک منشی شخصی تشبیه کرد که دائماً در کنار شماست، تمام مسائل زندگی شما را به طور کامل برطرف می کند و همه چیز را به موقع به شما یادآوری می کند.

در این مقاله فقط بر روی هفت نکته مهم این سازمان دهنده برای خودم تمرکز کردم. من مطمئن هستم که با تسلط بر عملکرد این برنامه، تا حد امکان مؤثر و کارآمد خواهید بود و هرگز چیزی را فراموش نخواهید کرد.

اگر به طور ناگهانی نمی توانید هیچ سوال برنامه ریزی را با سازمان دهنده مورد استفاده خود حل کنید یا نیازهای فردی برای برنامه ریز خود دارید، در نظرات این مقاله در مورد آن بنویسید.

من به شما ثابت خواهم کرد که هیچ چیز در این مسیر غیر ممکن نیست!

موفق باشید و حداکثر نتایج.

mylife organized