چگونه همه چیز را مرتب کنیم و همه چیز را دنبال کنیم: راهنمای کاملی برای سیستم GTD

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

از تئوری تا الگو برای کمک به برنامه ریزی هر پروژه.

چرا GTD خوب است؟

مشکل خدمات بهره وری این است که همه خود را مکانی قرار می دهند که می توانند همه مشکلات را حل کنند، اطلاعات را ذخیره کنند، ارتباط برقرار کنند. اکثر سرویس ها از شما می خواهند که آنها را اولویت بندی کرده و بر اساس آنها عمل کنید.

اما تعداد کمی می توانند روی انجام کارهای مهم تمرکز کنند و به همه چیزهای کوچک توجه نکنند: کارهای فوری، درخواست های همکاران، دوستان یا آشنایان. وقتی وظایف زیادی وجود دارد، رسیدگی به آنها دشوار است. بنابراین در عمل باید از چندین سرویس برای مدیریت امور استفاده کنید. وقتی کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، شروع به سردرگمی در این سرویس ها و لیست ها می کنیم و در نهایت استفاده از آنها را متوقف می کنیم.

روش انجام کارها (GTD) یک طرح کلی برای ایجاد یک سیستم واحد ارائه می دهد که در آن می توانید هر مشکلی را حل کنید. شما می توانید آرامش داشته باشید و نگران نباشید، زیرا مطمئن خواهید بود که چیزی را فراموش نخواهید کرد. در زمان مناسب، سیستم به شما هشدار می دهد که چه کاری باید انجام شود و روی چه چیزی تمرکز کنید.

پس چرا این همه بی ثمر کار می کنند؟

وقتی پروژه ها، موارد و وظایف زیادی وجود دارد، مردم شروع به کار غیرمولد می کنند. برای آنها سخت است که همه اینها را در سر خود نگه دارند، چه رسد به اولویت بندی. بنابراین یا اصلاً کاری انجام نمی‌شود یا آسان‌ترین کار انجام می‌شود و امور مهم به بعد موکول می‌شود. مشکل دیگری ظاهر می شود: زمانی که وظایف فوری باید دیروز حل می شد.

علاوه بر این، فرد سریعتر شروع به خسته شدن می کند، تحریک پذیر می شود. او دائماً مانند یک سنجاب در چرخ روتین می دود و پروژه های واقعاً مهم، پولی و استراتژیک در حاشیه مانده اند.

سیستم Getting Things Done، که توسط دیوید آلن در کتابی که در سال 2001 منتشر شد و به یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های جهان تبدیل شد، توصیف شده است، به مقابله با این وضعیت کمک می‌کند.

در مورد مفاهیم اولیه GTD که باید بدانید به من بگویید

روال - اینها آن کارها، افکار و نگرانی هایی هستند که باعث ایجاد مزاحمت، حواس پرتی و هدر دادن انرژی می شوند. تا زمانی که روال به وظایف تبدیل نشود، نمی توان آن را کنترل کرد. چندین بار اندیشیدن در مورد مشکلات یکسان استفاده ناکارآمد از انرژی خلاقانه است که باعث ناامیدی و استرس می شود.

هدف GTD این است که سر شما را از کارهای روزمره رها کند و استرس داخلی را از بین ببرد.

حافظه عملیاتی انسان- ناحیه ای از مغز که حافظه کوتاه مدت در آن قرار دارد. این جایی است که ما معمولاً کارهای ناتمام فعلی، قول هایی که به افراد دیگر داده شده و سایر افکاری که ما را آزار می دهند قرار می دهیم. متأسفانه، محدودیتی برای مقدار روتینی که می توانید ذخیره کنید تا مغزتان به درستی کار کند وجود دارد. اگر رم شما پر باشد، حواس‌تان به کارهای کوچک پرت می‌شود و اهدافتان را فراموش می‌کنید، که منجر به استرس می‌شود.

ابزارهای جمع آوری اطلاعات- اطلاعات به کجا می رود و آنچه را که باید انجام شود در کجا ثبت می کنید. مثلا:

• برگزارکنندگان؛
• دفترچه یادداشت؛
• پست الکترونیک؛
• تقویم؛
• ضبط صوت

سبد "صندوق ورودی"- یک مخزن واحد برای روتین که به وظایف و وظایف تبدیل می کنید. یکی از مهمترین قوانین کار با صندوق ورودی، تمیز کردن منظم آن است.

اقدامات ساده - اقدامات یک مرحله ای که کمتر از دو دقیقه طول می کشد. در عمل، راحت تر است که پنج دقیقه را برای چنین مواردی اختصاص دهید.

پروژه - کاری که تکمیل آن به بیش از یک مرحله نیاز دارد. لازم به ذکر است که در مورد پروژه یاد آوری شده و اولین مراحل اجرای آن شرح داده شود. در نتیجه پروژه به یک اقدام ساده تبدیل می شود که می تواند در پنج دقیقه آینده تکمیل شود و نتیجه نهایی را به دست آورد.

پروژه باید پیوندی به کارت یا فایلی داشته باشد که جزئیات را شرح می دهد: مسئولیت، مهلت ها، دسته بندی (به عنوان مثال، "بازاریابی"، "حقوقی"، "توسعه")، پیوندها به کارت های کوچکتر با وظایف. این ساختار برای سازماندهی در Trello راحت است.

فهرست زمینه - لیستی از وظایفی که در شرایط خاص انجام آنها راحت است. به عنوان مثال، در فهرست متنی "خریدها" لیستی از چیزها و محصولاتی وجود دارد که باید در فروشگاه خریداری شوند. فهرست تماس‌ها ممکن است حاوی فهرستی از تماس‌هایی باشد که می‌توانید در زمانی که آزاد هستید برقرار کنید.

ایجاد فهرست های متنی فردی برای افرادی که با آنها کار می کنید و با آنها ارتباط برقرار می کنید راحت است. هنگام ملاقات با یک فرد خاص، می توانید به سرعت لیست را باز کنید و مسائل لازم را حل کنید.

چگونه از تقویم استفاده کنم؟

موارد زیر باید در تقویم وارد شود:

• اقداماتی که باید در یک زمان خاص انجام شود (جلسات، جلسات کاری، سمینارها).
• اقداماتی که باید در یک روز خاص انجام شوند (پروژه را تا تاریخ مشخصی به پایان برسانید، در کنفرانس شرکت کنید).
• اطلاعات در مورد تاریخ های خاص (سالگرد، تولد، تعطیلات).

من از Google Calendar برای پیگیری همه این موارد استفاده می کنم. این سرویس راحت است زیرا:

• قابل دسترسی هم از طریق تلفن و هم از رایانه؛
• چندین تقویم را می توان همزمان بر روی یک صفحه نمایش داد.
• یادآوری هایی در گوشی هوشمند وجود دارد.

اگر چیزی به تقویم اضافه کردید، یا آن را انجام می دهید یا به تاریخ دیگری موکول می کنید. نیازی به شلوغ کردن تقویم با لیست کارهایی که مرتباً از روز به روز تغییر می کند وجود ندارد. راه حل های جداگانه ای برای چنین لیست هایی وجود دارد.

اگر به طور مرتب نیاز به تماس با مشتریان، تامین کنندگان یا پیمانکاران در زمان خاصی دارید، بهتر است از سیستم CRM برای این کار استفاده کنید.

چه لیست هایی باید ایجاد کنید؟

لیست های اقدامات اولویت دار

گردآوری یک گزارش هفتگی، بررسی وب سایت رقیب، پاک کردن صندوق ورودی در صندوق پستی خود، تهیه یک تکلیف فنی برای طراحان - همه این اقدامات بیش از دو دقیقه طول می کشد، اما نمی توان آنها را به کسی واگذار کرد. ما چنین مواردی را در لیست اقدامات اولویت دار قرار می دهیم و در طول روز انجام می دهیم.

قوانین کار با چنین لیست هایی:

• لیست های زیادی نباید وجود داشته باشد، دو یا سه لیست کافی است. به عنوان مثال، شخصی، کاری، خانوادگی. اگر از لیست برای یک روز خاص کار دارید، یک یادآوری در تقویم خود تنظیم کنید.
• علامت گذاری وظایف در این لیست بر اساس زمینه آسان است: "در جاده"، "در رایانه"، "خواندن"، "خرید"، "قول". وظایف می توانند یک یا چند برچسب داشته باشند. به عنوان مثال، وظیفه "Walk the Dog" به پروژه "Personal" و برچسب "Promises" اشاره دارد.
• قبل از افزودن یک کار به لیست، در نظر بگیرید که آیا اصلاً نیاز به انجام آن دارید یا خیر. اگر پاسخ مثبت است، تصمیم بگیرید که آیا نیاز دارید شخصاً پرونده را تکمیل کنید. پس از همه، شما می توانید یک پیام صوتی برای یک زیردست ارسال کنید و به او تفویض کنید. وظایفی که محول کرده اید با عنوان "تخصیص داده شده" شناخته می شوند. شامل مواردی از لیست کار و لیست شخصی خواهد بود.
• لیست ها را مرتبا مرور کنید. زمانی که یک دقیقه رایگان دارید این کار را انجام دهید. کارهایی را که باید ابتدا انجام دهید به سمت بالا حرکت دهید.
• لیست کارهای خود را حداقل یک بار در ماه پاک کنید.

لیست "روزی"

این لیست شامل مواردی است که نیازی به اقدام فعال ندارند. میتونه باشه:

• کتاب ها، سوابق، آموزش های ویدیویی که می خواهید بخرید؛
• مهارت های مفیدی که می خواهید به آنها مسلط شوید؛
• مکان هایی که می خواهید بازدید کنید؛
• چیزهایی که می خواهید بخرید

شما باید به طور دوره ای به این لیست نگاه کنید، یادداشت برداری کنید و آنها را به اهدافی تبدیل کنید که کار بر روی آنها انجام می شود.

چگونه اطلاعات مرجعی را ذخیره می کنید که در آینده مفید باشد؟

این اطلاعات به هیچ اقدامی نیاز ندارد. معیارهای اصلی برای مخزن این اطلاعات:

• جستجوی راحت بر اساس عناوین، برچسب ها، توضیحات کوتاه.
• سهولت در قرار دادن اطلاعات در مخزن.
• ساختار بصری ذخیره سازی اطلاعات وقتی داده‌های جدید وارد می‌شوند، باید به سرعت دسته و زیرمجموعه را انتخاب کنید که در آن قرار دهید.
• در دسترس بودن فضای ذخیره سازی از هر دستگاهی.

آیا مراسم GTD اجباری وجود دارد؟

بله، چندین مورد از آنها وجود دارد.

جمع آوری تمام اطلاعات در سبد "صندوق ورودی"

ابزارهای زیادی برای جمع آوری اطلاعات وجود دارد. اما همه اینها باید در یک مکان جاری شود که با آن به کار خود ادامه دهید.

خالی کردن سطل زباله Inbox

یک یا دو بار در هفته، باید فهرست Inbox را مرور کنید و انباشته شده را بر اساس پوشه ها یا میانبرها مرتب کنید. این مراسم باید به یک عادت تبدیل شود که از الگوریتم قابل درک اقدامات و تکرار منظم آنها شکل می گیرد.

شما باید یک برنامه ساده و گام به گام برای تمیز کردن سیستم کارهای هفتگی خود داشته باشید. یک تقویم ایجاد کنید که در آن روزهای رسیدگی به پرونده ها را مشخص کنید. اگر مثلاً در 30 روز حداقل 20 روز، صندوق ورودی خود را خالی کنید و روزها را در تقویم خود خط بزنید، برای خود جایزه تعیین کنید.

بازبینی لیست اقدامات اولویت دار و لیست "روزی"، اولویت بندی

هنگام بازنگری لیست ها، مهم است که به درستی اولویت بندی کنید و در مورد نقاط قوت خود واقع بین باشید. این امر ضروری است تا خود را با کارهای طاقت فرسا پر نکنید و از درک ناکارآمدی خود رنج نبرید.

از بین بردن سبدهای غیر ضروری

اغلب، هنگام برقراری ارتباط با همکاران و شرکا، صندوق های پستی، اسناد و لیست های جدید ظاهر می شوند.

وظیفه شما این است که همه چیز را تا حد امکان خودکار کنید تا داده ها در پوشه Inbox جریان پیدا کنند.

این می تواند یک صندوق پستی یا یک برنامه ریز الکترونیکی باشد. برای اتوماسیون و تغییر مسیر اطلاعات، خدمات IFTTT و Zapier مناسب هستند. باید سبدهای کمتری برای جمع آوری اطلاعات وجود داشته باشد.

چگونه با سبد Inbox کار کنیم و موارد انباشته شده را مرتب کنیم؟

ابتدا وظیفه، پرونده یا اطلاعات را از صندوق ورودی خود استخراج کنید و به این سؤال پاسخ دهید: «این چیست؟ آیا واقعاً نیاز به انجام کاری دارید؟"

اگر مجبور نیستید کاری انجام دهید، دو راه دارید. اگر زباله است که دیگر مفید نیست، آن را دور می اندازید. اگر اطلاعات مفیدی است در آرشیو قرار دهید. باید بر اساس طبقه بندی و برچسب ساختار یافته باشد، بنابراین به راحتی می توانید آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید.

اگر نیاز به انجام کاری با اطلاعات دارید، سه گزینه وجود دارد:

1. موارد مورد نیاز را تکمیل کنید.اگر عمل مهم است و بیش از 2-5 دقیقه طول نمی کشد.

2. به کسی تفویض کنید.اگر این عمل بیش از دو دقیقه طول کشید، در نظر بگیرید که آیا می‌توانید آن را به کسی محول کنید.

هنگام تفویض اختیار به شخصی، موارد زیر باید نوشته شود:

• نتیجه نهایی؛
• برنامه کاری (مسیر رسیدن به هدف)؛
• مهلت تکمیل کار؛
• تاریخ کنترل و نتیجه ای که باید برای آن آماده باشد (متوسط یا نهایی).

3. به آینده موکول کنید. در انجام این کار، نشان دهید:

• نتیجه مطلوب؛
• نزدیکترین اقدام بعدی که باید انجام شود به یاد داشته باشید: تکمیل پروژه به طور کلی غیرممکن است، شما فقط می توانید اقدامات ساده ای را انجام دهید که شما را به نتیجه نهایی نزدیک می کند.
• ضرب الاجل. اگر بازه زمانی دقیقی وجود ندارد، اقدام را به لیست "Someday" اضافه کنید.

می توانید برای خود پیام ارسال کنید تا در روز تعیین شده آن ها را دریافت کنید. برای این کار هم «تقویم گوگل» با یادآوری در روز مناسب و هم اپلیکیشن ایمیل بومرنگ که در زمان مشخصی برای شما ایمیل ارسال می کند، مناسب هستند.

چگونه برای کار خود برنامه ریزی کنید؟

تمام کارها را می توان به سه مرحله تقسیم کرد:

1. اجرای برنامه ریزی شده از قبل این می تواند هم چیزهای مهم استراتژیک باشد که شما را به هدفتان نزدیکتر می کند و هم می تواند یک روتین باشد که فقط باید انجام شود.
2. انجام کار همانطور که به طور غیر منتظره ظاهر می شود. این زمانی است که وظایف همکاران، مدیران، نامه های مشتریان در طول روز می رسد.
3. برنامه ریزی برای کار بیشتر: تهیه و بازنگری لیست ها، تعیین اولویت ها. این نکته نباید خیلی طول بکشد تا بتوانید به خاطر برنامه ریزی برنامه ریزی کنید.

تمرین برنامه ریزی موارد و وظایف (کتاب یادداشت) در کتاب دیوید آلن شرح داده شده است.

دیوید آلن، مشاور عملکرد شخصی و مدیریت زمان، نویسنده متدولوژی بهره وری GTD

برای یک کتاب یادبود به 43 پوشه نیاز دارید: 31 پوشه با اعداد 1 تا 31 مشخص شده است، 12 پوشه دیگر با نام ماه ها. پوشه های روزانه از فردا در جلو قرار می گیرند. پشت پوشه ای با شماره 31 پوشه ماه بعد و پشت آن پوشه هایی با بقیه ماه ها قرار دارد.

محتویات پوشه برای روز بعد روزانه به سطل زباله منتقل می شود، سپس پوشه در پشت آخرین پوشه روزانه قرار می گیرد (انگار به ماه بعد منتقل می شود). هنگامی که پوشه 31 را برای ماه جاری آزاد می کنید، پوشه ای با نام ماه جدید در پشت آن و به دنبال آن پوشه هایی با روزهای ماه جدید وجود دارد. به همین ترتیب، پوشه ای که ماه جاری آن گذشته است به سال بعد منتقل می شود.

در یک پوشه خاص، باید اسنادی را ذخیره کنید که به اقدامات خاصی نیاز دارند (فرمی که باید پر شود، نامه ای برای ارسال).

برای اینکه سیستم کار کند، باید روزانه به روز شود. اگر فراموش کردید پوشه فردا را به روز کنید، نمی توانید به سیستم اعتماد کنید. اطلاعات مهمی از دست خواهند رفت که باید به روش های دیگری با آنها برخورد کرد.

اگر چند روزی را ترک می کنید، قبل از خروج باید پوشه ها را برای روزهایی که در آن غیبت خواهید کرد بررسی کنید.

نحوه سازماندهی آن در عمل با در نظر گرفتن سیستم های برنامه ریزی مدرن:

1. به جای یک کتاب به یاد ماندنی، از یک سازمان دهنده با لیست کارهای روزانه برای هر روز استفاده کنید و وظایف مربوط به روز جاری را در آن وارد کنید. جلسات و امور مربوط به زمان باید ابتدا ثبت شود و یادآوری ها تنظیم شود تا سیستم از قبل به آنها اطلاع دهد.
2. یک فایل با لیست کارها برای یک ماه ایجاد کنید. این لیستی از کارهایی است که می خواهید در این مدت انجام دهید. شما در طول ماه موارد را به آن اضافه می کنید. بازنگری وظایف باید یک بار در هفته انجام شود. هنگام برنامه ریزی مهم ترین وظایف خود، هفته به هفته پراکنده شوید تا اولویت های خود را درک کنید. شما آنها را در وهله اول اجرا خواهید کرد، در غیر این صورت تمام وقت به سمت مسائل کوچک و فوری می رود.
3. یک فایل با برنامه های سال ایجاد کنید. باید ماهی یک بار بررسی شود. پرونده های این پرونده به طرح های ماهانه منتقل می شود.
4. برنامه ریزی برای سال بر اساس اهداف بلند مدت برای 3-5 سال. بهتر است این موارد را یا در آخر سال یا در تعطیلات که سر با کارهای روزانه پر نمی شود تجویز کنید.

این چهار نقطه همان چیزی است که دیوید آلن آن را سیستم برنامه ریزی طبیعی می نامد. این سیستم به شما این امکان را می دهد که به سمت اهدافی که برایتان مهم هستند حرکت کنید و زمان خود را برای کارهای روزمره تلف نکنید.

آیا یک طرح یکسان برای همه وجود دارد که بتوان از آن برای برنامه ریزی هر پروژه ای استفاده کرد؟

بله البته. دیوید آلن آن را مدل برنامه ریزی طبیعی می نامد. از چندین مرحله تشکیل شده است.

مرحله 1. هدف و تصویر از نتیجه ایده آل

هدف یا نتیجه نهایی ایده آل را تعریف کنید، تصور کنید که به آن دست یافته اید.

آن را با تمام معیارهای موفقیت (پول، مردم، شناخت) توصیف کنید. هرچه جزییات بیشتری نتیجه نهایی را توصیف کنید، انگیزه قوی تر خواهد بود، به خصوص در لحظاتی که نیاز به انجام اقدامات خاصی دارید، اما زمانی برای این کار وجود ندارد.

مرحله 2. اصول

اصولی را که در حین رسیدن به هدف خود دنبال خواهید کرد، شرح دهید. به عنوان مثال: "من به مردم آزادی عمل کامل می دهم اگر … (در حد بودجه بمانند، پروژه را قبل از یک مهلت مشخص تکمیل کنند)." از خود بپرسید: «چه اقداماتی می تواند در فعالیت های من اختلال ایجاد کند؟ چگونه می توانم از آنها جلوگیری کنم؟"

اصول روشن است و یک دستورالعمل قابل اعتماد برای مدیریت فعالیت ها ارائه می دهد.

مرحله 3. طوفان فکری

طوفان فکری داشته باشید در حالی که تمام ایده های مختلفی که به ذهن می رسد را یادداشت کنید.

اصول کلیدی طوفان فکری:

• قضاوت نکن؛
• مناقشه نکنید؛
• ارزیابی نکنید؛
• انتقاد نکنید؛
• به کمیت فکر کنید نه کیفیت.
• تحلیل و سازماندهی حاشیه

مرحله 4. طرح پروژه در قالب یک لیست

نتایج طوفان فکری خود را در فهرستی از کارها سازماندهی کنید. از پایان برنامه ریزی را شروع کنید و راه خود را ادامه دهید. این کار برنامه ریزی و شناسایی اولین قدم به سمت هدف را برای شما آسان می کند. نمونه ای از برنامه ریزی از پایان:

هدف (نتیجه ایده آل): من می توانم اسپانیایی صحبت کنم و مردم را درک کنم.

چرا این هست: من می خواهم بدون مشارکت مترجمان در طول مذاکرات تجاری با شرکای اسپانیایی ارتباط برقرار کنم و در تعطیلات در اسپانیا آزادانه با دیگران ارتباط برقرار کنم.

مراحل رسیدن به هدف:

• یک قدم قبل از رسیدن به هدف: یک اسپانیایی زبان مادری پیدا کردم و هفته ای دو بار با او صحبت کردم.
• یک قدم قبل: من در آزمون مهارت زبان B1 قبول شدم.
• یک قدم قبل: من در آزمون مهارت A1 قبول شدم.
• یک قدم قبل از آن: در یک ماه هشت بار در کلاس های اسپانیایی شرکت کردم و تمام تکالیفم را تکمیل کردم.
• یک قدم قبل از آن: من برای یک دوره اسپانیایی ثبت نام کردم و هزینه یک ماه تحصیل را پرداخت کردم.
• یک مرحله قبل: اطلاعاتی در مورد دوره های اسپانیایی جمع آوری کردم و جدول مقایسه ای تهیه کردم.
• مرحله اول: زمانی را در تقویم برنامه ریزی کرده ام که اطلاعات دوره های اسپانیایی را جمع آوری کنم.

هنگامی که یک تیم در حال کار بر روی یک کار است و باید کل برنامه را در یک مکان سازماندهی کند، استفاده از نمودار گانت راحت است. ستون اول در آن مراحل در راه رسیدن به هدف است، ستون دوم افراد مسئول هستند. علاوه بر این، ستون هایی با دوره زمانی وجود خواهد داشت. سلول ها شامل وضعیت یک مرحله خاص هستند، به عنوان مثال، "برنامه ریزی شده"، "در حال انجام"، "تکمیل شده"، "به تعویق افتاد".

GTD و سیستم برنامه ریزی طبیعی می تواند دلهره آور به نظر برسد. اما وقتی آن را برای خود سفارشی کنید و شروع به استفاده منظم از آن کنید، احساس خواهید کرد که همه چیز بسیار ساده تر از آن چیزی است که در نگاه اول به نظر می رسید.