چگونه به طور موثر سیستم GTD را در زندگی اعمال کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

یک برنامه گام به گام که به دنبال آن می توانید به راحتی این تکنیک بهره وری را در زندگی خود پیاده کنید، اولویت ها را تعیین کنید و همیشه بتوانید برای کارهای مهم وقت پیدا کنید.

این مطالب ادامه مقاله "" است. ابتدا، ارزش آشنایی با آن را دارد، زیرا بسیاری از مفاهیم مورد استفاده در آنجا به تفصیل توضیح داده شده است.

این مقاله یک راهنمای گام به گام در مورد نحوه استفاده از GTD در زندگی واقعی است. هنگام نوشتن، اصول زیر را رعایت کردم:

• تطبیق پذیری. ایده هایی که در اینجا توضیح داده شده جهانی هستند، و با کمک آنها همه برای خود یک سیستم GTD می سازند که دقیقاً با خدماتی که به آن عادت کرده اند کار می کند.
• سادگی. استفاده از سیستم باید به طور مستقیم آسان باشد. برای ورود و پردازش اطلاعات و همچنین برنامه ریزی مراحل بعدی باید حداقل زمان و انرژی صرف شود. تنها در این صورت است که سیستم در دراز مدت و حتی پس از وقفه های طولانی کار می کند: برای مثال، اگر یک ماه به تعطیلات بروید، پس از بازگشت، می توانید رویکرد خود را به مدیریت کسب و کار بازگردانید.
• قابلیت اطمینان. مهمترین چیز این است که به سیستم خود اطمینان داشته باشید، یعنی هیچ چیز برنامه ریزی شده را فراموش نخواهید کرد، زیرا در زمان مناسب یک یادآوری خواهید دید.
• تمرکز روی چیزهای مهم این سیستم باید به شما کمک کند تا هم بر روی کاری که در حال انجام انجام می دهید و هم روی چیزهایی که در درازمدت مهم هستند تمرکز کنید.
• لذت. سیستم مدیریت پرونده و وظیفه باید برای شما لذت بخش باشد. به عنوان مثال، هنگامی که پس از یک روز سخت در محل کار روی مبل دراز می کشید و تلفن خود را در دست دارید، کارهای انجام شده را از لیست عبور می دهید و از آن لذت واقعی می برید. به خصوص زمانی که هنوز با رشد نمودار بهره وری شما تجسم می شود.

5 مرحله اصلی سیستم GTD

مرحله 1. جمع آوری اطلاعات

لازم است مطلقاً همه موارد، حتی کوچکترین موارد را جمع آوری کنیم، آنگاه آگاهی ما پاک خواهد شد و تا حد امکان سازنده عمل خواهیم کرد.

به همین دلیل است که لیست کارهای استاندارد کار نمی کند، زیرا اکثر مردم اغلب فقط مهمترین چیزها را ضبط می کنند و صدها کار که چندان مهم نیستند اصلاً در نظر گرفته نمی شوند. اما دقیقاً چنین کارهای کوچکی هستند که مرتباً به خود یادآوری می کنند، از بخش قابل توجهی از منابع مغز استفاده می کنند و تجربیات اضافی ایجاد می کنند که منجر به خستگی و استرس می شود.

یکی از اصول مهم سیستم GTD این است که تمام وظایف را به طور کامل از سر خود خالی کنید و آنها را در یک سیستم قابل اعتماد قرار دهید که به شما کمک می کند چیزهای مهم را در زمان مناسب به خاطر بسپارید.

همچنین باید در نظر داشته باشید که باید حداقل تعداد سبد برای جمع آوری اطلاعات دریافتی وجود داشته باشد. در حالت ایده آل، یکی. سپس رسیدگی به آن آسان تر خواهد بود.

مرحله 2. پردازش اطلاعات

در این مرحله اطلاعاتی را که در صندوق ورودی ما وجود دارد پردازش می کنیم.

سه گزینه برای اینکه چگونه در این مرحله ادامه دهیم وجود دارد:

• کار را به عنوان "عمل" علامت گذاری کنید، مرحله بعدی برای تکمیل آن و مهلت آن را نشان می دهد. اگر هنوز درک درستی از زمان نیاز به تکمیل کار ندارید، می توانید از تعیین مهلت صرف نظر کنید.
• اگر نیازی به انجام کاری با آن ندارید، اطلاعات را به «دایرکتوری» منتقل کنید، اما ممکن است در آینده مفید باشد.
• اطلاعات را حذف کنید، تشخیص دهید که "سطل زباله" است: یعنی نیازی به انجام کاری با آن ندارید و در آینده مفید نخواهد بود.

مرحله 3. سازماندهی فعالیت ها

همه اقدامات از طریق قیف بعدی انجام می شود.

فیلتر 1 - "بریده شدن"

این سوال را از خود بپرسید: آیا واقعاً باید این عمل را انجام دهم؟ اگر شک دارید، آن را حذف کنید.

فیلتر 2 - "تکلیف"

این سوال را از خود بپرسید: اگر این کار باید انجام شود، آیا واقعاً باید شخصاً این کار را انجام دهم؟ در غیر این صورت، فرد مسئول، نتیجه نهایی، مراحل میانی کنترل (نقاط گرهی) و مهلت را تفویض می کنیم و مشخص می کنیم.

اگر قرار است این عمل توسط شما انجام شود، به فیلتر بعدی بروید.

فیلتر 3 - "عمل"

از خود یک سوال بپرسید: آیا این عمل بیش از 2-5 دقیقه طول خواهد کشید؟ اگر نه، همین الان این کار را انجام دهید و سرتان را آزاد کنید. اگر بله لطفا ثبت نام کنید

اقدامات در سیستم می تواند از انواع زیر باشد.

"اقدامات زیر" - کارهای ساده ای که شامل یک عمل (تماس، نوشتن، رفتن و غیره) است. به عنوان مثال، اقدام "تعویض لاستیک های زمستانی روی چرخ ها" شامل اقدامات ساده زیر است: تماس بگیرید و برای یک سرویس خودرو ثبت نام کنید، زمانی را در تقویم برنامه ریزی کنید، و در زمان مناسب به سمت سرویس خودرو بروید.

جمع آوری چنین اقداماتی در لیست ها با توجه به مکان و شرایط (فهرست های متنی) راحت است. این می‌تواند لیست In Store باشد، جایی که همه چیزهایی را که برای خرید نیاز دارید در هنگام حضور در فروشگاه فهرست می‌کنید، یا فهرست In the Chair، که در آن چیزها و کارهایی را اضافه می‌کنید که می‌توانید عصر بعد از کار روی صندلی مورد علاقه‌تان انجام دهید.. یا لیستی از "سوالات رئیس"، که در آن تمام سوالاتی را که برای رئیس خود دارید یادداشت می کنید تا بتوانید همه آنها را یکجا حل کنید.

من معمولاً همه این اقدامات را یا در "تقویم Google" (قرارها و رویدادها) یا در Todoist، یک سرویس ابری که در آن سازماندهی وظایف راحت است، ثبت می کنم.

"پروژه ها" - کارهایی که تکمیل آنها به بیش از یک مرحله نیاز دارد. برای شروع پروژه، باید اولین مراحل اجرای آن را شرح دهید و یادآوری آن را در یک سیستم قابل اعتماد بگذارید. در نتیجه پروژه به زنجیره ای از اقدامات ساده تبدیل می شود که هر کدام را می توان در پنج دقیقه آینده انجام داد و به نتیجه رسید.

من پروژه ها را روی کارت های Trello ارسال می کنم. کارت یک ظرف ایده آل برای پروژه هایی است که می توانید در آن قرار دهید:

• شرح و هدف پروژه؛
• پیوندهایی به اسناد دیگر در مورد پروژه؛
• اسامی مسئولین؛
• ضرب الاجل؛
• چک لیست هایی با مراحل زیر؛
• نظرات در مورد پروژه؛
• فایل های لازم و غیره

اقدامات تاخیری … اگر نمی توانیم اقدامات بعدی را بدون رویداد یا اطلاعات اضافی برنامه ریزی کنیم (مثلاً منتظر هستیم تا یکی از دوستان شماره تلفن یک سرویس خودرو را ارسال کند، جایی که امکان تعویض لاستیک به طور سودآور وجود دارد)، چنین اقداماتی را در "به تعویق افتاد" قرار می دهیم. "لیست. به صورت اختیاری، می‌توانید یادآوری برای بررسی چیزی تنظیم کنید.

چنین فهرست‌هایی را می‌توان به‌عنوان فهرست‌های متنی نیز ساختار داد. به عنوان مثال، فهرستی از وظایفی که به دستیار خود محول کرده اید تهیه کنید.

لیست "روزی" شامل وظایفی است که اکنون نیازی به اقدام فعال ندارند، اما مایلیم در آینده انجام دهیم.

میتونه باشه:

• کتاب ها، آموزش های ویدئویی و دوره هایی که می خواهید بخرید؛
• مهارت های مفیدی که می خواهید به آنها مسلط شوید؛
• مکان هایی که می خواهید بازدید کنید؛
• چیزهایی که می خواهید بخرید

شما باید به صورت دوره ای به این لیست نگاه کنید، یادداشت برداری کنید و آنها را به اهدافی تبدیل کنید که برای رسیدن به آنها تلاش خواهید کرد.

مرحله 4. بررسی منظم

برای کارکرد سیستم، لازم است به طور منظم وظایف و پروژه های اصلی را بررسی کنید تا مواردی را که دیگر مرتبط نیستند حذف کنید و موارد جدید را بر اساس اولویت مرتب کرده و به محل کار ارسال کنید.

برای اینکه این بررسی را به طور منظم حفظ کنید، نکات زیر را دنبال کنید:

• 30 تا 60 دقیقه در برنامه خود برای مرور بگذارید (در ابتدا یک بار در هفته کافی خواهد بود).
• یک چک لیست تهیه کنید یا برای چنین مروری برنامه ریزی کنید، جایی که دنباله به صورت هجی شده است، چه چیزی بعد از چه اتفاقی می افتد. این طرح نباید خیلی پیچیده باشد و بررسی نباید خیلی طول بکشد، یا اینکه آن را به طور منظم انجام نمی دهید.

در زیر نمونه ای از چک لیست هفتگی مرور کلی من است. من آن را در قالب یک برگه تقلب با دنباله ای از اقدامات ساخته ام که خدمات / اسنادی را که من به آنها نگاه می کنم نشان می دهد. می توانید آن را با یک لیست معمولی مرتب کنید یا یک نمودار دست آزاد که برای شما مناسب است بکشید.

هر ماه چهار مورد از این چک لیست ها را چاپ کنید. در طول بررسی هفتگی، یکی از آنها را در دست بگیرید و موارد تکمیل شده را از لیست خط بزنید. این تمرین ساده به شما انگیزه می دهد که به انجام این بررسی ها ادامه دهید.

مرحله 5. اقدامات

وقتی برنامه هفته ترسیم شد، باید عمل کرد. از یکی از بزرگترین اشتباهات مبتدی GTD هنگامی که زمان زیادی را صرف سازماندهی وظایف به جای انجام واقعی آنها می کنید، اجتناب کنید.

در اینجا چند نکته برای مؤثرتر کردن اقدامات شما وجود دارد.

1. بر اساس برنامه هفته، برای روز برنامه ریزی کنید. روز خود را به بلوک تقسیم کنید، 2-3 بلوک برای کارهای مهم و چند بلوک برای کارهای دیگر بسازید. مدت زمان بلوک ها به طور متوسط 60 تا 120 دقیقه است. زمان آزاد را بین بلوک ها برای کارهای پیش بینی نشده قرار دهید.
2. روی سیستم Pomodoro کار کنید، برای این کار می توانید یک تایمر روی گوشی خود تنظیم کنید. ماهیت آن ساده است: هر 25-30 دقیقه کار، پنج دقیقه استراحت کنید و پس از بلوک سوم کار - یک استراحت طولانی تر (15-30 دقیقه). مجموع سه بلوک 30 دقیقه ای، با وقفه های 5 دقیقه ای، و پس از آن یک استراحت طولانی 15-30 دقیقه است. بسته به اینکه هر چند وقت یکبار حواس‌تان پرت می‌شود، می‌توانید 2 تا 4 چرخه در روز انجام دهید.
3. در طول بلوک هایی با چیزهای مهم، سعی کنید توسط افراد دیگر و صداهای بیگانه پرت نشوید (برای این کار می توانید موسیقی خاصی را برای تمرکز در هدفون روشن کنید).
4. تعیین کنید که چه زمانی سطح انرژی شما در بالاترین حد است (مثلاً از ساعت 7 تا 9 صبح)، و در این مدت، مهمترین کارهایی را که شما را به اهداف شخصی خود نزدیک می کند، انجام دهید.
5. خیلی چیزهای مهم را برای روز برنامه ریزی نکنید: 1-3 کافی است. مهم این است که در پایان روز، پس از بررسی کارهای خط خورده در برنامه خود، راضی باشید و همان برنامه واقع بینانه را برای فردا انجام دهید.