وقتی مدام در حال غرق شدن هستید چگونه اولویت بندی کنید

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ما چیز اصلی را در زندگی تعریف می کنیم و یاد می گیریم که آن را در اولویت قرار دهیم.

وقتی در دریایی از وظایف و تعهدات غرق می شوید، حتی تصمیم گیری در مورد اولین کاری که باید انجام دهید می تواند دشوار باشد. در چنین شرایطی، مهم است که بپذیریم که تکمیل همه چیز از نظر فیزیکی غیرممکن است و مهمترین چیز را برجسته کنیم. در غیر این صورت، استرس و احساس گناه شما را آزار می دهد.

آنچه باید در اولویت باشد

هر کس وظایف خاص خود را خواهد داشت، اما چندین بخش از زندگی وجود دارد که همه ما باید به آنها توجه بیشتری داشته باشیم. آنها کسانی هستند که به شما کمک می کنند به اهداف بلندمدت خود نزدیک شوید و زندگی را ارزشمند کنید. با این حال بسیاری آنها را برای ماه ها یا حتی سال ها نادیده می گیرند. سعی کنید آنها را به بالای لیست کارهای خود منتقل کنید.

1. سلامتی

یک سبک زندگی سالم بیشتر در پس زمینه محو می شود. از پیاده روی در پارک و آموزش برای انجام کارها صرف نظر می کنیم یا فست فود را انتخاب می کنیم تا وقت خود را برای آشپزی تلف نکنیم.

نتایج چنین تصمیماتی جمع می شود و شروع به تأثیرگذاری بر همه زمینه های زندگی می کند. فست فود انرژی کافی برای عملکرد خوب را فراهم نمی کند. استرس و تحریک پذیری ناشی از عدم مراقبت از خود می تواند باعث شود که احساس کنیم در کنار عزیزان خود هستیم. در نتیجه، نه تنها رفاه جسمی آسیب می بیند، بلکه رفاه روانی نیز آسیب می بیند، وضعیت عاطفی بدتر می شود. پس به خود یادآوری کنید: سلامتی اساس همه چیز است.

2. بخوابید

برای امتحانات آماده شوید، گزارش نوشتن را تمام کنید، تا دیروقت بیدار بمانید و سریال تماشا کنید - ما هر چیزی را انتخاب می کنیم جز خواب. به نظر می رسد با کاهش آن، چند ساعت اضافی برای امور خود به دست آوریم. ولی قیمتش خیلی بالاست

شما احتمالاً اثرات کمبود خواب را تجربه کرده اید: خستگی، تحریک پذیری، ناتوانی در تمرکز و انجام کاری سازنده. اما مطالعات نشان می دهد که عدم استراحت مداوم منجر به مشکلات بسیار جدی تری از بیماری های سیستم قلبی عروقی گرفته تا زوال مغز می شود. از خواب غافل نشوید

3. روابط با عزیزان

در لحظات استرس، ما اغلب روابط خود را با عزیزان آغاز می کنیم، با این باور که آنها راه به جایی نخواهند برد و زمانی که زمان بیشتری داشته باشیم، فقط به ارتباط باز می گردیم. و بنابراین به دلیل یک جلسه کاری، کنسرت کودک را از دست می دهیم، یا فراموش می کنیم که تولد یک دوست را تبریک بگوییم زیرا افکار درگیر تجارت هستند. چنین چیزهای کوچکی انباشته می شوند و روابط را خراب می کنند و بعداً بازسازی آنها دشوار است.

زمانی را برای تقویت خانواده و دوستان اختصاص دهید تا مجبور نباشید از آنچه از دست داده اید پشیمان شوید. در اینجا چند نکته برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد:

• اولین قدم را بردارید. منتظر نمانید تا دیگران چیزی را پیشنهاد کنند. کسی باشید که در تماس است و خانواده و دوستان را به جایی دعوت می کند.
• خودتان تعیین کنید که برای هیچ چیز در دنیا چه چیزی را از دست نخواهید داد. در برخی موارد، ناگزیر باید به نفع کار یا مسئولیت های دیگر انتخاب کنید. اما باید شرایطی وجود داشته باشد که نمی توان از آنها غافل شد، مانند سالگرد ازدواج یا کمک به یک دوست در لحظات سخت برای او.
• در تماس باش. همه ما مشغول هستیم، اما این دلیلی برای قطع ارتباط نیست. تماس بگیرید، بنویسید، پیروزی های عزیزان را تبریک بگویید، در صورت شکست ابراز همدردی کنید، تشکر کنید و همینطور با هم تماس بگیرید.

4. کار مولد

سخت کار کردن و سازنده بودن لزوما یک چیز نیستند. شما می توانید از صبح تا شب کار کنید، اما حداقل نتایج را دریافت کنید. بنابراین، مهم است که نه تنها با پشتکار، بلکه عاقلانه عمل کنید: کار عمیق، تمرکز بر کارهایی که به رشد کمک می کنند، از جمله حرفه ای. به دنبال فرصت هایی باشید که به شما امکان می دهد چیزهای جدید یاد بگیرید و کارهایی را انجام دهید که الهام بخش شما هستند.

چه چیزی را از اولویت ها حذف کنیم

برای ارتقاء چیزی در لیست کارها، باید از چیز دیگری چشم پوشی کنید. در اینجا چند فعالیت وجود دارد که می توانید برای آزاد کردن زمان و انرژی خود انجام دهید.

1. رسانه های اجتماعی و جذب محتوا

بررسی موارد جدید در اینستاگرام یا توییتر نباید اولویت شما باشد. این چیزی است که کال نیوپورت، نویسنده مینیمالیسم دیجیتال توصیه می‌کند: «روی تعداد انگشت شماری از فعالیت‌های آنلاین با دقت انتخاب شده که از ارزش‌های شما پشتیبانی می‌کنند، تمرکز کنید و از بقیه موارد صرفنظر کنید».

برای تسهیل این فرآیند:

• پیگیری کنید زمان شما به کجا می رود. برای این کار خدمات ویژه ای وجود دارد. وقتی می‌بینید چقدر هدر می‌دهید، راحت‌تر می‌توانید آن زمان را به چیز دیگری هدایت کنید.
• دسترسی به آن را برای خود سخت تر کنید. برنامه های رسانه های اجتماعی را حذف کنید تا از دسترسی خسته کننده جلوگیری کنید.

2. وظایف کم ارزش

همیشه چیزهایی هستند که زمان زیادی را می گیرند، اما ما را به جلو نمی برند:

• ایمیل را چک کنید و به نامه ها پاسخ دهید.
• خواندن پیام های انباشته شده در چت های کاری؛
• انجام وظایف اداری تکراری؛
• برآوردن درخواست فوری کسی

چنین گردش مالی فقط از چیز اصلی منحرف می شود. به خود یادآوری کنید که اگر همیشه کارهای کوچکی انجام دهید به اهداف بزرگ نخواهید رسید.

3. نگرش منفی

ما اغلب درگیر حوادث ناخوشایند و شکست‌ها هستیم، به خودمان شک می‌کنیم یا با دیگران عصبانی می‌شویم. این نه تنها خلق و خو را خراب می کند، بلکه زمانی را نیز می گیرد که می تواند صرف تغییرات در زندگی شود. برای جلوگیری از گیر افتادن در افکار منفی از راهکارهای زیر استفاده کنید:

• مجموعه ای از تعریف ها جمع آوری کنید. وقتی کسی چیز خوبی گفت، تمجید کرد، تشکر کرد، از شما تعریف کرد، آن را در یک دفترچه یادداشت کنید یا یک اسکرین شات ذخیره کنید. وقتی حال شما بد است، خواندن مجدد کلمات محبت آمیز به شما کمک می کند تا احساس بهتری داشته باشید.
• مراقب گفتگوهای داخلی خود باشید. وقتی متوجه افکار منفی در مورد خود شدید، تصور کنید که چنین چیزی را به یک دوست صمیمی یا کودک می گویید. به احتمال زیاد، متوجه خواهید شد که بیش از حد از خودتان انتقاد می کنید.
• مهربان تر باش به یاد داشته باشید که مردم ممکن است به شما صدمه بزنند زیرا خودشان مشکلاتی را تجربه می کردند. اما فراموش نکنید که با خودتان مهربان باشید. اگر احساس می کنید که آن شخص سمی است، از مرزهای خود دفاع کنید یا ارتباط برقرار کنید.

اول قرار دادن موارد مهم

1. همه وظایف را با هم ترکیب کنید

حتما فهرستی از کارهای کاری و امور شخصی دارید و ایده های مختلفی مدام در سرتان می چرخد. خیلی سخت است که بدانیم از چه چیزی شروع کنیم. بنابراین، اولین قدم این است که همه موارد را در یک مکان جمع آوری کنید و مشخص کنید تا چه تاریخی باید تکمیل شوند. برای این کار می توانید از کاغذ یا خدماتی مانند Trello و Todoist استفاده کنید.

2. از شر عوامل حواس پرتی خلاص شوید

دسترسی به سایت های وقت گیر را مسدود کنید. شما می توانید این کار را برای تمام روز یا برای مدت معینی که نیاز به کار دارید بدون حواس پرتی انجام دهید. اگر این گزینه برای شما نیست، حداقل اعلان های غیر ضروری را خاموش کنید.

3. در مقابل تمایل به تغییر به چیز جدید مقاومت کنید

همیشه یک ایده یا کار جدیدی وجود خواهد داشت که می خواهید با آن مقابله کنید. اما با تغییر از یکی به دیگری، در کاری که انجام می دهید پیشرفت نخواهید کرد. حتی اگر حوصله تان سر رفت، آن را امتحان کنید. یک عادت را بعد از یک هفته ترک نکنید و عادت دیگری را امتحان کنید. تا زمانی که پروژه فعلی را به پایان نرسانید، پروژه جدیدی را به عهده نگیرید.

4. بین امور مهم و فوری تمایز قائل شوید

ما تمایل داریم وظایف را با ضرب الاجل اولویت بندی کنیم، حتی اگر به خودی خود اهمیت کمتری برای ما داشته باشند. اما فعالیت هایی مانند زنگ زدن به مادربزرگ یا پیاده روی در اولویت نیستند، اگرچه فقط زندگی را متعادل می کنند و خاطرات ارزشمندی را به وجود می آورند.

از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی موارد استفاده کنید. دارای چهار دسته است:

• فوری و مهم: وظایفی که برای شما ارزشمند هستند - آنها باید در اسرع وقت تکمیل شوند.
• غیر فوری، اما مهم: وظایفی که به توسعه کمک می کنند - آنها باید در تقویم وارد شوند.
• فوری اما بی اهمیت: وظایفی که می توان آنها را به شخص دیگری محول کرد.
• غیر فوری و غیر مهم: وظایفی که باید رها شوند

سعی کنید کارهای مهم را تا حد امکان انجام دهید و کارهای بی اهمیت را به حداقل برسانید.

5. نه زمان، بلکه انرژی خود را مدیریت کنید

برای انجام این کار، باید تعیین کنید چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید و وظایف را بر اساس سطح انرژی خود توزیع کنید. مثلا:

• اگر سحرخیز هستید، کارهای مهم را در صبح که پرانرژی هستید انجام دهید.
• اگر اهل شب زنده داری هستید، شب ها پروژه هایی را که نیاز به تمرکز دارند انجام دهید.
• اگر بچه های خردسال دارید، زمان مفید شما زمانی است که آنها می خوابند یا شخص دیگری از آنها مراقبت می کند. از این شکاف ها برای کارهای اولویت دار خود استفاده کنید.

6. فهرستی از تعهدات خود تهیه کنید

ما اغلب بیش از حد تلاش می کنیم، حتی اگر انرژی و زمان ما محدود است. بنابراین، بررسی دوره ای تعهدات خود مفید است:

• فهرستی با جزئیات تا حد امکان از آنچه وقت خود را صرف آن می کنید تهیه کنید.
• این فعالیت ها را به دسته هایی تقسیم کنید: شغل، خانواده، سرگرمی ها و غیره.
• تصمیم بگیرید که به عنوان درصد چقدر زمان می خواهید برای هر دسته اختصاص دهید.
• تعداد مسئولیت های کمتر مهم را کاهش دهید تا منابع کافی برای مهم ترین آنها داشته باشید.
• هر روز فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید بر اساس دسته بندی های اصلی خود تهیه کنید.

7. برای «خوردن قورباغه» در اسرع وقت تلاش کنید

قورباغه به معنای سخت ترین یا ناخوشایند ترین چیز روز است. به عنوان مثال، کار روی پروژه ای که آرزوی انجام آن را دارید، ورزش کردن، نوشتن هزار کلمه برای کتاب آینده. معمولاً می خواهید چنین کارهایی را به بعد موکول کنید، اما بهتر است ابتدا آنها را انجام دهید.

این شما را به جلو می برد و همه چیز را در طول روز آسان تر می کند. اگر هر روز یک قورباغه بخورید، به تدریج به نتایج بیشتری خواهید رسید.

8. وظایف را در بلوک ها توزیع کنید

این به شما کمک می کند تا برنامه ای بر اساس اولویت ها بسازید و زمان را برای جابجایی از یکی به دیگری تلف نکنید. روش کار به این صورت است:

• فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید.
• وظایف از همان نوع را به بلوک ها تقسیم کنید، به عنوان مثال "کار با نامه"، "نوشتن متن"، "قرار ملاقات".
• محاسبه کنید که برای هر بلوک چقدر طول می کشد.
• بلوک ها را یکی یکی به تقویم اضافه کنید.
• فقط زمانی به سراغ بعدی بروید که قبلی را تمام کردید.
• در صورت لزوم بلوک ها را در تقویم جابه جا کنید.

سعی کنید هر روز حداقل یکی از بلوک ها به اولویت های شما اختصاص داده شود.

همچنین بخوانید؟

• 7 روش برنامه ریزی موثر که به شما کمک می کند در مسیر خود بمانید
• نحوه بهره وری بیشتر: 7 قانون اصلی
• 4 روش برای سازماندهی لیست کارهای خود تا بتوانید هوشمندتر کار کنید