چگونه با استفاده از روش ALPEN کارها را برنامه ریزی کنیم و با همه چیز هماهنگ باشیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

مدیریت زمان با دقت آلمانی

روش ALPEN چیست؟

این روش دیگری است برای برنامه ریزی کارها به گونه ای که تضمین می شود برای همه چیز وقت دارید و در عین حال دیوانه نمی شوید. لوتار سیورت، پروفسور آلمانی اقتصاد و کارشناس مدیریت زمان آن را ابداع کرد.

نویسنده روش آن را به پنج جزء تقسیم کرده است. اولین حروف در نام مراحل در نهایت به کلمه آلمانی ALPEN (در روسی "Alps") تبدیل شد:

آ - تهیه فهرستی از وظایف (آufgaben)؛

L - برآورد زمان مورد نیاز (L änge schätzen)؛

پ - برنامه ریزی زمان بافر (پufferzeiten einplanen)؛

E - اولویت بندی وظایف (Entscheidungen treffen)؛

ن - خلاصه کردن (نachkontrolle).

ماهیت روش این است که بفهمیم کدام کارها واقعاً ارزش وقت گذاشتن را دارند و کدام یک را می توان برای بعد گذاشت. به علاوه، در مورد زمانی که باید صرف کنید واقع بین باشید و به یاد داشته باشید که کار بدون وقفه راهی برای فرسودگی شغلی است.

در اصل، روش ALPEN ترکیبی از زمان‌بندی بلوک با ماتریس آیزنهاور از مدیریت زمان کلاسیک است.

نحوه برنامه ریزی موارد با استفاده از روش ALPEN

یک لیست تهیه کنید

تمام کارهایی که دوست دارید امروز انجام دهید را بنویسید. فقط آن را یادداشت کنید: در یک دفترچه یادداشت کاغذی، دفترچه یادداشت یا برنامه ریز تلفن خود.

وسوسه ایجاد یک فهرست ذهنی، البته، عالی است، اما منابع حافظه "کار" انسان نامحدود نیست. بر اساس برخی گزارش ها، می تواند به طور همزمان حداکثر چهار وظیفه یا شی را ذخیره کند.

وقت خود را برای اولویت بندی چیزها تلف نکنید - فقط هر چیزی که به ذهنتان می رسد را یادداشت کنید. لیست مطمئناً به طرز وحشتناکی چشمگیر خواهد بود. اشکالی ندارد، باید اینطور باشد.

تخمین بزنید که چقدر طول می کشد

هرکسی که حداقل یک بار سعی کرده است کارها را برنامه ریزی کند، تقریباً مطمئناً روی چنگک مورد علاقه تازه واردان در مدیریت زمان قدم گذاشته است: او لیستی از 15 کار تهیه کرد، اما در نهایت او حتی نیمی از کارها را انجام نداد، زیرا آنها، به نظر می رسد، از نظر فیزیکی هستند. متناسب با یک روز کاری نیست در نتیجه، من ناراحت شدم و تمام این تکنیک های جدید مدیریت زمان را کنار گذاشتم.

برای جلوگیری از این اتفاق، باید هزینه های زمانی را درک کنید. به این فکر کنید که هر کار در لیست شما چند دقیقه یا چند ساعت طول می کشد. تا حد امکان واقع بین باشید. از تجربیات گذشته استفاده کنید و اگر مثلاً به سرعت خسته می شوید یا کار را به تعویق می اندازید، ویژگی های شخصیتی خود را فراموش نکنید. باید به خاطر داشت که همه این مسائل برای شماست، نه برای یک ابرمرد خیالی.

پس از اتمام محاسبه، زمان تخمینی را در کنار هر مورد بنویسید.

زمان های بافر خود را برنامه ریزی کنید

یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که کارها را یکی یکی برنامه ریزی کنید. چنین استراتژی اولاً این نکته را در نظر نمی گیرد که شخص نیاز به استراحت دارد و ثانیاً منجر به این واقعیت می شود که همه برنامه ها به دلیل یک تاخیر کوچک یا فورس ماژور در معرض خطر سقوط قرار می گیرند.

جلسه کمی بیشتر از زمان مقرر طول کشید، پیمانکار کمی دیرتر دستور داد، برخی از همکاران دیر آمدند، شما در ترافیک گیر کردید، کودک مدت زیادی در مهدکودک لباس می پوشید - و بس. موارد زیر باید در کل روز به تعویق بیفتد، یا حتی لغو شوند و دوباره ترسیم شوند. این معمولاً بسیار عصبانی و خسته کننده است.

بنابراین، پس از هر کار، مهم است که به اصطلاح زمان بافر، یعنی زمانی که به چیزی مشغول نیستید، در برنامه قرار دهید.

اگر مشکلی پیش بیاید، این شکاف‌های خالی به شما کمک می‌کنند تا با بقیه تجارت کنار بیایید. و اگر فورس ماژور اتفاق نیفتد، از زمان بافر برای استراحت استفاده می‌کنید: قهوه بنوشید، قدم بزنید، کتاب بخوانید یا فقط در سکوت بنشینید. در نهایت، می توانید این زمان را به کارهای اضافی یا پروژه های شخصی اختصاص دهید.

شما باید اندازه بلوک های بافر را خودتان تعیین کنید. در حالت ایده آل، طبق روش ALPEN، آنها باید تا 40٪ از زمان کار را تشکیل دهند.

وظایف را اولویت بندی کنید

در این مرحله، معمولاً مشخص می‌شود که با توجه به زمان و بلوک‌های بافر مورد نیاز، غلبه بر فهرست کارهایی که شخص ابتدا جمع‌آوری کرده است، از نظر فیزیکی غیرممکن است که در یک روز غلبه کند. بنابراین، باید اولویت بندی کنید و انتخاب کنید که کدام کارها را حفظ کنید و کدام را لغو یا زمان بندی مجدد کنید.

برای این، یک ابزار کلاسیک مناسب است - ماتریس آیزنهاور. بر اساس آن، تمام وظایف از لیست به طور مشروط به چهار دسته تقسیم می شوند:

1. مهم و فوری. ابتدا باید به آنها رسیدگی شود.
2. مهم اما فوری نیست. بعد از اینکه با گروه اول برخورد کردید، می توانید کمی برای این موارد وقت بگذارید.
3. فوری اما بی اهمیت … بهتر است آنها را تفویض کنید یا بعد از موارد مهم در رتبه سوم قرار دهید تا تمام روز را وقف نکنید و در دام اضطرار نیفتید.
4. فوری و بی اهمیت نیست … اینها باید حذف شوند، به کسی منتقل شوند، یا در پشت سوزن قرار گیرند.

بنابراین، لیست شما به طور قابل توجهی کاهش می یابد و بسیار به واقعیت نزدیک می شود.

خلاصه کنید

در پایان روز، برنامه ریز روز خود را باز کنید و چند سوال از خود بپرسید:

• چه کاری انجام دادی و چه کاری نکردی؟
• آیا برای تمام کارهای برنامه ریزی شده زمان کافی داشتید؟
• آیا زمان مورد نیاز را به درستی تخمین زده ام یا دفعه بعد باید بیشتر بگذارم؟
• آیا در برنامه من زمان بافر کافی برای جبران فورس ماژور و وقت استراحت وجود داشت؟
• آیا برای رسیدگی به امور مهم و فوری وقت دارم تا ضرب الاجل ها را مختل نکنم، اما در عین حال درگیر یک روال معمولی نباشم؟
• چه کاری می توانید انجام دهید تا دفعه بعد برنامه را برای من راحت تر کنید؟

وقتی به آنها پاسخ می‌دهید، کارهایی را که انجام نداده‌اید به روز بعد موکول کنید. و با در نظر گرفتن «اصلاح اشتباهات» یک برنامه جدید بسازید.