GTD چیست و چگونه کار می کند

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

راهنمای کوچکی برای کسانی که نام GTD را شنیده‌اند، اما نمی‌دانند چگونه از این تکنیک افزایش بهره‌وری استفاده کنند.

GTD چیست؟

GTD (Getting Things Done) سیستمی از کارهای سازنده و کتابی به همین نام توسط مربی کسب و کار دیوید آلن است. هدف اصلی این است که برای انجام کارهای ضروری وقت داشته باشید، اما زمان بیشتری را صرف کارهایی کنید که به شما لذت می‌دهد.

انجام کارها اغلب به روسی به عنوان "به نظم درآوردن کارها" ترجمه می شود، اگرچه "به پایان رساندن کارها" دقیق تر است. موافقم، مهم‌تر این است که وظایف را در فهرست‌ها جمع نکنیم، بلکه آنها را کامل کنیم. برای انجام این کار، باید فهرست‌هایی تهیه کنید، اولویت‌ها را تعیین کنید و برنامه‌ای تهیه کنید.

و چرا نیاز است؟

با کار بر روی اصول GTD، مدیریت امور برای شما راحت تر خواهد بود. از این گذشته، مزیت اصلی این تکنیک این است که اطلاعات مربوط به تمام وظایف شما در یک مکان متمرکز می شود تا بتوانید بدون تردید از یک مورد به مورد دیگر بروید.

تفاوت بین GTD و لیست کارهایی که باید انجام دهید چیست؟

در لیست، ما معمولاً فقط مهمترین وظایف را ثبت می کنیم و کارهای کم اهمیت و جزئی را یادداشت نمی کنیم. و بیهوده آنها در سر شما می چرخند، حواس شما را از کارتان پرت می کنند و کارایی شما کاهش می یابد. یکی از اصول اصلی GTD این است که کاملاً همه چیز را ضبط کنید. بنابراین می توانید مغز خود را تخلیه کنید و از تمام منابع آن برای کار استفاده کنید.

آیا این سیستم دقیقا برای من مناسب است؟

GTD برای افراد با مشاغل مختلف، سن و موقعیت اجتماعی مرتبط است. دیوید آلن که اصول این سیستم را فرموله کرد، دوره هایی را برای فضانوردان ISS، نوازندگان راک و مدیران شرکت های بزرگ برگزار کرد.

همانطور که دیوید آلن در مصاحبه با Lifehacker گفت، یک سیستم می تواند برای یک نوجوان و مدیر عامل یک شرکت بزرگ به همان اندازه موثر یا به همان اندازه بی فایده باشد. شما باید ذهنیت خاصی داشته باشید، عاشق انجام نظام‌مندی و برنامه‌ریزی باشید.

خوب، پس دقیقاً چه کاری باید انجام دهید؟

هیچ قانون سختگیرانه ای در سیستم GTD وجود ندارد. اما اصول اولیه کار وجود دارد:

1. اطلاعات جمع آوری کنید و همه چیز را ثبت کنید. وظایف، ایده ها، کارهای تکراری را در یک نوت بوک یا برنامه یادداشت کنید. در این مورد، لیست باید همیشه در دسترس شما باشد تا نتوانید بگویید: «این را بعداً اضافه خواهم کرد». اگر در حال حاضر آن را انجام نمی‌دهید، حتی کوچک‌ترین و بی‌اهمیت‌ترین کار باید یادداشت شود.
2. توضیحات را بنویسید نباید کارهایی مانند "آماده شدن برای تعطیلات" وجود داشته باشد. موارد بزرگ را به اقدامات قابل انجام خاص تقسیم کنید (فلان مدارک را به مرکز ویزا ارسال کنید، حوله و عینک آفتابی بخرید، نقشه ها را در تلفن خود دانلود کنید). با فهرست کارهای معمولی، زمان بیشتری را صرف رمزگشایی می کنیم تا تکمیل کردن. و بله، اگر می توانید تفویض اختیار کنید.
3. اولویت بندی کنید. برای هر مورد در لیست، تاریخ و سررسید مشخصی را مشخص کنید. در صورت لزوم یادآوری اضافه کنید. در واقع، این هم با لیست و هم با تقویم کار می کند. در این مرحله باید مطمئن باشید که قطعا چیزی را فراموش نخواهید کرد.
4. لیست های خود را به روز کنید فهرست کارها به سرعت منسوخ می شود: چیزی ارتباط خود را از دست می دهد، چیزی به آینده منتقل می شود. سیستم باید برای شما کار کند. بنابراین، مطمئن شوید که همیشه لیستی از اقدامات خاص دارید تا بتوانید بدون معطلی به کار خود برسید.
5. اقدام به. وقتی همه چیز مرتب شد، می توانید شروع به اجرای برنامه های خود کنید. موردی را از دسته مورد نیاز خود انتخاب کنید، ببینید چه اقدامات خاصی از شما لازم است و شروع کنید. از این طریق می توانید پروژه های بزرگ را اجرا کنید.

آیا همه چیز باید در یک لیست ثبت شود؟

نه، بهتر است چند تا بسازید، اما آنها را در یک مکان نگه دارید. به عنوان مثال، چند لیست برای هر پروژه کاری، لیست کارها، فهرست کارها، فهرست کارها، لیست ایده ها و پروژه های احتمالی در آینده - هر آنچه که می توانید تصور کنید، نگه دارید.

آیا ابزار خاصی وجود دارد؟

از برنامه‌ها و سرویس‌های وب، Wunderlist، Trello، Any.do، MyLifeOrganized، هر دفترچه یادداشت یا فایل معمولی در Google Docs انجام می‌شود. اگر به یادداشت برداری روی کاغذ عادت دارید، می توانید از آن استفاده کنید.

طرفداران سیستم فایل وجود دارد. یک پوشه مشترک روی دسکتاپ ایجاد می شود، چندین پوشه موضوعی در آن ایجاد می شود و هر کدام شامل لیست های مربوطه و مواد لازم است.

به طور کلی، آنچه برای شما مناسب است را انتخاب کنید.

شرط اصلی: ابزار باید همیشه در نوک انگشتان شما باشد تا بتوانید کار را از سر خود به کاغذ یا برنامه منتقل کنید. به عنوان مثال، زمانی که رئیس شما به سراغ شما می آید و کار جدیدی را تعیین می کند و در این زمان مشغول کار روی کار دیگری هستید.

چگونه می توانید ارزش بیشتری از GTD دریافت کنید؟

هر سیستم بهره وری اگر کورکورانه اعمال شود کار نخواهد کرد. برای استفاده حداکثری از آن، آن را مطابق میل خود سفارشی کنید و سپس همه چیز درست می شود.

و بله، هیچ سیستمی نمی‌تواند همه کارها را برای شما انجام دهد، بنابراین زیاد در تهیه فهرست غافل نشوید، فراموش نکنید که عمل کنید. GTD ابزاری است که به شما کمک می کند تا از شر استرس خلاص شوید و چیزی را فراموش نکنید. اما نحوه استفاده از زمان به شما بستگی دارد.

نیاز به تلاش چه چیز دیگری در این موضوع بخوانید؟

البته، کتاب های دیوید آلن: آنها به کاربران مبتدی و با تجربه کمک می کنند تا فلسفه GTD را احساس کنند، آن را در کار و زندگی شخصی به کار ببرند، یاد بگیرند که چگونه از آن در عمل استفاده کنند.

• «چگونه چیزها را مرتب کنیم. هنر بهره وری بدون استرس».
• «چگونه چیزها را مرتب نگه داریم. اصول یک زندگی رضایت بخش و بدون استرس.
• «چگونه به سرعت همه چیز را مرتب کنیم. 52 اصل کارآیی بدون استرس.

و در نهایت، به نقل قول بسیار دقیق دیوید آلن:

هدف ذهن شما خلق ایده هاست نه ذخیره آنها.

بنابراین از GTD استفاده کنید، ایده های عالی داشته باشید و مطمئن شوید که آنها را زنده کنید.