7 قانون ارتباط تجاری در پیام رسان ها

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

چگونه در چت ها رفتار کنیم تا چهره خود را در مقابل مشتری از دست ندهیم و همکاران را فریم نکنیم.

1. از پیام رسان به عنوان تنها کانال ارتباطی استفاده نکنید

چت برای کارآمدی است. روشن کردن سریع آن نقاط کاری که نمی توانند صبر کنند راحت است. با این حال، شما نباید تمام مکاتبات کاری را به پیام رسان ترجمه کنید: پیام های کلیدی در آن گم می شوند (و گاهی اوقات حذف می شوند) و افرادی که مسئولیت تصمیم گیری را بر عهده ندارند اغلب در بحث موضوع درگیر می شوند. این فقط ارتباطات را پیچیده می کند.

2. در مکاتبه تصمیم جدی نگیرید

با وجود استفاده گسترده از پیام رسان های فوری در شرکت های کوچک و بین المللی، آداب تجارت هنوز این کانال را به عنوان کانال رسمی طبقه بندی نمی کند. بنابراین، در صورت بروز یک وضعیت بحث برانگیز، حقیقت برای کسی است که توافق را از طریق ایمیل تضمین کرده است.

از ایمیل کاری خود برای ثبت توافقات انجام شده در واتساپ یا تلگرام و هماهنگی اقدامات بعدی استفاده کنید.

استدلال دیگر به نفع این توصیه این است که اسناد با اطمینان بیشتری در نامه ذخیره می شوند، در صورت لزوم، به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا خواهید کرد. در حالی که ممکن است شما از چت حذف شوید و خود پیام رسان فردا مسدود شود.

3. مختصر و دقیق بنویسید

کاربران پیام رسان پیام های طولانی را که نیاز به پیمایش بی پایان دارند، دوست ندارند.

افکار خود را واضح و بدون ابهام فرموله کنید و به قانون «یک فکر، یک پیام» پایبند باشید. لاکونیک باشید، خود را به صورت مجازی بیان نکنید و از کلمات انگلی اجتناب کنید. این مکاتبات را مسدود می کند. به جای طولانی کردن زمان برای توصیف چیزی، یک مثال ارسال کنید - یک پیوند یا یک عکس. بنابراین همکار شما بلافاصله متوجه خواهد شد که صحبت در مورد چیست.

4. سبک پست های خود را دنبال کنید

مکاتبات کاری در پیام رسان به معنای چنین ارتباط غیررسمی نیست که بتوانید با بهترین دوست یا مادر خود بپردازید. پس از ایجاد یک چت یا گفتگو، نباید دسته ای از شکلک ها را ارسال کنید و از کلماتی استفاده کنید که ممکن است برای طرفین شما ناشناخته باشد (به عنوان مثال، ASAP یا "forward").

برای سهولت در تغییر از ارتباط شخصی به ارتباط کاری، مکاتبات را از طریق پیام رسان ها توزیع کنید. بنابراین می توان از تلگرام برای ارتباط کاری و واتس اپ برای ارتباط شخصی استفاده کرد.

5. مراقب شکلک ها باشید

شکلک ها در مکاتبات تجاری مدت هاست موضوع بحث های داغ بوده است. اما اگر در مورد قوانین کلی صحبت کنیم، همه چیز در اینجا بسیار ساده است.

اگر به تازگی شخصی را ملاقات کرده اید و شخصاً او را ندیده اید، برای او شکلک ارسال نکنید: ممکن است او از او قدردانی نکند و ارتباط بعدی شما به بهترین شکل انجام نخواهد شد.

وقتی با یک همکار یا مشتری که برای مدت طولانی می شناسید پیامک می فرستید و درک می کنید که چگونه به پیام ها واکنش نشان می دهند، شکلک ها مناسب خواهند بود. با این حال ، در اینجا هنوز هم بهتر است با مجموعه استاندارد کار کنید و بهتر است برچسب هایی با یگور لتوف و کاریکاتورهای سیاستمداران معروف را برای دوستان بگذارید.

6. از استفاده مکرر از علامت سوال نترسید

وظیفه اصلی مکاتبات در پیام رسان دریافت سریع پاسخ سوالات فعلی است. در عین حال، بسیاری اغلب ماهیت موضوع را با جزئیات توصیف می کنند، اما توضیح نمی دهند که چه چیزی می خواهند از همکاران یا مشتری دریافت کنند.

سوال بپرسید، از علامت سوال استفاده کنید. این کار توجه طرف مقابل را به پیام جلب می کند و او را تشویق می کند تا در اسرع وقت به شما پاسخ دهد.

7. T9 را بررسی کنید

تصحیح خودکار از اشتباهات املایی فاحش جلوگیری می کند، اما گاهی اوقات بر علیه شما کار می کند. اگر به جای کلمه "productologist" "proctologist" را بفرستید، گیرندگان بلافاصله معنی را درک نمی کنند. و کسانی که خیلی شوخ طبع نیستند اصلاً آزرده می شوند.

در صورت امکان از نسخه های دسکتاپ پیام رسان ها استفاده کنید. قبل از ارسال پیام، می توانید به سرعت خطاها را بررسی کنید و در صورت لزوم آنها را اصلاح کنید.