یک روش غیر واضح اما کارآمد برای کاهش زمان ارسال پستی شما

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

برای بهینه سازی زمانی که صرف کار با ایمیل خود می کنید، سعی نکنید ایمیل های خود را در نظم کامل قرار دهید. یکی از کارمندان MailChimp می گوید همه چیز بسیار ساده تر است. چند مرحله ساده - و برای رسیدگی به تمام حروف فقط یک ساعت و نیم در روز نیاز دارید.

جان اسمیت از تیم پشتیبانی MailChimp فرمول ایمیل عالی را با آزمون و خطا کشف کرده است. ابتدا، او پوشه های زیادی ایجاد کرد، سپس تک تک آنها را حذف کرد، اما هیچ یک از این روش ها کار نکرد. و سپس به یک سیستم کاملاً متفاوت رسید.

علیرغم این واقعیت که پاسخ به نامه ها تقریباً در مرکز کار او قرار دارد، او توانست زمان صرف شده برای اقدامات مختلف با پست را به یک ساعت و نیم در روز کاهش دهد. او دریافت که حتی زمانی که صندوق پستی پر از نامه است، چند عمل ساده می تواند اوضاع را تغییر دهد.

چیزی که نباید وقت خود را برای آن تلف کنید

همانطور که جان می گوید، ابتدا سعی کرد حروف را طبقه بندی کند و انواع پوشه ها را ایجاد کرد: برای پیام های رئیس، برای اطلاعات در مورد پروژه های مختلف، پیام هایی که لازم بود هر گونه اقدامی در مورد آنها انجام شود و غیره. او معتقد بود که این باید به او در صرفه جویی در زمان کمک کند. اما در واقع، او شروع به صرف زمان بیشتر برای حفظ سیستم طبقه بندی خود کرد و زمان کمتری را برای خود کار صرف کرد.

به عنوان مثال، من از رئیسم پیامی در مورد پروژه ای دریافت کردم که روی آن کار می کردم و این پیام همچنین از من می خواست که اقدامات خاصی انجام دهم. در کدام پوشه قرار گیرد؟ و احتمال اینکه یادم بیاد کجا باید دنبال این نامه بگردم چقدر بود؟

جان اسمیت

بنابراین جان تصمیم گرفت از شر همه پوشه ها خلاص شود و هرج و مرج کامل در نامه او حاکم شد. فقدان یک سیستم بهتر از یک سیستم بیش از حد پیچیده نبود. سپس جان تصمیم گرفت یک بار دیگر در رویکرد خود برای کار با پست تجدید نظر کند. او تصمیم گرفت حروف را نه بر اساس موضوع، بلکه بر اساس نوع اقدامی که باید انجام دهند مرتب کند. در اینجا نحوه انجام آن آمده است.

زیاد پیچیده نکنید

فقط پیام هایی را که باید به آنها پاسخ دهید در صندوق ورودی خود بگذارید. مهم‌ترین آنها، اگر نمی‌توانید فوراً آنها را بفهمید، آنها را به عنوان خوانده نشده علامت بزنید.

شاید این برای شما غیر منطقی به نظر برسد، زیرا سوزان ترین کارها باید در سریع ترین زمان ممکن انجام شوند. چنین است و گاهی اوقات واقعاً نیاز به پاسخ فوری به چنین پیام هایی وجود دارد. اما با علامت گذاری پیام های مهم به عنوان خوانده نشده، قطعا آنها را در انبوه عمومی از دست نخواهید داد. به‌علاوه، به این ترتیب نیازی نیست این ایمیل‌ها را جابه‌جا کنید: آنها در صندوق ورودی شما می‌مانند و تا زمانی که به آنها برسید توجه شما را جلب می‌کنند.

سعی می‌کنم مطمئن شوم که بیش از 60 تا 70 پیام در یک زمان در صندوق پستی من جمع نمی‌شود. این دقیقاً همان تعداد حروفی است که می توانم به راحتی در یک جلسه از عهده آنها برآیم.

جان اسمیت

یک برنامه پستی منظم برای خود ایجاد کنید

جان هر روز صبح یک ساعت را برای تمیز کردن صندوق پست اختصاص می دهد. همانطور که قبلا ذکر شد، او اغلب پیام های فوری را "خوانده نشده" می گذارد. جان به سرعت خبرنامه ها و ارتباطات داخلی شرکت را مرور می کند و به هر تعداد پیام غیر فوری که بتواند در آن ساعت پاسخ دهد، پاسخ می دهد.

وقتی ساعت ارسال نامه به پایان می رسد، جان اسمیت صندوق پستی را نمی بندد، اما توجه بسیار کمتری به آن می کند. با رسیدن پیام های جدید، او به سرعت محتویات و نام فرستنده آنها را اسکن می کند تا آنها را اولویت بندی کند. اگر بتوان به پیامی بدون وقفه در فعالیت های دیگر برای مدت طولانی پاسخ داد، جان این کار را انجام می دهد.اما او دوباره شروع به نامه زدن نمی کند.

در پایان روز کاری، جان 30 دقیقه دیگر را اختصاص می دهد تا آنها را منحصراً به کار با پست اختصاص دهد. در این زمان او مشغول نامه‌هایی است که از او می‌خواهد هر اقدامی انجام دهد: تأیید، نوشتن پاسخ مفصل یا هر تصمیمی. پس از آن است که به پیام هایی که خوانده نشده است توجه می کند.

من می‌توانم زمان زیادی را صرف کار با پست کنم، اما چنین محدودیت‌های زمانی به من کمک می‌کند بهتر تمرکز کنم و بهره‌ورتر باشم.

جان اسمیت

ایمیل ها را بر اساس نوع پاسخ طبقه بندی کنید

برای برخی از پیام‌ها، جان هنوز پوشه‌های جداگانه ایجاد می‌کند. حروف خاصی را که خوانده نشده علامت نمی‌زند، فقط در دو جهت توزیع می‌کند. پیام‌هایی که نیاز به اقدام یا پاسخی از سوی یک همکار دارند (الزاماً فوری نیستند)، جان در پوشه «To Do» قرار می‌دهد. این برای ایمیل هایی است که می توان روز بعد یا بعد از هفته با آنها برخورد کرد.

حتی نامه های کمتر فوری جان به پوشه "خواندن" منتقل می شود. علاوه بر این، از فیلترهای خاصی استفاده می کند که به طور خودکار خبرنامه را در این پوشه قرار می دهد. نصب فیلترها فقط چند دقیقه طول می کشد، اما این مرحله ساده بعداً در زمان و تلاش شما صرفه جویی می کند.

اگر از این روش استفاده کنید، سه پوشه فعال دریافت خواهید کرد که در فوریت پاسخ دادن به پیام‌ها متفاوت هستند: صندوق ورودی با پیام‌های خوانده نشده، To do و Read.

آرشیو پیام ها

برای هر چیز دیگری، جان اسمیت از ویژگی بایگانی پیام استفاده می کند. این به او کمک می کند تا صندوق پستی و سر را از کارهای غیر ضروری پاک کند.

به محض خواندن پیام و انجام اقدامات لازم، خواه اخبار شرکت باشد یا خبرنامه ای که در آن مشترک شده ام، آن را بایگانی می کنم.

جان اسمیت

اگر پیامی حاوی اطلاعات مهمی باشد که جان می‌خواهد آن‌ها را برای مراجعات بعدی نگه دارد، پیام آرشیو شده را با ستاره علامت‌گذاری می‌کند تا سریع‌تر پیدا شود.

هنگام تصمیم گیری برای حذف یک پست به خصوص مراقب باشید

جان به ندرت از ویژگی حذف پیام استفاده می کند. این درسی است که او از تمرین واقعی آموخت. یک روز، جان پیامی را از یکی از همکارانش حذف کرد که حاوی اطلاعاتی بود که در آن زمان آن را مهم نمی دانست. بعد از اینکه این کارمند شرکت را ترک کرد، جان به اطلاعاتی از آن نامه نیاز داشت. بعد متوجه شد که دچار مشکل شده است.

پس از آن، من شروع به حذف تنها حروفی کردم که قطعاً در آینده برای من مفید نخواهند بود. همکاران عزیز که برای من گیف های بامزه با گربه می فرستند ناراحت نشوید، اما این ها پیام هایی هستند که به "سطل زباله" ختم می شوند.

جان اسمیت

جان اسمیت برای رسیدن به این سیستم، رویکردهای مختلفی را امتحان کرد که به اندازه کافی برای او مؤثر نبودند. او روش هایی را که دیگران استفاده می کردند آزمایش کرد، اما خیلی زود متوجه شد که باید چیز دیگری را امتحان کند. جان به این نتیجه رسید که هر سیستمی فقط زمانی کار می کند که به خوبی با شرایط کار خاص شما مطابقت داشته باشد.

این روش را امتحان کنید یا چیزی از خودتان پیدا کنید. ممکن است بتوانید راهی پیدا کنید که حتی زمان کمتری را صرف پست الکترونیکی کنید.