نحوه مدیریت نامه: 10 نکته از کارکنان TED

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

مایکل مک واترز، کارمند TED، 10 نکته را در وبلاگ خود به اشتراک گذاشت تا صندوق ورودی خود را مرتب نگه دارد.

اگر سردبیران و مدیران TED نباشند، چه کسی می‌تواند درباره روش‌های مقابله با نامه‌های شلوغ صحبت کند. به گفته آنها، روزانه صدها نامه به شرکت می رسد و شمارنده ایمیل های دریافتی برای برخی از کارمندان قبلاً از هزاران گذشته فراتر رفته است.

مایکل مک واترز، معمار TED UX، 10 راه حل برای این مشکل ارائه می دهد.

در آینده بیشتر از زمان حال نخواهید داشت

مایکل متوجه شد که بسیاری از مردم ارسال پستی را به بعد موکول می کنند زیرا معتقدند در آینده زمان بیشتری برای انجام این کار خواهند داشت. نخواهد. سطح اشتغال شما احتمالاً در هفته، ماه، سال آینده باقی خواهد ماند. حتی ممکن است از این بابت خوشحال باشید. اما همان مقدار زمان برای پست وجود خواهد داشت. پس همین الان با او کار کنید.

سعی کنید از صفر شروع کنید

دو راه برای انجام آن وجود دارد:

1. کمی وقت بگذارید و در چند مرحله نامه خود را پاک کنید. بسته به تعداد ایمیل‌هایی که دارید، پاک کردن آنها تا ده پاس طول می‌کشد. اگر این کار دشوار است، کار را به چند قسمت 15 دقیقه ای تقسیم کنید.
2. برو برای شکست سه یا چهار ساعت وقت بگذارید و صندوق ورودی خود را ایده آل تمیزی و نظم کنید.

هر روز کمی وقت بگذارید

برای مایکل، این سخت ترین بخش برنامه است. باید هر روز چندین بار با نامه خود کار کنید. او توصیه می کند که هر چهار ساعت 15 دقیقه وقت بگذارید و فقط روی صندوق ورودی خود تمرکز کنید.

اگر نامه خیلی مهم نیست - حذف کنید

این وسوسه وجود دارد که هر نامه کم و بیش مهمی را به یک پوشه جداگانه بفرستید تا بعداً به آن رسیدگی شود. اما اگر نامه در حال حاضر شایسته توجه شما نیست، آن را حذف کنید.

اشتراک هر پست غیر ضروری را لغو کنید

من اغلب با پاک کردن ایمیل‌هایی از پست‌هایی که برایم جالب نیستند، گناه می‌کنم. مایکل قاطع تر است:

اگر خبرنامه برای شما جالب نیست، نه تنها نامه را حذف کنید، بلکه اشتراک آن را نیز لغو کنید.

در پایین هر حرف یک دکمه "لغو اشتراک" یا لغو اشتراک وجود دارد. طبق دستور از آن استفاده کنید. و هر چه بیشتر اوقات بهتر است. همچنین می توانید از سرویس Unroll.me استفاده کنید که در اینجا در مورد آن صحبت کردیم. به طور خودکار اشتراک شما را از ارسال نامه های غیر ضروری لغو می کند.

اگر پیام همچنان در صندوق ورودی شماست، آن را بخوانید

اگر نامه تأیید شد و اشتراک را لغو نکردید و بلافاصله آن را حذف نکردید، آن را بخوانید. اگر کوتاه است، فوراً آن را بخوانید. اگر طولانی است، ایمیل را به پوشه Read قبلا ایجاد شده ارسال کنید و زمانی که وقت آزاد بیشتری دارید دوباره به آن بازگردید. مایکل معتقد است که اگر با خود صادق باشید، حداقل درصد تمام حروف در این پوشه قرار می گیرد.

بهتر است بلافاصله به ایمیل های کوتاه پاسخ دهید

اگر ایمیلی که ارسال کرده اید نیاز به پاسخ سریع دارد، لطفاً فوراً پاسخ دهید. صبر نکن. پس از ارسال پاسخ، ایمیل را حذف کنید. اگر نامه حاوی نسخه ای است که برای گیرنده دیگری ارسال شده است و او نیازی به دانستن پاسخ شما ندارد، آن را از گیرندگان حذف کنید.

در صورتی که همکاران بتوانند با مهارت بیشتری پاسخ دهند، ایمیل ها را برای آنها فوروارد کنید

ایمیل را با کمی توضیح تغییر مسیر دهید و آن را از صندوق ورودی خود حذف کنید.

مشغول مرتب سازی

هر سرویس پستی به کاربران امکان ایجاد پوشه ها را می دهد. این بهترین ابزار برای مقابله با نامه های شلوغ است. من یک پوشه برای کار، عکس، مطالعه و موارد دیگر ایجاد کردم. مایکل پیشنهاد می کند پوشه های "Projects"، "Other"، "Reply Later" را بسازید. نکته اصلی این است که شما احساس راحتی کنید.

اپلیکیشن مناسب را انتخاب کنید

برای من، Mailbox به چنین برنامه ای تبدیل شده است. مایکل نیز او را انتخاب کرد. اما گزینه های زیادی وجود دارد. شما می توانید کلمه "mail" و نام سیستم عاملی را که به دنبال مشتری برای آن هستید در جستجوی Lifehacker وارد کنید. قول می دهم چیزی مناسب پیدا کنید.

نتیجه

اگر نتوانستید مقاله را بخوانید (به ما بگویید چرا)، در اینجا لیست کوتاهی از تمام مراحل وجود دارد:

1. صندوق ورودی خود را در چند دور جدا کنید.
2. به محض رسیدن نامه تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.
3. نامه های خود را هر از چند گاهی تمیز کنید.
4. لغو اشتراک از پست های غیر ضروری.