کنترل «هیدرانت» یا «چگونه در جریان اطلاعات و وظایف غرق نشویم»

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

میچ کاپور، بنیانگذار Lotus Corporation، زمانی گفت که دریافت اطلاعات از اینترنت مانند نوشیدن از شیر آتش نشانی است. متیو لوری، متخصص ارتباطات آنلاین، این موضوع را فراتر برد و جریان مداوم اطلاعاتی را که 24 ساعت شبانه روز و در 7 روز هفته به رایانه شخصی و تلفن می رود و هرگز پایان نمی یابد، «فایرهوس» نامید. چگونه در جریان غرق نشویم و از زمان خود به طور منطقی استفاده نکنیم - در ترجمه اقتباسی تهیه شده توسط Lifehacker بخوانید.

با هیدرانت، لیست کارهای شما هرگز خالی نیست. زیرا «هیدرانت» فقط اطلاعات نیست، کارخانه کارهای جدید است. برخی از موارد در لیست کارها صریح هستند، مانند ایمیل های رئیس یا مشتریان شما که نیاز به توجه دارند. اما بسیاری از آنها به وضوح بیان نشده اند.

این مقاله ارزش خواندن و تفکر دارد. پستی برای نظر دادن آنچه را که دوست دارید با دوستان و همکاران به اشتراک بگذارید.

مهم نیست چند ساعت در روز درگیر مشاغل کوچک هستید. نکته اصلی این است که آنها پایان و لبه را نمی بینند. این "هیدرانت" است.

و این مفهوم بسیار گسترده تر از فهرستی از وظایف است. و متأسفانه هنوز 24 ساعت در روز وجود دارد.

لارک

اگر شما هم مثل من هستید، همه کارهای خلاقانه و چالش برانگیز صبح زود به خوبی پیشرفت می کنند. دلایل زیادی وجود دارد - روانی و فیزیولوژیکی - که چرا چنین است. اما "هیدرانت" عمیقاً نسبت به ریتم های درونی شما بی تفاوت است. زیرا در هنگام خواب، میزان اطلاعات همچنان در حال افزایش است.

پس از صبحانه، صندوق ورودی خود را باز می‌کنید و جریانی که از «هیدرانت» می‌آید، صفحه‌ای را که تحت فشار نامه‌های پست، حساب‌های Bitrix، Twitter، LinkedIn، Facebook، Basecamp، JIRA، Trello و مواردی از این دست بود، می‌شکند. تقویم شما شامل جلسات، درخواست‌ها و دستورالعمل‌های رئیس، شرکا، مشتریان، پیمانکاران فرعی، همکارانتان است. و آنچه دیروز در لیست وظایف نبود امروز در حال سوختن است و نیاز به اجرای فوری دارد.

Hydrant منتظر شما نخواهد بود. با صدای بلند زمان و توجه شما را می طلبد.

ناگهان ساعت 11 صبح است و شما بهترین قسمت روز خود را از دست داده اید.

چگونه به این وضعیت پاسخ دهیم؟ معمولاً دو گزینه ارائه می شود: یا تغییر رفتار یا استفاده از فناوری. اما چرا از فناوری برای ایجاد شالوده تغییر رفتار استفاده نکنیم؟

چگونه اطلاعات، وظایف و ایده ها را به طور موثر مدیریت می کنید؟ شما باید درک کنید که جریان اطلاعات پیوسته است و به طور کلی چندین جریان است: اطلاعات از ایمیل ها، شبکه های اجتماعی و رسانه ها، وب سایت ها، روزنامه ها، در طول جلسات، از دوستان و حتی از سر شما می آید. پوشاندن همه چیز غیرممکن است.

آیا باید پیام‌ها را پردازش کنید، تصمیم بگیرید که با آنها چه کاری انجام دهید: واکنش نشان دهید، استفاده کنید، اشتراک‌گذاری کنید، برای استفاده بعدی ذخیره کنید یا حذف کنید؟ چه زمانی آن را انجام دهیم؟ و چگونه برای مقابله با این همه وقت پیدا می کنید؟

متأسفانه، حالت چند وظیفه ای، زمانی که سعی می کنید همه کارها را یکجا انجام دهید، کار نمی کند. شما برنامه خود را کنترل نمی کنید، برای شما دشوار است که زمان آزاد پیدا کنید، حواس خود را از نامه پرت کنید و بیش از 5 دقیقه روی چیزی تمرکز کنید. اگر چنین است، روش من برای سازماندهی زمان را بررسی کنید تا بیشترین بهره وری را در طول روز داشته باشید - این ممکن است راهی باشد.

سه تکنیک و ابزار اضافی

مراسم روزانه. در این زمان ما در حال سازماندهی و برنامه ریزی هستیم و بر کارهای مهم و کوچک تمرکز می کنیم.

یادگیری - نوبت دهی - اطلاعات سهام - توزیع. ما جریان را از "هیدرانت" به ماده ای که می توانید با آن کار کنید منتقل می کنیم. ما فهرستی از وظایف، یک کتابخانه شخصی از منابع مفید، یک خوراک پایدار از اطلاعات از شبکه های اجتماعی و رسانه ها را تشکیل می دهیم.

انجام کارها تا انتها ما لیست وظایف و زمان خود را مدیریت می کنیم.

مطابق با ریتم های درونی خود کار کنید

فقط شما می توانید مجموعه ای از پیشرفت های بهره وری خود را بیابید - تنها کاری که می توانم انجام دهم این است که خودم را به اشتراک بگذارم.

من بهترین زمان را برای حل مهمترین کارها اختصاص می دهم

صبح، زمانی که مغزم در بهترین حالت خود قرار دارد، 2-3 ساعت را برای کار بر روی مهمترین وظیفه اختصاص می دهم و هیچ چیز دیگری حواسم را پرت نمی کند. تحقیقات نشان می‌دهد که کارگرانی که حواسشان پرت می‌شود - یا خودشان حواسشان پرت می‌شود - حداقل هر 3 دقیقه یک بار، حداقل 20 دقیقه وقت می‌گذارند تا به کارشان برگردند.

ارزش آن را دارد که روز را با یک کار دشوار شروع کنیم، اگرچه طبیعت انسان این است که با چیزی ساده تر شروع کند. در طول روز، مطمئناً شرایط پیش بینی نشده رخ می دهد، جلسات اضافی - و وظایف بسیار مهم تکمیل نمی شود.

مکث ها را نشان می دهم

همانطور که ممکن است، معمولا بعد از 60-90 دقیقه تمرکز کاهش می یابد، بنابراین من دوره صبح کار را به دو قسمت تقسیم می کنم، یک استراحت کوتاه می کنم، که در طی آن باید محل کار را ترک کنم.

دانشمندان ادعا می کنند که سبک زندگی بی تحرک منجر به مشکلات قلبی، وضعیت نامناسب و برخی از انواع سرطان می شود.

حتی اگر فقط 30 دقیقه در یک مکان بنشینید، متابولیسم شما 90 درصد کاهش می یابد.

دربعدازظهر

سطح انرژی بعد از ناهار به طور چشمگیری کاهش می یابد، به همین دلیل است که بسیاری از افراد ترجیح می دهند در این زمان کمی بخوابند. بعد از ناهار سعی می کنم:

• ملاقات با مردم: مطمئن هستم که در چنین لحظه ای به سختی می توانم کارم را به خوبی انجام دهم و ارتباط انرژی بیشتری می بخشد.
• با وظایف کوچک، ساده و سازمانی مقابله کنید.

مراسم صبح و عصر

شما باید تصمیم بگیرید که دقیقاً در این ساعات چه کاری انجام دهید. این بدان معنی است که شما باید نامه را باز کنید، برخی از پیام ها را به لیستی از وظایف ترجمه کنید و در میان پروژه های دیگر برای آنها وقت پیدا کنید.

مشکل این است که پیام هایی که نامه های شما را پر می کنند، خون آشام های واقعی هستند که از زمان شما تغذیه می کنند. جدا کردن آنها بیشتر از آنچه فکر می کنید زمان و تلاش می برد. و بدترین چیز این است که، مهم نیست چقدر آزاردهنده است، بخشی از شما همیشه می خواهد صندوق ورودی خود را چک کند.

راه حل این است که با کسانی که وارد می شوند باید به عنوان حیوانات خطرناک رفتار شود که بیشتر اوقات باید در قفس نگهداری شوند، اما باز هم هر از گاهی تا خودشان فرار نکنند.

من دو بار در روز با کار ورودی سر و کار دارم - در مراسم صبح و عصر. من آنقدر به چنین نظمی عادت کردم که کار با ورودی برای ذهن به همان وظیفه خودکار تبدیل شد که برای بدن نیاز به خوردن و نوشیدن داشت.

در بین این دو دوره، من نگران این نیستم که آیا چیزی از طریق نامه وارد شده است یا خیر یا چیزی مهم را فراموش کرده ام - من به سیستم خود اعتماد دارم. بنابراین، با بستن صندوق پست، با سر تازه ای به سر کار می روم.

و از آنجایی که مراسم صبحگاهی معمولاً کوتاه مدت است (بیشتر مسائل سازمانی برای مراسم شب مانده است)، من به مهمترین وظیفه بیشتر توجه می کنم.

لیست کار

برای سازماندهی روز خود و جلوگیری از جریان ورودی صندوق ورودی که تمام آب های زندگی شما را می مکد، باید از تکنیک ها و ابزارهایی استفاده کنید.

یکی از این تکنیک های موثر "یادگیری - صف بندی - انبار اطلاعات - توزیع" است که یک جریان تصادفی را به صورت زیر ترجمه می کند:

• لیست آسان برای استفاده از وظایف،
• یک کتابخانه شخصی از مواد مفید که برای کار بعدی با آنها ذخیره می شود،
• مجموعه ای از مطالب برای به اشتراک گذاشتن با همکاران

در حالت ایده آل، این باید در مراسم صبح و عصر انجام شود. بیایید نگاهی دقیق تر به این فرآیند بیندازیم.

مطالعه ورودی

صندوق ورودی شما همه چیز است، از ایمیل و پیام های توییتر گرفته تا ضبط های شما.

اول، به یاد داشته باشید، هیچ تماس ورودی نیاز به پاسخ فوری ندارد. همه ما یاد گرفته‌ایم که به ایمیل‌ها پاسخ‌های سریع بفرستیم و دریافت کنیم، اما این اشتباه است: هر کسی که انتظار چنین چیزی را دارد، تعهدات بیشتری را بر عهده شما می‌گذارد.

ثانیاً، باز کردن هر ایمیل و پاسخ دادن به آن کاملاً بی اثر است.اگر یک کار را انجام دهید، بهره وری بیشتری خواهید داشت. به عنوان مثال، فقط صندوق ورودی خود را مشاهده کنید. مغز ما در گره زدن چندین کار با هم خوب نیست. وقتی مردم فکر می‌کنند می‌توانند به راحتی چند کار را انجام دهند، واقعاً به سرعت از یک کار به کار دیگر تغییر می‌کنند. اما این بر ادراک و تمرکز تأثیر منفی می گذارد.

بنابراین وقتی صندوق ورودی خود را باز می کنید، فقط به آن نگاه کنید. این مدل کلاسیک تک کاره "Get it done" است:

• اگر می توانید صندوق ورودی خود را در کمتر از دو دقیقه مشاهده کنید، این کار را انجام دهید.
• اگر نمی توانید، آن را به لیست کارهایی که باید بعداً به آنها بازگردید اضافه کنید.
• شما فقط می توانید فایل را نادیده بگیرید.

حتی اگر صندوق ورودی در صف خود را بلافاصله پس از مشاهده پیام‌های خود باز کنید، باز هم زمان برای بازسازی دارید.

صندوق ورودی خود را در صبح فقط در صورت لزوم مشاهده کنید.

وقتی صبح به پیام ها نگاه می کنید، این سوال را از خود بپرسید: آیا آنها فوری هستند؟ پیام‌های فوری واقعی دشمن شماره یک شما هستند، زیرا زمان گرانبهایی را می‌گیرند که می‌خواهید برای مهم‌ترین کار صرف کنید.

در غیر این صورت، فقط باید مورد "بررسی پیام ها در عصر" را در لیست کارها قرار دهید.

در صف

کارهای غیر فوری را که تکمیل آنها بیش از 2 دقیقه طول می کشد در یکی از دو بخش صف قرار دهید:

1. چیزهایی که باید بخوانید: منابع آنلاین برای خواندن و فکر کردن را می توان به آنها اضافه کرد. بعداً و از هر وسیله ای می توانید به این مواد برگردید.
2. آنچه باید انجام شود: پیام های دریافتی با استفاده از راهنما مستقیماً به لیست وظایف هدایت می شوند.

البته، شما همچنین می توانید لیستی از وظایف را به صورت دستی ایجاد کنید، اما به نظر من برنامه ها راحت تر هستند.

خواندن و توزیع مطالب در یک کتابخانه شخصی

در طول مراسم شب، به لیست وظایف برمی گردم و مطالب موجود در صف را برای خواندن بررسی می کنم. از آنجایی که من از Pocket استفاده می‌کنم، می‌توانم هنگام سفر در مترو، در انتظار جلسه یا هر لحظه آزاد دیگری، آنها را مشاهده کنم. بنابراین، من معمولا به سرعت با این لیست برخورد می کنم.

اگر مطالب واقعاً ارزشمند است، آن را به - کتابخانه آنلاین مطالب مفید من اضافه کنید. می توان آن را برچسب گذاری کرد، بنابراین یادداشت ها در روز بعد، یک ماه یا حتی یک سال بعد به راحتی پیدا می شوند. و تشکر ویژه از Diiogo برای فرصت.

تگ l8r (یعنی بعداً - از انگلیسی. "بعدا") منبع را در صف دیگری قرار می دهد که من در طول بررسی شبانه لیست کارها آن را صدا می زنم.

به علاوه، Diigo به طور خودکار یک کپی از هر متنی را که من اضافه می کنم به جعبه یادداشت ذخیره می کند. من می‌توانم این یادداشت را ویرایش کنم، نکاتی را درج کنم، ایده‌هایی که وقتی می‌خواهم مطالبی را با کسی به اشتراک بگذارم به کار می‌آیند.

این را به اشتراک بگذارید

برخی از برچسب ها در Diigo به شما امکان می دهند دارایی خود را در هر مکانی منتشر کنید. که به لطف سحر و جادو:

• با برچسب لایک، مطالب به عنوان یک پست نقل قول به وبلاگ Tumblr من ارسال می شود،
• اگر تگ عنوان توییت را انتخاب کنید و پیوند پست به توییتر ارسال شود،
• شما می توانید برچسب ها را برای حساب های دیگر شخصی سازی کنید: LinkedIn، Facebook …

به لطف این روش، کل جریان از "هیدرانت" به لیست وظایف و کتابخانه شخصی ارسال می شود و منابع انتخاب شده نیز به نوبه خود می توانند به اشتراک گذاشته شوند. و همه اینها بدون از دست دادن توجه.

مراسم شب

از آنجایی که می‌خواهم صبح روی کار خلاقانه‌ام تمرکز کنم، مراسم عصرگاهی سنگ بنای برنامه‌ریزی برای روز است.

چگونه مراسم شب را شروع کنم

بر اساس زمان بعد از ناهار:

• من قبلاً مهمترین وظیفه خود را صبح انجام داده ام.
• پیام‌های خوانده‌نشده در صندوق ورودی من انباشته شده‌اند، که وقتی مشغول کار بر روی مهم‌ترین کار بودم، دریافت کردم.
• صف در لیست وظایف شامل وظایفی است که صبح در آنجا می گذارم و کارهای استانداردی که در مراسم شبانه هر روز انجام می دهم.

کارهای جاری روزانه

همانطور که قبلا ذکر شد، مراسم شب شامل وظایفی مانند:

1. چشم انداز.این یک بازرسی کامل از همه چیز است: من با همه چیز ممکن سر و کار دارم، حتی با آن موادی که کار با آنها بیش از 2 دقیقه طول می کشد.
2. بخوانید، توزیع کنید، به اشتراک بگذارید. کار با همه چیزهای جالبی که در 24 ساعت گذشته اضافه کرده ام.
3. لیست وظایف را نظارت کنید من نوبت وظایف خود را باز می کنم و بر اساس پیشرفت انجام شده در کار روی مهمترین وظیفه، من:

• من تصمیم می‌گیرم که امروز عصر چه کار کنم و چه کاری را به فردا موکول کنم،
• تصمیم بگیرید که کدام کار مهم ترین کار فردا صبح خواهد بود و تعیین کنید که چقدر زمان باید به آن اختصاص داده شود،
• من زمان استراحت را در برنامه قرار می دهم (یا آن را به بعد یا زمانی موکول می کنم).

چند کار دیگر در حال انجام وجود دارد، مانند پاسخ دادن به ایمیل های دریافتی دیروز، یا پیگیری امور مالی و موارد دیگر. برخی از آنها فقط در یک روز خاص ظاهر می شوند. به عنوان مثال، من هر چهارشنبه و شنبه دیگوی فوق را بررسی می کنم.

چک هفتگی

هر دوشنبه باید مورد "ایجاد فهرست اهداف هفته" را در لیست وظایف قرار دهید. بنابراین، هر شب در طول هفته، این اهداف را در ذهن دارم: زمانی که باید تصمیم بگیرم امروز چه کاری انجام دهم و چه چیزی را برای بعد بگذارم، به کارم می آید.

من هر شب جمعه به طور ذهنی این اهداف را مرور می کنم و آنها را به صورت انتقادی ارزیابی می کنم.

و تنها پس از آن زمان استراحت فرا می رسد

از آنجایی که مدیریت برنامه من در عصر راحت تر است و کار بر روی کارهای دشوار دشوارتر است، پس احتمالاً در طول روز مشغول بررسی و اضافه کردن کارها و مطالب به صف خواهم بود. با این وجود، صندوق ورودی شما حداقل برای نیم روز بسته خواهد بود.

روز من با کار "مطالعه - صف بندی - انبار اطلاعات - توزیع" به پایان می رسد، بنابراین می توانم یک روز جدید را بدون بار کاری ناتمام شروع کنم.