چگونه وظایف را به درستی گروه بندی کنیم تا از همه چیز مطلع شویم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

با مرتب کردن لیست وظایف خود، بهره وری را افزایش دهید.

همه مدت‌هاست که می‌دانند انجام چند کار چندان خوب نیست: ما را از تمرکز مؤثر روی یک چیز باز می‌دارد.

مسئله این است که جابجایی از یک کار به کار دیگر زمان زیادی می برد - این توسط مطالعات Multitasking تأیید شده است: هزینه های تعویض. افراد زمانی که وارد یک حالت جریان می شوند، مؤثرترین کار را انجام می دهند: تمرکز کامل روی یک فعالیت، بدون اینکه حواسشان به چیز دیگری پرت شود.

متأسفانه، همیشه نمی توان جریان را دریافت کرد، زیرا ما دائماً با یک سری چیزهای مختلف غرق می شویم که توجه ما را می طلبد. با این حال، یک ترفند وجود دارد که به شما امکان می دهد اتلاف وقت و انرژی را بین فعالیت های مختلف به حداقل برسانید. به آن دسته بندی وظایف می گویند.

ماهیت این تکنیک به شرح زیر است: شما وظایفی از همان نوع را در بسته های به اصطلاح ترکیب می کنید و سپس آنها را به صورت انبوه انجام می دهید. ساده است.

چرا گروه بندی وظایف مفید است؟

ساده ترین کار انجام کارها به صورت تصادفی است: شما مجبور نیستید با برنامه ریزی، اولویت بندی و سایر کارهای خسته کننده خود را به زحمت بیاندازید. چیزی را به خاطر آوردی - و آن را انجام دادی. و بعد به سراغ کار بعدی رفتیم.

با این حال، این رویکرد برای توانایی شما برای تمرکز زیاد مفید نیست. بر اساس مطالعه The True Cost Of Multi-Tasking که در Psychology Today منتشر شده است، فرد هنگام جابجایی بین وظایف نامرتبط تا 40 درصد از بهره وری خود را از دست می دهد.

به عبارت دیگر، اگر ابتدا یک گزارش بنویسید، سپس شروع به پاسخ دادن به ایمیل‌ها کنید، سپس اسناد کاغذی را مرتب کنید، و سپس دوباره به گزارش برگردید، سپس هر بار که وقت خود را صرف تمرکز بر روی یک کار جدید می‌کنید که شبیه کار قبلی نیست. تام دیمارکو، نویسنده کتاب «عوامل انسانی: پروژه‌ها و تیم‌های موفق»، ادعا می‌کند که این «تغییر دنده» می‌تواند تا 15 دقیقه یا بیشتر طول بکشد.

کارهای گروه بندی دسته ای انتقال از یک فعالیت به فعالیت دیگر را آسان می کند. هر چه وظایف شما شبیه‌تر باشد، پس از اتمام یکی، انجام کارهای بعدی آسان‌تر است.

نحوه استفاده از پردازش دسته ای

1. فهرستی از کارها ایجاد کنید

ابتدا آنچه را که قصد انجام آن را دارید در یک لیست ساده، خط به خط بنویسید. می توانید آن را روی کاغذ انجام دهید یا از برنامه های مدیریت وظایف متعدد استفاده کنید. نکته اصلی این است که همه چیز را درست کنید. ایده آل است که هر روز (یا حداقل یک بار در هفته) زمان برنامه ریزی را کنار بگذارید.

2. وظایف را به دسته ها تقسیم کنید

اکنون که لیست آماده است، همه موارد آن را به دسته تقسیم کنید. آنها می توانند متفاوت باشند - آنچه را که می خواهید انتخاب کنید. نکته اصلی این است که راحت و بصری است.

به عنوان مثال، کارهایی مانند "پاسخ به ایمیل" یا "تماس با همکاران" را در بخش "مذاکرات" و "نوشتن مقاله" و "ایجاد ویرایش" را در بخش "متن" جمع آوری کنید. دسته بندی های جداگانه برای کارهای خانه، کارهای کاری، خرید و موارد دیگر ایجاد کنید. پیمایش در چنین لیستی ساده تر خواهد بود.

گزینه دیگر جمع آوری وظایف در بسته ها با توجه به مکانی است که باید انجام شوند. به عنوان مثال، تمام خریدها را به مکان "سوپرمارکت" و وظایف کاری را به مکان "Office" و غیره پیوند دهید. به این ترتیب، اگر خود را در نزدیکی یک فروشگاه پیدا کردید، می توانید به لیست کارهای خود نگاه کنید و بلافاصله تمام خریدهای مورد نیاز خود را مشاهده کنید.

3. زمان را مسدود کنید

پردازش دسته ای وظایف در ارتباط با تکنیک به اصطلاح مسدود کردن زمان عالی عمل می کند. پس از اینکه لیست را به دسته بندی تقسیم کردید، زمان خاصی از روز را برای هر دسته اختصاص دهید. و بلوک مربوطه را به تقویم خود اضافه کنید.در طول یک زمان، فقط کارهای یک دسته را انجام دهید و بقیه را نادیده بگیرید.

گزینه دیگر، گره زدن تکنیک محبوب پومودورو به دسته بندی وظایف است. به مدت 25 دقیقه از یک بسته درگیر کارهای بدون وقفه هستید. سپس 5 دقیقه استراحت کنید. سپس چرخه را با گروه دیگری از موارد تکرار کنید.

4. اوج بهره وری خود را در نظر بگیرید

تصمیم بگیرید چه زمانی از روز بیشترین بازدهی را دارید. اکثر مردم صبح امروز را دارند، اما جغدهای شب نیز وجود دارند که تمرکز در تاریکی را آسان‌تر می‌کنند. اوج بهره وری خود را بیابید و سعی کنید وظایف را از بالاترین اولویت در آن انجام دهید.

5. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید

وقتی شروع به انجام گروه بعدی از وظایف می کنید، مطمئن شوید که اعلان تصادفی یا تماس تلفنی مزاحم شما نمی شود. می توانید زمان خاصی را برای بررسی گوشی هوشمند خود در نظر بگیرید. در حالی که در حال انجام وظایف از یک دسته هستید، به بقیه فکر نکنید.

چه وظایفی را می توان گروه بندی کرد

در واقع، به طور کلی، هر. اسکات یانگ، نویسنده، برنامه نویس، کارآفرین و طرفدار بزرگ پردازش دسته ای، چند مثال می آورد:

• پست الکترونیک.تیم فریس، نویسنده کتاب چگونه 4 ساعت در هفته کار کنیم، گاهی اوقات 300 ایمیل در ساعت دریافت می کند. و با وجود چنین حجمی، او فقط یک بار در روز به آنها پاسخ می دهد، مخصوصاً زمانی را برای این کار اختصاص می دهد.
• خواندن.خواندن چیزی در این بین تقریباً بی فایده است، زیرا به هر حال چیز زیادی به خاطر نمی آورید. بهتر است خودتان تعیین کنید که چه زمانی برایتان راحت‌تر است که اطلاعات را مدبرانه دریافت کنید و این زمان را برای مطالعه رزرو کنید.
• تماس های تلفنی.نام افرادی که باید با آنها تماس بگیرید و شماره تلفن آنها را در یک لیست یادداشت کنید. سپس همه نامزدهای لیست را به یکباره فراخوانی کنید. اولاً، یک بار دیگر با مکالمات تلفنی حواس شما پرت نخواهد شد. ثانیاً، می‌توانید زمانی از روز را انتخاب کنید که افراد کمترین مشغله‌ای را دارند و می‌توانند با شما صحبت کنند.
• تفریح و سرگرمی. تمام سرگرمی ها - فیلم، بازی های رایانه ای، پیاده روی - را به پایان روز منتقل کنید. این به شما انگیزه می‌دهد تا کار را در اسرع وقت به پایان برسانید و راحت‌تر می‌توانید با دانستن اینکه همه چیز برای امروز دوباره انجام شده است، راحت‌تر شوید.
• سفرهای خرید قبل از خروج از خانه، تمام کارها، خریدها و کارهای انجام شده را در یک انبوه جمع آوری کنید و آنها را یکجا تکمیل کنید. به عنوان مثال، می توانید همزمان به سوپرمارکت، اداره پست و خشک شویی مراجعه کنید. نه تنها در زمان بلکه در مصرف بنزین نیز صرفه جویی کنید.
• مکاتبه در شبکه های اجتماعی. یک ساعت بعد از ظهر به چت آنلاین اختصاص دهید. و بقیه زمان‌ها، اعلان‌های مشتری رسانه‌های اجتماعی را غیرفعال نگه دارید.
• پختن غذا. به احتمال زیاد، شما دائماً زمان کافی برای پختن چیزی در روز ندارید. خوشبختانه تمدن چنین واحدی به عنوان اجاق مایکروویو به ما ارائه کرده است. 1 تا 2 روز را برای آماده کردن غذا برای هفته بعد اختصاص دهید و سپس آن را دوباره گرم کنید.
• تعمیر. بالاخره دور هم جمع شوید و تمام کارهای کوچکی را که در خانه منتظر ماندند، انجام دهید. لامپ های سوخته را تعویض کنید، دستگیره در و شیر آب که چکه می کند را تعمیر کنید.
• بازتاب ها آیا همیشه فکر می‌کنید، سعی می‌کنید برای چیزی برنامه‌ریزی کنید، برخی از مشکلات را حل کنید، اما هیچ چیز برای شما درست نمی‌شود؟ اسکات یانگ توصیه می کند که حتی کاری مانند فکر کردن را در یک زمان کاملاً مشخص انجام دهید. عادت کنید هر هفته ۲ تا ۳ ساعت برنامه ریزی کنید که در آینده چه کاری انجام خواهید داد و به چه اهدافی می خواهید برسید.

بله، و برای این موضوع، دسته بندی وظایف نیز یک وظیفه است. بنابراین، زمان خاصی را ترجیحاً عصر برای توزیع اقلام لیست خود برای فردا اختصاص دهید.