چگونه می توان بازده ترین کارمند در دفتر بود و همچنان در ساعت 5:30 بعد از ظهر به خانه رفت

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

گاهی اوقات فهرست کارها برای ما بی پایان به نظر می رسد. فقط با نگاه کردن به آن، از قبل از کار سخت خسته شده ایم. همه ما از این سوال عذاب می‌کشیم که چگونه مولد باشیم، وقت داشته باشیم تا با تمام وظایف کاری کنار بیاییم، اما در عین حال روزها و شب‌ها را در محل کار نگذرانیم. در این مقاله سعی می کنیم به آن پاسخ دهیم.

این کال نیوپورت است. و می توان او را واقعاً سازنده نامید، زیرا:

• استادی در دانشگاه که به صورت تمام وقت در آنجا سپری می کند و علاوه بر زوج ها، فعالیت های مختلفی را برای دانشجویان سازماندهی می کند.
• شش (یا حتی بیشتر) مقاله در سال برای مجلات علمی می نویسد.
• نویسنده چهار کتاب عالی است و در حال حاضر روی کتاب پنجم کار می کند.
• شوهر و پدر دلسوز؛
• وبلاگی در مورد بهره وری و کارایی دارد که به طور مرتب با مطالب جدید به روز می شود.

با وجود تمام موارد فوق، او کار را در ساعت 5:30 بعد از ظهر به پایان می رساند و به ندرت در تعطیلات آخر هفته کار می کند.

نه، او یک ابرقهرمان نیست و یک تیم 15 نفره کمکی ندارد. بیایید یک دقیقه به چنین سازماندهی و کارآمدی حسادت نکنیم و به این فکر کنیم که چگونه کال از پس انجام همه کارها برمی آید.

در زیر نکاتی را مشاهده خواهید کرد که به شما کمک می کند یاد بگیرید چگونه به طور موثر زمان خود را مدیریت کنید، تنبلی نکنید، فقط شروع به انجام کارهای بیشتر کنید و ساعت 17:30 دفتر را به مقصد خانه ترک کنید. بنابراین، بیایید شروع کنیم.

1. لیست کارهای بد هستند. برای خودت برنامه ریزی کن

فهرست کارها به خودی خود بی فایده است. آنها فقط اولین قدم شما هستند. شما باید یک برنامه زمانی مشخص برای خود ایجاد کنید. برای چی؟ این به شما کمک می کند تا برنامه ریزی کنید که واقعاً چه کاری می توانید انجام دهید. این به شما این امکان را می دهد که یک کار خاص را دقیقاً در زمانی که بتوانید آن را به بهترین نحو انجام دهید، و نه فقط به این دلیل که شماره چهار در لیست است، انجام دهید.

تا زمانی که برای هر کار تاریخ و زمان خاصی در لیست خود نداشته باشید، فقط در فکر آرزو هستید.

کال نیوپورت

برنامه ریزی شما را تشویق می کند تا با واقعیت روبرو شوید. شما زمان محدود و تعداد مشخصی کار دارید. اما نمی توانید دقیقاً تعیین کنید که هر کار چقدر طول می کشد. وقتی به کل محدوده کار نگاهی بیندازید، می‌توانید هر ساعت کاری را به نحوی سازنده سپری کنید، بیشتر از آن استفاده کنید و در جایی، زمانی و مکانی که برای شما راحت‌تر است، کار کنید.

کارشناسان موافقند که اگر زمان دقیق انجام کارها را محاسبه نکنید، پیشاپیش خود را محکوم به شکست می‌کنید.

مطمئناً اکنون بسیاری از شما فکر می کنید که بیشتر کارها به طور ناگهانی ظاهر می شوند و قابل پیش بینی و برنامه ریزی نیستند. بله، البته، گنجاندن چنین کارهای ناگهانی در برنامه شما بسیار دشوار است. اما برای این کار لازم نیست هفت دهانه در پیشانی داشته باشید. همه چیز در هر لحظه ممکن است تغییر کند. با این حال، شما باید برنامه داشته باشید، در غیر این صورت وقت خود را تلف خواهید کرد.

آیا می خواهید به تعویق انداختن دست بردارید؟ برنامه به شما کمک خواهد کرد.

کال نیوپورت

درک اینکه شما یک محدوده کاری کاملاً برنامه ریزی شده دارید، میل به تعویق در انجام کارها را کاهش می دهد. شما به این فکر نمی کنید که آیا اکنون باید کار کنید یا نه - تصمیم قبلاً گرفته شده است.

آیا این بیش از حد منظم به نظر می رسد و برای شما جالب نیست؟ اشتباه فکر کن

تحقیقات ثابت می کند که برنامه ریزی نه تنها برای زمان کار، بلکه برای اوقات فراغت نیز ایده خوبی است. بنابراین کیفیت زندگی خود را بهبود خواهید بخشید: استاندارد زندگی افرادی که حتی اوقات فراغت خود را به وضوح برنامه ریزی می کنند بسیار بالاتر از کسانی است که برنامه ریزی نمی کنند.

بسیار خوب، ما لیست کارها را حذف کردیم و یک برنامه زمانبندی مشخص تنظیم کردیم. حالا بیایید نحوه اولویت بندی را یاد بگیریم، زیرا نمی توانید 24 ساعته هفت روز هفته کار کنید، درست است؟

2.فرض کنید قرار است ساعت 5:30 بعد از ظهر به خانه بروید و سپس کارهایی را که باید قبل از آن زمان انجام دهید برنامه ریزی کنید

کار تمام زمانی را که شما به آن اختصاص می دهید، خواهد گرفت. 24 ساعت، هفت روز هفته را به او اختصاص دهید، و مطمئن باشید، کار تمام این 168 ساعت را مصرف خواهد کرد.

اگر می خواهید بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کنید، باید حد و مرزی تعیین کنید. محدودیت های زمانی به کارایی شما کمک می کند.

برای خود ضرب الاجل تعیین کنید: ساعت 5:30 بعد از ظهر کار را ترک می کنید. و سپس مقدار کارهایی را که تا این زمان می توانید بر آنها مسلط شوید برنامه ریزی کنید.

کال این برنامه فشرده را عملکرد می نامد.

شما همچنین می توانید راه دیگری را انتخاب کنید: برنامه کاری ایده آل را برای خودتان ایجاد کنید و سپس دقیقا برعکس آن را انجام دهید. سخت و سخت کار کنید بدون اینکه برای خودتان متاسف باشید. به من اعتماد کنید، وقتی سخت کار می کنید، راه حل های هوشمندانه و مفید به تنهایی شما را پیدا خواهند کرد.

اما فراموش نکنید که باید از خود در برابر کار بیش از حد محافظت کنید. شما باید احساس کنید که کنترل برنامه خود را در دست دارید. هر چه بیشتر احساس کنید که بر موقعیت کنترل دارید، استرس کمتری را تجربه می کنید.

خوب، شما یک روز عالی را برای یک آدم بداخلاق تصور می کنید و برعکس عمل می کنید. این به شما کمک می کند تا به طور موثر با وظایف فعلی خود کنار بیایید. پروژه های بلند مدت چطور؟

3. برای هفته جاری برنامه ریزی کنید

فکر می کنم قبول دارید که برنامه های کوتاه مدت دیگر خوب نیستند. اگر فقط به امروز فکر کنید، هرگز جلوتر نخواهید بود.

آیا می خواهید همزمان کتاب بنویسید، در فعالیت های مختلف شرکت کنید، تحقیق کنید و پدر و مادر خوبی باشید؟ شما نیاز به یک برنامه مشخص برای هفته دارید.

کال نیوپورت

مردم دوست ندارند به برنامه های بلندمدت نگاه کنند، اما فراموش می کنند که چقدر می توانند برای آنها سود داشته باشند. من می دانم که در هر ساعت، روز، هفته، ماه زندگی ام چه می کنم. به نظر شما این سخت است؟ راحت تر از چیزی که فکرش را می کنید. دوشنبه صبح یک ساعت طول می کشد. فقط.

دوشنبه صبح برای هفته برنامه ریزی می کنم. نامه‌هایم را مرور می‌کنم، به کارهایی که باید انجام دهم فکر می‌کنم، تقویمم را بررسی می‌کنم و به این فکر می‌کنم که چگونه زمانم را اینطور برنامه‌ریزی کنم. وقتی برنامه ای دارم، آن را برای خودم ایمیل می کنم، حالا همیشه آن را در صندوق ورودی خود می بینم. در اینجا می توانم هر روز آن را مشاهده کنم و همچنین اگر ناگهان اولویت هایم را فراموش کردم، همیشه می توانم بارها در روز به آن بازگردم.

و کال درست می گوید. زمانی که از یک برنامه پیروی می کنید، زمان خود را کارآمدتر سپری می کنید.

شاید فکر می کنید که فقط کافی است به تمام کارهای آینده هفته در ذهن خود فکر کنید، اما لازم نیست آنها را یادداشت کنید. نه اینطور نیست

اگر برنامه ای از امور بنویسید، احتمال اینکه به آن پایبند باشید بیشتر می شود: چیزی ملموس و نه ایده آل خواهید داشت، اولویت های شما را به شما یادآوری می کند.

بنابراین، شما اکنون یک برنامه مشخص و یک برنامه هفتگی دارید. اما شما احساس می کنید که چیز دیگری کم است. و شما درست فکر می کنید.

4. کارهای کمتری انجام دهید، اما آن را با اشتیاق انجام دهید

شما احتمالاً به چیزی مانند این فکر می کنید: "من فقط کارهای زیادی برای انجام دادن دارم. من هرگز نمی توانم با آنها در مدت زمان تعیین شده کنار بیایم."

و کال اعتراف می کند که ممکن است حق با شما باشد. اما نباید تسلیم شوید یا تا ساعت 22:00 سراسیمه کار کنید.

شما باید کمتر از آنچه اکنون دارید انجام دهید. به یاد داشته باشید که همه امور شما آنقدر که به نظر می رسد مهم نیستند. شما بیشتر از آنچه باید بله می گویید. از خود بپرسید: "واقعاً چه چیزی در زندگی برای من ارزشمند است؟" و سپس تا آنجا که ممکن است غیر ضروری را قطع کنید.

کال نیوپورت

ما همیشه برای کاری که بهترین انجام می دهیم قدردانی می کنیم. بنابراین، اگر می خواهید موفق باشید، غرق نشوید، بگذارید کارهای کمتری انجام دهید، اما این فرصت را خواهید داشت که آنها را بهتر انجام دهید. مردم اغلب می گویند بله. من به خیلی ها و خیلی ها نه می گویم. من بی رحمانه از کارهایی که به من آرامش می دهند اجتناب می کنم، اگر احساس کنم واقعاً برایم مهم نیستند.

شما احساس می کنید که اصلاً وقت ندارید، اما جان رابینسون، متخصص مدیریت زمان، با شما مخالف است و معتقد است که امروز می توانیم زمان آزاد بسیار بیشتری از همیشه داشته باشیم.

او اصرار دارد که افراد مدرن سخت‌تر از پیشینیان خود کار نمی‌کنند (اگرچه اکثر ما خلاف این فکر می‌کنیم). تحقیقات نشان می دهد که در طول 40 سال گذشته، افراد زمان بسیار کمتری را برای انجام وظایف کاری صرف کرده اند و به احتمال زیاد درگیر حواس پرتی های غیرمولد هستند. به گفته جان، همه وقت استراحت دارند.

نتیجه از این چیست؟ احساس می کنید وقت ندارید، زیرا به کارهای کوچک آزاردهنده ای تقسیم شده است که زندگی شما و شما را تحلیل می برد.

بنابراین، کمتر انجام دهید. اما این کار را «کمتر» با اشتیاق و هیجان انجام دهید.

برنامه های شما ساختارمند هستند و کاملاً در برنامه شما قرار می گیرند. اما یک سوال هنوز باز است: چه وظایفی باید انجام دهید؟

5. توجه کمتری به کارهای کوچک داشته باشید - روی کارهایی که اولویت بیشتری دارند تمرکز کنید

در محل کار ما کارهای مختلفی انجام می دهیم. چیزهای کوچکی مانند تجزیه ایمیل، جلسات جاری و نه همیشه ضروری و استراق سمع شایعات اداری بعدی نیازی به تلاش ذهنی خاصی از ما ندارد. تو اینجا از استعدادت استفاده نمیکنی اگر در هر کسب و کاری مهمی مشغول هستید، پس این کار مستلزم فعال سازی تمام توانایی ها و مهارت های شماست. این منجر به نتایج با کیفیت می شود.

مشکل کارهای کوچک چیست؟ ما در «آب کم عمق» غرق می شویم.

افرادی که اغلب آخر هفته ها و شب ها کار می کنند، احساس می کنند نسبت به کسانی که ساعت پنج بعد از ظهر از محل کار خداحافظی می کنند، کارشان بسیار کمتر است. این به این دلیل است که آنها بسیار کار می کنند، اما اهمیت وظایفی که انجام می دهند زیاد نیست.

بعید است که کسی فقط به این دلیل که به همه ایمیل‌ها پاسخ داده یا در یک جلسه جزئی غیرضروری شرکت کرده است، مدیرعامل شود. بله، اجرای دقیق کارهای حتی کوچک شما را از اخراج نجات می دهد، اما تنها زمانی می توانید پیشرفت کنید که وظایف در مقیاس بزرگ به اولویت اصلی شما تبدیل شود.

زمانی را برای اختصاص انحصاری به کارهای اولویت دار داشته باشید. چگونه این تجارت دشوار را راه اندازی کنیم؟

نکته اصلی این است که اول صبح چک کردن ایمیل خود را متوقف کنید.

تیم فریس نویسنده پرفروش کتاب چگونه 4 ساعت در هفته کار کنیم

سعی کنید ایمیل خود را در دو ساعت اول پس از بیدار شدن چک نکنید. حتی تصور این موضوع برای برخی افراد دشوار است، آنها مطمئناً سؤالاتی مانند این دارند: چگونه می توانم این کار را انجام دهم؟ من حتما باید ایمیلم را چک کنم، در غیر این صورت نمی‌توانم سر کار بروم.» تعجب خواهید کرد اگر بدانید که در بیشتر موارد اصلاً اینطور نیست.

بله، شاید شما واقعاً باید به ایمیل خود بروید و اطلاعاتی را جمع آوری کنید که به شما امکان می دهد کار را 100٪ انجام دهید. اما می توانید ابتدا آن را با 80 یا 90٪ کامل کنید و تنها پس از آن برای اطلاعات بیشتر در نامه های خود بخیزید. بنابراین شما صبح خود را از اطلاعات غیر ضروری و اضافی نجات خواهید داد، که قطعا توجه شما به آنها تغییر خواهد کرد و می توانید خود را منحصراً به کار اختصاص دهید.

پس چگونه همه موارد بالا را به هم گره بزنیم؟ به اندازه کافی عجیب، فقط برای خلاصه کردن.

کال به ما پنج نکته خوب داد:

1. لیست کارهای بد هستند. برای خودت برنامه ریزی کن
2. فرض کنید قرار است ساعت 5:30 بعد از ظهر به خانه بروید و سپس کارهایی را که باید قبل از آن زمان انجام دهید برنامه ریزی کنید.
3. برای هفته جاری برنامه ریزی کنید.
4. کارهای کمتری انجام دهید، اما آن را با اشتیاق انجام دهید.
5. کمتر به کارهای کوچک توجه کنید - روی اولویت های بالاتر تمرکز کنید.

اکنون کلمات "برنامه" و "برنامه" برای شما سرد به نظر می رسد و شما مزایای خاصی را که آنها برای شما به ارمغان می آورند را درک نمی کنید. اما زمانی که آنها را بخشی از زندگی خود کنید، متوجه می شوید که وقت آزاد برای خانواده و دوستان دارید. به علاوه، کارهایی را انجام خواهید داد که می توانید به آنها افتخار کنید.

کال نیوپورت

کار فکری در واقع کار استادانه ای است. اما آنقدرها هم که به نظر می رسد دشوار نیست: شما حکاکی روی چوب انجام نمی دهید، بلکه با اطلاعات کار می کنید. شما ایده ها را توسعه می دهید. باید گندم را از کاه جدا کرد و گاهی از مواد خام ایده پردازی کرد. اگر از منظر استاد شروع به نگاه کردن به این روند کنید، خوشحال تر، از کار خود راضی تر و البته در زندگی حرفه ای خود موفق تر خواهید شد.

انتخاب کنید که می خواهید چه کسی باشید: یک دفتر منزوی یا یک خالق موفق؟