7 نکته جیمیل از یک کارمند سابق گوگل

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

اگر صدها ایمیل دریافتی و حواس‌پرتی دائمی برای بررسی نامه‌هایتان به شما اجازه نمی‌دهد روی فعالیت اصلی خود تمرکز کنید، این مقاله برای شما مناسب است. رودولف دوتل، کارمند سابق گوگل، نحوه صحیح کار بدون سردرد با جیمیل را توضیح داد.

در سال 2011، رودولف دوتل در گوگل مشغول به کار شد. رودولف به یاد می‌آورد: «اولین روز من در دفتر Google مانند ورود هری پاتر به هاگوارتز بود: شما بسیار نگران هستید، مثل یک پسر مدرسه‌ای در اولین قرار ملاقات، و معلوم نیست چه باید بکنید. "بنابراین، از هر شغلی که به من سپرده شد و فرصتی برای یادگیری چیزهای جدید در این روند خوشحالم."

دو سال بعد او قرار بود از نزدیک در آموزش کارکنان شرکت برای کار با سرویس پست الکترونیکی Gmail و همچنین فروش شرکتی آن شرکت کند.

دوتل دیگر عضو گوگل نیست، او اکنون کارمند Buffer و بنیانگذار پروژه Remotive است، یک مجله الکترونیکی هفتگی برای کارگران از راه دور. با این حال، او هنوز از برخی از ترفندهایی که به همکاران سابق خود یاد داده است استفاده می کند.

چگونه ایمیل خود را آموزش دهیم: 7 نکته قاتل برای کار با جیمیل

گاهی اوقات باز کردن صندوق ورودی خود در صبح دوشنبه یک مکاشفه است. به نظر می رسد از نظر فیزیکی غیرممکن است که جریان بی پایان حروف را مرتب کنیم.

امروزه از ایمیل استفاده نمی شود مگر در روستاهای دورافتاده که برق و دکل تلفن وجود ندارد. طبق تحقیقات موسسه جهانی مک کینزی، ما به طور متوسط یک سوم از روز کاری خود را صرف پاسخ دادن به ایمیل ها می کنیم.

میانگین کارگران ماهر تا 28 درصد از زمان مفید خود را صرف تجزیه ایمیل می کند. یعنی حدود 13 ساعت در هفته.

البته من نمی خواهم با چنین آمار غم انگیزی موافق باشم. علاوه بر این، همه می خواهند وقت خود را صرف چیز مفیدتری کنند. برای این منظور، Dutel زمان زیادی را صرف آزمایش قابلیت‌های Gmail، ابزارها و خدمات کرد و هفت مورد از مفیدترین آنها را برای استفاده روزانه برجسته کرد. شاید مکاتبات کاری چندان طولانی نباشد.

1. از دکمه "لغو ارسال" استفاده کنید

آیا تا به حال پس از کلیک بر روی "ارسال" متوجه چند اشتباه تایپی آزاردهنده در نامه خود شده اید؟ مطمئنم بله.

از این به بعد، دیگر چیزی برای ترس وجود ندارد: شما وظیفه لغو ارسال را دارید، استفاده از آن برای کسانی که تصمیم دارند به طور جدی مدیریت زمان کاری گرانبها را به عهده بگیرند یک پیش نیاز جدی است.

می توانید با رفتن به منو و زدن یک تیک جلوی عملکرد مربوطه، عملکرد را فعال کنید: "تنظیمات" → "عمومی" → "لغو ارسال". به صورت اختیاری، دوره لغو را می توان روی 10، 20 یا 30 ثانیه تنظیم کرد.

خودتان آن را امتحان کنید، من شخصا آن را دوست داشتم!

2. برای صرفه جویی در زمان، قالب ها را اعمال کنید

ما تعداد زیادی حروف از یک نوع می نویسیم، شبیه به یکدیگر مانند دو قطره آب. گاهی اوقات ما نامه هایی را که قبلاً برای افراد دیگر نوشته ایم، اساس نامه های جدید می گیریم. به عنوان مثال، برای فروشندگان، این کار راحت است و می تواند به میزان قابل توجهی در زمان صرفه جویی کند.

پس چرا به جای بازنویسی مکرر یک چیز، چند الگو برای این نوع پیام ها آماده نمی کنید؟ به هر حال، جایگزینی چند کلمه و عبارت بسیار ساده تر از نوشتن دوباره است. نکته اصلی این است که فراموش نکنید که بعداً آن را دوباره بخوانید.

برخی از پاسخ های الگو را آماده و ذخیره کنید که در صورت نیاز می توانید بعداً از آنها استفاده کنید.

برای فعال کردن تابع "الگوهای پاسخ"، به تب "آزمایشگاه" در منوی تنظیمات بروید.

به لطف این ویژگی فوق العاده مفید، رودولف و برادرش موفق شدند اطلاعات تماس خود را به صورت دستی برای 1500 مشترک اول Remotive در یک نامه پستی استاندارد ارسال کنند.

3. از تابع دسترسی آفلاین استفاده کنید

ترفند دیگری که از Dutel آموختیم این است که چگونه بدون دسترسی به اینترنت با جیمیل کار کنیم.

شاید برخی از شما دوست دارید برای مدتی ارتباط خود را با دیگران قطع کنید تا کاملاً خود را وقف کارهای خلاقانه کنید.با این حال، در بیشتر موارد، شما به سادگی نمی توانید بدون پوشه "Inbox"، جایی که به عنوان مثال، کار فنی را حذف کرده اید، کار کنید. چگونه بودن؟

برای تمام سفرهای با قطار، موارد با دسترسی پولی یا محدود به شبکه Wi-Fi و سایر شرایط پیش بینی نشده، می توانید از عملکرد "آفلاین" استفاده کنید. این به شما امکان می دهد بدون دسترسی به اینترنت ایمیل ها را بخوانید، پاسخ دهید، جستجو و بایگانی کنید.

این واقعاً بسیار راحت است، زیرا این حالت به شما امکان می دهد نه تنها با نامه، بلکه با Google Drive و Google Docs نیز کار کنید.

4. وقت ندارید؟ مکث کنید

گاهی اوقات، پیام‌های دریافتی یکی پس از دیگری در جعبه قرار می‌گیرند، آزاردهنده و حواس‌مان را از کاری که روی آن متمرکز شده‌ایم منحرف می‌کنند. یک، دو، چهار، ده حرف جدید … اگر چیز مهمی وجود داشته باشد چه؟

به گفته دوتل، بهترین راه حل برای این مشکل، عملکرد مکث Inbox بود. معنی این تابع بسیار ساده است: اگر به موضوع مهمی مشغول هستید جریان مکاتبات دریافتی را به حالت تعلیق در می آورید و هنگامی که از بار نگرانی ها و تقویمی پر از رویداد رها می شوید، طوری به آنها باز می گردید که گویی آنها را دریافت کرده اید. در همان ثانیه با رفتن به صفحه با تب ایمیل.

5. لغو اشتراک از لیست های پستی غیر ضروری

خیلی اتفاقی می افتد که خلاص شدن از شر انواع نامه های ارسالی به صندوق ورودی ایمیل کاری شما دشوار است. چگونه از شر مواردی که اصلاً برای شما جالب نیستند خلاص شوید؟

Unroll.me را بررسی کنید، ابزاری که می تواند به شما کمک کند ایمیل های خود را در چند دقیقه به بهترین شکل ممکن سازماندهی کنید. پس از ثبت نام در این سرویس، لیست پستی که در آن مشترک هستید را باز کنید. سپس اشتراک موارد غیر ضروری را لغو کنید.

6. تأیید صحت 2 مرحله ای را روشن کنید

به نظر می رسد که جیمیل تقریباً همه چیز را در مورد ما می داند: با چه کسی ارتباط برقرار می کنیم، چه عکس هایی را در جستجو جستجو می کنیم، چه چیزی را در "اسناد" ذخیره می کنیم. می توان گفت که این یک نوع مرکز کنترل پرواز و مقر فرماندهی اصلی است - همه پیوندها مانند جاده های رم به اینجا منتهی می شوند. این بدان معنی است که ابتدا باید به ایمنی توجه کرد.

تایید دو مرحله ای بهترین راه حل برای این کار است. "دو"، زیرا برای محافظت از اطلاعات خود، نه تنها به رمز عبور خود برای صندوق پستی نیاز دارید، بلکه به یک کد منحصر به فرد نیز نیاز خواهید داشت که هر بار که سعی می کنید از طریق یک برنامه تلفن همراه یا پیام کوتاه به صندوق پستی خود دسترسی پیدا کنید، آن را دریافت خواهید کرد.

رودلف همچنین توصیه می کند که به سرویس 1Password توجه کنید.

بسیاری از سرویس های محبوب دیگر مانند Dropbox، فیس بوک و توییتر نیز از تأیید صحت 2 مرحله ای برای دسترسی استفاده می کنند.

به هر حال، برای ایمنی داده های شما، مهم است که اطمینان حاصل کنید که حساب Gmail شما در چندین دستگاه به طور همزمان استفاده نمی شود، به عنوان مثال، در دو رایانه به طور همزمان.

7. از اعلان های آموزنده تر استفاده کنید

بسیاری از پیام رسان ها از چندین وضعیت برای پیام ها به طور همزمان استفاده می کنند: "ارسال شده"، "تحویل شده"، "خوانده شده". در برخی مکان‌ها، مانند فیس‌بوک، از نمادها برای نمایش این اعلان‌ها استفاده می‌شود.

برای سرویس جیمیل، راه حل مشابهی وجود دارد - Sidekick. این یک برنامه خوب برای کسانی است که به دنبال شغل هستند، یا کسانی که فعالیت هایشان مرتبط با فروش است: دریافت وضعیت ایمیل های ارسالی شما بسیار راحت است.

اکنون کمی بیشتر در مورد ایمنی و صرفه جویی در زمان هنگام کار با Gmail می دانید. امیدواریم مشاوره یک متخصص با تجربه به شما کمک کند تا بازدهی بیشتری داشته باشید.