چگونه برای هر روز برنامه ریزی کنیم و هرگز آن را نشکنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

زمان بدون شک ارزشمندترین منبعی است که ما در اختیار داریم. بنابراین، مهارت های مدیریت زمان بسیار مهم است. اما ایجاد یک برنامه خوب کافی نیست. این نکات به شما کمک می کند تا آن را طوری تنظیم کنید که نمی خواهید نظم ایجاد شده را بشکنید.

رفاه، بهره وری، خلق و خوی خوب شما بستگی به نحوه مدیریت زمان خود دارد. از این نکات استفاده کنید و برنامه ای ایجاد کنید که شکستن آن تقریباً یک گناه کبیره است.

1. شما باید بدون وقفه کار کنید

اگر عمدتاً درگیر کار فکری هستید (به عنوان مثال، شما یک طراح، مهندس، نویسنده، دانشمند هستید)، باید روی کار در دستتان تمرکز کنید و به اصطلاح جریان را بگیرید. برای اینکه کار خوب و سازنده داشته باشید، فواصل زمانی مشخصی را در برنامه بگذارید که در طی آن حواس شما پرت نشود، مزاحمتی ایجاد نشود یا محل کارتان را ترک نکنید. از این پنجره های زمانی فقط برای کار استفاده کنید.

بر اساس قانون پیشنهاد شده توسط مدیر فیس بوک دیوید گیلیس، محاسبه زمان بهینه آسان است.

برنامه هفتگی شما باید حداقل شش فاصله داشته باشد، حداقل سه ساعت و نیم طول بکشد که صرفاً برای کار بدون وقفه کنار گذاشته شود.

سخت است، اما باید برای آن تلاش کرد. اصولاً تا زمان ناهار باید هر روز سه ساعت و نیم کار کنید. و روزی را پیدا کنید که سه ساعت و نیم بدون وقفه و بعد از ظهر کار کنید.

برنامه خود را مرور کنید آیا جایی برای اجرای این قانون در آن وجود دارد؟ اگر جا نباشد، مشکل دارید. و شما نیاز فوری به حل آن دارید.

اگر این قانون را رعایت نکنید چه اتفاقی می افتد؟

• شما سازنده نخواهید بود
• باید بعد از ساعت کاری، در شب کار را تمام کنید یا آخر هفته هایتان را صرف آن کنید.

بدیهی است که در این حالت زیاد دوام نخواهید آورد. بنابراین سعی کنید برنامه خود را مطابق با قانون تنظیم کنید. برای انجام این کار می توانید:

• جلسات را دوباره برنامه ریزی کنید تا حواس شما را از کار منحرف نکنند.
• روزی را بیابید که در آن هیچ جلسه ای وجود نداشته باشد، هیچ جلسه ای وجود نداشته باشد، هیچ جلسه برنامه ریزی وجود نداشته باشد.
• با مدیر خود صحبت کنید: مطمئن باشید که او آماده است روز شما را بهینه کند تا کارآمدتر کار کنید.

وقتی برنامه‌ای تهیه کردید که به‌طور دقیق این بلوک‌های زمانی را مشخص می‌کند، با آن طوری رفتار کنید که انگار جواهرات مادربزرگ است. گاو مقدس. بطری شراب مجموعه.

برای سهولت در پیروی از برنامه جدید، برای خود توضیح دهید که چرا به آن نیاز دارید. برای خودت هدف تعیین کن به عنوان مثال، بگویید: "من می خواهم یک پروژه را در یک هفته تمام کنم."

کار کردن برای شما آسان و خوشایند خواهد بود. یک مکان راحت پیدا کنید، اعلان‌ها را در تلفن خود خاموش کنید، یک قهوه بنوشید. جریان را دریابید و در فرآیند شرکت کنید.

2. برنامه خود را هر هفته مرور کنید

در مورد اولویت های خود تصمیم بگیرید

برنامه شما باید 30 دقیقه برای دوشنبه برنامه ریزی شده باشد. از این زمان برای تجدید نظر در تقویم خود برای هفته آینده استفاده کنید. تصمیم بگیرید که در هفت روز آینده به چه سه هدف اصلی نیاز دارید. اولویت های شما چیست؟

حتماً تمام قرارهای ملاقات این هفته را بررسی کنید. آنها نباید بلوک های زمان کاری را قطع کنند.

• اگر برای شرکت در رویدادی دعوت شده اید که چیزی در مورد آن نمی دانید، به برگزار کننده نامه بنویسید و برنامه رویداد را بپرسید.
• اگر قرار ملاقاتی با شخصی دارید، اما این بار چیزی برای بحث ندارید، آن را لغو کنید.
• اگر یک جلسه یا ارائه برنامه ریزی شده دارید، زمان آماده سازی را نیز برنامه ریزی کنید.
• اگر جلسه ای برنامه ریزی نشده است، اما چند سوال مهم برای یک فرد یا تیم دارید، یک جلسه، جلسه یا حداقل یک تماس تلفنی را برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی فعال آسان نیست. اما در ازای آن، احساس خوشایند کنترل کامل بر زمان خود را به مدت هفت روز دریافت خواهید کرد.

3. از خود بپرسید که آیا باید در این جلسه اینگونه باشید؟

جلسات، جلسات، ارائه ها - همه اینها زمان زیادی را از شما می گیرد. معمولاً چنین رویدادهایی با برنامه ریزی نامناسب و کاملاً بی اثر هستند. اصلا چرا به آنها نیاز است؟

چرا روی آنها ظاهر می شویم؟

• ما نمی خواهیم طرف مقابل را ناراحت کنیم. او برای شما قرار ملاقات گذاشته است، به این معنی که او باید در مورد چیزی صحبت کند. با اکراه موافقت می کنید که به جلسه بیایید و امور مهم خود را قربانی کنید.
• ما احساس می کنیم در این فرآیند مشارکت داریم. به عنوان مثال، اگر کل تیم دور هم جمع شوند تا در مورد یک پروژه بحث کنند، احساس می کنید که حتما باید بیایید. در غیر این صورت، همکارانتان فکر خواهند کرد که شما به اندازه دیگران فداکار نیستید.
• میل به دانستن. اگر جلسه مهم به نظر می رسد (مثلاً فردی از مدیریت در آن حضور خواهد داشت یا تصمیمی سرنوشت ساز در نظر گرفته شده است)، طبیعتاً می خواهید آنجا باشید.

در واقع، اگر در محل کار بمانید و از این روند جدا نشوید، کارایی شما می تواند بالاتر باشد. چگونه می دانید در کدام جلسه باید شرکت کنید و کدام جلسه را می توانید نادیده بگیرید؟ از این قانون استفاده کنید.

شما باید به جلسه بیایید اگر:

الف) مطمئن هستید که حضور شما بر نتیجه جلسه تأثیر می گذارد،

ب) از طریق این جلسه کارایی خود را افزایش خواهید داد.

برای اینکه ببینید آیا حضور شما بر نتیجه جلسه تأثیر می گذارد، از خود بپرسید که آیا قرار است در مورد کار خود صحبت کنید یا می خواهید در سکوت بنشینید. شاید کسی در سالن باشد که بتواند نظر شما را با اطمینان بیشتر و بهتر بیان کند.

برای اینکه ببینید آیا بعد از این جلسه موثرتر خواهید بود یا خیر، از خود بپرسید که آیا چیز جدیدی در این جلسه یاد خواهید گرفت یا خیر. اگر چیز جدیدی یاد نگیرید، قصد ندارید سؤال بپرسید، در مورد کار خود صحبت نکنید و بنابراین، انتظار انتقاد سازنده نداشته باشید، در این صورت بعید است که اثربخشی شما افزایش یابد.

اگر نه در مورد اول و نه در مورد دوم نمی توانید برای خود توضیح دهید که چرا باید به این جلسه بیایید، از آن صرف نظر کنید. زمان شما محدود است و باید از هر دقیقه عاقلانه استفاده کنید.

4. جلسات خود را مؤثر کنید

برخی از جلسات و قرارهای ملاقات می توانند کارآمدتر و سازنده تر باشند. بررسی کنید که آیا رویداد کاری شما با این معیارها مطابقت دارد یا خیر و به چند سوال پاسخ دهید.

• یک برنامه و هدف مشخص از جلسه وجود دارد. اگر نه، از برگزارکننده بخواهید که دقیقاً آنچه را که باید در پایان جلسه به دست آورد، اعلام کند.
• آیا کسانی که در جلسه حضور ندارند در جلسه حضور دارند؟ هر چه جلسه برنامه ریزی بزرگتر باشد، هزینه هر یک از اعضای تیم بیشتر باشد، مهارت ها و توانایی های بیشتری از رهبر مورد نیاز است.
• آیا می توانید یک جلسه بزرگ را به چند جلسه کوچکتر تقسیم کنید؟ بنابراین، کل تیم در طول جلسه کار می کنند، نظر خود را بیان می کنند، در مورد کار انجام شده بحث می کنند.
• آیا بحث کنار می رود؟ زمان را پیگیری کنید: وقتی موضوع گفتگو تغییر می کند، به راحتی می توان حواس خود را پرت کرد و فراموش کرد که چند دقیقه تا پایان جلسه باقی مانده است. به خودتان اجازه ندهید که وقت گرانبهایتان را اینقدر بی فکر تلف کنید. به همکاران خود یادآوری کنید: "ما 10 دقیقه فرصت داریم و به چند موضوع رسیدگی نکرده ایم."

5. زمانی را برای مطالعه و خلاقیت بگذارید

همه کارهای مهم نیازی به تکمیل فوری ندارند. اما حتما زمانی را برای این فعالیت ها در نظر بگیرید.

بسته به هدفی که برای خود تعیین می کنید، دریچه ای برای مطالعه، خلاقیت یا جستجوی الهام بگذارید. می تواند بسیار کوچک باشد - فقط چند ساعت. اما چند سال دیگر از خودت بابت این ساعات خوش تشکر خواهی کرد. حتی چنین سرمایه گذاری کوچکی در آینده سود خواهد داشت.

به عنوان مثال، من واقعاً عاشق نقاشی هستم و معتقدم که این مهارت از بین نمی رود. بنابراین، در برنامه من دو ساعت فقط برای نقاشی در نظر گرفته شده است. یکشنبه نقاشی می کشم که کمترین روز در برنامه من است.این برای لذت بردن کافی است و یادتان نرود که چگونه یک قلم مو را در دستان خود نگه دارید.

6. به یاد داشته باشید: شما باید هر کاری را که برنامه ریزی کرده اید انجام دهید

صرف نظر از اینکه دوست دارید این کار را انجام دهید یا نه.

من واقعا چیزبرگر دوبل را دوست دارم، اما آن را خیلی کمتر از سالاد، غلات و سوپ می‌خورم. صرفاً به این دلیل که خوردن دائم چیزبرگر دوبل سالم و قوی نخواهد بود. گاهی اوقات خیلی سخت است که خود را مجبور به خوردن غذای مناسب کنید. اما باید بر این نقاط ضعف غلبه کرد، زیرا برای سلامتی شما مفید است.

در مورد برنامه شما هم همینطور. کاری را که دوست دارید انجام دهید. کاری را که دوست دارید انجام دهید نه آنقدرها، بلکه کاری را انجام دهید که برای شما خوب است، شغل، سلامتی، پیشرفت شما. موارد موجود در برنامه شما به دلیلی ظاهر شد: ما قبلاً همه چیزهای غیر ضروری را کنار گذاشته ایم، فقط چیزی وجود دارد که به شما کمک می کند بهتر شوید.

اکنون نمی توان برنامه را نقض کرد.