50 نکته طلایی برای بهبود بهره وری

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

یاد بگیرید زمان خود را مدیریت کنید، کارآمد کار کنید و به درستی استراحت کنید.

برنامه ریزی

1. اهداف را به درستی تعیین کنید

برای رسیدن به یک هدف، ابتدا باید آن را به درستی تدوین کنید. از یک سیستم SMART استفاده کنید: اهداف باید مشخص و قابل اندازه گیری، واقع بینانه و قابل دستیابی، برای شما معنی دار و دارای ضرب الاجل روشن باشند.

2. روی فرآیند تمرکز کنید

اهداف را بر اساس فرآیند تعیین کنید، نه بر اساس نتیجه. "رقصنده شدن" یک محیط کاری ناموفق است. نزدیک شدن به آن دشوار است، زیرا مشخص نیست از کجا باید شروع کرد. این هدف را برای خود تعیین کنید که «برای یک رقص ثبت نام کنید و سه بار در هفته به کلاس بروید»، موثرتر خواهد بود. حداقل متوجه خواهید شد که آیا حاضرید سالها به خاطر رویاهای خود تمرین کنید یا خیر.

3. از تکنیک GTD استفاده کنید

GTD (Getting Things Done) سیستمی برای کار سازنده مربی کسب و کار دیوید آلن است. هدف اصلی آن تکمیل تمام موارد موجود و در عین حال تخلیه مغز از برنامه ریزی بی پایان است. ماهیت این تکنیک این است که کاملاً تمام وظایف را با استفاده از لیست های مختلف بنویسید و دائماً آنها را به روز کنید. بنابراین حتی کوچکترین و به ظاهر بی اهمیت ترین کارها هم سر شما را به هم نمی ریزد و حواس شما را از کار منحرف نمی کند. و پیشرفت اجرای آنها همیشه جلوی چشم شما خواهد بود.

4. تفاوت بین مشغول بودن و کارآمد بودن را درک کنید

ممکن است مدام مشغول باشید، اما این به این معنی نیست که سازنده هستید. در نظر بگیرید که اقدامات شما چقدر مفید هستند، چگونه با کار شما ارتباط دارند و آیا وظایفی در برنامه شما وجود دارد که شما را به هدفتان نزدیک نمی کند. اگر وجود دارد، آنها را حذف کنید.

5. به جای فهرست کارها از تقویم استفاده کنید

برنامه ریزی درست در تقویم به شما کمک می کند تا قصد انجام کاری را از تعهد شروع یک کار خاص در یک مقطع زمانی مشخص تشخیص دهید. توزیع یک هفته و یک ماه آسان تر می شود و به سرعت وقت آزاد برای تغییر چیزی در برنامه خود پیدا می کنید.

6. چندوظیفه ای را فراموش کنید

شما می توانید چندین کار را همزمان انجام دهید، اما بعید است که به نتایج خوبی برسید. مطالعات متعدد ثابت کرده است که چندوظیفه ای کارایی کار را کاهش می دهد. شما فقط احساس رضایت می کنید که مدت زیادی دوام نمی آورد و فرسودگی شغلی جایگزین آن می شود. عادت کنید کارها را به صورت متوالی انجام دهید، کارایی شما فقط افزایش می یابد.

7. اولویت بندی کنید

ماتریس سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت دی. آیزنهاور، به تعیین صحیح وظایف با توجه به اولویت آنها کمک می کند. تمام وظایف فقط باید به چهار گروه تقسیم شوند:

1. مهم و فوری.
2. مهم و غیر فوری
3. بی اهمیت و فوری.
4. بی اهمیت و غیر فوری.

بنابراین خواهید دید که باید فوراً با چه مواردی برخورد کرد، چه چیزی را به دیگران منتقل کرد و چه کاری را اصلاً انجام دادن لازم نیست.

8. لیست مسئولیت های مهم را به سه کاهش دهید

سعی نکنید برنامه روزانه خود را فقط با کارهای دشوار پر کنید - این کار دور از خستگی یا فرسودگی حرفه ای نیست. و نیازی به صحبت در مورد بهره وری نیست. بیش از سه کار ضروری را در روز انجام ندهید، کارهای ساده را جایگزین کنید و زمانی برای استراحت پیدا کنید.

9. برای خود ضرب الاجل تعیین کنید

اگر عادت دارید کارهای مهم را به بعد موکول کنید و سپس همه کارها را با عجله انجام دهید، ضرب الاجل های شخصی خود را تعیین کنید. به عنوان مثال، رئیس شما از شما می خواهد که دو گزارش بزرگ را در روز جمعه ارسال کنید - یکی از آنها را خودتان تا چهارشنبه تنظیم کنید.

10. یک ساعت در روز را صرف کارهای غیر فوری کنید

گرفتار شدن در روال کارهای فوری روزانه و به تعویق انداختن بی پایان سایر کارهای مهم و غیر فوری بسیار آسان است. اما شما هرگز نمی توانید آنطور به آنها دست پیدا کنید. انتظار نداشته باشید روزی روزی آزادتر داشته باشید. اگر می خواهید خواندن کتابی را به پایان برسانید، هر روز برای آن وقت بگذارید. اگر آرزوی تبدیل شدن به یک هنرمند مشهور را دارید، هر روز طراحی را تمرین کنید.

انگیزه

11. از اشتباه کردن نترسید

ترس از انجام کاری که اغلب اوقات شما را مجبور می کند ساکن بمانید و هیچ کاری انجام ندهید. یاد بگیرید که اشتباهات را به عنوان انگیزه ای برای پیشرفت درک کنید. وقتی شکست می خورید، به این فکر کنید که چرا شکست خوردید و شکاف دانش و مهارت های خود را از بین ببرید. با گذشت زمان حتی قدردان اشتباهات خود خواهید شد.

12. بخواهید از شما انتقاد کند

خودتان را سخت قضاوت نکنید - از کسی دعوت کنید تا کار شما را به طور عینی ارزیابی کند. از رئیس خود برای بازخورد بخواهید. برای میل خالصانه برای دیدن اشتباهات خود و بهبود عملکرد، توبیخ نخواهید شد. خوب، تمجید به شما کمک می کند الهام بگیرید و به حرکت رو به جلو ادامه دهید.

13. مهارت های خود را تقویت کنید

بدون یادگیری مداوم و خودآموزی نمی توان برای مدت طولانی مولد ماند. دیر یا زود حوصله ات سر می رود یا در حرفه خود به سقف می رسی. بنابراین، همیشه برای یادگیری چیزهای جدید تلاش کنید: کارهای غیر معمول را به عهده بگیرید و پروژه های جالب را رها نکنید.

14. از ناله ها، بدبین ها و هشداردهنده ها دوری کنید

افراد تمایل دارند به احساسات دیگران معتاد شوند. اگر کسی در محیط شما مدام تکرار کند که چقدر همه چیز بد است، یک روز افسردگی شما را فرا خواهد گرفت. وحشت یک همکار که هر هفته ضرب الاجل او می سوزد، قطعا به شما سرایت خواهد کرد. بنابراین، ترک کنید، ارتباط را متوقف کنید و رابطه را قطع کنید - اجازه ندهید خلق و خوی شما خراب شود.

15. اطراف خود را با افراد باهوش احاطه کنید

دایره اجتماعی بر رشد ما تأثیر می گذارد. اطراف خود را با مربیان و افراد فقط جالب احاطه کنید - بگذارید آنها دائماً به شما انگیزه و الهام بخشند و شما را مجبور کنند برای سطح آنها تلاش کنید. به سمینارهای تخصصی، کنفرانس ها بروید، به جوامع حرفه ای بپیوندید و آشنایی های جدید ایجاد کنید.

16. موفقیت های دیگران را دنبال نکنید

وسواس زیاد در مورد دستاوردهای دیگران فقط مانع ما می شود. از حسادت به دوستی که کسب و کار شما را باز کرده است، یا به همکلاسی که با موفقیت از سرگرمی خود درآمد کسب می کند، خودداری کنید. از جاسوسی از زندگی دیگران جدا شوید و به هدف خود برسید.

17. کمک بگیرید

انتظار نداشته باشید که یک کار بزرگ را به تنهایی انجام دهید. اگر به کمک نیاز دارید، آن را بخواهید. به عهده گرفتن یک کار دشوار و کشیدن آن دلیلی برای غرور نیست، بلکه حماقت است. درک کنید که برای نتیجه کار می کنید و به خاطر آن از تجربه و توصیه دیگران غافل نشوید.

18. روش بهره وری خود را ایجاد کنید

کورکورانه تمام تکنیک های مدیریت زمان، نکات تمدد اعصاب و نکات صرفه جویی در زمان را دنبال نکنید. آنچه واقعاً به شما کمک می کند را تجزیه و تحلیل کنید و آنچه را که برای شما مفید نیست کنار بگذارید. هدف شما موثر بودن است نه شکستن رکورد بیشترین استفاده از ابزارهای بهره وری.

تمرکز

19. مغز خود را از مشکلات روزمره رها کنید

یک کمد لباس کپسولی بچینید تا به این فکر نکنید که صبح در دفتر چه بپوشید. برنامه ای برای نظافت و کارهای خانه تنظیم کنید. آخر هفته ها به خرید مواد غذایی بروید و یک منو برای هفته ایجاد کنید. وقتی همه کارهای خانه حل و فصل شده و برنامه ریزی شده است، شما روی کار متمرکز می شوید.

20. اوج فعالیت خود را پیدا کنید

کسی توصیه می کند کارهای پیچیده را در ابتدای روز کاری انجام دهید و کارهای کوچک را برای عصر بگذارید. اما این روش برای جغدها یا کسانی که نیاز به شتاب دارند مناسب نیست. بنابراین، دوره‌هایی را که می‌توانید کارآمدترین کار را انجام دهید، تعیین کنید و کارهای زمان‌بر را در این مدت زمان‌بندی کنید. برای شناسایی آنها کافی است به مدت چند هفته سطح تمرکز خود را در طول روز یادداشت کنید. یا از یک ماشین حساب بهره وری اختصاصی استفاده کنید.

21. چیزهایی که شما را عصبی می کند به تعویق نیندازید

چه در مورد یک تماس مهم نگران باشید یا از اینکه چیزی را با رئیس خود روشن کنید می ترسید - تاخیر نکنید. کارهای ترسناک را فوراً حل کنید، حتی اگر فکر کردن به آنها شما را نگران کند. زیرا همین افکار هستند که از کار منحرف می شوند و تمرکز را کاهش می دهند. هر چه سریعتر این کار را انجام دهید، سریعتر آرام می شوید.

22. با دست یادداشت بردارید

ایده های جالبی که به طور تصادفی به سر مراجعه می کنند، بلافاصله فراموش می شوند.گاهی اوقات هنگام باز کردن برنامه ضبط در تلفن هوشمند خود در فکر فرو می رویم. و گاهی اوقات ما با چیز دیگری پرت می شویم: پیام ها، اخبار و شبکه های اجتماعی. بنابراین، آن را روی کاغذ یادداشت کنید - یادداشت های دست نویس نیز باعث می شود اطلاعات را بهتر به خاطر بسپارید. یک دفترچه طرح کوچک خشن بخرید که بتوانید به سرعت چند کلمه را روی آن یادداشت کنید، یا یک تکه برچسب و آنها را در نزدیکی خود نگه دارید.

23. یادآوری ها را تنظیم کنید

نیاز به انجام کاری در یک زمان خاص، اضطراب درونی ایجاد می کند که حواس را از کار اصلی منحرف می کند. علاوه بر این، ترس ناخودآگاه از فراموش کردن برخی از مشاغل ممکن است حتی احساس نشود. بنابراین، یادآورهای صوتی چیزهایی را که مربوط به زمان خاصی هستند تنظیم کنید. این شما را از نگاه های مداوم به ساعت و عصبیت های غیر ضروری رها می کند.

24. محل کار خود را مرتب نگه دارید

هر روز، وقتی کارتان تمام شد، چیزها را روی میز مرتب کنید: یادداشت ها را مرتب کنید، اسناد را بچینید، فنجان را بشویید. به هر حال، دسکتاپ روی رایانه نیز مهم است. تمام برگه های غیر ضروری را ببندید، فایل های موقت را حذف کنید.

25. مراقب نورپردازی باشید

دانشمندان ثابت کرده اند که نور تاثیر عمیقی بر بهره وری ما دارد. نور دفتر باید تا حد امکان نزدیک به نور طبیعی روز باشد، نه گرم یا خیلی سرد. مقدار بهینه 4500-5000 K است. در پایان روز کاری، می توانید برای استراحت و آماده شدن برای استراحت به نور گرم تغییر دهید.

اجرای وظایف

26. دویدن سرعت

احتمالاً در مورد تکنیک پومودورو شنیده اید - سازماندهی کار در بخش های 25 دقیقه ای با وقفه های 5 دقیقه ای. این بازه زمانی ممکن است برای شما مناسب نباشد، اما نکته اصلی در ذات آن است. دوره های کوتاهی از تمرکز کامل را برای خود تعیین کنید - از 20 دقیقه تا یک ساعت - که در آن هیچ چیز حواس شما را پرت نکند و در این بین استراحت کنید.

استفاده از برنامه ها:

27. برای انجام تکالیف جدید عجله نکنید

به دلیل یک کار ناگهانی یا درخواست کسی، کار خود را ناتمام رها نکنید. البته تعیین اولویت ها مهم است: اگر یک کار جدید مهم تر است و باید در اسرع وقت انجام شود، حواس خود را پرت کنید و امور جاری را قربانی کنید. اگر نه، به تعویق بیاندازید. حتی اگر خیلی از شما بخواهند.

28. تجسم کنید

تجسم به شما کمک می کند در زمان صرفه جویی کنید، اطلاعات را بهتر به خاطر بسپارید، موضوع جدیدی را درک کنید و تصمیمی آگاهانه بگیرید. از تکنیک های مختلف استفاده کنید: وظایف را بر اساس دسته بندی برچسب بزنید، نمودارها، جداول و نقشه های ذهنی را بکشید.

29. وظایف را ناتمام رها کنید

وقت خود را صرف انجام کارهای بزرگ و پیچیده به یکباره کنید. به اثر زیگارنیک تکیه کنید. ماهیت آن این است که مغز اعمال ناتمام را بهتر به خاطر می آورد و ناخودآگاه به فکر کردن در مورد آنها ادامه می دهد. اگر از یک کار دشوار وحشت دارید، آن را شروع کنید و آن را به تعویق بیندازید - در حالی که مشغول انجام کارهای دیگر هستید، ممکن است ایده های جالب زیادی به ذهنتان خطور کند.

30. از کوچک شروع کنید

اگر نمی توانید یک کار را شروع کنید، فقط 10 دقیقه برای آن وقت بگذارید. به احتمال زیاد درگیر خواهید شد و به کار خود ادامه می دهید. خوب، اگر نه، پس حداقل شروع کنید. و در عین حال اثربخشی نکته قبلی را بر روی خود بررسی کنید.

صرفه جویی در زمان

31. زمان خود را در کجا سپری می کنید

آزمایشی را امتحان کنید: سعی کنید همه چیز را به مدت یک هفته یادداشت کنید، حتی کوچکترین موارد و زمان صرف شده برای هر یک از آنها. در نهایت، لیست به دست آمده را تجزیه و تحلیل کنید.

32. از تماس خودداری کنید

سعی کنید کمتر با تلفن صحبت کنید. برقراری تماس بیشتر از نوشتن و خواندن یک پیام زمان می برد. علاوه بر این ، همه به ذهن نمی آیند که در مورد او هشدار دهند ، به این معنی که می توانید ناگهان و در زمان نامناسب از کار منحرف شوید. اگر همچنان نیاز به برقراری تماس مهم دارید، آن را برنامه ریزی کنید و آن را به لیست کارهای خود اضافه کنید تا بتوانید به وضوح زمان خود را برای کارهای دیگر اختصاص دهید.

33. هشدارها را غیرفعال کنید

اعلان‌ها را برای برنامه‌ها، پیام‌رسان‌ها، شبکه‌های اجتماعی و ایمیل خاموش کنید. آنها زمان زیادی را نمی گیرند، اما بسیار حواس پرتی هستند و می توانند شما را به سفری در اینترنت بکشانند.اگر نمی توانید از شر وسوسه بررسی پیام های خود خلاص شوید، اعلان های مربوط به آنها را فقط از مخاطبین مهم بگذارید.

34. بعد از ظهر ایمیل خود را چک کنید

بررسی ایمیل صبحگاهی را حذف کنید تا از کارهایی که از قبل برنامه ریزی شده است منحرف نشوید و خود را با برنامه روزانه دیگران وفق ندهید. اگر عادت دارید فوراً پاسخ دهید و نمی توانید در برابر پیامک مقاومت کنید، مکالمه می تواند تمام روز طول بکشد. برگه مرورگر خود را باز نگه ندارید، بلکه از الگوها برای پاسخ سریع به پیام ها استفاده کنید.

35. صندوق ورودی خود را تمیز کنید

سعی کنید اطمینان حاصل کنید که فقط موارد مهم در بین پیام های خوانده نشده باقی می مانند. هرزنامه های غیر ضروری را فورا حذف کنید و یک صندوق پستی جداگانه برای نامه های شخصی و اشتراک های جالب ایجاد کنید. بنابراین لازم نیست برای مدت طولانی از طریق نامه جستجو کنید و در میان تمام نامه هایی که واقعاً مورد نیاز هستند جستجو کنید.

36. تایپ کردن را یاد بگیرید

هنگام کار با رایانه، تایپ لمسی باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان می شود. این مهارت را می توان با استفاده از خدمات آنلاین آموخت،،. نکته اصلی این است که هر روز زمانی را به این فعالیت اختصاص دهید.

37. از کلیدهای میانبر استفاده کنید

کلیدهای میانبر برای کار سریع طراحی شده اند. ترکیبات آنها را به خاطر بسپارید، آنها استفاده از رایانه و برنامه های فردی را بسیار ساده می کنند.

38. فایل ها را مستقیماً در پوشه مورد نظر ذخیره کنید

هنگام دانلود یا ایجاد یک سند، بلافاصله آن را نامگذاری کرده و به پوشه مورد نظر ارسال کنید. ممکن است زمان نداشته باشید، اما در نهایت سرعت و آسان‌تر از بررسی و مرتب‌سازی همه دانلودهای رایانه یا جمع‌آوری فایل‌ها در فضای ذخیره‌سازی ابری است.

39. بهانه نیاورید

فقط وقت خود را برای آن تلف نکنید. بهانه آوردن غیرمولد، غیرحرفه ای و آزاردهنده است. بهتر است با قاطعیت اشتباه خود را بپذیرید و بلافاصله شروع به اصلاح کنید.

تفریح

40. رژیم غذایی اطلاعاتی بگیرید

جریان های عظیم اطلاعات سیستم عصبی را بارگذاری می کند و در آرامش اختلال ایجاد می کند. طبق آمار، هر فرد حدود 2، 7 ساعت در روز را به تنهایی در تلویزیون صرف می کند. اینترنت و شبکه های اجتماعی را به اینها اضافه کنید. سایت ها، کانال ها و جوامع خبری بی وقفه برای جلب توجه ما با هم رقابت می کنند و اغلب در مورد یک چیز صحبت می کنند. بنابراین، لازم نیست وقت خود را به تماشای آنها اختصاص دهید - همچنان از اخبار مهم مطلع خواهید شد.

41. استراحت های طولانی داشته باشید

اگر کار سختی دارید که نیاز به تمرکز زیاد دارد، حداقل نیم ساعت از کار جدا شوید. از روی میز بلند شوید و به فعالیت بدنی بپردازید.

42. به موسیقی گوش دهید

تحقیقات نشان می دهد که موسیقی بهره وری، خلاقیت و به طور کلی خلق و خوی را افزایش می دهد. اگر تمرکز کردن با او برایتان سخت است، در این بین به هنرمندان مورد علاقه خود گوش دهید.

43. بیشتر اوقات بیرون بروید

ترجیحا درست در طول روز کاری. هوای کهنه در دفتر باعث کاهش بهره وری، سردرد و استرس می شود. دانشمندان حتی اصطلاح سندرم ساختمان بیمار را ابداع کرده اند، وضعیتی که در آن افراد علائم دردناکی را به دلیل تهویه، روشنایی و گرمایش ضعیف در ساختمان ها تجربه می کنند. و در حالی که ممکن است مطب شما سالم باشد، بدن شما همچنان هوای تازه را بهتر دوست دارد.

44. شب و آخر هفته خود را از قبل برنامه ریزی کنید

از قبل تصمیم بگیرید که تعطیلات خود را چگونه بگذرانید و سعی کنید آن را با چیزهای مورد علاقه خود پر کنید. دراز کشیدن بی هدف روی کاناپه تنها منجر به خستگی بیشتر می شود و در انتظار یک آخر هفته جالب و کار بهتر است.

45. یک روز در هفته اصلا به کار فکر نکنید

به خود قول دهید در روز تعطیل به کارتان دست نزنید یا اصلاً به آن فکر نکنید. حتی اگر یک جلسه مهم یا کار ناتمام دارید. به یاد داشته باشید که شما نیز زندگی دیگری دارید - این روز را کاملاً به آن اختصاص دهید.

46. مرخصی بگیرید

اگر به طور منظم سر کار می روید، هر هفته برای مسائل خانوادگی مرخصی نگیرید و به ندرت مرخصی استعلاجی می گیرید، همینطور یک روز مرخصی بگیرید. پس از اتمام یک پروژه بزرگ یا قبل از ارائه، یک روز اضافی را در خانه بگذرانید. به خودتان اجازه دهید بدون انتظار برای آخر هفته راه اندازی مجدد کنید.

سلامتی

47. طبق برنامه زندگی کنید

روال روزانه را به عنوان یک چارچوب سختگیرانه در نظر نگیرید که باید خودتان را به آن سوق دهید. فقط یک زمان برای رفتن به رختخواب، بیدار شدن و غذا خوردن تعیین کنید. و سعی کنید هر روز آن را دنبال کنید. شما همیشه احساس فعالیت خواهید کرد، از خواب آلودگی و حملات ناگهانی گرسنگی که تمرکز را مختل می کند، رنج نخواهید برد.

48. از الکل به عنوان راهی برای آرامش استفاده نکنید

قبل از خواب از نوشیدن الکل خودداری کنید، حتی اگر بعد از یک روز سخت در محل کار استراحت کردن برایتان دشوار است. الکل واقعا می تواند به شما کمک کند به خواب بروید، اما بعد از چند ساعت شروع به عملکرد منفی می کند - و این مملو از بیدار شدن مکرر در صبح، خواب آلودگی در طول روز و از دست دادن تمرکز است.

49. بیشتر غذا بخورید

یک ناهار مقوی بدن را بیش از حد بار می آورد: تمام توان خود را برای هضم غذا می اندازد، بنابراین تمرکز بر روی انجام وظایف دشوار می شود. اگر بعد از شام احساس خواب آلودگی می کنید، سهم معمول خود را به دو وعده غذایی تقسیم کنید.

به جای وعده های غذایی سنگین، غذاهایی را در رژیم غذایی خود بگنجانید که تمرکز و تمرکز را بهبود می بخشد: سبزیجات، سبزیجات، ماهی های چرب، آجیل و شکلات تلخ. و به قهوه تکیه نکنید - در مقادیر زیاد آن را تقویت نمی کند، بلکه اثر معکوس می دهد.

50. به ورزش بروید

ورزش نه تنها سلامتی را بهبود می بخشد، بلکه باعث بهبود توجه، تمرکز و سرعت مغز نیز می شود. آنها همچنین عزت نفس را بالا می برند و آنها را در برابر موقعیت های استرس زا مقاوم تر می کنند. این یک مزیت بزرگ برای بهره وری است، بنابراین حداقل کمی ورزش کنید.

همچنین بخوانید؟ ?

• 80 هک زندگی برای بهره وری
• تفاوت بین بهره وری و کارایی چیست و چه چیزی مهمتر است
• برای بهره وری بیشتر استراحت کنید و از کار استراحت کنید.
• هزینه واقعی بهره وری چقدر است