چگونه بیشتر کار کنیم و کمتر کار کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

در عرض 4، 5 ساعت، می توانید بسیار بیشتر از یک روز کامل در دفتر انجام دهید. امروز شش نکته جالب از النا پروکوپتس، نویسنده و نویسنده دوره گرد، در مورد یافته های فرهنگی را منتشر می کنیم.

دیروز از دو مرز عبور کردم، سه پروژه در حال انجام را با مشتریان به پایان رساندم، معامله ای را با چشم انداز عالی بستم و عصر در خانه با همسرم ناهار خوردم.

من 25 ساعت در هفته کار می کنم، هشت ساعت در روز می خوابم، برنامه ای ندارم، و هنوز هم نسبت به زمانی که بیش از 60 ساعت در هفته به میز اداری خود چسبیده بودم، کارهای بسیار بیشتری انجام می دهم.

من از ابرانسان بودن فاصله زیادی دارم. همه آنچه در بالا توضیح داده شد فقط یک مثال گویا است.

ببینید، من مستقل از مکان و بیش از یک سال برای خودم کار کردم، درس‌های ارزشمندی در زمینه کارآمدی و مدیریت زمان خودم آموختم.

در زیر لیستی از هک های زندگی وجود دارد که ممکن است بسیار ساده به نظر برسند. با این حال، هنگامی که واقعاً آنها را امتحان کنید، متوجه خواهید شد که کارهای شما زمان کمتر و کمتری را می گیرد.

1. از اثر زیگارنیک بهره ببرید

مغز دارای یک عملکرد داخلی سرزده است که دائماً چیزهایی را که ناتمام رها کرده اید به شما یادآوری می کند و در نتیجه شما را وادار می کند تا کار را کامل کنید. این اثر Zeigarnik است و به شما کمک می کند تا کارهایی را که قبلاً شروع کرده اید تکمیل کنید.

مهم نیست که دوست دارید مشکل حل شود یا نه، حداقل یک قدم کوچک به سمت آن بردارید.

با یک بحران خلاقانه مواجه هستید و نمی توانید بنویسید؟ یک فایل خالی باز کنید و شروع کنید به تایپ هر چیزی که دوست دارید. آیا باید برنامه ریزی عروسی خود را شروع کنید؟ با جستجوی یک دسته گل عروس شروع کنید. آیا باید تا فردا یک استراتژی بازاریابی برای شرکت خود ایجاد کنید؟ برای شروع چند ایده روی ویدیو ضبط کنید.

در 99٪ موارد، شما روی یک کار تا پایان تلخ کار خواهید کرد.

2. استفاده از ابزارها برای مدیریت پروژه (نه فقط برای موارد کاری)

مغز ما کارهای چالش برانگیز را دوست ندارد. هنگامی که با یک کار انتزاعی روبرو می شود، مثلاً "با یک کمپین بازاریابی ماهانه بیایید"، بلافاصله دلسرد می شود و ترجیح می دهد کارهای آسانی را که انجام می دهد انجام دهد.

به همین دلیل است که لازم است هر تجارت بزرگ را به چند مرحله ساده، کوچک و قابل دستیابی تقسیم کنیم.

اینجاست که ابزارهای مدیریت پروژه وارد عمل می شوند. شما نمی خواهید هیچ قدم مهمی را از دست بدهید، درست است؟

تعداد بی شماری از برنامه های مدیریت پروژه شخصی رایگان و پولی وجود دارد. من رویکرد بصری به مدیریت را بیشتر دوست دارم.

چیزی که به خصوص در مورد این برنامه عالی است این است که می‌توانید اطلاعات را به شکلی که به ذهنتان می‌رسد ساختار دهید - در قالب روابط، نه خطی. این بدان معنی است که به جای ترسیم یک طرح گام به گام خطی، می توانید یک تصویر دقیق از پروژه با چندین جریان از اقدامات که به طور همزمان یا یکی پس از دیگری رخ می دهند ایجاد کنید. (در مورد نقشه ذهنی و ابزارهای آن در اینجا بیشتر بخوانید).

به عبارت دیگر، یک نقشه بصری ترسیم می‌کنید که به شما امکان می‌دهد نگاهی اجمالی به کل پروژه داشته باشید، به علاوه به شما کمک می‌کند گام‌های کوچکی بردارید که به هدف شما منجر می‌شود.

در اینجا نمونه ای از چنین پروژه ای آورده شده است:

چرا این رویکرد بصری برای من عالی کار می کند (و شاید برای شما هم کار کند):

1. شما همیشه می دانید که چه مرحله ای باید انجام شود، بنابراین حتی فرصتی برای به تعویق انداختن آن را برای خود باقی نمی گذارید.
2. شما در یک نگاه تصویر بزرگ و واضحی از اهداف خود دارید.
3. برنامه ریزی کل پروژه به آسانی کشیدن آن روی کاغذ است (که قبلاً انجام داده ام)، و استفاده از طرح بسیار راحت تر است.
4. اگر به صورت تیمی کار کنید، همیشه مشخص می شود که قبلاً چه کاری انجام شده است و چه کاری در حال انجام است. این بدان معناست که اشتباهات و ضرب الاجل های از دست رفته کمتری وجود خواهد داشت.

سایر ابزارهای محبوبی که از استفاده از آنها لذت می برم عبارتند از،، Trello، و.

3. عادات خود را تغییر دهید

امروزه به راحتی می توان اطلاعاتی را در مورد نحوه همگام شدن با تمام مشاغل خود پیدا کرد، اما چند نفر از شما این نکات را عملی می کنید؟ من هم در این قایق بودم.

همه ما عادت هایی داریم و آنها را تا حد زیادی تغییر می دهیم. با این حال، یک راه حل هوشمندانه برای این مشکل را می توان در کتاب قدرت عادت چارلز داهیگ یافت. نویسنده آن را چرخه عادت نامیده است. به طور خلاصه، یک عادت دارای سه جزء است: یک محرک (محرکی که قبل از عادت است)، رفتار عادتی (در واقع تکرار یک عمل) و یک پاداش (پاداش بیرونی و درونی که برای انجام عمل عادت دریافت می کنید).

اکنون خبر بد این است که هیچ راهی وجود ندارد که بتوانید بر محرک ها تأثیر بگذارید. خبر خوب این است که می توانید رفتار خود را تغییر دهید.

کارهای بی‌ثمر زیادی وجود دارد که انجام داده‌ام و انجام می‌دهم، اما همیشه از این موضوع که اول صبح شروع به ارسال پست در شبکه‌های اجتماعی و رسانه‌ها می‌کنم، احساس گناه می‌کنم. ناراحتی از اشتراک گذاری پست های جدید در وبلاگ شما مشکلی ندارد. اما می‌دانم که می‌توانم به سرعت درگیر وبگردی بی‌مطلب برای چند ساعت در وب شوم و روزم را به هم می‌ریزد.

راه حل این است که برنامه ریزی کنید که شب قبل چه کاری باید در شبکه ها و رسانه ها انجام شود. زمان دقیق انجام آن را برای خود تعیین کنید و هر روز آن را انجام دهید.

این رویکرد برای هر محرکی که منجر به رفتار منفی شود قابل اجرا است.

هر بار که یک عمل معمولی جدید انجام می دهید، مطمئن شوید که برای آن به خودتان پاداش می دهید. مراسمی برای خود بسازید که به شما کمک می کند رفتارهای منفی خود را پیش بینی کنید، مانند وب گردی بی پروا، خرج کردن پول، یا خوردن شیرینی، و هر بار که بتوانید از آن اجتناب کنید، با چیزی خوب به خود پاداش دهید.

این کار را به مدت 21 روز تکرار کنید تا عادت جدید باقی بماند.

4. از قانون 90 دقیقه استفاده کنید

حدود 50 سال پیش، ناتانیل کلیتمن، عصب شناس کشف کرد که بدن ما هر 90 دقیقه یک بار در طول روز از اوج به اوج دیگر می رود. این پدیده به ریتم اولترادیان نیز معروف است. به عبارت ساده، ما فقط می توانیم 90 دقیقه سازنده باشیم.

بعد از 90 دقیقه چه اتفاقی می افتد؟ ما شروع به جستجوی سوخت اضافی به شکل کافئین، آب نبات یا هورمون های استرس خود می کنیم: آدرنالین، نوراپی نفرین و کورتیزول. در این لحظه، ما تمرکز خود را از دست می دهیم، دیگر به وضوح فکر نمی کنیم و کل تصویر را می بینیم.

دیروز من اینطور گذشت: من به فرودگاه رسیدم و 90 دقیقه قبل از سوار شدن در یک کافی شاپ کار کردم (وای فای وجود نداشت)، در طول پرواز یک فیلم تماشا کردم و با قطار از سوئیس به فرانسه برای کار برگشتم. وقتی به خانه رسیدم، سریع صندوق پستی ام را چک کردم، شام خوردم و 90 دقیقه دیگر کار کردم.

در نتیجه، تنها در 4.5 ساعت بیشتر کارهایی را انجام دادم که قبلاً یک روز 8 ساعته را صرف آن می کردم.

5. اولویت را به آخرین

یکی از مدیران پنتاگون ماهیت این توصیه را به طرز درخشانی بیان کرد:

اول، فهرستی از اولویت ها تهیه می کنم: اول، دوم، سوم و غیره. و سپس همه چیز زیر سوم را خط می زنم.

این قانون طلایی برای هر فهرست کارهای روزانه است. همه وظایف را بعد از سومین روز به روز بعد منتقل کنید.

نمی توانید تعیین کنید کدام وظایف مهم تر هستند؟

1. در نظر بگیرید که آیا بین وظایف وابستگی وجود دارد.آیا می توان گام A را بدون برداشتن گام B برداشت؟ اگر نه، وظیفه B مهم تر است. وظایفی را انتخاب کنید که بر موفقیت آینده شما تأثیر می گذارد.
2. از ماتریس تصمیم استفاده کنید

همه چیز در گوشه سمت راست بالا باید با برچسب "اکنون انجامش بده" مشخص شود. مشکلات با تأثیر زیاد، که انجام آنها دشوار است، باید با دیگران مخلوط شوند، کمتر دشوار است. کارهایی که تاثیر کمی دارند و انجام آنها آسان است ارزش واگذاری را دارند.

6. یک "روز فرودگاه" ترتیب دهید

برای من یک محل کار فوق العاده فرودگاه ها و هواپیماها هستند.در واقع، من پروازهای اتصالی را بیشتر از پروازهای مستقیم ترجیح می دهم (از جمله موارد دیگر، حداقل 100 دلار ارزان تر هستند) و سعی می کنم در روزهایی که در جاده هستم تا حد امکان وظایف خود را انجام دهم و نه وقتی از خانه کار می کنم

حالا بزار توضیح بدم

شما زمان بسیار محدودی دارید (قبل از حرکت یا قبل از سوار شدن) و Wi-Fi رایگان محدودی دارید. این بدان معناست که می توانید 90 دقیقه دوی سرعت داشته باشید تا بهره ور بمانید.

وقتی در هواپیما هستید چیزی ندارید که حواس‌تان را پرت کنید: تلفنتان خاموش است، و فقط کار ناب و کارآمدی وجود دارد که باید در مدت زمان محدود انجام شود. من اغلب سعی می‌کنم فضای مشابهی را در خانه بازسازی کنم: اینترنت را خاموش می‌کنم و به مدت 90 دقیقه کارم را انجام می‌دهم بدون اینکه حواسم به چیز دیگری پرت شود.

بیایید خلاصه کنیم. در اینجا یک برنامه برای انجام بیشتر و کار کمتر وجود دارد:

1. اولین قدم را در کسب و کار خود بردارید و بگذارید افکت زیگارنیک به شما در تکمیل آن کمک کند.
2. از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید تا به وضوح در مورد آنچه باید انجام شود و متمرکز بمانید.
3. محرک های خود را دنبال کنید و آنها را به عادت های مثبت تبدیل کنید.
4. از قانون 90 دقیقه استفاده کنید.
5. اولویت بندی کنید و روی مهمترین کارها کار کنید.
6. هر چیزی که حواس شما را پرت می کند را حذف کنید. به عنوان مثال، به خود یک «روز فرودگاه» بدهید.