لئو بابوتا: 10 عادت ایمیل من

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

عکس ©

ایمیل می تواند یک ابزار کار عالی باشد، یا می تواند به منبع آزاردهنده تعویق تبدیل شود، و این دقیقاً نحوه استفاده شما از آن است. زمانی بود که من درخواست ورشکستگی کامل ایمیلم را دادم و الان هر روز 2-3 بار آن را چک می کنم، اما سریع و کارآمد می رود.

من چندین عادت ایجاد کرده ام که به من کمک می کند تا با نامه هایم بسیار مؤثر کار کنم و بهتر روی کارهای مهم دیگر تمرکز کنم. و راستش را بخواهید، بالاخره صندوق پستی من خالی شد و احساس بسیار خوبی دارم. در این مقاله 10 مورد از عادت هایم را بیان می کنم. اصلاً به این معنا نیست که شما کورکورانه از آنها پیروی کنید، من فقط می خواهم راه خود را نشان دهم و بر اساس آن ممکن است راه خود را هموار کنید. بنابراین، در اینجا عاداتی هستند که برای من مفید هستند:

کمتر به ایمیل نگاه کنید

من صندوق پستی ام را تمام روز باز نمی گذارم. و من به ندرت به آن نگاه می کنم. من به این نتیجه رسیدم که اگر 20-30 حرف در صندوق ورودی من جمع شود ، جهان فرو نمی ریزد ، در عین حال ، پردازش سریع دقیقاً این مقدار برای من آسان خواهد بود. توجه! من می گویم فرآیند، نه خواندن. صندوق ورودی خود را باز می کنم تا پیام ها را در پوشه های دیگر پراکنده کنم، نه اینکه آنها را بخوانم و همانجا بگذارم.

در پوشه ها پراکنده شوید

نامه‌ام را باز می‌کنم و شروع به تصمیم‌گیری سریع می‌کنم: حذف یا بایگانی، خواندن و پاسخ فوری (اگر کمتر از ۲ دقیقه طول بکشد) یا بایگانی می‌کنم، یک پاسخ سریع ارسال می‌کنم و سپس بایگانی می‌کنم، به لیست کارهایم اضافه می‌کنم تا بعداً این کار را انجام دهم (با ستاره علامت بزنید و سپس بایگانی کنید). در هر صورت، چیزی نباید در صندوق ورودی باقی بماند.

بلافاصله همه چیز را به تقویم اضافه کنید

اگر نامه ای با تاریخی به من برسد که باید آن را به خاطر بسپارم، بلافاصله آن را وارد تقویم می کنم. یک جلسه رو در رو یا یک مکالمه اسکایپ، یک تمرین یا چیزی که فقط بعد از یک هفته باید به خاطر بسپارم - همه چیز بلافاصله به تقویم ارسال می شود. اکنون این بهترین عادت من است، به اتوماسیون رسیده است و به لطف آن، به ندرت چیزی را فراموش می کنم.

از "کلیدهای داغ" استفاده کنید

من از جیمیل استفاده می‌کنم که میانبرهای صفحه‌کلید مختلفی را برای نامه‌های من فراهم می‌کند. در واقع، فقط چند دقیقه طول کشید تا آنها را یاد بگیرم، و سپس حافظه عضلانی کلیدها را به خاطر می آورد.

در اینجا میانبرهایی وجود دارد که من استفاده می کنم:

"Gi" - بازگشت به صندوق ورودی؛

"E" - بایگانی؛

"#" - حذف؛

"C" - یک پیام جدید ایجاد کنید.

"R" - پاسخ؛

"F" - به جلو؛

"الف" - به همه پاسخ دهید.

"Gs" - به علامت گذاری شده بروید.

"Tab + Return" - وقتی پیامی ایجاد می کنم، بلافاصله آن را ارسال و بایگانی می کنم.

من همچنین از تنظیمات زمانی استفاده می کنم که پس از حذف یا بایگانی یک پیام، به طور خودکار به پیام بعدی بدون بازگشت به صندوق ورودی می روم، این به شما امکان می دهد به سرعت در پیام ها حرکت کنید.

حروف کوتاه بنویس

پاسخ من به نامه معمولاً 1-3 جمله است. به ندرت حروفی بیشتر از 5 جمله می نویسم. و باید دلیل خوبی برای آن وجود داشته باشد. اگر واقعاً نیاز به نوشتن زیاد دارم، ترجیح می‌دهم این کار را در Google Docs انجام دهم و آن را با شخص مناسب به اشتراک بگذارم. نامه کوتاه به معنای پاسخ سریع از طرف گیرنده است، زیرا شخص مجبور نیست برای گرفتن و جذب اطلاعات کلیدی در جنگل فصاحت شما قدم بزند.

به سرعت وظایف را به لیست کارهای انجام دهید

برخی از افراد از صندوق ورودی به عنوان لیست کارهایی که باید انجام دهند استفاده می کنند، اما برای این کار مناسب نیست، و دلیل آن در اینجا آمده است:

1. کارهایی که باید انجام شوند با حروف دیگر مخلوط می شوند و پس از آن به سختی می توان آنها را از میان جمعیت بیرون آورد.

2. داستان در نامه همیشه حاوی راهنمای عمل خاصی نیست، اما بر اساس نامه، می توانید برای خود تعیین تکلیف کنید.وقتی می خواهید آن را کامل کنید، باید نامه را دوباره بخوانید تا به یاد بیاورید که بعد از خواندن آن چه وظیفه خاصی برای خود تعیین کرده اید.

3. هر بار که برای انجام کار دیگری به نامه خود نگاه می کنید، با پیام های جدیدی مواجه می شوید که توجه شما را جلب می کند و حواس شما را از کارهای اصلی منحرف می کند و ریتم کاری شما را مختل می کند.

یک لیست کار ساده و راحت یک سند متنی معمولی است که در آن می توانید وظایف را از ایمیل ها تنها با چند کلیک اضافه کنید. و در حین کار، چنین برگه ای ابزار مؤثرتری خواهد بود، زیرا لازم نیست همیشه به صندوق ورودی نگاه کنید.

فقط پیام های خوانده نشده را در صندوق ورودی ذخیره کنید

این یک ترفند برای کاربران پیشرفته است. من صندوق ورودی جیمیل خود را به گونه ای هک کردم که دیگر نمی تواند پیام های خوانده شده را ذخیره کند. این بدان معنی است که اگر نامه را باز کنم و آن را در هیچ پوشه دیگری نریزم، به سادگی ناپدید می شود. این به من انگیزه می دهد تا تصمیم بگیرم که با این نامه چه کار کنم، در غیر این صورت به سادگی آن را از دست خواهم داد. به لطف این تنظیمات خاص، پیام های باز در صندوق ورودی من جمع نمی شوند که به تدریج تبدیل به زباله می شوند.

برای خواندن کنار بگذارید

اغلب آنها برای من پیوندهایی به مقالات ارسال می کنند. فوراً آنها را به Instapaper می فرستم تا بعداً بخوانند. به همین دلیل است که سعی می‌کنم زمان کمتری را برای پست‌ها صرف کنم، زیرا در کنار آن چیزهای جالب زیادی برای خواندن دارم.

بی رحمانه فیلتر کنید

وقتی نامه ای در صندوق ورودی من ظاهر می شود که دوست ندارم ببینم، بلافاصله با آن برخورد می کنم. من برای لغو اشتراک از لیست پستی یا نصب فیلتر روی این فرستنده تنبل نیستم. و این امر به طور قابل توجهی جریان ایمیل های دریافتی را کاهش می دهد. من در مورد نامه هایی که صندوق ورودی من را مسدود می کند بی رحم هستم و این قانون حتی برای افرادی که بیش از حد مرا آزار می دهند نیز صدق می کند.

بسته شدن نامه در پایان پردازش نامه ها

پیام‌های جدا شده - نامه را ببندید و تا چند ساعت باز نکنید تا تعداد حروف کافی وجود داشته باشد.

وارد شدن به برخی عادات خوب ایمیل چیز خوبی است. بلافاصله متوجه خواهید شد که چقدر برای انجام کارهای مهمتر آرام تر شده اید، و هر 10 دقیقه از شر ایمیل های مزاحم خلاص می شوید. به محض اینکه صندوق ورودی شما عاری از ایمیل های غیر ضروری باشد، سرتان برای افکار تازه آزاد خواهد بود. موفق باشید!