7 مورد حواس پرت کننده در دفتر و نحوه برخورد با آنها

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ما بهره وری خود را افزایش می دهیم و یاد می گیریم که چگونه از زمان به طور موثر در محل کار استفاده کنیم.

غم انگیز اما واقعی: مردم به طور متوسط 4 ساعت در روز را به تعویق می اندازند. در واقع، در محل کار ما از اینفوگرافیک استفاده می کنیم: چقدر از روز کاری خود را در واقع صرف کار می کنید؟ فقط 60% (یا حتی کمتر) از زمان برای تکمیل وظایف مهم، و بقیه انجام کارهای مزخرف است.

در سال 2008، دکتر جان تیلور اصطلاح "کرونوفاگ" (یعنی "زمان خوار") را ابداع کرد. و برای کنترل گردش کار خود باید دشمن را از روی دید بشناسید.

حواس پرتی در دفتر

1. ایمیل

یک کارمند اداری به طور متوسط روزانه 88 ایمیل دریافت می کند و در این مدت حدود 15 بار نامه های نحوه چک کردن ایمیل ها باعث می شود شما کمتر سازنده باشد را بررسی می کند. چک کردن اکانت ایمیل نوعی آیین است که اکثر افراد هر روز صبح کار خود را با آن شروع می کنند.

اما در واقعیت، این یک تعلل محض است. وقتی ذخایر نامه ها را حفر می کنیم، احساس می کنیم که داریم کار مفیدی انجام می دهیم، اما حقیقت این است که این کار فقط ما را از کارهای واقعاً مهم منحرف می کند.

2. شبکه های اجتماعی

همه ما برای کار به اینترنت در دفتر خود نیاز داریم. با این حال، کارمندان از وضعیت حواس‌پرتی در محل کار لذت می‌برند تا از وب برای استفاده شخصی نیز استفاده کنند. مثلاً در شبکه های اجتماعی وقت گذرانی کنید.

28 درصد از کارفرمایان مورد بررسی توسط CNBC.com گفتند که کارکنان خود را به دلیل سوء استفاده از رسانه های اجتماعی و خرید آنلاین در ساعات کاری اخراج کردند. بنابراین سرگرمی های آنلاین نه تنها توجه شما را پرت می کند، بلکه می تواند باعث از دست دادن شغلتان شود.

3. استراحت قهوه

آیا دوست دارید در میانه روز کاری با همکاران قهوه بنوشید؟ من شرط می بندم انجامش میدی. استراحت های قهوه می تواند به شما کمک کند با اطرافیان خود ارتباط برقرار کنید و به طور کلی فقط لذت بخش هستند.

یک کارگر متوسط هزینه می کند آیا یک استراحت چای در محل کار برای بهره وری مفید است؟ 24 دقیقه در روز برای تهیه و نوشیدن چای یا قهوه. به اینها مکالمات اجباری با سایر کارمندان را اضافه کنید که بدون آن هیچ چایی کامل نیست. اتلاف وقت وحشتناک

4. جلسات و جلسات

با کار در یک دفتر، مطمئناً دائماً در انواع جلسات و مذاکرات شرکت خواهید کرد و در بحث های متعدد شرکت خواهید کرد. در حالی که چنین مداخلاتی ضروری هستند، اغلب به طرز وحشتناکی بی اثر هستند.

شما زمان زیادی را در محل کار تلف می کنید ثابت کرده است که مردم حدود 31 ساعت در ماه را در جلسات و جلسات صرف می کنند. فقط تصور کنید در این مدت چقدر می توانید مفید باشید.

5. همکاران

کار از راه دور دارای اشکالاتی است، اما در اینجا یک مزیت قطعی وجود دارد - سکوت و تنهایی. در دفتر از این تجمل محروم هستید. همکاران اطراف شما یکی از بزرگترین عوامل حواس پرتی هستند، به خصوص به این دلیل که نمی توانید بر آنها تأثیر بگذارید.

همکاران شما می توانند با مکالمات بی پایان، موسیقی بلند، گپ زدن با تلفن یا عادات بدی مانند جویدن لوازم اداری آزاردهنده باشند. آنها همچنین دوست دارند حواس شما را در میان کار پرت کنند. در اینجا از چه نوع وضعیت جریان می توان صحبت کرد؟

6. سر و صدا

سطوح نویز محیطی به طور قابل توجهی بر بهره وری ما تأثیر می گذارد. و دفتر پر از منابع او است: تجهیزاتی که سیگنال های بلند منتشر می کنند، صداهای خیابان از پنجره ها و همکاران پرحرف. به گفته موسسه ملی ایمنی و بهداشت شغلی ایالات متحده، سر و صدا در محل کار می تواند سطح استرس را افزایش داده و باعث اضطراب شود.

7. گرسنگی

تغذیه نه تنها بر سلامت جسمی بلکه بر سلامت روانی شما نیز تأثیر می گذارد. بنابراین، نباید در محل کار خود را گرسنه نگه دارید. ممکن است فکر کنید که استراحت برای ناهار اتلاف وقت ارزشمند است، اما اینطور نیست. گرسنگی بر توانایی شما برای تمرکز و تمرکز تأثیر منفی می گذارد که بهره وری شما را کاهش می دهد.

راه های مقابله با آنها

1. محل کار خود را سازماندهی کنید

به هم ریختگی دسکتاپ می تواند باعث استرس شود و مانع بهره وری شما شود.بنابراین سعی کنید شرایط کاری قابل قبولی برای خود فراهم کنید.

کارکنان دفتر هر روز تعداد زیادی فایل ایجاد می کنند: یادداشت ها، گزارش ها، ارائه ها - گم شدن در این همه هرج و مرج آسان است. همه چیز را در یک سیستم سازماندهی کنید: کمی زمان صرف سازماندهی داده ها کنید، اما بلافاصله از طریق آن هدایت خواهید شد. به عنوان مثال، دیوید آلن، استاد بهره‌وری، سیستم GTD خود را برای تمیز کردن کاغذبازی توصیه می‌کند. اما شما می توانید خودتان را توسعه دهید - نکته اصلی این است که برای شما راحت است.

2. از عایق صدا مراقبت کنید

کارمندانی که در مورد مسائل مهم تلفنی صحبت می کنند، می توانند برای همکاران بسیار آزاردهنده باشند، حتی اگر خیلی آرام صحبت کنند. بنابراین، اگر صاحب دفتر کار خود هستید، عایق صوتی قابل قبولی در محل کار ارائه دهید و کارایی زیردستان شما به میزان قابل توجهی افزایش می یابد. همچنین می توانید یک مکان جدا شده خاص در اتاق برای صحبت با تلفن ایجاد کنید.

اگر یک کارمند معمولی هستید، برای خودتان هدفون یا گوش گیر بخرید تا حداقل کمی از سر و صدای اطرافتان محافظت کنید. و از همکاران خود در امان باشید: وقتی به تماس ها پاسخ می دهید دفتر را ترک کنید.

3. ایمیل خود را کمتر چک کنید

ایمیل خود را دو یا سه بار در روز چک کنید، نه بیشتر. اعلان های پاپ آپ را طوری تنظیم کنید که در حین کار حواس شما را پرت نکنند. محققان دریافتند که چک کردن ایمیل کمتر استرس را کاهش می دهد، زیرا کسانی که ایمیل خود را کمتر چک می کنند استرس کمتری دارند.

4. کنفرانس ویدئویی انجام دهید

در حالی که 23 درصد از 7 آمار دیوانه کننده در مورد بهره وری دفتر بررسی شده توسط منبع CareerBuilder از کارکنان اداری، کنفرانس ها را اتلاف وقت می دانند، هنوز انجام آن بدون بحث مشترک در مورد لحظات کاری غیرممکن است. برای حفظ ارتباط با همکاران بدون پرت شدن، کنفرانس ویدئویی برگزار کنید. این خیلی بهتر از جلسات عمومی در برخی از ادارات است، جایی که شما باید بروید، همه چیز را رها کنید و منتظر بقیه باشید.

در مطالعه Highfive WHAT REALLY HAPPENS DURING COFERENCE CALLES (INFOGRAPHIC)، 94 درصد از پاسخ دهندگان گفتند که جایگزینی جلسات سنتی با کنفرانس ویدیویی به افزایش بهره وری آنها کمک می کند. در چنین جلساتی، افراد کمتر حوصله شان سر می رود و بیشتر متمرکز می شوند و این قالب ارتباطی زمان بسیار کمتری را می طلبد. برای ملاقات با همکاران نیازی به ترک صندلی خود ندارید و در عین حال می توانید به کار خود ادامه دهید.

5. محل سپری کردن وقت خود را دنبال کنید

اغلب اوقات، زمانی که یک کار اداری خاص را بر عهده می گیریم، منابع بیشتری از آنچه که شایسته آن است، صرف آن می کنیم. برای بهره وری بیشتر از برنامه های ردیابی زمان استفاده کنید. این به شما می گوید که چه زمانی کار مزخرف انجام می دهید و چه زمانی کارهای مفید انجام می دهید. ابزارهای رایگان زیادی وجود دارد که به شما در کنترل این موضوع کمک می کند.

6. هر 25 دقیقه مکث کنید

شما نباید برای پوشیدن کار کنید: در دراز مدت بی سود است. کار زیاد هوشیاری و توانایی شما را برای تمرکز کاهش می دهد. برای استراحت از محل کار، استراحت کنید، اما استراحت ها کنترل می شوند - در غیر این صورت خطر از دست دادن زمان ارزشمند را دارید.

از تکنیک پومودورو برای تصمیم گیری در مورد زمان استراحت استفاده کنید. این روش پس از هر 25 دقیقه کار سنگین، 5 دقیقه استراحت را توصیه می کند. به این ترتیب می توانید از زمان خود به نحو احسن استفاده کنید و کارهای بیشتری انجام دهید. می توانید از تایمر برای کمک به یادآوری زمان استراحت و زمان کار استفاده کنید.