چگونه از "روال" دور شویم و در نهایت با وظایف استراتژیک مقابله کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

"اگر من نباشم کی؟" - یک فکر معمولی که شما را به یک روال می کشاند. آماده سازی مناسب به شما کمک می کند تا برای چیزهای واقعا مهم زمان پیدا کنید.

مدیریت رویدادهای جاری سازمان، یا مدیریت عملیاتی، بخشی ضروری از کار پروژه است. این شامل، برای مثال، تعامل روزانه با زیردستان یا پاسخ فوری به تمام وظایف ورودی است. اما این تنها در صورتی مزایای واقعی را به همراه دارد که کار بر اساس یک استراتژی سنجیده و تایید شده ساخته شود که صاحب بنگاه باید انجام دهد. در غیر این صورت، این یک فرآیند بی پایان و پر هرج و مرج است که همه منابع را مصرف می کند.

در هر کتاب درسی در مورد فعالیت های مدیریت، نحوه سازماندهی صحیح کار نوشته شده است: طراحی، پیاده سازی و سپس واگذاری سیستم مدیریت عملیاتی شرکت به مدیریت عالی. اما در عمل، همه چیز بسیار پیچیده تر است. قبل از معرفی یک سیستم مدیریتی جدید، ایجاد شرایط لازم ضروری است.

کارکنان را آموزش دهید

برای دور شدن از «روال» باید وظایف محول شود. و این کار را انجام دهید تا مدام تحت کنترل قرار نگیرید.

برای اینکه شرکت شکوفا شود و مالک بتواند در وظایف استراتژیک شرکت کند، تیم باید رهبران فعال و مجریان وظیفه شناس داشته باشد.

سیستم های گونه شناسی کارمندان زیادی وجود دارد، اما همه آنها، به هر شکلی، در این واقعیت خلاصه می شوند که افراد با انگیزه و علاقه مند باید در شرکت کار کنند. بنابراین، در این مرحله، انجام یک ارزیابی با کیفیت بالا از پرسنل بسیار مهم است. بهترین راه ها برای حل این مشکل روش هایی است که ملاک اصلی آن عملکرد باشد نه شایستگی. به عنوان مثال، می توانید از روش "360 درجه" استفاده کنید - این ارزیابی یک کارمند توسط همکاران، زیردستان، مدیریت، مشتریان و خودش است.

با کسانی که ثابت کرده اند کارمندان ناکارآمد هستند چه باید کرد؟ برای شروع، ما سعی خواهیم کرد آنها را "رفع" کنیم، یعنی به آنها انگیزه دهیم. در اینجا باید کسانی را که از دستاوردها الهام گرفته اند شناسایی کنید: اگر به آنها وعده جایزه داده شود، سرگرم کننده تر خواهند بود. اما کسانی که با انگیزه تنبیه هستند، و کسانی که اصلاً به تحریک واکنش نشان نمی دهند (این حتی بدتر است)، باید از شر آنها خلاص شوند. مهم است که این روند مرحله به مرحله انجام شود و برای تیم آشکار نباشد. در غیر این صورت، شما همه شانس دارید که شرکت را خراب کنید.

برای بقیه، باید به وضوح این ایده را که از آنها انتظار دارید، یا بهتر است بگوییم، حقوق خود را برای چه چیزی می دهید، منتقل کنید. یک کارمند باید درک کند که اقدامات او چنین سودی را برای شرکت به ارمغان می آورد، به همین دلیل است که او چنین حقوق و پاداشی دریافت می کند. به عبارت دیگر، یک سیستم شفاف انگیزش مادی مبتنی بر شاخص های عملکرد - KPI (شاخص عملکرد کلیدی) پیاده سازی کنید.

با امور مالی مقابله کنید

بنابراین، تیم مرتب شد. بیایید به داغ ترین موضوع برای هر تاجری برویم - امور مالی شرکت.

گاهی اوقات، به ویژه در طول رشد سریع، مالک و مدیریت ارشد مهم ترین چیز را فراموش می کنند - اقتصاد پروژه. برای اینکه بتوانید به وضوح بفهمید که چگونه پول می آید و چگونه می رود، باید تعدادی رویه را انجام دهید.

• اقتصاد واحد پروژه را محاسبه کنید - سود یا زیان یک واحد کالا یا خدمات به ازای هر مشتری. این به شما امکان می دهد بفهمید کدام محصولات باید تقویت شوند و کدام یک باید به طور کلی کنار گذاشته شوند تا کسب و کار به طور کلی سودآور بماند.
• حاشیه ای ترین محصول را شناسایی و تبلیغ کنید. با این اصل هدایت شوید: قوی را تقویت کنید تا ضعیف را توسعه دهید. اگر سودی وجود نداشته باشد، به سادگی منابعی برای مسیرهای جدید نخواهید داشت.
• لیست حقوق و دستمزد (دستمزد) را از نظر مناسب بودن بررسی کنید.تعجب خواهید کرد، اما با محاسبه صحیح اقتصاد پروژه، ممکن است "دو و نیم بیل مکانیکی" برای شما کافی باشد. گاهی اوقات، به جای نگه داشتن سه کارمند، بهتر است (برای پرداخت اضافی) بخشی اضافی از وظایف بین دو کارمند توزیع شود - این به میزان قابل توجهی در حقوق و دستمزد صرفه جویی می کند.

همه اینها باید به منظور آماده سازی محیط برای انتقال فرآیندهای ساخته شده به مدیریت ارشد شرکت انجام شود.

استاندارد کردن فرآیندها

بیایید به اقدامات تاکتیکی برویم. آیا تا به حال فکر کرده اید که چرا کارمندان رستوران های فست فود اینقدر سریع هستند؟ زیرا آنها فرآیندهای مشخصی دارند: آنها می دانند که برگرها را به چه ترتیبی قرار دهند، چگونه در آشپزخانه حرکت کنند تا به یک همکار آسیب نرسانند، چند گرم سس به یک ظرف خاص اضافه کنند. همین کار باید با هر فرآیندی در شرکت شما انجام شود.

می توانید با همان کارکنان شروع کنید: شرح وظایف را بنویسید. فقط از اینترنت دانلود نکنید، بلکه دقیقاً بنویسید که یک کارمند خاص در شرکت شما باید چه کاری انجام دهد. همچنین سیستم KPI را محاسبه کنید - قبلاً در مورد نیاز به استفاده از این تکنیک صحبت کرده ایم. بهتر است برای همه کارکنان تایید شود.

در فروش حتما سیستم CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) را پیاده سازی کنید تا حتی یک مشتری را از دست ندهید و استانداردها و چک لیست ها را دور بزنید.

تنظیم همه فرآیندها ضروری است: از ساده ترین وظایف تا تصمیمات مدیریتی پیچیده. البته گاهی اوقات قوانین می توانند شکسته شوند، اما به لطف یک سیستم مختصات واضح، نمی توانید نگران اتفاقاتی که در این یا آن سطح از شرکت می افتد باشید.

پیاده سازی اتوماسیون

در طول فرآیند استانداردسازی، مناطقی را که می‌توانند و باید خودکار شوند، شناسایی خواهید کرد، یعنی نیاز به تکرار همان نوع اقدامات را از بین ببرید. به عنوان مثال، پس از دریافت درخواست دریافتی، یک مدیر داده های مشتری را در یک سیستم CRM وارد می کند، سپس اطلاعات یک متخصص خدمات مشتری را در Excel کپی می کند و برای بازاریابی اطلاعات را به Google Sheets منتقل می کند. می توان از تمام این دستکاری ها جلوگیری کرد و در نتیجه کارایی کارکنان و فرآیند تولید را به طور قابل توجهی افزایش داد.

تعجب خواهید کرد که اگر از نیروی کار یک مدیر برای محاسبات استاندارد استفاده نکنید، بلکه یک بار برای یک راه حل عملیاتی هوشمند صرف کنید، چقدر می توانید در زمان و تلاش خود صرفه جویی کنید. چنین سیستم هایی در حال حاضر برای CRM در فروش، و برای وظایف حسابداری، و حتی برای استخدام وجود دارد.

هر چیزی را که می توانید خودکار کنید. بنابراین از اشتباهات بی پایان ناشی از عامل انسانی جلوگیری می کنید، فرآیندها را بهینه می کنید و احتمالاً در دستمزدها صرفه جویی می کنید.

ایجاد مدیریت عملیاتی

بنابراین، شما توسط کارمندان با انگیزه ای احاطه شده اید که می دانند برای به دست آوردن نتیجه مناسب چه کاری باید انجام دهند. شما یک مدل مالی واضح دارید و ایده ای دارید که به کجا بروید تا دائماً سود را افزایش دهید. فرآیندهای درون شرکت استاندارد و خودکار هستند.

اکنون باید کنترل عملیاتی را واگذار کنید. مهم: فرآیندها را به یک نفر گره ندهید، تا خود را در موقعیتی قرار ندهید که تجارت شما کاملاً به یک مدیر استخدام شده وابسته باشد. با حذف مدیریت عملیاتی از خود، قطب دیگری ایجاد نکنید، بلکه سعی کنید وظایف را به چندین حوزه مختلف تقسیم کنید: به عنوان مثال، تمام مسائل پولی را به بخش مالی بسپارید و با مشتریان - به بخش خدمات کار کنید.

اکنون می توانید با خیال راحت به مدیریت استراتژیک بپردازید. اما مطمئن شوید که حداقل هر سه ماه یک بار بررسی کنید که آیا بخش تاکتیکی مدیریت پروژه با استراتژی که در حال اجرای آن هستید مطابقت دارد یا خیر. از این گذشته، کنترل معقول کلید کار پایدار و طولانی مدت شرکت است.