چگونه از اتلاف وقت برای فعالیت های بی فایده جلوگیری کنیم؟

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

برای بهره وری بیشتر، خود را مجبور به تمرکز نکنید. فقط تغییرات کوچکی در روز کاری خود ایجاد کنید.

1. تا حد امکان جلسات کمتری برگزار کنید

ما تا چهار ساعت در هفته در جلسات صرف می کنیم. بیش از نیمی از این اتلاف وقت است. اگر می توانید، سعی کنید تعداد جلسات را کاهش دهید.

• تعداد شرکت کنندگان را در نظر بگیرید. همکاران خود را به یک جلسه دعوت نکنید فقط برای اینکه در امنیت باشید. به آنها اجازه دهید بهتر وقت خود را صرف انجام کارهایشان با بهره وری بیشتر کنند.
• گفتگوهای رو در رو اغلب می تواند جایگزین خوبی برای جلسات باشد. بسیار ساده تر است که ابتدا درباره جزئیات پروژه با کارمند مسئول صحبت کنید و تنها پس از آن ایده را به کل تیم ارائه دهید.
• قبل از برنامه ریزی یا شرکت در یک جلسه رسمی، به دقت در نظر بگیرید که چه اطلاعاتی را می خواهید با همکاران خود به اشتراک بگذارید. اغلب، اطلاعات اولیه را می توان به روش دیگری منتقل کرد، به عنوان مثال، با پیوند دادن به یک سند، نوشتن در یک چت، یا حتی انتقال آن به صورت شفاهی روی یک فنجان قهوه. سپس کارمندان قادر خواهند بود به اطلاعات شما بدون ایجاد اختلال در روند کاری خود پاسخ دهند.

2. تعامل با همکاران را تغییر دهید

البته معمولاً همکاری به افزایش بهره وری کمک می کند. اما به این سادگی نیست. طبق داده ها، هر کارمند به طور متوسط هفت بار در ساعت حواسش پرت می شود. و 80 درصد از این حواس پرتی چیزهای کوچک و بی اهمیتی هستند.

بنابراین به جای پرسیدن سوال به محض اینکه به ذهنتان خطور کرد، عجله نکنید تا حواس همکارانتان را پرت کنید. فهرستی تهیه کنید و سپس از آزادی کارمند بلافاصله بپرسید. علاوه بر این، اغلب اتفاق می افتد که پس از مدتی ما خودمان پاسخ سؤال خود را پیدا می کنیم یا می فهمیم که سه سؤال اول ما را به یک چهارم بزرگ هدایت کردند.

اگر حواس‌تان پرت است، لازم نیست ارتباط پیچیده‌ای با همکارانتان طراحی کنید. به عنوان مثال، استفاده از هدفون معمولاً برای علامت دادن به Do Not Disturb کافی است. اگر کار نکرد، سعی کنید به قسمت دیگری از دفتر بروید که در آن مزاحم نشوید. اکثر همکاران به این سیگنال‌ها عادت می‌کنند و زمانی که مشغول هستید شما را آزار نمی‌دهند.

3. کاهش جریان ایمیل

مشکل در خود ایمیل نیست، بلکه در نحوه استفاده ما از آن است. در حالی که ایمیل های قبلی حاوی مقدار زیادی اطلاعات بودند، اکنون بیشتر شبیه پیامک شده اند. یک نامه معمولی در حال حاضر شامل بین 5 تا 43 کلمه - اطلاعات مختصر و سوالات ساده بعدی است. چنین نامه هایی به سرعت در صندوق ورودی شما تکثیر می شوند و شما را به معنای واقعی کلمه در جریانی از پیام های خوانده نشده غرق می کنند.

قبل از ارسال ایمیل، در نظر بگیرید که آیا استفاده از روش دیگری برای انتقال اطلاعات راحت تر است یا خیر.

به عنوان مثال، با کمک پیام رسان های مختلف، می توانید به سرعت پیام های کوتاه ارسال کنید و بدون تشریفات غیر ضروری که ایمیل تحمیل می کند، به آنها پاسخ دهید. و در نظرات اسناد با دسترسی باز، چندین نفر می توانند بلافاصله پیشنهادات خود را برای یک پروژه بگذارند، به جای اینکه صندوق پستی همکاران خود را با آنها شلوغ کنند.

4. از خانه کار کنید و به اندازه کافی بخوابید

کارمندی که به خوبی استراحت کرده است، اغلب در شش ساعت بیشتر از یک کارمند خواب آلود در هر ده ساعت کار می کند. بنابراین، کار از خانه برای بسیاری به گزینه ایده آل تبدیل می شود. و به لطف وسایل ارتباطی مدرن، کارمندان برای حل هر مشکلی نیازی به حضور در یک اتاق ندارند.

با رهایی از نیاز به صرف چندین ساعت در حمل و نقل، می توانید خواب کافی داشته باشید و این تأثیر مثبتی بر بهره وری خواهد داشت.

البته در برخی زمینه‌های فعالیت، ارتباط نزدیک‌تر با همکاران ضروری است، اما یک یا دو روز کاری در هفته در خانه برای نمایندگان هر حرفه مفید خواهد بود. این به شما این فرصت را می دهد که روی پروژه خود تمرکز کنید و فقط بخوابید. نکته کلیدی این است که یک ریتم هفتگی را پیدا کنید که مناسب شما و تیمتان باشد.

5. استراحت های مکرر داشته باشید

وقفه ها به اندازه خود کار مهم هستند. با این حال، تغییر ساده فعالیت اغلب کافی نیست. برای شارژ مجدد، باید هر یک ساعت و نیم از روی میز بلند شوید.

استراحت های طولانی تر، مانند ناهار با دوستان یا پیاده روی، برای افراد خلاق مفید است. این استراحت چیزی است که برای تبدیل یک بعدازظهر غیرمولد به یک پیشرفت خلاقانه لازم است.

اگر هر نیم ساعت یک بار چند دقیقه حواس‌تان پرت شود، استراحت نخواهید کرد. بهتر است چند بار در روز حداقل ده دقیقه محل کار خود را ترک کنید.

در حالی که این وقفه ها در واقع تعداد ساعات کار شما را کاهش می دهند، در بقیه زمان ها کارایی بیشتری خواهید داشت. یک روز کاری واقعا پربار تنها با استراحت و ریکاوری امکان پذیر است.