20 تکنیک موثر مدیریت زمان

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

زندگی خود را طوری تنظیم کنید که یک دقیقه را تلف نکنید.

1. قانون 1-3-5

ساعات کاری شما در طول روز محدود است و قانون 1-3-5 به شما این امکان را می دهد که عاقلانه ترین زمان را صرف کنید. ماهیت آن به شرح زیر است: در یک روز شما می توانید فقط یک کار بزرگ، سه کار متوسط و پنج کار کوچک انجام دهید. در مجموع 9 مورد وجود دارد، نه بیشتر و نه کمتر. این قانون به پاکسازی تدریجی آوارها، به موقع بودن و عدم کار زیاد کمک می کند.

2. قانون سه

برای کسانی که با اعداد و ارقام هماهنگ نیستند یا نمی توانند 9 کار را در روز انجام دهند، کریس بیلی، نویسنده کتاب سال تولید من، قانون سه را ارائه کرد. می گوید که انجام سه کار مهم در روز برای بهره وری کافی است.

به جای اینکه انرژی و توجه خود را روی دوجین مورد در یک چک لیست پراکنده کنید، فقط سه کار مهم روز را انتخاب کنید و روی آنها تمرکز کنید. روز بعد سه مورد دیگر را انتخاب کنید و به همین ترتیب. این شما را متمرکز نگه می دارد. همین قانون را می توان برای تعیین اهداف برای هفته، ماه یا سال اعمال کرد.

3. روش 10 دقیقه

آیا کاری دارید که نمی خواهید شروع کنید؟ به خود بگویید: "من فقط 10 دقیقه این کار را انجام می دهم و سپس می روم کمی استراحت کنم." به احتمال زیاد، در این مدت شما به کار کشیده می شوید و دیگر نمی توانید متوقف شوید.

4. پومودورو

این سیستم توسط فرانچسکو سیریلو اختراع شد تا آمادگی خود را برای امتحانات آسان‌تر کند. این به تمرکز افرادی که به راحتی حواسشان پرت می شود کمک می کند. همچنین این یک راه خوب برای کنترل میزان زمانی است که برای یک کار خاص صرف می کنید.

پومودورو اینگونه کار می کند: یک تایمر می گیرید و آن را روی 25 دقیقه تنظیم می کنید. پس از آن، روی کار خود تمرکز کنید. وقتی 25 دقیقه تمام شد، 5 دقیقه استراحت می کنید و سپس دوباره این کار را انجام می دهید. بعد از چهار سیکل، نیم ساعت استراحت بزرگی خواهید داشت.

5. روش 90/30

روش 90/30 توسط نویسنده و وبلاگ نویس تونی شوارتز، بنیانگذار Buffer لئو ویدریش، منتقد ادبی بنجامین چه کای وای و کارآفرین توماس اوپونگ استفاده می شود.

ماهیت آن به شرح زیر است: 90 دقیقه سخت کار می کنید، سپس نیم ساعت استراحت می کنید و سپس چرخه را تکرار می کنید. در این صورت، 90 دقیقه اول را به مهم ترین کاری که باید در روز انجام دهید و بخش های بعدی را به کارهای کمتر مهم اختصاص می دهید.

بر اساس تحقیقاتی که توسط پرتز لافی، متخصص ییل توسط The Enchanted World of Sleep انجام شده است، 90 دقیقه زمان بهینه برای یک فرد برای تمرکز موثر روی یک کار است. و نیم ساعت برای استراحت کامل کافی است که تحقیقات خواب و بیداری توسط نوروفیزیولوژیست ناتان کلیتمن تایید می شود.

6. روش 52/17

این یک نسخه خصوصی از روش قبلی است. هیچ تفاوتی ندارد مگر در اعداد: شما 52 دقیقه کار می کنید و سپس 17 دقیقه استراحت می کنید. طبق آزمایش قانون 52 و 17: تصادفی است، اما بهره وری شما را افزایش می دهد، که توسط سرویس استخدامی The Muse با استفاده از برنامه DeskTime انجام شده است، این دوره های زمانی به شما کمک می کند بهره وری بمانید و از کار زیاد جلوگیری کنید. بنابراین اگر احساس می کنید قدرت انجام 90 دقیقه پشت سر هم را ندارید از روش 52/17 استفاده کنید.

7. خوردن قورباغه

این روش توسط Eat That Frog ابداع شد: برایان تریسی حقیقت درباره قورباغه ها را توضیح می دهد، سخنران انگیزشی و نویسنده خودیاری برایان تریسی. او «قورباغه ها» را کارهای ناخوشایند و دشواری می نامد که با وجود بی میلی باید آنها را انجام دهید. یک کار را درست از ابتدای روز انجام دهید - قورباغه را بخورید. و سپس برای شما آسان تر خواهد بود: شما این سنگ را از روح خود پرتاب می کنید و روحیه خوبی را برای کل روز برای خود تضمین می کنید.

8. بلوک های زمان

یک چیز ناخوشایند در مورد لیست کارهای انجام شده این است که آنها تصوری از مدت زمان انجام یک کار به شما نمی دهند. «خرید نان» و «گزارش پایان» یک خط را در لیست اشغال می‌کنند، اما این وظایف از نظر پیچیدگی و اهمیت غیرقابل مقایسه هستند.

یک تقویم بسیار بهتر از یک لیست کار است: به شما امکان می دهد زمان را به صورت بصری کنترل کنید.یک بلوک بزرگ را می بینید و متوجه می شوید که کار آسانی نیست. بنابراین، تکنیک "بلوک های زمانی" را امتحان کنید: آنها را در تقویم قرار دهید و برای هر کدام با توجه به پیچیدگی کار، زمان اختصاص دهید. و در حین انجام این یا آن کار، حواس دیگران را پرت نکنید.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) یک سیستم بهره وری است که توسط مربی کسب و کار دیوید آلن اختراع شده است. اصول اصلی آن به شرح زیر است:

1. تمام اعمال و ایده های خود را در یک مکان به اصطلاح Inbox بنویسید.
2. محتوای Inbox خود را به صورت دوره ای با اولویت بندی و زمان بندی وظایف مرتب کنید. یادداشت ها را با توجه به محتوای آنها در پوشه ها قرار دهید - "کار"، "خانه"، "خرید" و غیره.
3. بازبینی انجام دهید - یادداشت های غیر ضروری را دور بریزید، موارد تکمیل شده را خط بزنید، مطالبی را که ارتباط خود را با بایگانی از دست داده اند منتقل کنید.
4. وقتی همه چیز برنامه ریزی شد، به اجرا ادامه دهید. کارهایی که می توانند در چند دقیقه تکمیل شوند، بلافاصله حل شوند. سایرین را می توان تفویض کرد یا در تقویم قرار داد.

شما می توانید تمام پیچیدگی های GTD را در راهنمای ما بیابید.

10. ZTD

لئو بابوتا، نویسنده وبلاگ بهره وری Zenhabits، معتقد است که سیستم GTD دیوید آلن بسیار پیچیده است و به تلاش بیش از حد نیاز دارد. او سیستم Zen to Done خود را ارائه می دهد. برای پیروی از آن، باید 10 عادت ساده ایجاد کنید.

1. تمام اطلاعات را در صندوق ورودی جمع آوری کنید.
2. تمام رکوردها را بدون رها کردن آنها در پشت مشعل پردازش کنید.
3. اهداف اصلی خود را برای هر روز و بزرگترین اهداف خود را برای هفته برنامه ریزی کنید.
4. در هر زمان فقط روی یک چیز تمرکز کنید، بدون اینکه توجه خود را پراکنده کنید.
5. لیست کارهای ساده و کوتاه ایجاد کنید.
6. یادداشت‌های خود را بر اساس محتوای آن‌ها در دسته‌هایی سازماندهی کنید، درست مانند GTD اصلی.
7. یادداشت های خود را مرتب مرور کنید و از شر چیزهای غیر ضروری خلاص شوید.
8. ساده کردن. لیست وظایف و اهداف خود را کاهش دهید، کوتاه و واضح بنویسید.
9. برای هماهنگ شدن با کار، یک برنامه روزانه مشخص را همیشه حفظ کنید.
10. کاری را که واقعاً می خواهید انجام دهید.

11. کانبان

روش بهره وری ژاپنی که به شما کمک می کند کارهایی را که انجام می دهید، کارهایی که قبلا انجام داده اید و کارهایی که باید در آینده انجام دهید را پیگیری کنید. کانبان به صورت بصری گردش کار را تجسم می کند.

یک تابلوی برچسب بردارید (یا برای یک مدیر کارهایی مانند Trello ثبت نام کنید) و سه ستون روی آن بکشید: انجام، انجام، انجام شد. سپس امور خود را روی یادداشت های چسبناک بنویسید و بسته به کاری که انجام می دهید و قبلاً انجام داده اید آنها را در ستون مناسب قرار دهید.

12. قانون دو دقیقه

این قانون بخشی جدایی ناپذیر از GTD است، اما می توان از آن استفاده کرد حتی اگر طرفدار تکنیک آلن نباشید. اگر کار کمتر از دو دقیقه طول کشید، بلافاصله آن را انجام دهید. بنابراین شما مغز خود را تخلیه می کنید، زیرا دیگر لازم نیست این مورد را به خاطر بسپارید.

13. صندوق ورودی صفر

Zero Inbox توسط نویسنده و کارشناس اجرا مرلین مان اختراع شد و به خوبی با GTD کار می کند. Mann آن را در ایمیل‌ها اعمال کرد، اما شما می‌توانید موارد، اسناد، یادداشت‌ها و سایر اطلاعات را به همین ترتیب مدیریت کنید. همانطور که از نام آن پیداست، هدف این تکنیک خالی نگه داشتن صندوق ورودی شما است.

در سیستم اصلی GTD، صندوق ورودی مدام دسته‌ای از ورودی‌ها را جمع می‌کرد. شما باید برای مرتب کردن آنها وقت بگذارید، و به راحتی می توان چیز مهمی را در صندوق ورودی پر از آن نادیده گرفت. مان توصیه می‌کند محتوا را به محض رسیدن، جدا کنید. شما صندوق ورودی را باز می کنید و تصمیم می گیرید که با هر مورد چه کاری انجام دهید: حذف، تفویض اختیار، پاسخ، به تعویق انداختن یا تکمیل. تا زمانی که یکی از اقدامات مشخص شده را با تمام عناصر انجام نداده اید، آن را نبندید.

علاوه بر این، فیلترهای خودکار در نامه، پوشه های هوشمند و برنامه های مرتب سازی اسناد به شما در صرفه جویی در زمان کمک می کند.

14. تازه یا سرخ شده

تازه یا سرخ شده به "تازه یا سرخ شده" ترجمه می شود. این فلسفه توسط سیستم اولویت‌بندی «تازه یا سرخ‌شده» توسط استفانی لی وبلاگ‌نویس ایجاد شد. به گفته او، وقتی صبح از خواب بیدار می شوید، مغز شما «تازه» است، اما با پیشروی روز، «سرخ می شود». این بدان معناست که شما باید زمان اوج بهره وری خود را تعیین کنید و در این مدت زمان داشته باشید تا همه مهم ترین کارها را در یک روز انجام دهید. اینجوری کار میکند.

1. در پایان روز، زمانی که از قبل خسته شده اید، 15 دقیقه برای ایجاد لیست کارهای فردا اختصاص دهید.
2. مهم ترین کارها را به ابتدای روز یعنی قسمت Fresh منتقل کنید. چیزهایی که دوست ندارید به آنجا فرستاده می شوند - همان "قورباغه ها". آنها باید تا زمانی که هنوز قدرت دارید انجام شوند.
3. چیزهای کمتر فوری، کمتر دشوار و دلپذیرتر به بخش سرخ شده بروید - یعنی بعد از ظهر، بسته به برنامه شما. آنها مغز شما را کمتر بار می کنند.
4. لیست خود را صبح روز بعد دنبال کنید. سپس یک مورد جدید را در شب بنویسید.

استفانی FoF را به افرادی توصیه می کند که هر شب متوجه می شوند کاملاً خسته شده اند، اما وقت ندارند، حتی اگر تمام روز کار می کنند.

15. روش کوه یخ

رامیتا ستی، نویسنده کتاب من به شما یاد خواهم داد که ثروتمند باشید، از این روش برای ذخیره اطلاعات برای بعدا استفاده می کند. این کار به این صورت است: شما همه ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، مقاله‌ها، فهرست‌ها را در یک مکان ذخیره می‌کنید - برای مثال، در یک سرویس یادداشت‌برداری مانند Evernote یا Notion یا به‌عنوان اسناد. سپس این مواد را با استفاده از برچسب ها، پوشه ها و دسته ها - به دلخواه خود توزیع کنید.

این اطلاعات را هر 4 تا 6 هفته مرور کنید و در نظر بگیرید که آیا می توان آن را در عمل اعمال کرد یا خیر. اگر چیزی بی فایده است، آن را دور بیندازید یا بایگانی کنید. این به شما امکان می دهد پایگاه دانش خود را ایجاد کنید.

16. فوکوس خودکار

فوکوس خودکار توسط «سیستم مدیریت زمان فوکوس خودکار» توسط متخصص عملکرد مارک فورستر ابداع شد. این سیستم برنامه ریزی برای افراد خلاقی که به سختی از GTD پیروی می کنند مناسب است.

تمام فعالیت های خود را بدون نظم در یک دفتر یادداشت بنویسید. سپس فهرست را مرور کنید، مواردی را که باید در اسرع وقت انجام شوند انتخاب کنید و آنها را مرتب کنید. وقتی کارهای فوری حل شدند، کارهایی را که اکنون بیشتر دوست دارید ادامه دهید. اگر چیزی را تکمیل نکرده‌اید - آن را به انتهای فهرست منتقل کنید، بعداً به آن باز خواهید گشت. و این مراحل را روز به روز تکرار کنید.

17. ماتریس آیزنهاور

این طرح توسط رئیس جمهور آمریکا دوایت دی. آیزنهاور ایجاد شد. ماتریس دارای چهار بخش برای وظایف است: غیر فوری و غیر مهم، فوری اما نه مهم، مهم و غیر فوری، و فوری و مهم. وظایف خود را به بخش‌هایی تقسیم کنید و می‌توانید دریابید که بیشترین زمان را برای چه چیزهایی صرف می‌کنید و به چه وظایفی باید توجه بیشتری شود.

18. روش 4 بعدی

4D توسط ادوارد ری، نویسنده و مشاور انگیزشی اختراع شد. این روش برای کمک به افرادی است که از دیدن لیست کارهای خود وحشت زده می شوند و نمی دانند چگونه به همه موارد انباشته شده نزدیک شوند.

ری استدلال می کند که شما فقط باید چهار کلمه را برای حرف D حفظ کنید، و سپس در مقابل کوه های کار دلتان را از دست نخواهید داد. اینجا اند:

• انجام دهید - اگر کاری به شما محول شده است، بهتر است آن را اکنون انجام دهید و آن را از لیست خط بزنید.
• نماینده - وقتی نمی توانید یا وقت ندارید چیزی را اجرا کنید، اما یک دستیار نسبتاً رایگان دارید، کار را به او منتقل کنید.
• حذف - برخی چیزها چندان مهم نیستند. با حذف دائمی آنها از فهرست کارها، آنها را دور بیندازید. اگر آنها سعی می کنند مسئولیت های غیر ضروری را به شما تحمیل کنند، یاد بگیرید مودبانه "نه" بگویید.
• تاخیر - وقتی یک کار خیلی بزرگ است یا نیازی به اجرای فوری ندارد، می توان آن را به تعویق انداخت. اما قطعاً باید ضرب الاجل های مشخصی برای او تعیین کنید، در غیر این صورت وزن مرده باقی خواهد ماند.

یک کار را انتخاب کنید، یک عمل 4 بعدی را با آن انجام دهید و سپس به کار بعدی بروید.

19. زمان بندی

معمولاً افرادی که سعی می‌کنند سازنده باشند، زمانی را که صرف کارهای مهم می‌کنند، یادداشت می‌کنند و دوره‌هایی را که در آن کارهای مزخرف انجام می‌دهند کاملاً فراموش می‌کنند. این مشکل با تکنیک "Timing" که توسط متخصص در زمینه مدیریت زمان Gleb Arkhangelsky اختراع شده است، حل می شود. به شما این امکان را می دهد که بفهمید زمان شما در کجا سپری می شود، به شما می آموزد که به کاری که انجام می دهید بیشتر توجه کنید و حواس پرتی کمتری داشته باشید.

یک دفترچه بردارید و تمام کارهای خود و میزان انجام آنها را با دقت 5-10 دقیقه یادداشت کنید. لحظات کاری، مذاکرات، جلسات و حتی زمان صرف شده در یوتیوب و بازی ها را ضبط کنید. یکی دو هفته برای این کار وقت بگذارید.سپس دفترچه یادداشت را ورق بزنید، "کرونوفاژ" خود را با دید بشناسید و نتیجه بگیرید. شاید لازم باشد کمتر ویدیوهای خنده دار تماشا کنید یا زمان کمتری را صرف نوشیدن قهوه کنید یا دشمن شما تماس های تلفنی باشد.

20. روش تیم فریس

تیموتی فریس یک گورو بهره وری است که روش دو قانون خود را برای سازماندهی کار ارائه کرد. اولین مورد قانون 80/20 یا اصل پارتو است که بیان می کند 80 درصد از کار ما را می توان در 20 درصد مواقع انجام داد. 20٪ باقیمانده 80٪ زمان را می گیرد. دوم قانون پارکینسون است: کار تمام زمان اختصاص داده شده به آن را پر می کند.

فریس می‌گوید مفهوم این امر این است که برای انجام همه کارها نیازی به تلاش بیشتر ندارید - باید تمرکز بهتری داشته باشید. به شما اجازه می دهد تنها 20 درصد از زمان کار را با فداکاری کامل کار کنید، اما می توانید همه چیزهای واقعا مهم را دوباره انجام دهید. و 80٪ باقیمانده را می توان به روال ساده اختصاص داد تا بتوانید روی کارهای اولویت دار تمرکز کنید و از کار زیاد اجتناب کنید.