روش آیوی لی: چگونه فهرستی از کارها بسازیم تا بهره وری را به حداکثر برسانیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

در قرن گذشته، آیوی لی به عنوان یک متخصص بهره وری شهرت داشت. روش برنامه ریزی وظایف که توسط او ایجاد شده است در عمل خود را به خوبی نشان داده و مبلغی را برای نویسنده به ارمغان آورده است.

در سال 1918، چارلز مایکل شواب به یکی از ثروتمندترین مردان جهان تبدیل شد. او ریاست Bethlehem Steel را بر عهده داشت که در آن زمان بزرگترین شرکت کشتی سازی و دومین شرکت بزرگ فولاد در ایالات متحده بود. مخترع معروف توماس ادیسون زمانی او را «تجار چیره دست» نامید. شواب همیشه تلاش کرده تا از رقبای خود جلوتر باشد.

یک روز در آن سال، یک تاجر به مشاور آیوی لدبیتر لی مراجعه کرد تا کارایی تیم خود را بهبود بخشد و بهترین راه را برای انجام تجارت بیابد. لی خود یک کارآفرین موفق و پیشگام روابط عمومی بود.

شواب مشاوری را به دفتر خود آورد و از او پرسید که چه چیزی به بهبود نتایج کار کمک می کند. در پاسخ، لی اجازه خواست تا با هر یک از مدیران شواب به مدت 15 دقیقه صحبت کند. و وقتی نوبت به پرداخت رسید، میهمان بلافاصله از گرفتن پول خودداری کرد: "سه ماه دیگر، می توانید به هر مبلغی که استحقاق دارید، چکی برای من بفرستید."

رویکرد آیوی لی به مدیریت پرونده

در طول مکالمه 15 دقیقه ای با مدیران، مشاور ساده ترین راه برای به حداکثر رساندن بهره وری را به اشتراک گذاشت:

1. در پایان هر روز کاری، شش مورد مهم را که باید برای روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید. از این مقدار تجاوز نکنید.
2. یادداشت های خود را به ترتیب اهمیت مرتب کنید.
3. در ابتدای هر روز کاری، روی اولین مورد از لیست تمرکز کنید. کاری را که شروع کرده اید تمام کنید، فقط پس از آن به سراغ مورد بعدی بروید.
4. همین کار را برای لیست کارهای باقی مانده انجام دهید. در پایان روز، کارهای ناتمام خود را به یک لیست شش کار جدید برای روز بعد منتقل کنید.
5. این روند را روزانه تکرار کنید.

استراتژی بسیار ساده به نظر می رسید، اما شواب و تیمش تصمیم گرفتند آن را امتحان کنند. سه ماه بعد، تاجر آنقدر تحت تأثیر نتیجه قرار گرفت که آیوی لی را به دفتر فراخواند و چکی به مبلغ 25000 دلار برای او نوشت. معادل مدرن این مبلغ 400000 دلار است.

چرا چنین روش ساده ای کار می کند

مدیریت پرونده را تا حد امکان ساده می کند

منتقدان چنین استراتژی هایی را بیش از حد سطحی می نامند و تمام ظرافت های زندگی را در نظر نمی گیرند. اگر اتفاقی بیفتد چه می شود؟ آیا بهتر نیست از ابزارهای با فناوری پیشرفته استفاده کنید؟ اما پیچیدگی تصمیمات دقیقاً همان چیزی است که اغلب گردش کار را پیچیده می کند. البته غافلگیری اجتناب ناپذیر است. فقط در صورت امکان آنها را نادیده بگیرید، و اگر نه، با آنها مقابله کنید و در اسرع وقت به لیست اولویت های خود بازگردید. از قوانین ساده برای حل مسائل پیچیده استفاده کنید.

او باعث می شود تصمیمات درستی بگیرید

به سختی جادویی در عدد 6 وجود دارد. همچنین ممکن است هر روز روی پنج کار تمرکز کنید. هرکس باید حد و مرز توانایی های خود را مشخص کند و در نظر بگیرد. وقتی انسان غرق در ایده های زیادی است، بهترین کاری که می تواند انجام دهد این است که چیز اصلی را انتخاب کند و همه چیز را کنار بگذارد. خویشتن داری می تواند سودمند باشد. اگر روی یک چیز تمرکز نکنید، همه چیز به یکباره حواس شما را پرت می کند.

او به شروع کمک می کند

بزرگترین مانع برای هدف شما شروع است. دور شدن از مبل ممکن است برای شما سخت باشد. اما اگر شروع به دویدن کنید، پایان تمرین بسیار آسان تر خواهد بود. روش لی شما را وادار می کند که شب قبل از اتمام وظایف، آنها را شناسایی کنید، که به شما کمک می کند تا از قبل خود را برای شروع روز کاری آماده کنید. نتیجه کار بستگی به توانایی شروع دارد.

او به شما یاد می دهد که سازگار باشید

جامعه مدرن چندوظیفه ای را دوست دارد. برخلاف افسانه رایج، مشغول شدن بیشتر به معنای بهتر شدن نیست. برعکس، اولویت های کمتر باعث افزایش بهره وری می شود. اگر متخصصان را در هر زمینه ای دنبال کنید: ورزشکاران، هنرمندان، دانشمندان، مربیان یا مدیران، ویژگی مشترک آنها را خواهید دید - تمرکز بر موارد مهم. این به راحتی قابل توضیح است. اگر مدام حواس تان به 10 چیز دیگر پرت شود، نمی توانید در یک چیز موفق شوید. تسلط مستلزم ثبات و تمرکز بر روی موارد ضروری است.

بنابراین، برای بهره وری، فقط باید کارهایی را انجام دهید که واقعاً مهم هستند و به ترتیب درست هستند.