12 ترفند آسان برای انجام سریعتر کارها در اکسل

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-01-13 01:23

چگونه می توان به سرعت داده ها را اضافه کرد، یک جدول هوشمند ایجاد کرد یا یک فایل ذخیره نشده را ذخیره کرد.

1. به سرعت داده های جدید را به نمودار اضافه کنید

اگر داده های جدیدی برای نمودار رسم شده روی برگه ظاهر می شود که باید اضافه شود، می توانید به سادگی محدوده ای را با اطلاعات جدید انتخاب کنید، آن را کپی کنید (Ctrl + C) و سپس آن را مستقیماً در نمودار (Ctrl + V) قرار دهید.

2. Flash Fill

فرض کنید فهرستی از نام های کامل (ایوانف ایوان ایوانوویچ) دارید که باید آن ها را به نام های اختصاری (Ivanov I. I.) تبدیل کنید. برای این کار فقط باید متن مورد نظر را در ستون مجاور با دست شروع کنید. در خط دوم یا سوم، اکسل سعی می کند اقدامات ما را پیش بینی کند و پردازش های بعدی را به صورت خودکار انجام دهد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برای تأیید، کلید Enter را فشار دهید و همه نام‌ها فوراً تبدیل می‌شوند. به طور مشابه، می توانید نام ها را از ایمیل استخراج کنید، نام ها را از قطعات و غیره بچسبانید.

3. بدون شکستن فرمت ها کپی کنید

شما به احتمال زیاد از نشانگر تکمیل خودکار جادویی آگاه هستید. این یک صلیب سیاه نازک در گوشه سمت راست پایین سلول است که با کشیدن آن می‌توانید محتویات یک سلول یا یک فرمول را همزمان در چندین سلول کپی کنید. با این حال، یک تفاوت ظریف ناخوشایند وجود دارد: چنین کپی برداری اغلب طراحی جدول را نقض می کند، زیرا نه تنها فرمول، بلکه قالب سلول نیز کپی می شود. می توان از این امر اجتناب کرد. بلافاصله پس از کشیدن صلیب سیاه، روی برچسب هوشمند کلیک کنید - یک نماد ویژه که در گوشه سمت راست پایین ناحیه کپی شده ظاهر می شود.

اگر گزینه Fill Without Formatting را انتخاب کنید، اکسل فرمول شما را بدون قالب بندی کپی می کند و طرح بندی را خراب نمی کند.

4. نمایش داده ها از صفحه گسترده اکسل بر روی نقشه

در اکسل، می توانید به سرعت داده های جغرافیایی خود را بر روی یک نقشه تعاملی، مانند فروش بر اساس شهر، نمایش دهید. برای این کار در تب Insert به Office Store بروید و افزونه Bing Maps را از آنجا نصب کنید. این کار را می توان از سایت با کلیک بر روی دکمه Get It Now انجام داد.

پس از افزودن یک ماژول، می توانید آن را از لیست کشویی My Apps در تب Insert انتخاب کرده و در کاربرگ خود قرار دهید. باقی مانده است که سلول های خود را با داده انتخاب کنید و روی دکمه Show Locations در ماژول نقشه کلیک کنید تا داده های ما را روی آن ببینید. در صورت تمایل در تنظیمات افزونه می توانید نوع نمودار و رنگ های نمایش را انتخاب کنید.

5. پرش سریع به برگه مورد نیاز

اگر تعداد کاربرگ های فایل از 10 بیشتر باشد، پیمایش در آنها دشوار می شود. روی هر یک از دکمه‌های اسکرول برگه‌های برگه در گوشه سمت چپ پایین صفحه کلیک راست کنید. فهرست مطالب ظاهر می شود و می توانید فوراً به هر برگه دلخواه بپرید.

6. تبدیل ردیف ها به ستون و بالعکس

اگر تا به حال مجبور شده اید سلول ها را با دست از ردیف به ستون منتقل کنید، از ترفند زیر قدردانی خواهید کرد:

1. محدوده را برجسته کنید.
2. آن را کپی کنید (Ctrl + C) یا با کلیک بر روی دکمه سمت راست ماوس، "کپی" (کپی) را انتخاب کنید.
3. روی سلولی که می‌خواهید داده‌ها را در آن جای‌گذاری کنید کلیک راست کنید و یکی از گزینه‌های Paste Special را از منوی زمینه انتخاب کنید - نماد Transpose. نسخه های قدیمی اکسل این نماد را ندارند، اما می توانید با استفاده از Paste Special (Ctrl + Alt + V) و انتخاب گزینه Transpose مشکل را برطرف کنید.

7. لیست کشویی در یک سلول

اگر قرار است در هر سلولی مقادیر کاملاً تعریف شده از مجموعه مجاز وارد شود (به عنوان مثال فقط "بله" و "خیر" یا فقط از لیست بخش های شرکت و غیره) ، می توان به راحتی با استفاده از آن سازماندهی کرد. لیست کشویی

1. یک سلول (یا محدوده ای از سلول ها) را انتخاب کنید که باید چنین محدودیتی داشته باشد.
2. روی دکمه "Validation" در برگه "Data" کلیک کنید (Data → Validation).
3. در لیست کشویی "Type" (Allow) گزینه "List" (List) را انتخاب کنید.
4. در فیلد «منبع»، محدوده حاوی انواع مرجع عناصر را مشخص کنید، که متعاقباً هنگام تایپ از بین می‌رود.

8. میز هوشمند

اگر محدوده ای را با داده انتخاب کنید و در برگه "Home" روی "Format as a table" کلیک کنید (Home → Format as Table)، لیست ما به یک جدول هوشمند تبدیل می شود که می تواند کارهای مفید زیادی انجام دهد:

1. هنگامی که سطرها یا ستون‌های جدیدی به آن اضافه می‌شود، به‌طور خودکار کشیده می‌شود.
2. فرمول های وارد شده به طور خودکار در کل ستون کپی می شوند.
3. هدر چنین جدولی به طور خودکار هنگام اسکرول ثابت می شود و شامل دکمه های فیلتر برای فیلتر کردن و مرتب سازی است.
4. در برگه ظاهر شده "طراحی" در چنین جدولی، می توانید یک ردیف از مجموع را با محاسبه خودکار اضافه کنید.

9. خطوط جرقه

خطوط جرقه، نمودارهای مینیاتوری هستند که درست در سلول ها ترسیم شده اند و پویایی داده های ما را به تصویر می کشند. برای ایجاد آنها، روی دکمه Line یا Columns در گروه Sparklines در تب Insert کلیک کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، محدوده را با داده‌های عددی اصلی و سلول‌هایی که می‌خواهید خطوط sparklines را در آنها نمایش دهید، مشخص کنید.

پس از کلیک بر روی دکمه "OK"، Microsoft Excel آنها را در سلول های مشخص شده ایجاد می کند. در برگه "طراحی" که ظاهر می شود، می توانید رنگ، نوع آنها را بیشتر سفارشی کنید، نمایش مقادیر حداقل و حداکثر و غیره را فعال کنید.

10. فایل های ذخیره نشده را بازیابی کنید

تصور کنید: گزارشی را که در نیمه آخر روز با آن سروکله زدید را می بندید و در کادر محاوره ای که ظاهر می شود "Save changes to file?" ناگهان به دلایلی "نه" را فشار می دهید. دفتر فریاد دلخراش شما را اعلام می کند، اما دیگر دیر شده است: چند ساعت آخر کار به پایان رسید.

در واقع، فرصتی برای اصلاح وضعیت وجود دارد. اگر اکسل 2010 دارید، روی "File" → "Recent" (File → Recent) کلیک کنید و دکمه "Recover Unsaved Workbooks" را در گوشه سمت راست پایین صفحه پیدا کنید.

در اکسل 2013، مسیر کمی متفاوت است: فایل → جزئیات → کنترل نسخه → فایل - ویژگی ها - بازیابی کتاب های کار ذخیره نشده.

در نسخه های بعدی اکسل، File → Info → Workbook Management را باز کنید.

یک پوشه ویژه از روده های مایکروسافت آفیس باز می شود، جایی که نسخه های موقتی از همه کتاب های ایجاد شده یا اصلاح شده، اما ذخیره نشده در چنین حالتی ذخیره می شوند.

11. مقایسه دو محدوده برای تفاوت و تصادف

گاهی اوقات هنگام کار در اکسل، باید دو لیست را با هم مقایسه کنید و به سرعت موارد مشابه یا متفاوت را در آنها پیدا کنید. در اینجا سریعترین و شهودی ترین راه برای انجام آن آمده است:

1. هر دو ستون مقایسه شده را انتخاب کنید (کلید Ctrl را نگه دارید).
2. برگه Home → Conditional Formatting → Cell Rules → Duplicate Values را انتخاب کنید.
3. از لیست کشویی گزینه Unique را انتخاب کنید.

12. انتخاب (تنظیم) نتایج محاسبات برای مقادیر مورد نیاز

آیا تا به حال مقادیر ورودی را در محاسبات اکسل خود تغییر داده اید تا خروجی مورد نظر خود را بدست آورید؟ در چنین لحظاتی شما مانند یک توپخانه کارکشته احساس می کنید: فقط چند دوجین تکرار "زیر شلیک - پروازهای هوایی" - و اینجاست، ضربه مورد انتظار!

مایکروسافت اکسل می تواند این کار را با سرعت و دقت بیشتری برای شما انجام دهد. برای انجام این کار، روی دکمه "What If" در زبانه "Data" کلیک کنید و دستور "Parameter selection" را انتخاب کنید (Insert → What If Analysis → Goal Seek). در پنجره ای که ظاهر می شود، سلولی را که می خواهید مقدار مورد نظر را انتخاب کنید، نتیجه دلخواه و سلول ورودی که باید تغییر کند را مشخص کنید. پس از کلیک بر روی "OK" اکسل تا 100 "شات" را اجرا می کند تا کل مورد نیاز را با دقت 001 0 بیابد.