نحوه اعزام کارمندان به سفرهای کاری بدون کاغذبازی: تجربه شخصی

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ما در مورد مشکلات اصلی سفرهای کاری به شما می گوییم و توضیح می دهیم که چگونه می توانید آنها را حل کنید.

مشکل شماره 1. سیستم تأیید کند

هر سفر یک دسته مکاتبه است که من در آن به عنوان یک واسطه عمل می کنم. ارسال پیام ها زمان زیادی می برد، علاوه بر این احتمال گیج شدن و اشتباه کردن وجود دارد، به خصوص زمانی که چندین نفر در حال پرواز هستند.

یک بار یک کارمند را اشتباه متوجه شدم و بلیط پرواز اشتباه را قبول کردم. غیرقابل استرداد بود، بنابراین شرکت مجبور شد برای بلیط دوم، با تاریخ صحیح، پول خرج کند و حدود 10 هزار روبل از دست بدهد.

چگونه مشکل را حل کنیم

کوتاه: فرآیند را خودکار کنید

خدمات رزرو آنلاین سفرها با این کار کنار می آیند - من آن را آزمایش کردم. می توان از آن برای برنامه ریزی سفرهای کاری، خرید بلیط هواپیما و قطار و رزرو هتل استفاده کرد. برای اتصال و استفاده از سرویس نیازی به پرداخت هزینه ندارید.

این سرویس نه تنها توسط رئیس و مدیر دفتر، بلکه برای کلیه کارکنان شرکت قابل استفاده است. هیچ محدودیتی در تعداد کاربران وجود ندارد، بنابراین من بلافاصله داده های همه افرادی را که به سفرهای کاری می روند در نمایه Lifehacker در OneTwoTrip for Business آپلود کردم. می توانید آن را به صورت دستی یا از فایل های XLS و CSV اضافه کنید. برای انجام این کار، در بخش "کارمندان" دکمه "واردات" وجود دارد.

هنگام اضافه کردن کاربر، می توانید بلافاصله داده های گذرنامه های روسی و خارجی را وارد کنید تا هر بار دوباره آنها را پر نکنید.

برای هر کارمند، می‌توانید محدودیت سفر تعیین کنید و حقوق دسترسی را محدود کنید. به عنوان مثال، برای یک سفارش محدودیت تعیین کنید و یک هتل تا سه ستاره انتخاب کنید. هنگامی که یک کارمند ترک می کند، پروفایل او مسدود می شود. او نمی تواند وارد حساب شخصی خود شود، اما کل سابقه و گزارش از او باقی خواهد ماند.

این کار من را بسیار ساده کرد: یک کارمند می تواند با رمز عبور خود وارد حساب شخصی خود شود، پرواز و هتل مورد نظر را انتخاب کند و بدون پرداخت هزینه رزرو کند. برای توافق بر سر بلیط، نیازی به ارسال اسکرین شات به تلگرام ندارید: مدیر به عنوان مدیر، رزروها و سفارشات همه کارمندان را در قسمت "سفارشات" مشاهده می کند.

مشکل شماره 2. هزینه های بالا

سعی می کنیم از قبل برای سفرها برنامه ریزی کنیم تا بلیط ها را ارزان تر بخریم. درست است، این همیشه کار نمی کند.

چگونه مشکل را حل کنیم

کوتاه: با خرید بلیط و هتل ها از طریق خدمات مسافرتی آنلاین در هزینه صرفه جویی کنید.

OneTwoTrip for Business تضمین می‌کند که قیمت بلیط‌های هواپیما برابر یا ارزان‌تر از قیمت افراد است.

پس انداز از طریق گردش مالی بالا و قرارداد مستقیم با خطوط هوایی و هتل ها حاصل می شود.

این سایت حدود 2 میلیون گزینه اقامتی را با بودجه های مختلف ارائه می دهد: هتل ها، آپارتمان ها، هاستل ها. بیش از 1000 مورد از محبوب ترین آنها روابط خاص خود را با OneTwoTrip for Business دارند. اگر شی مورد نیاز مشتری در سیستم نباشد، سرویس می تواند در صورت درخواست با آن قرارداد منعقد کند.

در صورت تایید برنامه ها و تایید سفر، بلیط ها را می توان با دو کلیک خریداری کرد. اگر نه، فقط رزرو خود را لغو کنید. همه کارت‌های وفاداری خطوط هوایی معتبر هستند، بنابراین می‌توانید به جمع آوری مایل ادامه دهید. این سرویس تبلیغاتی را با بانک ها ترتیب می دهد: به عنوان مثال، می تواند برای خرید با کارت شرکتی، بازپرداخت نقدی را با پاداش دریافت کند.

مشکل شماره 3. بلیط طولانی و صورت حساب

وقتی بلیط و هتل با مدیر توافق شد، با شرکت هواپیمایی و هتل تماس می‌گیرم تا فاکتور پرداخت را دریافت کنم. هر سازمان قوانین پرداخت خود را برای اشخاص حقوقی دارد: جایی که باید به ایمیل بنویسید، در جایی باید فایل اکسل را با جزئیات شرکت پر کنید، جایی - فرمی در وب سایت. این اتفاق افتاد که مجبور شدم بارها با خط تلفن تماس بگیرم تا مدارک بگیرم. زمان زیادی می برد و صدور بلیت گاهی چندین روز طول می کشد. برخی شرکت ها اصلا برای اشخاص حقوقی فاکتور صادر نمی کنند.در چنین مواقعی باید از خرید منصرف شوید و به دنبال پرواز یا هتل دیگری باشید.

چگونه مشکل را حل کنیم

کوتاه: هزینه بلیط و هتل را با یک فاکتور در وب سایت خدمات سازماندهی سفرهای کاری پرداخت کنید.

در OneTwoTrip for Business، من و سایر کارمندانی که دسترسی مناسبی دارند، می‌توانیم به آسانی بلیط‌ها و هتل‌ها را رزرو و پرداخت کنیم. کل فرآیند 2-3 دقیقه طول می کشد: شما حساب شخصی خود را وارد می کنید، تاریخ و مقصد را پر می کنید و پرواز مورد نظر را انتخاب می کنید. شما نیازی به وارد کردن اطلاعات گذرنامه و شماره کارت پاداش ندارید، زمانی که کارمندی را از لیست انتخاب کنید، به طور خودکار بارگیری می شوند.

علاوه بر این، می توانید یک برنامه سفر پیچیده ایجاد کنید یا سفر خود را با انعطاف بیشتری سازماندهی کنید. به عنوان مثال، یک روز با خطوط هوایی مختلف پرواز کنید: صبح از اولیانوفسک به مسکو با Aeroflot، و در شب به Pobeda برگردید. این مجاز است زیرا سرویس آنلاین می تواند بلیط های خطوط هوایی مختلف را در یک سفارش "چسب" کند. اگر سفر خود را خودتان سازماندهی کنید، در این مورد، زمان بیشتری طول می کشد: مکاتبه با دو شرکت هواپیمایی، دو فاکتور برای پرداخت، دو برابر تعداد اسناد بسته شدن.

شما می توانید هزینه بلیط و هتل را به دو صورت پرداخت کنید: با سپرده و با استفاده از کارت بانکی شرکتی. من از سپرده استفاده می کنم - شما باید آن را از قبل برای هر مبلغی با صورتحساب از بخش "حساب" پر کنید. خرید بلافاصله انجام می شود و نه تنها در ساعات کاری بانک.

برای هر مشکلی می توانید با تیم پشتیبانی خدمات تماس بگیرید. او شبانه روز کار می کند و کمک خواهد کرد، حتی اگر فورس ماژور در غروب یا در تعطیلات آخر هفته رخ دهد.

مشکل شماره 4. بسته شدن اسناد

سفر کاری به خرید بلیط و رزرو هتل ختم نمی شود. برای تهیه اسناد اختتامیه به تلاش بسیار بیشتری نیاز است. آنها باید به طور جداگانه از خطوط هوایی و هتل درخواست شوند که آنها را منحصراً به صورت کاغذی ارسال می کنند. اغلب، محموله ها از طریق پست نمی رسند و گم می شوند. این در طول دوره گزارش فاش می شود، بنابراین باید فوراً به دنبال تماس شخصی باشید که بتواند اسناد بسته شدن را کپی کند.

چگونه مشکل را حل کنیم

کوتاه: تشکیل اسناد بسته شدن OneTwoTrip برای تجارت را واگذار کنید.

در OneTwoTrip برای تجارت با فاکتورها و گزارش ها، همه چیز بسیار ساده تر است. ما هر ماه یک قانون برای همه خدمات و یک فاکتور برای هتل ها با مالیات بر ارزش افزوده دریافت می کنیم، هر سه ماه یک عمل آشتی. تمامی فاکتورها و گزارش ها در قسمت "اسناد" ذخیره می شوند. می توانید پیکربندی کنید که کدام یک از کارمندان به آنها دسترسی دارند - منشی، حسابدار، مدیر. اسناد هیچ محدودیتی در مدت نگهداری در حساب شخصی شما ندارند و در هر زمان در دسترس هستند.

اصل مطلب چیست

سازماندهی سفرهای کاری از طریق صرفه جویی در هزینه و زمان. این سرویس به شما امکان می دهد:

• از مکاتبات طولانی با خطوط هوایی و هتل ها خودداری کنید.
• هماهنگی مستقیم سفرها با سر؛
• سودآورترین گزینه های پرواز و اقامت را رزرو کنید.
• صدور بلیط و هتل در 2-3 دقیقه در یک مکان.
• پرداخت بلیط بدون انتظار فاکتور؛
• آماده سازی و ذخیره سازی اسناد پایانی را ساده می کند.