نحوه ایجاد نمودار کار روی پروژه ها در اکسل در 10 مرحله

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

با استفاده از ابزارهای معمول محبوب ترین ویرایشگر صفحه گسترده MS Excel، می توانید نمودار بصری کار روی پروژه ها را ترسیم کنید، که به شما کمک می کند نحوه پیشرفت هر کار و میزان کارهای باقی مانده را پیگیری کنید.

اگر پروژه‌ها را مدیریت می‌کنید، مهم است که همیشه بدانید چند کار دارید و چه زمانی باید تکمیل شوند. و اگر یک نمودار بصری ترسیم کنید، توضیح نکات کلیدی در زندگی پروژه ها برای تیم درگیر در کار و همچنین سایر ذینفعان آسان تر خواهد بود.

برنامه‌های ویژه اغلب برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شوند، اما شما همچنین می‌توانید یک برنامه زمان‌بندی واضح و قابل دسترس در MS Excel ایجاد کنید.

نمودار کار پروژه نشان می دهد که چگونه رویدادها و وظایف در طول زمان به یکدیگر مرتبط می شوند. یک نمودار به خوبی طراحی شده، اطلاعات مهمی را در مورد اجرای یک کار خاص و توسعه پروژه به طور کلی منعکس می کند و به دیدن تصویر بزرگ کمک می کند.

برای ایجاد چنین نموداری در MS Excel (نسخه های 2007 به بعد)، تنها باید 10 مرحله را طی کنید.

در این نمودار چیست؟ جزئیات کلیدی با خطوط و تخته های رنگی نشان داده شده است:

• خط روز جاری - یک خط عمودی قرمز که نشان می دهد امروز کجا هستید.
• مهلت‌های کار - نوارهای افقی خاکستری که نشان می‌دهد چقدر طول می‌کشد تا هر کار تکمیل شود.
• آمادگی وظایف - خطوط افقی سبز که نشان می دهد کار در چه مرحله ای در حال تکمیل است و چقدر باید انجام شود.

در نسخه های مختلف MS Excel، اقدامات ممکن است کمی متفاوت باشد، اما به هر حال این فرآیند جهانی خواهد بود و هر کاربری می تواند با زمان بندی کنار بیاید.

می توانید یک دستورالعمل ویدیویی دقیق (به زبان انگلیسی) تماشا کنید، نیم ساعت از وقت شما را می گیرد.

مرحله 1. ابتدا به نتیجه فکر کنید

برای اینکه بدون هیچ مشکلی از عهده کار برآیید، برنامه را همانطور که در پایان باید به نظر برسد، چاپ کنید یا روی یک ورق کاغذ بکشید. تکه کاغذ را در مقابل خود نگه دارید تا هر مرحله را با یک الگو مقایسه کنید. نمودار نیازی به ترسیم دقیق ندارد، فقط شکل نمودار را درست کنید و آن را در دسترس نگه دارید، یادآور خوبی خواهد بود.

مرحله 2. یک جدول با داده ایجاد کنید

برای ساخت یک نمودار ابتدا باید یک جدول ترسیم کنید. در مثال، پروژه به چهار مرحله تقسیم شده است که هر مرحله وظایفی دارد.

یک جدول زیر نمودار تشکیل دهید. سطر سی ام شامل سرفصل های ستون است.

بیایید بفهمیم که داده های جدول به چه معناست:

• فاز: "فاز 1"، "فاز 2"، "فاز 3"، "فاز 4" یا "امروز". نشان می دهد که رویداد مربوط به کدام مرحله از پروژه است.
• نوعی از: "فاز"، "وظیفه"، "امروز". نوع رویداد، تعیین محدوده وظایف و مراحل اجرای پروژه را نشان می دهد.
• تاریخ شروع: تاریخ شروع رویداد
• رویداد: نام رویداد را در نمودار نشان می دهد.
• زمان سنجی: نشان می دهد که چند روز طول می کشد تا کار انجام شود.
• درصد آمادگی: درجه تکمیل را برای هر کار و مرحله نشان می دهد، 0٪ - کار شروع نشده است، 100٪ - تکمیل شده است. این شاخص برای دسته "فاز" مربوط به تکمیل کارها نیست و به عنوان تخمین تنظیم می شود. برای تصمیم گیری در مورد چند درصد کامل شدن یک فاز، باید قوانین خود را اعمال کنید.
• آماده در روز: دوره ای که برای آن شاخص آمادگی رویداد به درصد رسیده است. برای کاری که 10 روز طول می کشد و 50٪ کامل شده است، این رقم پنج روز خواهد بود (10 روز × 50٪).
• ارتفاع: مقدار ارتفاع برای دکوراسیون مهم است زیرا تعیین می کند که رویداد چقدر در نقشه برنامه منعکس شود. شما می توانید هر مقداری را مشخص کنید، اما بهتر است اعداد کوچک نزدیک به صفر بگیرید. مثال از محدوده 25+ تا 25- استفاده می کند.اگر ارتفاع مثبت باشد، رویداد در نمودار بالای محور افقی منعکس می شود، اگر منفی باشد - زیر محور.

مرحله 3. یک نمودار با محورهای X و Y ایجاد کنید، اولین داده ها را از ستون "Timeline" به آن اضافه کنید

زمان ایجاد نمودار برای تجسم داده های رویداد از جدول ساخته شده در مرحله قبل است. از نمودار پراکندگی با محورهای X و Y استفاده کنید زیرا به شما امکان می دهد مختصات پایه را آزادانه روی هر دو محور قرار دهید.

دستورالعمل ها را دنبال کنید:

• تب "Insert" را در منوی اصلی انتخاب کنید.
• سپس "Charts" → "Scatter" → "Scatter with markers" را انتخاب کنید، یک نمودار خالی در مقابل شما ظاهر می شود.
• لبه های نمودار را قلاب کنید و اندازه و اندازه نمودار را طوری تغییر دهید که میدان نمودار محدوده سلول B4 تا سلول K26 را پوشش دهد (کلید Alt را فشار داده و نگه دارید تا ناحیه نمودار دقیقاً با مرزهای سلول تراز شود).
• روی نمودار کلیک راست کرده و آیتم منوی "Select data" را انتخاب کنید.

با کلیک بر روی دکمه "افزودن" در کادر محاوره ای باز شده یک سری داده به محدوده اضافه کنید.

1. برای تغییر نام "Series name" مقدار سلول E30 "Dates" را در قسمت مربوطه قرار دهید.
2. برای مقدار X-axis، فیلد مناسب را انتخاب کنید و سلول‌های C33: C46 Start Date را انتخاب کنید.
3. برای مقدار محور Y، فیلد مناسب را انتخاب کنید و سلول های H33: H46 Height را انتخاب کنید.
4. روی OK کلیک کنید تا پنجره افزودن داده بسته شود.
5. روی OK کلیک کنید تا پنجره انتخاب داده بسته شود.

این مراحل یک نمودار پراکندگی ساده با قالب بندی خودکار به ما می دهد.

بیایید نشانگرهای رویداد را سبز کنیم:

• بر روی هر نشانگر داده انتخاب شده کلیک راست کنید، تغییر "فرمت سری داده ها" را انتخاب کنید.
• در لیستی که در سمت چپ باز می‌شود، برگه «پارامترهای نشانگر» را انتخاب کنید، سپس نوع نشانگر داخلی «کریستال» را انتخاب کنید. اندازه را به 10 pt افزایش دهید.
• در تب Marker Fill، یک پر جامد را انتخاب کنید. رنگ پر را به سبز تغییر دهید.

ما اکنون یک نمودار پراکنده داریم که نشان دهنده خط زمانی است. تا کنون، نشانگرهای سبز فقط شروع کارها را نشان می دهند.

نام نمودار را تغییر دهید: روی قسمت متن با نام دوبار کلیک کنید و نام خود را وارد کنید.

ما به گزینه های زمان بندی در مرحله 5 برمی گردیم، میله های افقی را در امتداد محور X اضافه می کنیم، اما در حال حاضر به قالب بندی نمودار ادامه می دهیم.

مرحله 4. به ترتیب ظاهر نمودار و اضافه کردن نام رویدادها

ما از آنچه در نمودار نیاز نداریم خلاص می شویم.

محور Y … محور عمودی را پنهان کنید، زیرا بار اطلاعاتی را حمل نمی کند. یک نمودار را انتخاب کنید، در منوی اصلی در برگه "کار با نمودارها"، "Layout" را انتخاب کنید. سپس Axes → Main Vertical Axis → Do Not Show را انتخاب کنید.

راهنماهای افقی … آنها نیز بی فایده هستند. نمودار را انتخاب کنید، در منوی اصلی، به تب Layout بروید، سپس Grid → Horizontal Gridlines Along Major Axis → Do Not Show را انتخاب کنید.

افسانه نمودار … سپس آن را با یک زیباتر جایگزین می کنیم، اما در حال حاضر آن را غیرفعال کنید: "Layout" → "Legend" → "No".

در نهایت، برچسب های داده را برای هر نشانگر نمایش می دهیم. در منوی اصلی در برگه "Layout"، "Signatures Data" → "Left" را انتخاب کنید.

نحوه تغییر داده ها در امضای توکن

وارد کردن اطلاعات مربوط به هر رویداد در نمودار طولانی و دشوار است، زیرا باید هر نشانگر را جداگانه انتخاب کرده و نام آن را تغییر دهید.

اما این روند را می توان چهار بار تسریع کرد:

• روی عنوان اولین نشانگر (گوشه سمت چپ بالای نمودار) کلیک کنید تا همه مقادیر به طور همزمان انتخاب شوند. روی نشانگر سبز کلیک نکنید، با این کار اشیاء دیگر انتخاب می شوند!
• برای ویرایش نام واحد، دوباره روی عنوان نشانگر کلیک کنید.
• در قسمت ورودی فرمول، علامت = را تایپ کنید.
• روی سلول D33 کلیک کنید، حاوی رویداد "Phase 1" است، Enter را فشار دهید.
• چهار مرحله اول را برای برچسب های باقی مانده برای هر نشانگر تکرار کنید.

نحوه سنجاق کردن نواحی

پین کردن مناطق در خط 28 مفید است تا بتوانید همیشه نمودار را در حین کار بر روی سند مشاهده کنید.27 خط اول در مقابل چشمان شما باقی خواهند ماند، حتی اگر بقیه خطوط را مرور کنید.

برای یخ زدن مناطق:

• سلول A28 را انتخاب کنید.
• تب "View" را از منوی اصلی انتخاب کنید.
• پنجره → مناطق منجمد را انتخاب کنید.
• از منوی کشویی "مناطق منجمد" را انتخاب کنید.

یک خط افقی سیاه در بالای خط 28 ظاهر می شود. همه چیز در بالا اکنون متصل است و فقط خطوط پایین هنگام پیمایش حرکت می کنند.

مرحله 5. نوارهای خطا را برای نمایش جدول زمانی اضافه کنید تا نمودار به جدول زمانی بصری تبدیل شود

نوارهای خطای افقی در نمودار نشان می دهد که چقدر طول می کشد تا هر کار انجام شود. برای انجام آنها:

• نمودار را برجسته کنید.
• از منوی اصلی Chart Tools، تب Layout را انتخاب کنید.
• در لیست کشویی در گوشه سمت چپ بالا (منطقه طرح)، مجموعه داده "Timeline" را انتخاب کنید.
• در تب Layout، نوارهای خطا → تنظیمات نوار خطای پیشرفته را انتخاب کنید. یک کادر محاوره ای باز می شود.
• در لیست کشویی در گوشه سمت چپ بالا، نوارهای خطای محور X را برای قالب بندی نمودار انتخاب کنید.
• در کادر محاوره ای برای تغییر میله های افقی، کادر بررسی پین Plus را انتخاب کنید. سبک پایان → بدون نقطه.
• در لیست "مقدار خطا"، مورد "Custom" را انتخاب کنید و روی دکمه "مشخص کردن مقدار" کلیک کنید. در پنجره جدید "پیکربندی نوار خطا" که باز می شود، "مقدار خطای مثبت" را مشخص کنید، برای این کار مکان نما را در قسمت مربوطه قرار دهید و محدوده سلول ها را از E33 تا E74 انتخاب کنید. روی OK کلیک کنید.

اکنون خطوط خاکستری از نشانگرهای سبز به سمت راست گسترش می یابند، آنها نشان می دهند که چقدر زمان باید برای این یا آن کار صرف کنید. برای وضوح باید قالب بندی شوند:

• در پنجره Format Error Bars، به تب Line Color بروید. Solid Line را انتخاب کنید. فیل را خاکستری کنید.
• در تب Linetype، عرض خط را به 4 نقطه افزایش دهید.

برای پیمایش بهتر در نمودار، خطوط عمودی نازکی را از روی نشانگرها به سمت پایین بکشید. برای انجام این کار، در لیست کشویی در گوشه سمت چپ بالا، "Error bars along the axis Y" را انتخاب کنید. کادر محاوره ای نوارهای خطای عمودی را نمایش می دهد. جهت Minus، End Style → No Point، Error Amount → Relative Value را انتخاب کنید، 100% را در این قسمت وارد کنید. رنگ و ضخامت خطوط را خودتان انتخاب کنید.

مرحله 6. مقدار آمادگی را به نمودار اضافه کنید

وقت آن است که یک سری داده به نمودار اضافه کنید که درصد انجام کار را نشان می دهد.

اگر یک کار 10 روز طول بکشد و 50٪ کامل شود، نوار تکمیل نیمه پر خواهد بود. این معیاری برای پیگیری کار است و تعطیلات آخر هفته و تعطیلات را شامل نمی شود. برای افزودن اطلاعات جدید به نمودار، دستورالعمل های زیر را دنبال کنید.

• بر روی ناحیه نمودار کلیک راست کنید، "Select Data" را از منوی زمینه انتخاب کنید.
• روی دکمه "افزودن" کلیک کنید، در پنجره ای که ظاهر می شود، با انتخاب سلول G30، "نام ردیف" را تعریف کنید. محدوده داده برای محورهای X و Y مانند مرحله 3 است.
• نشانگرهای قرمز روی نمودار ظاهر می شوند که نشانگرهای سبز را پنهان می کنند.

مرحله 7. قالب بندی معیارهای داده جدید

برای اینکه نمودار به همان سبک منعکس شود و داده ها همپوشانی نداشته باشند، نشانگرها را قالب بندی می کنیم:

• در لیست کشویی در گوشه سمت چپ بالا، "ردیف آماده" را انتخاب کنید. بلافاصله در زیر لیست کشویی دکمه "فرمت قطعه انتخاب شده" وجود دارد. روی آن کلیک کنید، یک کادر محاوره ای باز می شود.
• پارامترهای نشانگر را تغییر دهید. نوع شکل "کریستال" را انتخاب کنید، اندازه را روی 10 pt تنظیم کنید و یک پرکننده سبز جامد برای نشانگر انتخاب کنید. گفتگو را ببندید.
• بدون حذف انتخاب نشانگرها، در منوی اصلی در برگه "Layout"، روی دکمه "برچسب های داده" کلیک کنید، مورد "نشان داده نشود" را در منوی ظاهر شده انتخاب کنید.

مرحله 8. نوارهای خطا را برای ردیابی درصد تکمیل کارها اضافه کنید

اکنون باید تخته های جدیدی اضافه کنید تا بتوانید در یک نگاه ببینید که وظایف در چه مرحله ای هستند.

• دوباره از لیست کشویی سمت چپ گزینه Row Ready را انتخاب کنید. دکمه "Error bars" را در منوی اصلی فشار دهید. از منوی کشویی "گزینه های پیشرفته" را انتخاب کنید. یک کادر محاوره ای باز می شود. با وارد کردن صفر در فیلد مربوطه، نوارهای عمودی را روی یک مقدار ثابت تنظیم کنید.
• به پارامترهای تخته های موازی با محور X بروید. جهت را روی "Plus" تنظیم کنید. سبک پایان → بدون نقطه، مقدار خطا → سفارشی. در کادر محاوره ای مقدار خطای مثبت، محدوده سلول های G33-G47 را مشخص کنید.
• با انتخاب پرکننده جامد رنگ خطوط را به سبز تغییر دهید. عرض خط را روی 7 pt تنظیم کنید.

خطوط سبز افقی نشان می دهد که آیا وظایف به صورت جزئی یا کامل انجام شده است.

مرحله 9. یک خط عمودی که نشان دهنده روز جاری است اضافه کنید

خط قرمز نشان می دهد که چه روزی است، و روشن می کند که چگونه پروژه به عنوان یک کل در ضرب الاجل قرار می گیرد.

• با دکمه سمت راست منوی زمینه را برای نمودار فراخوانی کنید. "Select Data" را انتخاب کنید.
• روی دکمه "افزودن" کلیک کنید، کلمه "امروز" را در قسمت "نام سری" وارد کنید. محدوده سلول های C31-C32 را برای مقدار محور X و H31-H32 را برای مقدار محور Y وارد کنید.

دو نشانگر جدید در نمودار ظاهر شده است. آنها را برچسب بزنید: برچسب های داده را انتخاب کنید و کلمه "Today" را در نوار فرمول بنویسید. روی امضا کلیک راست کرده و مورد «فرمت داده» را در منوی زمینه انتخاب کنید. موقعیت عنوان "بالا" را قرار دهید.

• به منوی اصلی در تب "Layout" بروید.
• "ردیف امروز" را در لیست کشویی در گوشه سمت چپ بالا انتخاب کنید.
• طبق دستورالعمل ها مانند مرحله پنجم، نوارهای خطا را با پارامترهای اضافی اضافه کنید. شما به یک پلانک در امتداد محور عمودی، با جهت Minus، سبک نهایی No point، با مقدار نسبی 100% نیاز دارید.

اکنون یک خط عمودی دارید که نشان دهنده روز جاری است. رنگ خط را به قرمز تغییر دهید، اندازه را به 3 pt افزایش دهید.

در نمونه، تاریخ فعلی ثابت است، بنابراین تغییر نخواهد کرد. اما برای پروژه هایی که به طور فعال توسعه می یابند، روش دیگری برای ثبت داده ها توصیه می شود. برای این کار، با وارد کردن فرمول = TODAY () تاریخ را در سلول B2 قرار دهید و در کادر محاوره ای انتخاب داده، مقدار سلول B2 محور X را به جای محدوده ای که قبلاً تعیین کرده اید، مشخص کنید.

مرحله 10. بلوک های متنی را اضافه کنید

اکنون نمودار فقط افسانه ای برای افسانه ندارد تا برای کل تیم قابل درک باشد.

• نمودار را انتخاب کنید، به منوی اصلی در تب "Insert" بروید. "حروف" را انتخاب کنید.
• ناحیه برچسب را در گوشه سمت راست بالای نمودار قرار دهید. حاشیه کادر متن را با دکمه سمت راست ماوس انتخاب کنید، مورد "Format Shape" را در منوی زمینه انتخاب کنید. در پنجره باز شده، نوع پر کردن "Solid" را انتخاب کنید، رنگ خاکستری است. برچسب را قالب بندی کنید. شما می توانید هر تعداد بلوک را وارد کنید.

اکنون می توانید یک نمودار را در 20-30 دقیقه تنها با استفاده از ویرایشگر مورد علاقه خود MS Excel ایجاد کنید.