چگونه روز خود را سازماندهی کنیم: تکنیک های نوابغ بهره وری

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

زمان منبع کمیاب و غیر قابل جایگزینی است. یاد بگیرید که از آن عاقلانه استفاده کنید.

روش بنجامین فرانکلین

بنجامین فرانکلین فرزند یک صابون‌ساز بود، اما به لطف خود سازماندهی و نظم و انضباط، در بسیاری از زمینه‌ها موفق شد: در سیاست، دیپلماسی، علم، روزنامه‌نگاری. او یکی از بنیانگذاران ایالات متحده آمریکا است - او در ایجاد اعلامیه استقلال و قانون اساسی کشور شرکت کرد.

پرتره فرانکلین روی یک اسکناس 100 دلاری نشان داده شده است، اگرچه او هرگز رئیس جمهور ایالات متحده نبود. او به نویسندگی عباراتی مانند "زمان پول است" و "آنچه امروز می توانید انجام دهید به فردا موکول نکنید" نسبت داده شده است.

زمان برای فرانکلین بسیار مهم بود.

آیا زندگی را دوست داری؟ پس وقت را تلف نکن، زیرا زمان پارچه ای است که زندگی را می سازد. بنجامین فرانکلین

فرانکلین در 20 سالگی یک سیستم مدیریت زمان برای خود ایجاد کرد که در طول زندگی از آن استفاده کرد. معاصران آن را "هرم فرانکلین" نامیدند (گاهی اوقات "هرم بهره وری" - هرم بهره وری نیز نامیده می شود).

هرم بر اساس ارزش های زندگی است. اینها رهنمودهای اخلاقی در حل هر مشکلی است. فرانکلین آنها را فضیلت نامید.

او برای خود 13 فضیلت را شناسایی کرد: پرهیز، سکوت، حب نظم، قاطعیت، صرفه جویی، سخت کوشی، اخلاص، عدالت، اعتدال، پاکیزگی، آرامش، عفت و نرمی.

فرانکلین برای اینکه هر روز روی خودش کار کند، یک دفترچه یادداشت ویژه راه اندازی کرد که در آن برای هر اصل زندگی یک صفحه می گرفت. او هر صفحه را در هفت ستون (روزهای هفته) ردیف کرد. سپس 13 خط افقی به تعداد فضایل ترسیم کرد.

از این رو، هر روز بر یکی از فضائل تمرکز می کرد و عصرها در میادین به اشتباهاتی که در راه رسیدن به «کمال اخلاقی» مرتکب شده بود اشاره می کرد.

پله بعدی هرم فرانکلین یک هدف جهانی است. این بر اساس اصول زندگی است و به این سوال پاسخ می دهد: "من می خواهم تا سن N به چه چیزی برسم؟" به عنوان مثال، یک هدف جهانی برای یک پزشک ممکن است تمایل به ریاست یک بخش تا سن 35 سالگی و برای یک مدیر - راه اندازی استارتاپ خود باشد.

بنجامین فرانکلین واقعاً پدر برنامه ریزی برای انجام دادن است. او همیشه به روال پایبند بود و هر قدمی را که برمی داشت به معنای واقعی کلمه می نوشت. بنابراین، بیشتر در هرم او عبارتند از:

• طرح جامع - دستورالعمل های گام به گام برای دستیابی به یک هدف جهانی.
• برنامه بلند مدت - اهداف 3-5 سال آینده؛
• برنامه کوتاه مدت - وظایف سال و ماه آینده؛
• برنامه ریزی برای هفته و روز

تمام مراحل هرم به ترتیب قرار دارند - هر مرحله بعدی بر اساس مرحله قبلی است.

خروجی

برای سازماندهی روز خود بر اساس روش فرانکلین، باید اصول اساسی زندگی را تعیین کنید، یک هدف جهانی تعیین کنید و برای رسیدن به آن برنامه ریزی کنید.

برای برنامه ریزی بلندمدت و کوتاه مدت می توانید از یکی از ابزارهای الکترونیکی استفاده کنید و یا یک دفترچه کاغذی بسازید و سامانه «یادداشت های سریع» را پیاده سازی کنید.

روش استفان کاوی

استفن کاوی را یکی از پیروان سیستم فرانکلین می دانند. او یک متخصص و مربی مشهور بین المللی در زمینه مدیریت است. کاوی یک سخنران حرفه ای و نویسنده کتاب های زیادی است. یکی از آنها در فهرست تأثیرگذارترین ادبیات تجاری مجله تایم قرار گرفت.

این کتاب، هفت عادت افراد بسیار مؤثر، جلوتر از زمان خود است. کاوی آن را در سال 1989 نوشت، اما تا زمانی که در سال 2004 دوباره منتشر شد، پرفروش نشد.

مفهوم کاوی بر اساس یک توالی از هفت مهارت است.

1. اره را تیز کن، یعنی مدام خودت را بهتر کن.
2. دستیابی به هم افزایی، یعنی تلاش برای تعامل سودمند متقابل.
3. فعال باشید.
4. سعی کنید اول بشنوید، و تنها پس از آن - شنیده شوید.
5. با تصور هدف نهایی شروع کنید.
6. برنده-برنده فکر کنید.
7. ابتدا کاری را که باید انجام شود انجام دهید.

ماتریس تخصیص کار و اولویت بندی به اجرای مهارت دوم کمک می کند. کاوی آن را از سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت دیوید آیزنهاور، قرض گرفته است.

تمام وظایف به چهار گروه تقسیم می شوند:

1. فوری و مهم (در اسرع وقت انجام شود)؛
2. مهم غیر فوری (وظایف استراتژیک با مهلت دور)؛
3. فوری بی اهمیت (شما باید آن را به سرعت انجام دهید، اما می توانید آن را به تعویق بیندازید یا خودتان انجام ندهید).
4. فوری و بی اهمیت نیست (به عنوان یک قاعده، چنین مواردی را می توان حذف کرد یا به اشخاص ثالث واگذار کرد).

به گفته کاوی، افراد موفق به ندرت با مشکلات زمانی مواجه می شوند، زیرا آنها به سرعت با وظایف دسته 1 و 3 کنار می آیند و بدون ترحم چیزهایی را از مربع 4 قربانی می کنند و در عین حال 60 تا 80 درصد از زمان و انرژی خود را به این کار اختصاص می دهند. حل مسائل از مربع 2، زیرا آنها لوکوموتیو پیشرفت هستند.

خروجی

برای موثرتر بودن، در پایان یا ابتدای روز، وظایف خود را با استفاده از ماتریس آیزنهاور (یا ماتریس کاوی، هر کدام که ترجیح می دهید) بنویسید و اولویت بندی کنید. برای این کار می توانید از اپلیکیشن آیزنهاور (iOS) یا MyEffectivenessHabits (اندروید) استفاده کنید. سعی کنید نسبت را حفظ کنید: 40٪ - مسائل ضروری مهم، 60٪ - مهم غیر فوری.

روش تیم فریس

تیموتی فریس یک گورو محبوب بهره وری است. ضبط شده از حضورهای عمومی او میلیون ها بازدید جمع آوری می کند و کتاب ها در همان تیراژ عظیم فروخته می شوند.

جای تعجب نیست - چه کسی نمی خواهد "4 ساعت در هفته کار کند، در دفتر کار نکند" از تماس به تماس "، و در عین حال در هر جایی زندگی کند و ثروتمند شود"؟ کتاب فریس با همین نام در فهرست پرفروش‌های نیویورک تایمز و وال استریت ژورنال رتبه اول را کسب کرده است.

روش او بر دو رکن استوار است:

1. قانون پارتو: 20% تلاش 80% نتیجه را می دهد و 80% باقی مانده تلاش - فقط 20% نتیجه. این به معنای تمرکز بر فعالیت هایی است که واقعاً مهم هستند.
2. قانون پارکینسون: کار تمام زمان اختصاص داده شده به آن را پر می کند. این بدان معنی است که وظیفه باید دقیقاً به همان اندازه که برای تکمیل آن لازم است اختصاص داده شود.

برای انجام کارهای بیشتر لازم نیست روز کاری خود را طولانی کنید. برعکس، آن را کوتاه کنید، فقط بر آنچه واقعا مهم است تمرکز کنید. هر چیز دیگری را دور بریزید، برون سپاری کنید یا تفویض کنید.

رویکرد فریس از تکنیک برنامه ریزی 1-3-5 پیروی می کند. ماهیت آن ساده است: یک چیز مهم به لیست کارها اضافه می شود، سه مورد متوسط و پنج مورد کوچک. در کل نه. آنها به طور پیشینی توسط فوریت توزیع می شوند، که به خلاص شدن از احساس اضطراری کمک می کند.

فریس از مخالفان چندوظیفه ای و اضافه بار اطلاعات است. وقتی چندین کار به طور همزمان انجام می شود، توجه از بین می رود. در نتیجه بهره وری افزایش نمی یابد، بلکه کاهش می یابد. در مورد جذب مداوم اطلاعات نیز همین گونه است. چک کردن مداوم ایمیل، پیام‌رسان‌های فوری و شبکه‌های اجتماعی تنها یک احساس نادرست ایجاد می‌کند، اما آن را به هدف نزدیک‌تر نمی‌کند.

اما استرس، برعکس، فریس دستیاران ما را در نظر می گیرد.

ترس یک شاخص است. ترس دوست ماست گاهی اوقات او نشان می دهد که چه کاری را نباید انجام داد، اما اغلب نشان می دهد که دقیقاً چه کاری ارزش انجام دادن دارد. تیم فریس

لازم به ذکر است که تیم فریس در تلاش برای بهره وری با کار کمتر تنها نیست. استور رابینز، نویسنده کتاب 9 مرحله برای کمتر کار کردن و کسب بیشتر، روش «روزهای فعال» را پیشنهاد می‌کند، که در آن شما یک «سگ نگهبان» در یک روز خاص برای ردیابی پیشرفت خود تعیین می‌کنید.

خروجی

این روش برای شما مناسب است اگر نمی توانید یک برنامه سخت را دنبال کنید و لیست کارهایی که باید انجام دهید برای شما کار نمی کند. روز خود را طوری سازماندهی کنید که 20 درصد از زمان را سخت ترین و مهم ترین چیزها اشغال کنند. بگذارید بقیه مسیر خود را طی کنند. به عبارت دیگر، اگر نیاز به برگزاری یک جلسه کاری دارید، باید روز، زمان، مدت زمان را انتخاب کنید و به شدت برنامه را دنبال کنید. بقیه روز را می توان به هر کاری که در حال انجام است اختصاص داد.

روش گلب آرخانگلسکی

گلب آرخانگلسکی متخصص در زمینه مدیریت زمان، موسس و رئیس شرکتی به همین نام است. ویژگی آن در ایجاد تحولات اصلی نیست، بلکه در این است که روش های مدیریت زمان را به روشی ساده و در دسترس بیان می کند و آنها را با واقعیت های داخلی تطبیق می دهد.

Arkhangelsky نویسنده چندین کتاب تجاری محبوب است: Job 2.0: Breakthrough to Free Time، Formula of Time، Time Drive و دیگران.

مورد دوم محبوب ترین است. Time Drive اهمیت برنامه ریزی، تعیین هدف و انگیزه و همچنین مدیریت زمان قدرتمند و تکنیک های ضد تعویق را بررسی می کند.

• "قورباغه ها". همه کارهای خسته کننده ای دارند که دائماً به بعد موکول می شوند. این اعمال ناخوشایند جمع می شوند و از نظر روانی خرد می شوند. اما اگر هر روز صبح را با «قورباغه خوردن» شروع کنید، یعنی اول از همه کار غیر جالبی را انجام دهید و سپس به سراغ بقیه بروید، به تدریج همه چیز مرتب می شود.
• "لنگرها". اینها وابستگی های مادی (موسیقی، رنگ، حرکت) هستند که با وضعیت عاطفی خاصی مرتبط هستند. "لنگرها" برای هماهنگ کردن با حل یک مشکل خاص ضروری هستند. به عنوان مثال، می توانید خود را به کار با نامه به موسیقی کلاسیک عادت دهید و هر زمان که برای تخلیه صندوق ورودی تنبلی کردید، فقط باید موتزارت یا بتهوون را روشن کنید تا موج روانی مورد نظر را بگیرید.
• استیک فیل. هرچه این کار بزرگتر باشد (نوشتن پایان نامه، یادگیری یک زبان خارجی و غیره) و هرچه ضرب الاجل فشرده تر باشد، شروع کار سخت تر می شود. این مقیاس است که شما را می ترساند: معلوم نیست از کجا شروع کنید، آیا قدرت کافی دارید یا خیر. چنین وظایفی "فیل" نامیده می شود. تنها راه «خوردن فیل» این است که از آن «استیک» بپزید، یعنی یک تجارت بزرگ را به چندین تجارت کوچک تقسیم کنید.

قابل توجه است که گلب آرخانگلسکی نه تنها به منطقی کردن فرآیندهای کاری، بلکه به استراحت نیز توجه زیادی می کند (نام کامل کتاب پرفروش او "Time Drive: How to Manage to Live and Work" است). او متقاعد شده است که بدون استراحت خوب، که شامل خواب سالم و فعالیت بدنی می شود، نمی توان مولد بود.

خروجی

هر روز خود را برنامه ریزی کنید Todoist، Wunderlist، TickTick و سایر برنامه ها و خدمات مشابه به شما در این امر کمک می کنند. وظایف پیچیده در مقیاس بزرگ را به کارهای کوچک ساده تقسیم کنید. صبح ناخوشایندترین کارها را انجام دهید تا در زمان باقیمانده بتوانید تنها کاری را که دوست دارید انجام دهید. محرک هایی برای کمک به مقابله با تنبلی ایجاد کنید و به یاد داشته باشید که استراحت را در برنامه خود بگنجانید.

روش فرانچسکو سیریلو

شاید با نام فرانچسکو سیریلو آشنا نباشید، اما احتمالا نام پومودورو را شنیده اید. Cirillo نویسنده این تکنیک معروف مدیریت زمان است. در یک زمان، فرانچسکو با درس های خود مشکل داشت: مرد جوان به هیچ وجه نمی توانست تمرکز کند، همیشه حواسش پرت بود. یک تایمر ساده آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی به کمک آمد.

ماهیت روش پومودورو این است که مدت زمان اختصاص داده شده به کار "پومودورو" است. یک گوجه فرنگی = 30 دقیقه (25 دقیقه برای کار و 5 دقیقه برای استراحت). تایمر را راه اندازی می کنیم و با حداکثر کارایی و حداقل حواس پرتی به مدت 25 دقیقه کار می کنیم. یک سیگنال به صدا در می آید - زمان استراحت پنج دقیقه ای است. سپس دوباره تایمر را شروع می کنیم.

بنابراین، بهره وری با تعداد "گوجه فرنگی" انجام شده در روز اندازه گیری می شود. هرچه بزرگتر بهتر.

برای اینکه 25 دقیقه به چیزهایی برای خود فکر نکنید، باید از قبل فهرستی از وظایف تهیه کنید. در آن می توانید تعداد کل "گوجه فرنگی" (یک ضربدر در جلوی کار قرار می گیرد) و حواس پرتی (یک آپستروف قرار داده شده) را علامت بزنید. این به شما امکان می دهد تعیین کنید که چقدر طول کشید تا یک کار انجام شود و چقدر دشوار بود.

روش پومودورو مقرون به صرفه و قابل انعطاف است. اگر می خواهید - لیست کارهایی که باید انجام دهید را روی کاغذ نگه دارید و بخش های 25 دقیقه ای را با تایمر آشپزخانه اندازه گیری کنید، یا اگر می خواهید - از خدمات و برنامه های کاربردی ویژه استفاده کنید.

پنجره ها	OS X و iOS	اندروید

طبق گفته Cirillo، مدت زمان مطلوب "گوجه فرنگی" 20-35 دقیقه است. اما، با تسلط بر تکنیک، می توانید آزمایش کنید و فواصل زمانی را برای خود تغییر دهید.

می توانید با روش فرانچسکو سیریلو به طور مفصل آشنا شوید.

خروجی

در ابتدای روز، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و پومودوروها را دنبال کنید. اگر در عرض 25 دقیقه حواس شما پرت شد، علامت 'در کنار کار قرار دهید. اگر زمان به پایان رسیده است، اما هنوز کار تکمیل نشده است، + را بگذارید و "گوجه فرنگی" بعدی را به آن اختصاص دهید. در طول پنج دقیقه استراحت، کاملاً از محل کار به استراحت بروید: پیاده روی کنید، به موسیقی گوش دهید، قهوه بنوشید.

بنابراین، در اینجا پنج سیستم اصلی مدیریت زمان وجود دارد که می توانید روز خود را با آنها سازماندهی کنید. شما می توانید آنها را با جزئیات بیشتری مطالعه کنید و برای یکی از تکنیک ها عذرخواهی کنید یا می توانید با ترکیب تکنیک ها و تکنیک های مختلف، تکنیک خود را توسعه دهید.

GTD - جایگزینی برای مدیریت زمان

دیوید آلن، خالق متدولوژی GTD، یکی از مشهورترین نظریه پردازان اثربخشی شخصی است. کتاب او با عنوان انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس، توسط مجله تایم به عنوان بهترین کتاب تجاری دهه انتخاب شد.

اصطلاح Getting Things Done یک کلمه رایج است و بسیاری از مردم به اشتباه آن را معادل مدیریت زمان می دانند. اما حتی خود آلن GTD را "تکنیکی برای بهبود اثربخشی شخصی" می نامد.

در اینجا ویاچسلاو سوخوملینوف، متخصص در این زمینه، تفاوت بین مدیریت زمان و GTD را توضیح می دهد.

ویاچسلاو سوخوملینوف مدیر اجرایی هلدینگ رستوران. GTD Practical Application Expert مدیریت زمان نیست. مدیریت زمان غیرممکن است. همه افراد در یک روز تعداد یکسانی ساعت دارند. این مقدار زمان نیست که مهم است، بلکه مهم است که آن را با چه چیزی پر می کنید. شما باید بتوانید جریان های بزرگی از اطلاعات دریافتی را پردازش کنید، تعیین کنید برای رسیدن به اهداف چه اقداماتی لازم است و البته عمل کنید. GTD دقیقاً در مورد آن است. این طرز فکر و زندگی خاصی است. و GTD نیز در مورد وضعیت جریان و کاهش استرس روانی است.

آیا شما آماده بحث هستید؟ به نظرات خوش آمدید به نظر شما چه چیزی بیشتر در مورد GTD است - مدیریت زمان یا کارایی شخصی؟ همچنین به ما بگویید چه تکنیک هایی به شما کمک می کند روز خود را سازماندهی کنید.