راهنمای مبتدی برای GTD

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

تکنیک مدیریت زمان GTD به شما کمک می کند تا وظایف را سازماندهی و پیگیری کنید، تمام اطلاعات را از ذهن خود خارج کنید و شروع به اقدام کنید.

GTD چیست؟

مغز ما به راحتی ایده های جدیدی را ارائه می کند، اما به خاطر سپردن همه آنها برای آن بسیار دشوارتر است. به عنوان مثال، او به یاد می آورد که شما باید هفته آینده هدیه تولد مادرتان را بخرید. به جای اینکه وقتی از کنار فروشگاه مورد علاقه او عبور می کنید این را به شما یادآوری کند، مغز شما به سادگی این احساس را در شما ایجاد می کند که باید چیزی می خریدید.

GTD (Getting Things Done) تکنیکی است که به تبدیل ایده های مبهم، انگیزه ها، بینش ها و تأملات شبانه به عمل کمک می کند. وقتی یاد بگیرید که به این سیستم تکیه کنید، مغز شما تمام اطلاعات را در خود نگه نخواهد داشت. این کار استرس را کاهش می دهد و قدرت انجام فعالیت های سازنده تر را خواهید داشت.

این تکنیک چگونه کار می کند

GTD بر اساس یک سیستم لیست است که با آن هر آنچه به ذهنتان می رسد را سازماندهی می کنید. برای پیاده سازی آن در زندگی خود، باید اطلاعات دریافتی را ثبت و پردازش کنید. علاوه بر این، شما باید چنین لیست هایی را ایجاد کنید: "Incoming"، "Next Actions"، "Waiting List"، "Projects" و "Someday". هر چیزی که نیاز به توجه شما داشته باشد ابتدا به "صندوق ورودی" و سپس به یکی از لیست های دیگر می رود.

1. مجموعه

تمام اطلاعاتی را که نیاز به توجه شما دارد جمع آوری کنید، از نامه هایی که برای پاسخ دادن به آنها نیاز دارید تا ایده های مبتکرانه ای که هنگام دوش گرفتن به ذهن شما خطور می کند. محل جمع آوری می تواند یک دفترچه یادداشت کاغذی، یک پیوست یا ایمیلی باشد که به آن نامه هایی برای خود ارسال می کنید.

هنگامی که برای اولین بار استفاده از تکنیک GTD را شروع کردید، سعی کنید سر خود را از تمام اطلاعات انباشته شده آزاد کنید. هر چیزی را که نیاز دارید یا می خواهید انجام دهید، هر چیزی که در چند روز یا هفته گذشته شما را مشغول کرده، تمرکز شما را مختل کرده یا در لحظه نامناسب به خاطر سپرده شده است را بنویسید.

2. پردازش

اطلاعات انباشته شده را در نظر بگیرید. این قانون اصلی کل سیستم است. این کار را به طور منظم انجام دهید تا مقدار زیادی از آن را جمع نکنید. برای پردازش اطلاعات، یک سری سوال از خود بپرسید.

• آیا قابل حل است؟ شما از خود می‌پرسید که آیا می‌توان کاری برای حذف این مورد از لیست انجام داد؟ اگر نه، آن را حذف کنید یا به لیست روزی منتقل کنید. اطلاعات مفیدی را که نیازی به انجام هیچ کاری با آنها ندارید، مانند دستور پخت یا مقاله جالب، در مکانی جداگانه ذخیره کنید. کارهایی که می خواهید در آینده ای دور انجام دهید (یادگیری ژاپنی، نوشتن کتاب)، آنها را به لیست "روزی" منتقل کنید تا در بین "اقدامات بعدی" قرار نگیرند.
• آیا امکان تکمیل پرونده در یک مرحله وجود دارد؟ در GTD هر چیزی که نیاز به بیش از یک مرحله داشته باشد پروژه نامیده می شود. اگر چندین کار مرتبط در صندوق ورودی خود دارید، یک پروژه جداگانه برای آنها ایجاد کنید. نام آن را به لیست پروژه های خود اضافه کنید و یک عمل را برای افزودن به "بعدی" انتخاب کنید.
• بیشتر از دو دقیقه طول میکشه؟ اگر نه، فورا این کار را انجام دهید. این سریعتر از اضافه کردن آن به لیست کارهای بعدی یا واگذاری آن به شخص دیگری است. اگر تکمیل کار به زمان بیشتری نیاز دارد، در نظر بگیرید که آیا فقط شما می توانید آن را انجام دهید یا می توانید آن را به کسی محول کنید.
• آیا می توانم آن را به کسی واگذار کنم؟ اگر چنین است، تفویض کنید. هنگامی که نیاز به پیگیری پیشرفت دارید، مورد را به "فهرست انتظار" منتقل کنید. اگر نمی‌توانید کاری را محول کنید، آن را به تقویم خود یا به لیست «بعدی» اضافه کنید.
• آیا مهلت خاصی وجود دارد؟ اگر چنین است، این را به تقویم خود اضافه کنید. هر کاری را که می خواهید در یک روز انجام دهید را یادداشت نکنید. فقط کارهایی که باید انجام شود را وارد کنید: بازدید از دندانپزشک، جلسه، پرواز. اگر مهلت خاصی وجود ندارد، پرونده را به مراحل بعدی منتقل کنید.

3. سازمان

همه چیز را در جای خود مرتب کنید: در یکی از پنج لیست، در پوشه ای با اطلاعات مفید برای آینده، در تقویم یا سطل زباله.

پرونده هایی که به دلایلی متوقف شده اند را به "فهرست انتظار" اضافه کنید. به عنوان مثال، زمانی که نمی توانید تا زمانی که پاسخ ایمیل خود را دریافت نکنید، ادامه دهید، یا زمانی که منتظر تحویل هستید. به یاد داشته باشید که تاریخ را در کنار هر مورد ذکر کنید.

مراحل بعدی باید دارای وظایفی باشد که باید در سریع ترین زمان ممکن تکمیل شوند. آن‌ها را به‌عنوان اقدامات فیزیکی امکان‌پذیر فرموله کنید، بنابراین راحت‌تر می‌توانید به تجارت بپردازید. به عنوان مثال، بهتر است یادداشت کنید «لنا را صدا کنید و ترتیب دهید که او عصر پنجشنبه با کودک بنشیند» تا اینکه «قرار دهید شخصی با کودک بنشیند»، اگرچه در اصل این موضوع یکسان است.

در حالت ایده‌آل، باید یک برچسب زمینه به هر مورد در «بعدی» اضافه کنید. او به شما خواهد گفت که کجا باید باشید، با چه کسی، چه چیزی باید با خود ببرید. به عنوان مثال، می توانید برچسب های "خرید"، "در محل کار"، "با کودکان"، "تلفن"، "کامپیوتر" داشته باشید. همچنین می توانید مشخص کنید که چقدر برای این پرونده وقت دارید یا اینکه چه اولویتی دارد. سپس، در صورت لزوم، می توانید به سرعت همه موارد را بر اساس برچسب ها مرتب کنید.

4. بررسی اجمالی

حتما هفته ای یکبار تمام لیست ها را چک کنید. هر چه چیزها را بیشتر در صندوق ورودی بگذارید، بعداً رسیدگی به آنها دشوارتر خواهد بود.

• برای هر پروژه باید یک اقدام بعدی تعریف شود.
• هر مورد در "بعدی" باید کاری باشد که می خواهید در هفته آینده انجام دهید. همه چیزهای غیر ضروری را به لیست "Someday" منتقل کنید یا آنها را به طور کلی حذف کنید.
• هر از چند گاهی، سعی کنید چیزی را از لیست "روزی" به "مراحل بعدی" منتقل کنید.

5. اعدام

اقدام به! اگر سیستم خود را به درستی سازماندهی کرده باشید، این ساده ترین مرحله خواهد بود. با تکرار چهار مرحله اول به طور منظم، کاملاً مطمئن خواهید بود که تمام موارد موجود در لیست برای پیشرفت و نزدیک شدن به اهدافتان ضروری هستند.