چگونه زمان کمتری را در ایمیل صرف کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

چک کردن ایمیل برای بسیاری به اعتیاد تبدیل شده است. اما می توانید از شر آن خلاص شوید و بهره وری خود را افزایش دهید.

چک کردن ایمیل بسیار شبیه یک وابستگی است. دلایل متعددی برای این امر وجود دارد.

• درست مانند هنگام رابطه جنسی، قمار یا مصرف مواد مخدر، هورمون لذت دوپامین در مغز هنگام چک کردن ایمیل ترشح می شود.
• ما همچنان صندوق ورودی خود را بررسی می کنیم زیرا می خواهیم به روز باشیم و می ترسیم چیزی را از دست بدهیم.
• ما ایمیل ها را تجزیه می کنیم تا بتوانیم آرامش داشته باشیم و کارهای سخت تری انجام ندهیم.

اما این زمان می تواند بسیار بهتر صرف شود. کوین کروز، نویسنده 15 راز مدیریت زمان: افراد موفق چگونه همه چیز را انجام می دهند، پنج نکته را ارائه می دهد که به شما کمک می کند زمان ایمیل خود را به نصف کاهش دهید.

1. تجزیه را به برنامه خود اضافه کنید

ایمیل خود را چک نکنید، بلکه آن را پردازش کنید. با پیام های تجزیه و تحلیل درست مانند هر کار دیگری رفتار کنید. برنامه ریزی کنید، آن را به تقویم خود اضافه کنید و سپس شروع کنید. کروز توصیه می کند که نامه های خود را سه بار در روز مرتب کنید: صبح، بعد از ظهر و عصر.

این مقدار زمان صرف شده برای کار با پست مهم نیست. یک نفر سه ساعت در روز طول می کشد تا پیام ها را تجزیه کند، در حالی که دیگران 30 دقیقه طول می کشند. نکته اصلی این است که آگاهانه مانند یک شغل معمولی به این تجارت نزدیک شوید.

کوین کروز

2. یک کپی از نامه برای همه نفرستید

هرچه ایمیل های کمتری ارسال کنید، در ازای آن کمتر دریافت خواهید کرد. بنابراین سعی کنید افراد زیادی را در کپی نامه قرار ندهید. از جمله، کادر «پاسخ به همه» را علامت نزنید.

برخی زمانی که به خود آموزش دادند تا قبل از ارسال ایمیل جدید دو بار فکر کنند، توانستند ترافیک ایمیل را تا 50 درصد کاهش دهند.

3. پیام ها را فیلتر کنید

فیلترهایی را برای قرار دادن انواع مختلف حروف در پوشه های مختلف تنظیم کنید. به این ترتیب، شما فقط می توانید وقت خود را برای پیام های واقعا مهم تلف کنید و دیگر غرق نشوید.

4. استفاده از صندوق ورودی خود را به عنوان فهرست کارها متوقف کنید

بسیاری از افراد برای بعداً برای خود پیام هایی با وظایف مختلف ارسال می کنند و صندوق پستی را به لیست کارهای دیگری تبدیل می کنند. اما این فقط به بهره وری صدمه می زند.

کروز این رویکرد را پیشنهاد می کند. وقتی یک ایمیل جدید باز می کنید، ابتدا از خود بپرسید که آیا می توانید آن را حذف کنید. اگر نه، در نظر بگیرید که آیا می توانید آن را به کسی واگذار کنید یا خیر. اگر این امکان پذیر نیست، بفهمید که آیا می توانید در کمتر از پنج دقیقه با آن مقابله کنید یا خیر. اگر چنین است، عالی است. اگر نه، نامه را کنار بگذارید برای بعد. اما آن را در صندوق ورودی خود نگذارید، بلکه آن را به تقویم خود منتقل کنید و تاریخ و زمان خاصی را انتخاب کنید که می توانید این کار را انجام دهید.

5. قصد خود را با دیگران در میان بگذارید

این موضوع را با همکاران خود در میان بگذارید، بنابراین پایبندی به برنامه برای شما آسان تر خواهد بود. به رئیس خود بگویید که برای بهبود بهره وری خود، هشدارهای ایمیل جدید را خاموش می کنید و فقط ایمیل ها را در زمان های خاص تجزیه می کنید.

همچنین در مورد نحوه تماس با شما در موارد فوری توافق کنید.

تلاش برای کاهش زمان کار با ایمیل، باید عادات خود را تغییر دهید، و دستیابی به این امر همیشه دشوار است. لطفا صبور باشید و آماده باشید تا متوجه شوید که نیازی به صرف زمان زیادی برای پست نیست.