چگونه با استفاده از GTD زمان خود را در Notion برنامه ریزی کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

برای کنترل آسان، تمام امور خود را در یک میز دستی جمع آوری کنید.

GTD چیست؟

هکر زندگی بارها مقالاتی در مورد تکنیک GTD - Getting Things Done منتشر کرده است. دیوید آلن مربی کسب و کار آن را ابداع و در کتاب خود به تفصیل شرح داد. به طور خلاصه قوانین اساسی این سیستم را می توان به شرح زیر بیان کرد:

1. گرفتن تمام اطلاعات … تمام ایده ها، وظایف و اعمال را یادداشت کنید. اگر کاری هست که در حال حاضر نمی توانید انجام دهید، بدون تکیه بر حافظه علامت گذاری کنید. هر چیزی که ضبط می کنید به اصطلاح در صندوق ورودی ذخیره می شود.
2. نظم را حفظ کنید. با پر شدن پوشه با "وظایف ورودی"، باید محتویات آن را سازماندهی کنید، وظایف را در دسته بندی ها مرتب کنید و توضیحات و یادداشت هایی ایجاد کنید تا چیزی را فراموش نکنید.
3. اولویت بندی کنید … هر کار باید تاریخ مقرر و درجه اهمیتی داشته باشد تا بدانید ابتدا چه کاری را باید انجام دهید و چه کاری را می توانید منتظر بمانید.
4. همه چیز را نزدیک خود نگه دارید … GTD جایی برای اصل "نوشتن بعد" ندارد. لیست ها و یادداشت های کارهای شما باید همیشه در دید شما باشد: در رایانه، تلفن هوشمند، تبلت و سایر دستگاه ها. به این ترتیب، اگر ایده جالبی به ذهنتان خطور کرد یا به موردی ثبت نشده فکر کردید، می توانید بلافاصله آن را یادداشت کنید. هنگامی که ضرب الاجل یک کار نزدیک می شود، یک یادآوری دریافت خواهید کرد، جلال برای اعلان های همه جا.

شما می توانید اطلاعات بیشتری در مورد GDT در راهنمای ما بخوانید.

این تکنیک به دلیل تطبیق پذیری آن خوب است. خالق آن، دیوید آلن، تا حدودی قدیمی است: منظور او از "Inbox" یک پوشه کاغذ واقعی است. او حتی ایمیل ها را پرینت می کرد و در مجموعه فایل ها قرار می داد.

اما با همان موفقیت، GTD را می‌توان برای فایل‌ها و پوشه‌های کامپیوتری، با استفاده از این سیستم در ارتباط با برخی خدمات، اعمال کرد. به عنوان مثال، می‌توانید از این تکنیک برای مرتب‌سازی ایمیل‌های جیمیل، نوشتن وظایف به «»، یا کنترل کامل زندگی‌تان با آن استفاده کنید. در نهایت، بسیاری از مدیران وظایف مانند همان Wunderlist تحت فلسفه GTD تیز شده اند.

و البته، می توانید از این تکنیک در برنامه ای فوق العاده و همه کاره مانند Notion استفاده کنید.

این ترکیبی از Google Docs، Evernote، Trello و ده ها برنامه دیگر است. Notion می تواند تقریباً هر کاری را که برای کار نیاز دارید انجام دهد. یادداشت‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، پایگاه‌های دانش، فهرست کارها، تابلوهای کانبان، اسناد - برنامه همه چیز را دارد. این گناه است که از آن برای سازماندهی امور خود به سبک GTD استفاده نکنید.

و ماریا آلدری، یک مشاور کسب و کار که به رهبران کسب و کار کمک می کند تا کار خود را سازماندهی کنند، سیستم مبتنی بر GTD خود را برای Notion ایجاد کرد. او این تحولات را در وبلاگ خود به اشتراک گذاشت.

نحوه استفاده از GTD در Notion

من خیلی منظم نیستم بنابراین وقتی متوجه GTD دیوید آلن شدم، زندگی من به معنای واقعی کلمه تغییر کرد. حالا این برای من نوعی دین است. به تدریج، سیستم خودم را ساختم، که به من امکان می دهد تا با همه چیز هماهنگ باشم و با سرعت معمول خود کار کنم.

من از تمرینی استفاده می کنم که آن را برنامه ریزی هفتگی می نامم. من هر یکشنبه (یا دوشنبه) یک ساعت را برای برنامه ریزی هفته پیش رو اختصاص می دهم. این عادت به من کمک می کند تا مشکلات پیچیده را با تجزیه آنها به موارد کوچکتر و قابل کنترل تر حل کنم. بنابراین بیشتر کار می‌کنم، خستگی کمتری دارم و راحت‌تر روی کار تمرکز می‌کنم.

برای من، Notion مانند یک بازی است. راه اندازی سیستم زمان می برد. اما وقتی او آماده است، انجام وظایف سرگرم کننده، ساده و سریع می شود.

هر هفته روی دکمه‌ای در Notion کلیک می‌کنم و صفحه‌گسترده خالی جلوی من ظاهر می‌شود. اینجا یک جای خالی وجود دارد که می توانید آن را بردارید و استفاده کنید.

در اینجا فرآیند گام به گامی است که من برای برنامه ریزی وظایفم با Notion استفاده می کنم.

1. ایده های خود را جمع آوری کنید

10 دقیقه وقت بگذارید و تمام ایده های خود را در این ستون فهرست کنید و یادداشت کنید. آنها به وظایفی تبدیل می شوند که باید در هفته آینده انجام دهید.

1. تمام پروژه های خود را که هنوز تکمیل نشده اند فهرست کنید.
2. وظایف خود را برای سه ماه قبل بررسی کنید تا کارهای برجسته را بیابید.
3. به تقویم خود نگاهی بیندازید: شاید چیزی در آنجا برنامه ریزی شده باشد.
4. دفترچه کاغذی خود را در صورت وجود بررسی کنید. شاید ایده هایی نیز وجود داشته باشد که باید به Notion منتقل شود.
5. به این فکر کنید که آیا وظایف دیگری وجود دارد که باید انجام دهید یا افرادی که با آنها کار کنید.

همه این ایده ها را با هم جمع کنید و در ستون اول فهرست کنید. این برنامه شما برای هفت روز آینده است.

2. اقدامات مناسب را تعیین کنید

یک ایده بد نیست، اما بدون عمل فعال، یک ایده باقی می ماند. از خود بپرسید، "چه کاری باید انجام دهم تا این کار را به پایان برسانم؟"

مثلا:

• به پر کردن سایت با محتوا ادامه دهید ← پیش نویسی از بخش "درباره من" بنویسید.
• ایجاد تقویم انتشار محتوا ← ترسیم نقشه حافظه برای پست ها و تعیین تاریخ.
• یک ویدیو برای وبلاگ بسازید ← یک اسکریپت ویدیو بنویسید.
• با کریس ملاقات کنید → تاریخ و مکان جلسه را برای او ایمیل کنید.

به یاد داشته باشید، اگر برای تکمیل یک کار به بیش از یک اقدام نیاز است، ابتدا باید تصمیم بگیرید که چه کاری انجام دهید.

3. فوریت را تنظیم کنید

بعد، شما باید فوریت هر کار را تعریف کنید. این برای تمرکز بر روی چیزهای واقعاً مهم ضروری است، نه صرفاً انجام یک سری کار.

برای اینکه بفهمم کدام کارها را ابتدا باید انجام دهم، ایده هایم را به چهار دسته طبقه بندی می کنم:

• وظایف مهم - چیزهایی که ما را به دستیابی به اهداف نزدیکتر می کند.
• کارهای فوری - اقداماتی که نیاز به توجه فوری دارند.
• به درد نمی خورد - این دسته شامل مواردی است که ممکن است فوری و مهم نباشند، اما اجرای آنها زندگی شما را برای هفت روز آینده آسان تر می کند.
• می تواند صبر کند - اینها کارهایی هستند که می توان آنها را برای یک هفته دیگر برنامه ریزی کرد.

4. سطح تمرکز را تعیین کنید

متأسفانه، همه ما توجه، زمان و انرژی محدودی داریم. هر کار درصد معینی از این منابع مهم را مصرف می کند. بنابراین، کار برنامه ریزی شده را ارزیابی کرده و در ستون چهارم عدد مربوطه را به آن اختصاص دهید.

به عنوان مثال، نوشتن پیش‌نویس برای یک پست وبلاگ حدود 20 درصد از توجه من را به خود اختصاص داد. و نامه کریس سه خط است - فقط 2٪.

5. اولویت را تعیین کنید

این چک باکس وظایفی را که دارای برچسب های "مهم" و "فوری" هستند علامت گذاری می کند. یعنی هر چه که باشد باید انجام شوند. این لیست اولویت شماست.

وقتی انتخاب این کارها تمام شد، درصدهای ستون قبلی را جمع کنید تا ببینید چقدر منابع برای آنها هزینه می کنید. اگر بیش از 90٪ معلوم شد، پس شما قدرت خود را بیش از حد تخمین زده اید و بیشتر از چیزی که می توانید بجوید گاز گرفته اید. بخشی از آن را به هفته بعد موکول کنید، در غیر این صورت بیش از حد کار خواهید کرد و برای هیچ کاری وقت نخواهید داشت.

به هر حال، یک نکته مفید: Notion به شما امکان می دهد محتویات ردیف های جدول را فیلتر کنید - به این ترتیب می توانید وظایف اولویت را انتخاب کنید.

6. کار را برنامه ریزی کنید

علامت چک در ستون بعدی نشان می دهد که آیا کار در تقویم شما برنامه ریزی شده است یا خیر. تصمیم بگیرید که چه زمانی آن را اجرا کنید و یک رویداد مناسب ایجاد کنید.

به هر حال، اگر از Google Calendar یا چیزی دیگر استفاده نمی کنید، خودتان Notion را دریافت کنید. در آنجا می توانید کارهای برنامه ریزی شده برای هفته را اضافه کنید.

7. کار را محول کنید

بله، شما به اندازه بیانسه ساعت در روز دارید، اما او تیم بزرگی از دستیاران دارد که کارهای کثیف را برای او انجام می دهند، بنابراین او بیشتر انجام می دهد. با این حال، اگر شخصی را نیز دارید که می‌توانید برخی از وظایف را بر روی شانه‌های او جابجا کنید، این کار را انجام دهید و در ستون مربوطه، وظیفه واگذار شده را علامت بزنید.

8. کار را تمام کنید

خوب، همه چیز ساده است. وقتی پروژه خود را تمام کردید یا یک کار را کامل کردید، کادر موجود در آخرین ستون را علامت بزنید.

جایزه

در اینجا چند مرحله وجود دارد که به شما کمک می کند تا سازماندهی بیشتری داشته باشید:

1. هزینه های خود را در هفته گذشته مرور کنید و بودجه خود را برای هفته آینده برنامه ریزی کنید.
2. به منوی هفته خود فکر کنید، محصولات را به لیست خرید اضافه کنید.
3. صندوق ورودی خود را برای هفت روز گذشته به موقع پردازش کنید و هر چیزی را که در آنجا جمع شده است مرتب کنید.
4. حداقل یک روز در هفته برای ورزش برنامه ریزی کنید.

به یاد داشته باشید که GTD کاملاً انعطاف پذیر است و می تواند متناسب با نیازهای شما طراحی شود. با خیال راحت الگوهای Notion را تنظیم کنید. به عنوان مثال، ستون توجه ماریا به نظر من اضافی است. برای من یک یادداشت کافی است چه کار فوری باشد یا نه. به راحتی می توانید ستون های آن را حذف کرده و ستون های خود را اضافه کنید. بنابراین، من یک ستون با عنوان "کار"، "خانه"، "خلاقیت" و موارد دیگر ایجاد کردم تا وظایف را در دسته بندی مرتب کنم. شما می توانید آن را به روش خود انجام دهید.