چگونه کاری را که فکر می کردید غیرممکن بود انجام دهید

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

رازهای بهره وری اسکات هانسلمن، یکی از معروف ترین برنامه نویسان مایکروسافت.

اسکات هانسلمن نه تنها یکی از معتبرترین کارشناسان وب مایکروسافت در جهان است. او یک سخنران عالی است. او در وبلاگ، پادکست و ویدیوهای خود درباره ابزارها، فناوری اطلاعات و اثربخشی شخصی صحبت می کند. در اینجا چیزی است که اسکات هانسلمن در مورد بهره وری فکر می کند.

از اشتباه کردن نترسید

"گاهی اوقات مرتکب اشتباه کردن مفید است. از شکستن جنگل نترسید، "حتی عجیب است که این توصیه را از شخص فوق العاده موثری مانند هانسلمن بشنوید. در اوج کار خود، به نظر می رسد که او برای همه چیز به موقع است: وبلاگ نویسی و توییتر، ضبط پادکست ها، سخنرانی منظم در کنفرانس ها. او در سال‌های اخیر بیش از نیم دوجین کتاب را تالیف کرده است. با وجود داشتن همسر و دو فرزند.

او چطور اینکار را انجام میدهد؟ پاسخ نه تنها به شما علاقه مند است. بسیاری گیج می‌شوند: «اسکات، چرا چنین فعالیت هولناکی؟ اصلا میخوابی؟" هانسلمن پاسخ می دهد: «چون باید برقصم! هر وقت به این فکر می کنم که باید دست از کار بردارم، این میم و این پسر الهام گرفته را به یاد می آورم."

«هر چه کمتر انجام دهید، بیشتر می توانید انجام دهید. هانسلمن می گوید: این یک قانون مقیاس بندی معمولی است. مقیاس بندی محدودیت های شما را با تغییر رویکرد شما به بهره وری تغییر می دهد.

هانسلمن راز بهره وری خود را در یک سخنرانی 42 دقیقه ای فاش کرد. تمام توصیه های او، از قانون یک حرفی گرفته تا پیدا کردن رابرت اسکبل خود، قابل انجام است.

به گفته او، او به سادگی از تکنیک های بهره وری دیوید آلن (به انجام رساندن کارها)، استفن کاوی ("")، جی دی مایر (به دست آوردن نتایج به روش چابک)، فرانچسکو سیریلو (تکنیک پومودورو) و کتی سیرا اقتباس کرده است.

در زیر خلاصه ای از سخنرانی هانسلمن GOTO 2012 و خلاصه ای از ارائه او در Webstock 2014 است.

به دنبال علائم هشدار دهنده خطر باشید

همیشه متمرکز ماندن سخت نبود. اینترنت همیشه پر از صدها صفحه محتوای تازه و هنوز خوانده نشده نبود. جریان اطلاعاتی که حواس شما را پرت می کرد همیشه پیوسته نبود. هانسلمن به یاد می‌آورد که وقتی تازه برنامه‌نویسی را یاد می‌گرفت، تمام دانش مورد نیازش در دو کتاب گنجانده شده بود.

اسکات هانسلمن

اگزابایت اطلاعات در اینترنت ایجاد می شود که نیمی از آن زباله است. حواس پرتی ها یک سوم روز را می خورند. ما غرق شده ایم، اما به خود می گوییم که از عهده همه چیز برمی آییم، فقط باید تا دیر وقت کار کنیم.

متوقف کردن! این یک علامت هشدار دهنده خطر است. اگر فکر می کنید که باید تا دیروقت بیدار بمانید تا به برنامه خود برسید، مشکل دارید. یک مشکل بزرگ، و راه حل آن به این سادگی نیست که «امیدوارم همه کارهای فهرست کارهایم را پاک کنم».

هانسلمن می گوید: «امید یک برنامه نیست. "امید منتظر است زمانی که شما فقط با جریان بروید."

تفاوت بین بهره وری و کارایی را درک کنید

پس با دیدن تابلویی که هشدار دهنده خطر است، چه کار می کنید؟ هانسلمن راه حلی دارد. اما قبل از افشای آن، اسکات بهره‌وری و کارایی را تعریف کرده و در مقابل آن قرار می‌گیرد.

• بهره وری در مورد دستیابی به یک هدف است. مهم این است که تصمیم بگیرید چه کاری انجام دهید. بهره وری عبارت است از انتخاب اهداف و مقاصد مناسب و سپس دستیابی به آنها.
• کارایی در مورد انجام وظایف به ارگونومیک ترین و فرآیند محورترین روش است.

اسکات هانسلمن

بهره وری یعنی انجام کار درست. کارایی یعنی انجام درست کارها. به عبارت دیگر بهره وری یعنی انتخاب یک جهت و کارایی یعنی دویدن سریع در آن جهت.

وقتی بفهمید که آنها دو چیز متفاوت هستند، خواهید فهمید که چقدر ابزار قدرتمندی هستند.

تعریف کنید کار یعنی چه

هانسلمن همچنین بر تثلیث مفهوم "کار" توصیف شده تمرکز می کند.

1. یک کار از پیش تعیین شده کاری است که از قبل برنامه ریزی شده باشد.
2. کاری که پیش می آید همان کاری است که شما را از برنامه منحرف می کند.
3. کار تعریف شده زمانی است که می نشینید و به کارهایی که باید انجام دهید فکر می کنید.

به عقیده هانسلمن، باید زمان بیشتری را به نکته سوم اختصاص داد. هر چند وقت یک بار یک ساعت را در برنامه خود قرار می دهید تا به دقت در مورد کارهای بعدی فکر کنید؟ در عوض، با نگاه کردن به فهرست کارها، وحشت می‌کنیم، فهرست کارها را تغییر شکل می‌دهیم، به امید اینکه سوراخ‌ها را اصلاح کنیم. اما در واقع، لیست تنها از این رشد می کند.

برای فکر کردن به کار بعدی خود وقت بگذارید. برای حرفه ای ها، این به طور متوسط بیش از یک ساعت در روز طول نمی کشد.

انجام دادن، پرتاب کردن، تفویض اختیار، تاخیر

هانسلمن یکی دیگر از تکنیک‌های آلن را از جمله کارهای معروف خود یعنی انجام دادن کارها برجسته می‌کند: انجام دهید، رها کنید، نمایندگی کنید یا به تعویق بیاندازید.

این یک راه حل عالی برای ایمیل است. اگر یک دقیقه طول می کشد و برنامه ریزی شده است، یک کار را از طریق ایمیل انجام دهید. در غیر این صورت، آن را رها کنید، تفویض کنید یا به تعویق بیندازید - بعداً این کار را انجام دهید یا به شخص دیگری محول کنید.

"از شکستن جنگل نترسید" غیرطبیعی به نظر می رسد. در واقع، این رویکرد به شما اجازه می دهد تا بهتر روی کار تمرکز کنید تا موقعیتی که بار مسئولیت به طور دائم بر روان فشار وارد می کند.

نه گفتن سخت است. اما احساس گناه مرتبط با کلمه "بله" بسیار بدتر از ناراحتی ناشی از تسلیم شدن است. در همه جا، از جمله اینترنت، می توانید جریان های داده خود را کنترل و مرتب کنید.

هانسلمن برای فیلتر کردن اطلاعات و برنامه ریزی برای انجام کارها، یک ماتریس مدیریت زمان را توصیه می کند.

	فوری	غیر فوری
مهم	من موقعیت های بحرانی مشکلات فوری پروژه ها و تکالیف با مهلت مقرر.	II ایجاد ارتباطات. به دنبال فرصت های جدید باشید. برنامه ریزی. بازیابی نیروها
بی اهمیت	III مکالمات خارجی و تماس های تلفنی. نوعی مکاتبه برخی از جلسات. امور روتین	IV چیزهای کوچک اتلاف وقت مکاتبه. تماس های تلفنی. یک سرگرمی بیهوده

وقتی چیزی به طور همزمان فوری و مهم است، مثلاً همسری در حال زایمان است یا حمله آپاندیسیت رخ می دهد، باید با سرعت برق عمل کنید. اگر موضوع فوری و بی اهمیت نیست، بهتر است به هیچ وجه این کار را نکنید. و افسوس که ما اغلب وقت خود را برای چیزهایی که فوری اما بی اهمیت هستند تلف می کنیم. اقدام فوری برای بسیاری از ما یک عادت بد است.

ایمیل را درک کنید

اسکات هانسلمن هر روز صدها ایمیل دریافت می کند و رویکرد خود را با Inbox به اشتراک می گذارد.

قانون یک حرف را اعمال کنید

تغییر تنظیمات نامه های دریافتی به طور اساسی رویکرد کار با ایمیل را تغییر می دهد. یک پوشه برای حروفی که در آن کپی هستید و یک پوشه جداگانه برای پیام ها که تنها گیرنده آن هستید، ایجاد کنید. حروفی که در پوشه اول قرار می گیرند پیش از این بی اهمیت هستند.

اما اگر رئیس یک کپی از کار را برای شما بفرستد و سپس بپرسد: "چرا تکلیف من را کامل نکردی؟" پاسخ ساده است: "من در نسخه بودم، فکر کردم شما فقط به من اطلاع می دهید." رئیس دیگر هرگز این کار را نخواهد کرد.

هانسلمن به عنوان یک معمار جامعه در مایکروسافت، از پوشه دیگری در صندوق پستی خود به نام External استفاده می کند. اینها افرادی هستند که برای شرکت کار نمی کنند، اما برای من مهم هستند. اسکات توضیح داد که من به تمام ایمیل های آنها پاسخ می دهم.

صبح یا شب نامه های خود را چک نکنید

ساده است: شما نامه را صبح پاسخ دادید، بلافاصله پاسخ دریافت کردید، دوباره پاسخ دادید … در نتیجه، مکاتباتی که قصد داشتید کمتر از یک ساعت روی آن صرف کنید، ممکن است نیمی از روز طول بکشد.

اسکات هانسلمن

چک کردن نامه های خود در صبح مانند سفر در زمان است. 9:00 - بلند شوید، نامه خود را بررسی کنید. ما از خواب بیدار شدیم - الان شام است، وقت آن است که برای یک میان وعده برویم. و اکنون ساعت در حال حاضر 14:30 است، زمان کار است … چگونه این اتفاق افتاد؟ شما به تازگی مشتری ایمیل خود را در صبح باز کرده اید.

علاوه بر این، با پاسخ دادن به ایمیل ها در صبح (یا شب)، مردم را به این زمان عادت می دهید. با پاسخ دادن به یک ایمیل در ساعت 2 بامداد یک بار، برای نوشتن ایمیل در ساعت 2 بامداد شهرت پیدا کرده اید و عادت خود را به فوریت نشان می دهید.

نامه های خود را در ظهر طبق روال روزانه خود بررسی کنید و از اینکه چقدر می توانید در روز انجام دهید شگفت زده شوید.

رابرت اسکابل خود را پیدا کنید

شما نباید هر از چند گاهی از ترس گم کردن ایمیل خود را چک کنید. هانسلمن توضیح می دهد: "من معمولا یک صندوق ورودی خالی دارم، اما زمانی که در تعطیلات هستم، ممکن است 500 ایمیل وجود داشته باشد."

اغلب در کنفرانس‌ها می‌توانید سخنرانانی را ببینید که به سختی سخنرانی خود را تمام کرده‌اند، به احتمال زیاد به سمت لپ‌تاپ خود می‌روند تا حساب ایمیل خود را بررسی کنند. این تصور به وجود می آید که کار آنها حذف به موقع نامه هاست.

برای از بین بردن این عادت، هانسلمن توصیه می کند که از جمع آوری کننده های به اصطلاح قابل اعتماد استفاده کنید. اینها همکارانی هستند که همیشه از وضعیت فعلی آگاه هستند. در مایکروسافت، آن رابرت اسکوبل بود.

اسکات هانسلمن

من در هزاران وبلاگ مشترک شده ام. اما چرا؟ بهترین خواننده وبلاگ جهان کیست؟ رابرت اسکبل! برای خودم تصمیم گرفتم: من اسکوبل نیستم، خواندن این همه وبلاگ غیرطبیعی است. و میدونی چیکار کردم؟ شروع کردم به خوندن وبلاگش. از هزاران وبلاگی که دنبال کرده ام، پنج وبلاگ را به جا گذاشته ام که به عنوان یک جمع کننده اخبار برای من عمل می کنند. این مثل تماشای همه برنامه های خبری در روز یا فقط تماشای برنامه پایانی در شب است.

"تجمع کننده مورد اعتماد" خود را در شرکت پیدا کنید. برای انجام این کار، به سادگی از خود بپرسید، آن شخصی که همیشه از آنچه در حال رخ دادن است آگاه است و با کمال میل آن را با شما در میان می گذارد، کیست؟

در جریان باشید

هر اتفاق مهمی در دنیا و زندگی شما بیفتد، مطمئناً در مورد آن خواهید دانست. اگر 11 سپتامبر آینده اتفاق بیفتد به شما اطلاع داده می شود.

بنابراین، مانند یک پیله سعی کنید. با فشردن مدام Alt + Tab در جیمیل اجازه ندهید توجه شما از بین برود.

ذخیره کلید

هانسلمن به پیروی از جان آدلا، روزنامه‌نگار و مبشر مایکروسافت، خواستار «صرفه‌جویی در ضربات صفحه‌کلید» شد. مثال زیر معنی این را توضیح خواهد داد.

اسکات هانسلمن

اگر برایان نامه ای با یک سوال واقعاً جالب در مورد ASP. NET برای من بفرستد، و من پاسخ طولانی و الهام گرفته ای را بدهم (پنج پاراگراف با نمونه کد و غیره)، پس فقط به او یک پاسخ کتبی مفصل نمی دهم که مشکل او را حل کند. 10 هزار ضربه کلیدشان را به او می دهم. اما زندگی کوتاه است، تعداد این گونه کلیک ها محدود است - من هرگز آنها را پس نخواهم گرفت، فقط آنها را به برایان دادم. در عین حال، من حتی نمی دانم که آیا او پیام من را خواهد خواند یا خیر. آن وقت چگونه باشد؟ چگونه خرج نکنیم، بلکه ضربات کلید خود را چند برابر کنیم؟ من در حال نوشتن یک پست وبلاگ هستم و لینک آن را برایان ارسال می کنم. سپس کلیک‌های من حتی پس از مرگم چند برابر می‌شود - هر زمان که کسی صفحه وبلاگ من را ببیند.

حروف کوتاه بنویسید: سه تا چهار جمله. هر چیز دیگری باید در وبلاگ، ویکی‌پدیا، پرسش‌های متداول، پایگاه دانش یا هر سند دیگری باشد. ایمیل مکانی برای ذخیره دانش نیست، فشار دادن کلید شما در آنجا از بین می رود.

صندوق ورودی زندگی خود را درک کنید

مرتب سازی به معنای جدا کردن، الک کردن یا از بین بردن چیزی است.

یک جریان مداوم از اطلاعات نه تنها به ایمیل شما، بلکه به صندوق ورودی مشروط زندگی شما نیز می رود. اعلان‌هایی درباره پیام‌ها در رسانه‌های اجتماعی، درباره انتشار قسمت جدیدی از سریال تلویزیونی مورد علاقه‌تان و مواردی از این دست - ما وقت خود را به همه این رویدادهای کوچک اختصاص می‌دهیم. این بدان معنی است که آنها نیز باید مرتب شوند.

هانسلمن یک تشبیه تا حدی وحشتناک ارائه می دهد: یک موقعیت اضطراری در پارکینگ رخ داد، بسیاری از مردم مجروح شدند. ما باید اقدام کنیم! وظیفه شما این است که روی انگشت همه یک برچسب بزنید: مرده یا زنده و اینکه چگونه باید با آنها رفتار کرد. با صندوق ورودی، ما همیشه در زندگی‌مان انسان‌دوست هستیم: روی یک بیمار سرطانی پانسمان می‌زنیم، در حالی که شخص دیگری در شرف از دست دادن بازوی خود است. ما کارهایی را انجام می دهیم که زمان را تلف می کند اما ارزشی ندارد.

جریان های نویز اطلاعاتی (توئیتر، فیس بوک، ایمیل، اس ام اس، پیام رسان های فوری، و غیره) را بسته به مقدار مرتب کنید. اگر چیزی را می توان با خیال راحت دور انداخت، آن را انجام دهید.

از استرس های روحی غیر ضروری خلاص شوید

تصور کنید مشترک نتفلیکس شده اید، خوشحال هستید که می توانید فصل دوم House of Cards را هر زمان که بخواهید تماشا کنید. مثلا امشب بعد از خواباندن بچه ها.

حقیقت این است که وقتی ثبت نام کردید، از رفتار پیشگیرانه دست کشیدید. شما دیگر تصمیم ندارید چه کاری و چه زمانی انجام دهید. فشارها و اشتراک های مختلف شما را تحت شرایط خارجی قرار می دهند و شما را مجبور به انجام وظایف از بیرون می کنند. قسمت جدید هست؟ شما باید تماشا کنید - همان اشتراک را ناپدید نکنید!

همه اینها به روان فشار وارد می کند. شما بار ذهنی غیرضروری را حمل می کنید که ذهن شما را مسدود می کند و با بهره وری تداخل می کند.

جمعه را بگذارید تا فکر کنید

همانطور که به چیزهای آینده فکر می کنید، همیشه این سوال را از خود بپرسید: امروز چه سه کار می توانم انجام دهم، کدام این هفته و کدام امسال؟ این به اصطلاح قانون سه است. هانسلمن آن را از همکار مدیر برنامه مایکروسافت جی دی مایر دریافت کرد.

سه کار برای امروز، هفته و سال بنویسید.

روز دوشنبه، در آغاز هفته جدید، تصور روشنی از روزهای آینده خواهید داشت. در روز جمعه، باید توقف کنید، به هفته گذشته کاری نگاه کنید و فکر کنید. از خود بپرسید: «آیا هفته موفقی بود؟ آیا می توانستم کاری متفاوت انجام دهم؟ چه چیزی را می توانم تغییر دهم؟ مهم است که هر روز را بدون احساس گناه در مورد وقت تلف شده به پایان برسانیم.

تکنیک پومودورو را امتحان کنید

این تکنیک مدیریت زمان توسط فرانچسکو سیریلو در اواخر دهه 1980 پیشنهاد شد. نکته این است که به مدت 25 دقیقه روی کار تمرکز کنید و سپس یک استراحت کوتاه داشته باشید.

هانسلمن این تکنیک را توصیه می کند. او در عین حال توصیه می‌کند که تمام حواس‌پرتی‌هایی که برای شما ایجاد شده را در 25 دقیقه پیگیری کنید. زمانی که به یک فرد خارجی فکر می کنید (حواس پرتی درونی) یا شخصی مانند همکارتان حواس شما را پرت می کند (عوامل بیرونی) را در دفترچه یادداشت خود علامت بزنید.

ابتدا حدود 6 حواس پرتی خواهید داشت، سپس یکی و سپس ناپدید می شوند. در نتیجه، بهره وری خود را با تعداد "گوجه فرنگی" انجام شده در روز اندازه گیری خواهید کرد.

بدانید که مشغول بودن نوعی تنبلی است

تیموتی فریس

پرمشغله بودن نوعی تنبلی، تنبلی اندیشی و اعمال ناپسند است.

مشغول، سازنده برخی از افراد پرمشغله دیوانه شگفت زده خواهند شد، اما خلاق بودن و خلق چیزی برعکس این است که صرفاً با هم بنشینید.

هانسلمن مثال زیر را ارائه می دهد: یک شخص به طور فعال "توئیت" می کند - به نظر می رسد بسیار شلوغ است و پس از ظاهر شدن یک پروژه واقعاً مهم برای یک ماه ناپدید می شود. وقتی سرتان شلوغ است، دیگر زمانی برای توییتر و مزخرفات دیگر وجود ندارد.

آن را بدیهی بدانید: چندوظیفه بودن یک افسانه است

به گفته هانسلمن، تعداد بهینه کارها در یک زمان یک است. اگر فکر می کنید می توانید همزمان از پس بسیاری از کارها برآیید، در اشتباهید.

- این فقط بین کارها جابجا می شود و نیاز به تغییر زمینه دارد. اجازه دهید با یک مثال توضیح دهیم. آیا تا به حال این مورد را داشته اید: دارید روی چیزی کار می کنید و ناگهان تلفن زنگ می خورد؟ شما عصبانی هستید. این پدر شماست، اما شما هنوز عصبانی هستید، زیرا او ساعت سه بعد از ظهر سر کار شما را صدا می کند، زمانی که شما کاملاً متمرکز هستید. تلفن را برمی دارید و چیزی شبیه به "ببخشید، به نظر می رسد که من اینجا کار می کنم …" می گویید سپس برای 10-15 دقیقه دیگر غمگین می شوید. سپس باید به سر کار برگردید: "پس من آنجا به چه فکر می کردم؟"

تغییر متن کار نمی کند. با این حال، چند وظیفه ای قابل قبول وجود دارد. کارهایی که می توانید همزمان انجام دهید:

1. راه بروید و آدامس بجوید.
2. آموزش دهید و به پادکست گوش دهید.
3. رانندگی کنید و به پست صوتی گوش دهید.
4. رانندگی به محل کار و مطالعه (در حمل و نقل عمومی).
5. به سمت کار رانندگی کنید و فکر کنید.
6. از زمان استراحت به خوبی استفاده کنید.

از شر سروصدای ذهنی خلاص شوید

کریستوفر هاوکینز

اگر چیزی به من در کسب درآمد کمک نمی کند، زندگی ام را بهبود نمی بخشد، این یک صدای ذهنی است که باید حذف شود.

هانسلمن توصیه می کند قسمت اول این نقل قول کریستوفر هاوکینز را تغییر دهید."اگر به من کمکی برای گسترش کسب و کارم نکند (پرداخت وام مسکن، گذراندن وقت با خانواده - جایگزین هدف اصلی شما)، این سروصدای ذهنی است."

برای اسکات، این اولویت خانواده است: "هر کاری که انجام می دهم، هر تصمیمی که می گیرم، برای این است که سریع به خانه نزد بچه ها برگردم."

مشق شب

سخنرانی هانسلمن با تکالیف زیر به پایان می رسد:

1. جریان های اطلاعاتی خود را مرتب کنید.
2. برای سرعت های کاری برنامه ریزی کنید.
3. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.
4. در نظر بگیرید: کار با صندوق ورودی زندگی خود، کارآمد هستید یا سازنده؟
5. لیست ابزار شخصی خود را در نظر بگیرید.

توجه داشته باشید که هانسلمن کلمه ای در مورد Evernote یا سایر سیستم ها نگفته است. می‌توانید زمان بیشتری را صرف خواندن کتاب‌های بهره‌وری و ساختن یک سیستم کنید، اگرچه شاید تنها چیزی که نیاز دارید فهرستی از کارها باشد.» شاید فقط باید تفاوت بین زمانی که «مشغول» هستید و زمانی که در حال انجام کار دلخواه هستید را درک کنید.