یک سیستم ساده برای سازماندهی زندگی پیچیده مدرن

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

امروز می خواهیم در مورد سیستمی به شما بگوییم که به شما کمک می کند تمام پروژه های کاری، وظایف و امور خود را ساختار دهید. با کمک آن، یاد خواهید گرفت که چگونه اهداف را به درستی تعیین کنید و برای دستیابی به آنها برنامه ریزی کنید.

در دنیای مدرن، فرد باید چند کار را انجام دهد. پروژه ها، جلسات، امور، وظایف، که ضرب الاجل آنها به طور اجتناب ناپذیر نزدیک است … اغلب برای ما دشوار است که زندگی خود را به گونه ای سازماندهی کنیم که برای کنار آمدن با مسائل کاری وقت داشته باشیم.

امروز می خواهیم سیستمی را به شما معرفی کنیم که به شما کمک می کند تمام اهداف، امور و وظایف خود را سازماندهی کنید. این سیستم توسط کریس وینفیلد، کارآفرین شهر نیویورک ساخته شده است.

زندگی دشوار است.

ما از بیش از 40 ساعت کار در هفته لذت می بریم، به آن افتخار می کنیم و دوست داریم به همه و همه بگوییم چقدر سرمان شلوغ است، زیرا باعث می شود احساس مهم بودن و غیرقابل جایگزینی کنیم. خوب، یا در غیر این صورت، ما فقط فکر می کنیم که باید اینطور باشد.

در مورد من هم همینطور بود. تا اینکه تصمیم گرفتم همه چیز را تغییر دهم.

اینطوری نمی شد ادامه داد، باید از نو شروع می کردم و همه چیز را تغییر می دادم. من می خواستم زندگی را به طور کامل زندگی کنم و نمی خواستم یک لحظه را از دست بدهم.

ولی یک مشکل وجود داشت. من نمی دانستم چگونه این کار را انجام دهم. زمان زیادی را تلف می کردم و بی نتیجه کار می کردم. بنابراین شروع به جستجوی راه‌هایی کردم که بتواند به من در حل مشکل کمک کند.

من کتاب ها و وبلاگ های زیادی در مورد بهره وری خواندم و در نهایت به یک سیستم چهار تکه رسیدم.

این سیستم ساده که بعداً مورد بحث قرار خواهد گرفت، به من کمک کرد تا بهره‌وری خود را بهبود بخشم، با کمک آن می‌توانم روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و حتی ساعت‌ها را سازماندهی کنم. به لطف او، می توانم در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهم.

من واقعاً می خواهم بگویم که من به راحتی و به سرعت به این سیستم رسیدم، اما اینطور نیست: من صدها ساعت را صرف آزمایش کردم، مجبور شدم از طریق بسیاری از شکست ها، اشتباهات و ناامیدی ها پشت سر بگذارم.

امروز می توانم در 17 ساعت کارهای بیشتری نسبت به گذشته در 40 ساعت انجام دهم. نه حتی آن. من می توانم در یک هفته بیشتر از چند ماه گذشته به دست بیاورم.

من می توانم به طور همزمان با چندین پروژه، مشتری، شرکت کار کنم و در عین حال تعادل بین کار و زندگی شخصی را حفظ کنم.

من کار می‌کنم، با خانواده‌ام وقت می‌گذرانم، پیاده‌روی می‌کنم، با مردم ارتباط برقرار می‌کنم، آنچه را که خودم می‌دانم به دیگران یاد می‌دهم، و کارهای بسیار بیشتری انجام می‌دهم. هر روز. و همه اینها فقط به این دلیل است که من سیستمی را ایجاد کرده ام که مناسب من است که دائماً به آن پایبند هستم. این سیستم بسیار ساده است، اما هرگز نباید فراموش کنید که:

فقط همیشه به این معنی آسان نیست.

یکی از اصلی‌ترین چیزهایی که متوجه شدم این است که اگر برای برنامه‌ریزی روز خود وقت بگذارید و ایده روشنی از آنچه می‌خواهید به دست آورید (تصویر خاصی از روزهای خود بسازید) داشته باشید، همه چیز آسان‌تر خواهد شد. کمتر کار خواهید کرد و بیشتر موفق خواهید شد، زیرا با اشتیاق کار خواهید کرد، هدفی را در مقابل خود خواهید دید.

سیستم من دارای چهار عنصر اصلی است:

1. رویاپردازی کنید و اهداف تعیین کنید.واقعا از زندگی چی میخوای؟ رویاها، اهداف، جاه طلبی های شما چیست؟ اگر پاسخ این سوالات را نمی دانید، بقیه اجزای موجود در این لیست هیچ فایده ای برای شما ندارند.
2. مغز خود را تخلیه کنید.افکار را از سر خود به کاغذ منتقل کنید. اگر واقعاً می خواهید سازنده باشید، لازم نیست به جزئیات اضافی فکر کنید.
3. نقشه های ذهنی بسازید.آنها به شما کمک می کنند تا نقاط ضعف را برای اهداف اصلی خود پیدا کنید. به عبارت دیگر، شما خواهید فهمید که چگونه به سرعت به آنچه می خواهید برسید یا به دست آورید.
4. زمان خود را مدیریت کنید و وظایف پیچیده را به عناصر تشکیل دهنده آنها تقسیم کنید. این به شما کمک می کند تا در کوتاه ترین زمان ممکن به اهداف اصلی خود برسید.

هیچ کس هرگز این واقعیت بدیهی را که همه مردم 24 ساعت در روز فرصت دارند، رد نمی کند. افراد موفق دو ویژگی دارند:

• آنها دقیقا می دانند که چه می خواهند.
• آنها برای رسیدن به آنچه می خواهند تلاش می کنند.

آیا حاضرید ریسک کنید و برای موفقیت تلاش کنید؟ سپس ادامه دهید.

1. خواب. اهداف تعیین کنید. اقدام به

با تصور هدف نهایی شروع کنید.

استفان کاوی

اولین قدم این است که یک تصویر بزرگ از زندگی خود ایجاد کنید. شما باید درک کنید که می خواهید به چه چیزی برسید، می خواهید چه نوع فردی شوید، به عبارت دیگر، به این فکر کنید که زندگی ایده آل شما چگونه باید باشد.

وقتی برای اولین بار این کار را انجام دادم، می خواستم تغییرات زیادی در زندگی ام ایجاد کنم. شاید مثل من در آن زمان به نظر شما هم برسد که خیلی چیزها قابل تغییر نیستند، اما ناامید نشوید و تسلیم نشوید، زیرا این احساس کاملا طبیعی است.

به توصیه مارک آلن، برای هر یک از اهدافم یک صفحه در نظر گرفتم. چنین محدودیت فضا لازم است تا شما این فرصت را داشته باشید که هر هدف را با جزئیات ترسیم کنید، آن را به عناصر اساسی تقسیم کنید، برنامه ریزی دقیقی برای دستیابی به این هدف ایجاد کنید، اما مشخص شدن هدف باید بدون آب باشد.

نکته مهمی وجود دارد که باید به خاطر بسپارید: شما برنامه خود را در خون حفظ نمی کنید، اهداف شما می توانند در هر زمانی تغییر کنند. نمی‌توانیم با قاطعیت بگوییم که در یک ساعت چه اتفاقی برایمان می‌افتد و حتی بیشتر از آن هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید که اهداف و برنامه‌های زندگی او در ماه آینده یا سال آینده تغییر نمی‌کند.

اما چنین برنامه ریزی از این جهت سودمند است که شما ایده روشنی از آنچه می خواهید به دست آورید، رویای تبدیل شدن به چه نوع فردی را دارید.

همچنین اگر نتوانسته اید برای هر هدفی یک برنامه دستیابی تهیه کنید، نگران نباشید. اشکالی ندارد، نکته اصلی این است که شما هدفی دارید و زمانی که زمان آن فرا رسید، راه هایی برای رسیدن به آن پیدا خواهید کرد.

2. مغز خود را تخلیه کنید

باشد که ذهن شما همیشه روشن و روشن باشد، مانند آسمان پهناور، اقیانوس بزرگ و بلندترین قله کوه.

موریهه اوشیبا

حافظه ما از بسیاری جهات ابزار بقا است. ما به راحتی چیزهایی را که برایمان مهم و ضروری هستند به یاد می آوریم. حافظه چیز شگفت انگیزی است: به عنوان مثال، در یک موقعیت فورس ماژور، می توانیم درس های مدرسه ایمنی زندگی را به یاد بیاوریم و کمک های اولیه را به فرد ارائه دهیم.

شما صدها فکر در ذهن خود دارید، جزئیات جزئی، جزئیات غیر ضروری. به عنوان مثال، شما سعی می کنید تمام نکات ظریف، حتی کوچکترین جزئیات پروژه ای را که انجام می دهید، به خاطر بسپارید. در حالی که چنین آگاهی قابل احترامی است، اغلب مضطرب و استرس زا نیز است. نتیجه: از شر این آشغال خلاص شوید، مغز خود را تخلیه کنید.

همه این جزئیات را در ذهن خود نگه ندارید - آنها را در دفتر خاطرات خود یادداشت کنید، اجازه دهید همه آنها در هارد دیسک رایانه شما یا در جای دیگری وجود داشته باشد. این به شما این امکان را می دهد که بهتر روی آنچه در حال حاضر مهم است تمرکز کنید و در عین حال امور جاری را فراموش نکنید.

سازماندهی، تقسیم و تسخیر

اکنون که خود را از انبوهی از افکار غیر ضروری یا نه چندان مهم نجات داده اید، وقت آن رسیده است که امور خود را سازماندهی کنید. به طرح خودت نگاه کن شاید شما تنبل نبوده اید و نه تنها برای هفته ها و ماه های آینده، بلکه برای تمام سال ها برنامه ریزی کرده اید.

شما باید هر کاری را که باید انجام دهید ساختار دهید. سعی کنید تمام پروژه ها، کارها و سایر امور خود را به گونه ای برنامه ریزی کنید که با یکدیگر تداخل نداشته باشند: برای هر کار زمانی جداگانه در نظر بگیرید، دو پرنده را با یک سنگ تعقیب نکنید، بلکه تقسیم کنید و پیروز شوید.

اگر برنامه مشخصی برای انجام هر چیزی که برنامه ریزی کرده اید ندارید، نگران نباشید. نکته اصلی این است که شما اهداف دارید و ضمیر ناخودآگاه شما در بقیه موارد به شما کمک می کند.

در این مورد، ضمیر ناخودآگاه شما را می توان با یک ناوبر GPS مقایسه کرد. شما مقصد خود را تعیین می کنید و نحوه رسیدن به آنجا را پیدا می کنید.

3. یک نقشه ذهنی ایجاد کنید

تنها چیزی که نیاز دارید یک برنامه، نقشه راه و شجاعت برای رسیدن به مقصد است.

ارل نایتینگل

نقشه ذهنی نموداری است که به شما در تجسم و سازماندهی اطلاعات کمک می کند. نقشه های ذهنی تقریباً برای همه چیز از یادداشت برداری گرفته تا توسعه یک استراتژی جدی قابل استفاده است. آنها به شما کمک می کنند یک شی پیچیده را به اجزای سازنده آن تجزیه کنید.

با کمک نقشه ذهنی، می توانید سلسله مراتبی از پروژه ها، نتایج و وظایف بسازید. از اندازه و رنگ فونت برای برجسته کردن موارد مهم یا فوری استفاده کنید. همچنین می توانید پیوندهایی به منابع یا اسناد مهم اینترنتی در رایانه خود اضافه کنید.

این نقشه به شما کمک می‌کند در یک نگاه ببینید کدام پروژه بیشترین زمان را از شما می‌گیرد یا به بیشترین توجه نیاز دارد (وظایف و ضرب‌الاجل‌هایی که با رنگ قرمز مشخص شده‌اند، فوریت و اهمیت آن‌ها را فریاد می‌زنند).

با مرور نقشه ذهنی خود به صورت هفتگی متوجه خواهید شد که کدام پروژه ها در آستانه اتمام هستند و این به شما انگیزه می دهد تا ادامه دهید. پروژه های تکمیل شده را حذف کنید و آنها را با پروژه های جدید پر کنید.

4. زمان خود را مدیریت کنید و کارهای دشوار را به عناصر اساسی تقسیم کنید

امروز تصمیم بگیرید که در مدیریت زمان و عملکرد خود متخصص شوید.

برایان تریسی

اکنون که یک برنامه دارید، باید مطمئن باشید که می توانید تمام وظایف را به موقع انجام دهید. تکنیک ها و سیستم های مختلفی برای کمک به شما در این زمینه طراحی شده است. مثلا:

• کانبان سیستمی است که به شما کمک می کند تا به طور موثر با وظایف خود کنار بیایید. یک ابزار آنلاین مفید به نام KanbanFlow وجود دارد که نه تنها برای کار انفرادی بلکه برای کار گروهی نیز طراحی شده است.
• تکنیک آشنای اثربخشی شخصی GTD که به شما کمک می کند کارها را تا انتها انجام دهید.

امروز را فراموش نکن

نقشه های ذهنی، GTD، Kanban همگی عالی و بدون شک برای رسیدن به اهدافتان ضروری هستند. اما فراموش نکنید که این یک برنامه ریزی استراتژیک است. گاهی اوقات شما نیاز به یک برنامه ساده و کاربردی برای روز دارید. نه برای فردا نه برای یک ماه یا یک سال. برای امروز.

یک رویا زمانی تبدیل به هدف می شود که برای رسیدن به آن اقدام شود.

بو بنت

یک تکنیک پومودورو وجود دارد که می تواند به شما کمک کند زمان خود را به طور موثر برنامه ریزی کنید. در اینجا می توانید در مورد آن بیشتر بدانید.

همیشه رسیدن به اهداف خود، تکمیل وظایف به موقع، دستیابی به موفقیت - این چیزی است که همه باید برای آن تلاش کنند. اما هرگز مهارت هفتم استیون کاوی - تیز کردن اره را فراموش نکنید.

مردی را تصور کنید که به مدت پنج ساعت در حال اره کردن درخت بوده است، اما وقتی به او می‌گویید چند دقیقه بایستد تا اره را تیز کند، پاسخ می‌دهد: «وقت ندارم اره را تیز کنم! من باید قطع کنم!"

به یاد داشته باشید که برای سلامتی خود، خانواده و دوستانتان وقت بگذارید و همیشه سعی کنید زمانی که احساس می کنید به آن نیاز دارید استراحت کنید.