چگونه کار با نامه را خودکار کنیم و از صدها پیام دریافتی رنج نبریم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

این ابزارها به شما کمک می کنند تا مشتری ایمیل خود را تا حد امکان سفارشی کنید.

حروف خیلی زیاد است

از نظر آماری، یک کارمند اداری به طور متوسط حدود 47000 ساعت ایمیل در طول حرفه خود صرف می کند. ممکن است فقط یک اتلاف وقت آزاردهنده به نظر برسد، اما در واقعیت بسیار بیشتر است.

افراد در مواجهه با وظایف به ظاهر طاقت فرسا به شدت تحت فشار قرار می گیرند. مثلاً یک صندوق پستی شلوغ.

بار بیش از حد ایمیل اغلب باعث می شود که احساس کنید کاری در دست دارید، اما زمان یا منابع کافی برای شروع وجود ندارد. فقط نگاه کردن به انبوه ورودی های جدید می تواند باعث افزایش فشار خون، ضربان قلب و سطوح کورتیزول (هورمون استرس) شود.

در مورد آن چه باید کرد

اگر از ایمیل در Outlook، Yahoo، Thunderbird یا سرویس دیگری استفاده می کنید، منابع زیادی برای خودکارسازی جریان ایمیل شما وجود دارد. InboxZero، Mailstrom و Unified Inbox با اکثر سرویس گیرندگان ایمیل کار می کنند.

InboxZero

این یک برنامه رایگان برای اندروید، iOS، macOS و ویندوز است. مشتریان موبایل فقط در تعدادی از کشورهای اروپایی در دسترس هستند، اما همه می توانند نسخه رایانه شخصی را دانلود کنند. InboxZero به شما کمک می کند ایمیل های مهم را مدیریت کنید و از شر ایمیل هایی که اهمیت زیادی ندارند خلاص شوید. یکی از شگفت‌انگیزترین ویژگی‌های این پلتفرم، «حالت استراحت» است که به شما امکان می‌دهد به طور خودکار ایمیلی را برای مخاطبین خود ارسال کنید که زمان در دسترس نبودن شما و زمانی که آنها می‌توانند دفعه بعد با شما تماس بگیرند، ارسال کنید.

میلستروم

این سرویس به شما امکان می دهد محتویات صندوق پستی خود را تجزیه و تحلیل کنید و پیام ها را با هر معیاری مرتب کنید. به طور مشابه، می توانید بلافاصله به گروهی از حروف که توسط یک موضوع مشترک، فرستنده، زمان یا پارامترهای دیگر متحد شده اند پاسخ دهید. کاربران این پلتفرم را به دلیل توانایی کار همزمان با ده ها یا حتی صدها ایمیل دوست دارند.

Mailbird

بسیاری از مردم هر روز از بیش از یک حساب ایمیل استفاده می کنند. این می تواند ایمیل کاری و شخصی یا حتی دو یا سه حساب کاری باشد. بهترین ابزار برای مدیریت چندین صندوق پستی به طور همزمان، سرویس Mailbird برای ویندوز است. به شما امکان می دهد تمام ایمیل های دریافتی را در یک مکان مشاهده کنید.

برنامه های افزودنی و فیلترهای Gmail

می توانید از افزونه ها و فیلترهای ویژه ای استفاده کنید که می تواند کنترل جریان ایمیل های دریافتی را بهبود بخشد. برخی از بهترین ها SaneBox، Unroll. Me و BatchedInbox هستند.

SaneBox

SaneBox برای رتبه بندی ایمیل های شما به ترتیب اهمیت طراحی شده است. برنامه افزودنی پیام هایی را که می خواهید در صندوق ورودی اصلی شما باقی می گذارد و همه صندوق های ورودی ثانویه را در یک پوشه جداگانه مرتب می کند. پس از این مراحل، ایمیلی دریافت خواهید کرد که توضیح می دهد دقیقا چه چیزی تغییر مسیر داده شده است.

من

با وجود رسوایی نشت اطلاعات کاربر، Unroll. Me هنوز یک سیستم مدیریت صندوق پستی نسبتاً محبوب است. ویژگی اصلی آن در ادغام همه اشتراک های شما در خلاصه روزانه نهفته است. این گروه بندی باعث صرفه جویی در زمان می شود و در عین حال چیزی را از دست نمی دهد. در صورت لزوم، می توانید با یک کلیک اشتراک نامه های غیر ضروری را لغو کنید.

مکث صندوق ورودی

این افزونه به شما امکان می دهد تصمیم بگیرید که چه زمانی پیام ها را دریافت کنید و چه زمانی را دریافت نکنید. وقتی مکث فعال است، می توانید ارتباط را با یک منشی تلفنی تنظیم کنید تا همه مخاطبین شما از فعال شدن برنامه دریافت نامه مطلع شوند. در صورت لزوم، می توانید نمایش حروف را بر اساس یک برنامه پیکربندی کنید.

فیلترها

فیلترهای هرزنامه گوگل را فراموش نکنید که به شما امکان می دهد تخصیص میانبرها، بایگانی نامه ها، حذف آنها، ارسال و سایر اقدامات را به طور خودکار انجام دهید. از طریق منوی کشویی در نوار جستجوی Gmail.پس از کلیک بر روی فلش رو به پایین، باید معیارها را مشخص کنید، صحت آنها را با جستجو بررسی کنید و سپس روی لینک ایجاد فیلتر که در سمت راست پایین همان منوی کشویی نمایش داده می شود، کلیک کنید.

هر یک از این راه‌حل‌ها مستقل از ابزارهای دیگر عمل می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند تا به طور هوشمندانه دسته‌های نامه‌های دریافتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و مرتب‌سازی کنید. حداکثر بازده تنها با ترکیب چندین مورد از این خدمات قابل دستیابی است.