"مواظب، دفتر!"، یا چگونه در نهایت کار خود را انجام دهید در حالی که همه و همه چیز در اطراف مخالف است

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

تجربه من از کار در دفاتر - از یک دفتر تجاری redneck در یک آپارتمان به جای یک دفتر تا یک دفتر مجلل Yandex - تقریبا 8 سال بود و این چیزی بود که من فهمیدم. "کار یک دفتر است" دائمی آنقدر سرسخت است که حذف آن از سرمان بسیار دشوار است.

ایده مقاله پس از آن به ذهنم رسید که تصمیم گرفتم تجربه خود را از کار استخدامی در ادارات محاسبه کنم و آن را با همان کار از راه دور مخالفت کنم که به آن پایبند هستم و سعی می کنم از هر طریق ممکن آن را تبلیغ کنم. کار اداری چنان گرگ و میش فرآیند کار است که امروز مانند آنتون گورودتسکی در "گشت" از آن عبور می کنیم. و هر چه تجربه «سامورایی اداری» بیشتر شود، هر چه بالاتر داده شود، آزادانه تر در این آب آشفته حرکت می کند و از بیرون شادتر به نظر می رسد.

مدل اداری قدیمی

سریال تلویزیونی Mad Men را تماشا کنید که داستان یک آژانس تبلیغاتی را در دوران اوج بازار تبلیغات ایالات متحده در دهه 60 روایت می کند. مردم آنجا در دفاتر بسیار پرمدعا کار می کردند. هر یک از افراد شایسته یک منشی زیبا داشت که یک تلفن هوشمند و یک کامپیوتر را با تقویم، مدیر وظیفه، پردازشگر کلمه، صفحات گسترده، اینترنت و به طور کلی هر کاری که امروز خودتان انجام می دهید جایگزین کرد. آنها همچنین دفاتر، مشروبات الکلی در چند قدمی هر قسمت از دفتر داشتند و بسیاری چیزهای دیگر که امروزه معنای خود را از دست داده اند.

دفتر متحول شده است. دیگر نیازی به شخصی ندارید که چیزهای مهم را به خاطر بسپارد، جلسات را فراموش نکنید و فقط کار خود را انجام دهید. نوشیدن در طول روز کاری ناپسند شد. تعداد کمی دفتر دارند. اما خود دفتر باقی ماند. "کار یک دفتر است" دائمی آنقدر سرسخت است که حذف آن از سرمان بسیار دشوار است. این مشکل نه تنها برای مدیران ارشد مادام العمر شرکت ها و "مدیران قرمز" بلکه برای استارتاپ های جوان نیز وجود دارد که به دلایلی بلافاصله اولین پول "بذر" خود را صرف یک دفتر می کنند و نه برای یک محصول یا فروش.

چه باید کرد. اگر مجبورید در یک اداره کار کنید و بار تمام وظایف یک "سامورایی اداری" را به دوش بکشید، نکات زیر برای شما مفید خواهد بود.

سر "روی الاستیک"

به طور کلی هر مدیری مدام نگران این است که کار انجام نشود و حضور کارمندان در اداره برای او بسیار آرامش بخش است. او مانند یک مرغ مولد، «جوجه‌های» خود را جمع می‌کند و فریب این واقعیت را می‌خورد که فرآیندها در جریان است، زیرا او نزدیک است. این درست نیست. کارمندان به همان اندازه در فیس بوک لایک می کنند و یوتیوب را در خانه از تبلت، از توالت از گوشی هوشمند یا از محل کار تماشا می کنند.

چه باید کرد. تغییر رئیس دشوار است، اما می توانید ارتباط با او را تغییر دهید: در گزارش دهی بازتر باشید و فقط بدون لگد بگویید دارید چه می کنید. همه اینها استرس را کاهش می دهد و او را به یک رئیس کمتر "کشسان" تبدیل می کند. یک جلسه صبحگاهی 5 دقیقه ای را آغاز کنید که در آن به شما بگویید امروز چه کار می کنید و چگونه در عصر به پایان می رسد. برنامه هفتگی وظایف خود را یادآوری کنید. درخواست مشاوره. به او حس کنترل بدهید، و او، اگر فرد مناسبی باشد، به تدریج شروع به «رفتار» با شما خواهد کرد.

سپس شما فقط باید چنین چیزهایی را به تماس های صبحگاهی Skype ترجمه کنید و شاید مدیر خود را متقاعد کنید که انجام وظایف در خانه برای شما راحت تر است. من موفق شده ام این را بارها اجرا کنم.

فرهنگ سازمانی و ساعات اداری

بسیاری از افراد تمایل به کشاندن کارمندان به دفتر را با وجود نوعی "فرهنگ شرکتی" توضیح می دهند. در اینجا تعریف کلاسیک فرهنگ شرکتی "توسط کتاب" است.

فرهنگ سازمانی مجموعه ای از ارزش ها، هنجارها و الگوهای رفتاری حاکم بر سازمان است که معنا و مدل فعالیت کارکنان را بدون توجه به موقعیت رسمی و مسئولیت های عملکردی آنها تعیین می کند.

یک کلمه در مورد دفتر، در مورد موقعیت میزها، در مورد "از 9 تا 6"، در مورد جلساتی که فقط با هر کسی برای روزهای متوالی برگزار می شود.فرهنگ شرکتی در واقع این است که چگونه ماموریت و هدف خود را درک می کنید، چگونه با مشتری صحبت می کنید، چگونه اخلاقی رفتار می کنید و چگونه برداشت شرکت شما از بیرون با آنچه در داخل اتفاق می افتد مطابقت دارد. هیچ وجه مشترکی بین اینکه چرا شما را به سمت اداره سوق می دهند و فرهنگ شرکتی واقعاً وجود ندارد. هیچ میزان ترافیک و عصبانیت ناشی از سواری در مترو در ساعات شلوغی به ایجاد همین فرهنگ شرکت کمک نمی کند. نشستن از ساعت 9 تا 6 فرهنگ سازمانی نیست. معاشرت با همکاران تا شب در Counter Strike باعث ایجاد فرهنگ شرکتی نمی شود. آبجو و پیتزاش را درست نمی کند. این فقط روابط انسانی است، اما فرهنگ نیست. و مسلماً نه فرهنگ شرکتی.

چه باید کرد. اگر می‌خواهید به‌طور دائم یا دوره‌ای از راه دور کار کنید، عبارت: "این فرهنگ شرکتی ما است" را دلیلی برای امتناع تلقی نکنید. وقتی این را به من می گویند، چیزی شبیه این می شنوم: "من فقط به شما اعتماد ندارم و می خواهم از شما مراقبت کنم. اما نگران نباشید، نه تنها برای شما، بلکه برای همه اینجا. بنابراین من ساعت 9:00 منتظر هستم، و بدون تاخیر!" می‌توانید با موفقیت‌ها و ارتباطات مداوم و به‌موقع که آغازگر آن هستید، اعتماد ایجاد کنید، یا فوراً جایی که به شما بی‌اعتماد است را ترک کنید.

سر و صدا و صحبت های همکاران

هر چه همکاران شما بازتر و خوش اخلاق تر باشند، تجربیات خود را بیشتر با شما به اشتراک می گذارند. صحبت در مورد کار سهم کمتری از آنها می گیرد. اعتراف می کنم که واقعاً مانع کارم می شود. یک نفر به طرز باورنکردنی عصبانی است. من پرسیدم.

چه باید کرد. بحث های معمولی را به یک چت گروهی مانند تلگرام، اسکایپ یا اسلک بیاورید. اعلان‌ها را برای همه پیام‌ها غیرفعال کنید و فقط برای مواردی که نام شما ذکر شده است آن‌ها را فعال کنید (تمام پیام‌رسان‌هایی که لیست کردم این امکان را به شما می‌دهند). به تعامل با شما به صورت معوق عادت کنید و همه بحث ها را به یک ناهار مشترک یا یک عصر بعد از کار (اگر کلاس های جالب تری ندارید) منتقل کنید. این فقط یک ترتیب اتصال نیست، بلکه گام دیگری به سوی دورکاری در آینده است.

ناهار یا ناهار کاری

با وجود اینکه به بیش از یک نفر توصیه می شود شام بخورند، ترجیح می دهم این کار را به این صورت انجام دهم. دلیل این نیست که من به آنچه همکارانم درباره آن صحبت می کنند علاقه مند نیستم، بلکه به این دلیل است که واقعاً باید به نیمه اول روز فکر کنم و تصمیم بگیرم که در نیمه دوم چه کاری انجام دهم. من همیشه این ساعت را برای خودم نگه می دارم. گاهی اوقات زمانی که میل به بحث در مورد یک فیلم جدید یا چیز دیگری وجود دارد استثنا قائل می شوم. اما مشکل اصلی ناهارهای اداری این است که شما چه می خورید، به احتمال زیاد چیزی که دیروز یکی از رستوران ها خوردنش را تمام نکرده است و امروز به شکل کتلت یا هودج برای شما آورده شده است. باور نمی کنی؟ از یک رستوران دار که می شناسید یا از کسی که در تهیه غذای عمومی کار می کرد بپرسید.:) و همچنین یک ناهار اداری به ندرت با ساعت تعیین شده مطابقت دارد، و مسیر رفت و برگشت، انتظار برای غذا، پرداخت هزینه و صرف یک مجموعه جمعی برای آن زمان زیادی می برد.

چه باید کرد. اگر هنوز هم همیشه در دفتر هستید، عادت های خود را توسعه دهید و آنها را دنبال کنید. و همچنین بدانید که ناهار هنگام کار در منزل معمولا کمتر از یک ساعت طول می کشد، حتی اگر خودتان این ناهار را تهیه کنید. پخت اسپاگتی 15-20 دقیقه، سوپ سبزیجات 20 دقیقه، ساندویچ مرغ 10 دقیقه طول می کشد. و همه اینها غذای تازه امروزی است و 2-3 برابر ارزان تر و خوشمزه تر است.

مبلمان، لوازم خانگی و همه چیز نامناسب

فقط شرکت های جدی می توانند برای شما یک صندلی ارگونومیک، یک میز راحت و تکنولوژی خوب بخرند. در بیشتر کارهایم، اینها صندلی های شکسته ای بودند که هر تازه واردی به دست می آورد (بهترین ها را همیشه قدیمی ها قبل از آمدن تو می برند)، کامپیوترهایی که با زشتی هایشان و وجود ویندوز روی آنها من را عصبانی می کردند …

چه باید کرد. با پول خود یک صندلی راحت برای دفتر خود بخرید. چرا سال‌ها از مبلمان وحشتناک رنج می‌برید، اگر پشت و بدن شما باشد؟ چگونه این عذاب را برای خود توضیح می دهید؟ لپ تاپ راحت خود را به عنوان یک رایانه اداری ارائه دهید: VPN، رمزگذاری HDD / SSD و موارد دیگر، آن را برای شرکت به خانه ایمن می کند.این وفاداری شما را ثابت می کند و همچنین ابزاری آماده برای کار از خانه در اختیار شما قرار می دهد - گامی دیگر به سمت کار از راه دور. و در دفتر کار خانگی خود کوتاهی نکنید و بهترین ها را از آنجا خریداری کنید. من همیشه این کار را انجام می دهم.

بازدیدکنندگان و زمان صرف شده برای دریافت آنها

اگر با یک شرکت بزرگ به عنوان پیمانکار کار کرده اید و از این ساختمان های اداری هیولا بازدید کرده اید، می دانید چقدر طول می کشد. معمولاً به این صورت است:

1. با ترافیک به مرکز تجاری می رسید.
2. به دنبال پارکینگ برای 15 تا 20 دقیقه دیگر.
3. شما در لابی مرکز تجاری منتظر هستید تا یک پاس دریافت کنید یا با فردی که شما را دعوت کرده تماس بگیرید.
4. سپس منتظر می مانید تا او برای بلند کردن شما پایین بیاید. گاهی اوقات ممکن است 10-20 دقیقه یا بیشتر طول بکشد.
5. شما در یک اتاق جلسه نشسته اید، قهوه / چای / ویسکی به شما پیشنهاد می شود و در این زمان همه افراد درگیر جمع می شوند. و همیشه سر جای خود نیستند. اتفاقاً وقت جلسه فرا رسیده است و شخصی در جلسه دیگری یا سر ناهار است و همه منتظر او هستند.
6. خود جلسه
7. پیمایش.
8. موارد 1 و 2 به ترتیب معکوس هستند.

چنین جلساتی در واقع می تواند نیم روز طول بکشد!

چه باید کرد. از قبل در مورد برنامه چنین جلساتی با مشتریان توافق کنید. سعی کنید مشتری را بخشی از فرآیند نگه دارید و او را عصبی منتظر ضرب الاجل نگذارید. خودش تو را به درون و بیرون می کشد. او را به عنوان ناظر به سیستم مدیریت پروژه خود دعوت کنید. به عنوان مثال، Bitrix24، Basecamp، یا به سادگی یک سند Google Docs به اشتراک گذاشته شده و به طور منظم به روز می شود، که در آن می توانید هشدارهای ایمیل را فعال کنید، می توانند این کار را انجام دهند. بگذار جریان نامه ها بر سر او بیفتد که نشان می دهد همه با حداکثر تمرکز مشغول پروژه او هستند. بگذارید به Dropbox برود، اجازه دهید به صورت مجازی با شما زندگی کند. و به یاد داشته باشید، اگر شما و تیمتان بتوانید کار با یک مشتری از راه دور عصبی را به درستی راه اندازی کنید، انجام آن در داخل شرکت یک موضوع بی اهمیت است.

جلسات و طوفان های مغزی

مردم مانند شرکت ها هستند - آنها یک سری ایده های موفقیت آمیز دارند، اما به دلایلی همه آنها در کمد هستند. اما هم مردم و هم شرکت‌ها به جای اجرای ایده‌هایی که مدت‌ها پیش اختراع شده‌اند، وسواس زیادی به خلق ایده‌های جدید و بیشتر دارند. برای انجام این کار، مدیران به طور مداوم جلسات و بحث هایی را سازماندهی می کنند، آنها دائماً می خواهند با شما در مورد چیزی صحبت کنند و در مورد چیزی در تنظیمات مختلف بحث کنند. من هیچ چیز احمقانه تر و بی اثرتر از ملاقات با یک شرکت یا یک بخش کامل برای "اختراع چیز جدید" یا "به اشتراک گذاری تجربیات" ندیده ام. این واقعا یک فاجعه واقعی است. یک آشفتگی، کثافت و مزخرف.

چه باید کرد. به اشتراک گذاشتن ایده ها ربطی به این گردهمایی ها ندارد. به هر حال، بسیار گران است، اگر ساعت های صرف شده توسط همه حاضران را حساب کنید. به عنوان مثال، در آژانس های تبلیغاتی چیزی به نام "زوج خلاق" وجود دارد. این زمانی است که 2-3 نفر (معمولاً پیکربندی به این صورت است: "مدیر خسته کننده و خلاق" یا "مدیر خسته کننده و چند خلاق") برای ایجاد ایده می نشینند. این یک فرآیند دقیق تنظیم شده است که افراد غیر ضروری یا، خدای ناکرده، کل شرکت یا بخش را تحمل نمی کند. در طول تماس اسکایپ نیز می توان ایده هایی ایجاد کرد و نیازی نیست که زوج ها در دفتر دور هم جمع شوند. به طور کلی، ایده های ابداع شده و اجرا شده را پیگیری کنید. سوالاتی را در مورد اجرای همین ایده ها مطرح کنید و اجرای آنها را به عهده بگیرید. این یک کار مستقل است که نیاز به تمرکز کامل دارد و بدترین مکان روی زمین برای انجام این کار یک دفتر با حرکت آن است.

کار با سایر قاره ها

اگر با شرکای اروپایی کار می کنید، پس همه چیز کمی ساده تر است - تفاوت زمانی قابل توجه نیست و تنظیماتی در کار شما ایجاد نمی کند. اگر با ایالات متحده آمریکا، استرالیا یا کشورهای آسیایی کار می کنید، تفاوت می تواند به اندازه چند ساعت باشد یا "ما روز داریم، آنها شب دارند." این امر مستلزم این است که در اوایل صبح یا اواخر عصر با مردم ارتباط برقرار کنید.

چه باید کرد. باز هم، خیلی مشخص نیست که چرا باید ساعت 7 صبح با عجله به دفتر بروید یا آن را ترک کنید یا ساعت 23:00 یا بعد از آن دفتر را ترک کنید. من صبح از خانه چنین تماس هایی گرفتم و کارم را آنجا ادامه دادم - نمی خواستم در طول روز وقت خود را در جاده تلف کنم. اگر یک تماس عصرانه دارید، برنامه ریزی کنید که آن را از خانه برقرار کنید و وقتی تمام شد، از قبل در خانه خواهید بود و مجبور نیستید شب به آن برسید.اگر استدلال رئیس شما این است که «تلفن در دفتر است!»، در مورد تلفن SIP به او بگویید یا راه حل قابل قبول دیگری پیدا کنید. اکثر سیستم های ارتباطی امروزه دارای دروازه های وب، پروتکل های باز هستند و می توان از طریق رایانه یا گوشی هوشمند به آنها دسترسی داشت. اگر من از آنها بخواهم، همکاران غربی با کمال میل به Skype، Google Hangout یا WebEx می‌پرند. سیاست امنیتی جالب است، اما همه گوشی های هوشمند دارند.:) و اگر بخواهند چیزی به شما بفروشند یا مشکلی را حل کنند، همان جایی خواهند بود که از آنها می خواهید.

سیستم فایل های شخصی GTD

هیچ هرج و مرج نظم ایجاد نمی کند. اگر می خواهید کارها را انجام دهید و مرتب کنید، هیچ چیز بهتر از سیستم GTD نیست. اجازه دهید یک طوفان در اطراف خشمگین شود، اما در جلوی شما نظم کامل و سر خالی در عصرها وجود خواهد داشت و همچنین این اطمینان را دارید که همه چیز را تحت کنترل دارید.

چه باید کرد. اگر دفتر کار شما در محل کار الزامات GTD را برآورده نمی کند، Todoist یا Omni Focus را برای خودتان نصب کنید. این سیستم را درک کنید و آن را برای شما کارساز کنید. فکر کردن و صحبت کردن در مورد دورکاری باید با اعتماد بین شما و رئیستان شروع شود. اگر در خود کاوش نکنید، اگر همیشه همه چیز را تحت کنترل دارید، پس نیازی به نظارت ندارید. این بدان معناست که شما می توانید در هر جایی کار کنید.

جمع

امیدوارم توانسته باشم شما را متقاعد کنم که ارزش تلاش از راه دور را دارد - حتی اگر نه تمام 5 روز در هفته، بلکه فقط 1-2 روز. اگر رهبر چوپان هستید، به کارمندانی که از آنها خواسته می شود در خانه کار کنند احترام بگذارید. با آنها یک نقشه راه برای انتقال ایجاد کنید. اگر زیردستان هستید، صبور باشید و تحولات شخصی را شروع کنید.

بپذیرید که این راه طولانی در پیش است.

شما باید بتوانید از راه دور کار کنید. هیچ کس نمی داند چگونه آن را به همین شکل انجام دهد. نحوه خواندن، شنا کردن یا رانندگی با ماشین - باید یاد بگیرید!

اگر موضوع کار از راه دور به شما نزدیک است یا رویای شماست، اگر پر از شک و تردید هستید، پس من می خواهم تجربیات خود و بسیاری از نکات کاربردی را در آن به اشتراک بگذارم. و اگر نسبت به موضوع اداری و کار از راه دور بی تفاوت نیستید، یا می خواهید موضوع را بیشتر گسترش دهید، این نشریه را در توییتر یا فیس بوک به اشتراک بگذارید.