خطای زمان بندی چیست و چگونه می توان مهلت های زمانی را به درستی تخمین زد

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

شش راه که می توانید آن را در محل کار و زندگی روزمره خود انجام دهید.

خطای برنامه ریزی چیست

در طول سه سال گذشته، من پنج اتاق در خانه ام را رنگ آمیزی کرده ام. من با اتاق خواب شروع کردم و برنامه ریزی کردم که در عرض یک هفته به آن رسیدگی کنم. با این حال، لمس نهایی تنها یک ماه بعد انجام شد.

آیا فکر می کنید با شروع اتاق دوم، یک ماه برای رنگ آمیزی آن پیش بینی کرده ام؟ اما نه. مطمئن بودم: از آنجایی که قبلاً دستم را پر کرده بودم، پس قطعاً تا آخر هفته، حداکثر - تا بعد، تمام می کنم. اما دوباره یک ماه طول کشید. مانند هر یک از اتاق های دیگر. علاوه بر آشپزخانه، حتی بیشتر طول کشید.

هر بار که برای رنگ آمیزی اتاق دیگری آماده می شدم، انتظار داشتم که ظرف یک یا دو هفته همه چیز آماده شود. تجربه به من گفت که هرگز این کار را در کمتر از یک ماه انجام نمی دهم. با این حال، از دست دادن این اطمینان که این بار قطعاً همه چیز سریعتر پیش خواهد رفت، دشوار بود.

این اعتماد بیش از حد که باعث می شود زمان مورد نیاز برای حل مشکلات را دست کم بگیریم، نامی دارد: خطای برنامه ریزی. این مفهوم در اواخر دهه 70 توسط روانشناسان دانیل کانمن و آموس تورسکی معرفی شد.

دانشمندان توضیح دادند که هنگام برنامه ریزی، افراد اغلب تجربیات گذشته خود را نادیده می گیرند. در مورد من، این واقعیت بود که هر بار یک ماه طول می کشید تا اتاق را رنگ کنم. معمولا ما فقط روی کار پیش رو تمرکز می کنیم: این اتاق کوچک است، به این معنی که رنگ آمیزی آن زمان زیادی نمی برد.

دانیل کانمن در کتاب آهسته فکر کن … سریع تصمیم بگیر در این مورد به تفصیل صحبت می کند. او استدلال می کند که خطاهای برنامه ریزی معمولاً به دو چیز مرتبط هستند:

1. ما در نظر نمی گیریم که چقدر طول کشید تا کارهای مشابه گذشته را انجام دهیم.
2. ما فرض می کنیم که با عوارضی که باعث تاخیر شود مواجه نخواهیم شد.

قضاوت نادرست از زمان به چه چیزی منجر می شود؟

به گفته موسسه مدیریت پروژه، بیش از نیمی از پروژه ها طبق برنامه انجام می شود.

اما این یک چیز است که مقدار زمان لازم برای رنگ آمیزی اتاق را دست کم بگیرید (این فقط کمی ناراحتی شما را به همراه خواهد داشت). مرتکب همین اشتباه در ارزیابی وظایف کاری و پروژه ها کاملاً متفاوت است. در اینجا عواقب می تواند بسیار جدی تر باشد.

در بهترین حالت، این باعث می شود که شما یا تیمتان مجبور به اضافه کاری شوید. در بدترین حالت - به کمبود بودجه، سود اندک، نارضایتی از کارفرمایان و مشتریان.

چگونه وظایف را به درستی ارزیابی کنیم

شما باید برنامه ریزی را متوقف کنید و به یک شهود اعتماد کنید. بهتر است از تکنیک های خاص استفاده کنید.

1. بر تجربیات قبلی بسازید

روانشناسان Kahneman و Tversky توصیه می کنند: قبل از شروع کار، نه تنها باید ارزیابی کنید که چه کاری باید انجام شود، بلکه باید تخمین بزنید که معمولاً چقدر زمان برای چنین کارهایی صرف می شود.

به عنوان مثال، شما باید یک ویژگی جدید برای یک برنامه تلفن همراه ایجاد کنید - ببینید تیم شما چقدر زمان صرف یک کار مشابه کرده است. اگر می‌خواهید یک پست وبلاگ 4000 کلمه‌ای بنویسید، داده‌هایی را پیدا کنید که آخرین بار چند ساعت یا چند روز وقت گذاشته‌اید.

اگر به تنهایی کار می کنید، ساده ترین راه برای جمع آوری این اطلاعات استفاده از برنامه ردیابی زمان است. آن را با انواع مختلف وظایف اعمال کنید و بعداً از گزارش های آماده استفاده کنید.

برای فعالیت های تیمی، نرم افزار مدیریت پروژه مفید است. اکثر آنها از چندین روش برای جمع آوری داده ها استفاده می کنند، به عنوان مثال، با در نظر گرفتن زمان واقعی کار و ساخت نمودار گانت.

2. از شخص دیگری بخواهید به وظیفه شما امتیاز دهد

در سال 1994، مجله انجمن روانشناسی آمریکا "شخصیت و روانشناسی اجتماعی" نتایج پنج مطالعه انجام شده توسط راجر بوهلر، دیل گریفین و مایکل راس را منتشر کرد.

آنها تأیید کردند که مردم اغلب اشتباه برنامه ریزی را که کانمن و تورسکی توصیف کرده اند مرتکب می شوند. اما چیز دیگری آشکار شد: ما اغلب هزینه‌های وظایف خود را اشتباه ارزیابی می‌کنیم، اما می‌توانیم به خوبی پیش‌بینی کنیم که شخص دیگری چقدر طول می‌کشد.

محققان از شرکت کنندگان در مطالعه خواستند حدس بزنند که فرد دیگری چقدر طول می کشد تا یک کار خاص را انجام دهد. هنگام پاسخ دادن، آنها بیشتر به تجربه موجود اشاره می کردند. و حتی زمانی که او آنجا نبود، ارزیابی های آنها بسیار منطقی تر از نتیجه گیری کسانی بود که قرار بود این وظیفه را انجام دهند.

این به این دلیل است که ما معمولاً نسبت به توانایی های خود بسیار خوش بین هستیم. و وقتی صحبت از شخص دیگری می شود بسیار هدفمندتر است. بنابراین به جای اینکه خودتان سعی کنید وظایف را ارزیابی کنید، از یک دوست یا همکار بخواهید که این کار را برای شما انجام دهد.

3. ایجاد محدوده زمانی و در نظر گرفتن احتمال تاخیر

معروف هستند - چیزهایی که ما می دانیم که آنها را می دانیم. مجهولات شناخته شده ای نیز وجود دارد - چیزهایی که می دانیم نمی دانیم. اما هنوز ناشناخته های ناشناخته وجود دارد - اینها چیزهایی هستند که ما درباره آنها نمی دانیم، آنها را نمی دانیم.

دونالد رامسفلد سیاستمدار آمریکایی

این نقل قول اغلب در مدیریت پروژه ذکر می شود. برای توضیح مجهولات ناشناخته ای که رامسفلد در مورد آنها صحبت می کند، مدیران از چیزی استفاده می کنند که آنها را مخروط عدم اطمینان می نامند. برای نمایش محدوده زمانی که ممکن است یک کار به آن نیاز داشته باشد طراحی شده است.

وقتی برای اولین بار کار روی یک پروژه را شروع می کنید، هنوز اطلاعات کمی در مورد آن دارید. بنابراین، زمان واقعی تکمیل آن می‌تواند تا حد زیادی با پیش‌بینی متفاوت باشد. فکر می کنید کار دو روز طول می کشد، اما در واقعیت ممکن است هشت روز طول بکشد. یا فقط چند ساعت

اما با پیشرفت فرآیند، این محدوده کاهش می یابد. با این حال، شما فقط می توانید دقیقاً بگویید که چقدر زمان نیاز دارید در پایان - زمانی که پروژه تکمیل می شود.

با این حال، مخروط عدم قطعیت امکان برآورد دقیق تری را فراهم می کند. اگر اطلاعات زیادی در مورد پروژه آینده ندارید، زمان اجرا تخمین زده شده را بر چهار تقسیم کنید تا انتهای پایین محدوده را پیدا کنید و در همان ضرب کنید تا حد بالایی مشخص شود. نتیجه، برای مثال، از 1 تا 16 روز خواهد بود.

اگر چنین محدوده وسیعی برای شما مناسب نیست، فقط از حد بالایی برای حسابداری استفاده کنید - پس احتمالاً کار 16 روز طول می کشد. این دقیق ترین عدد نیست، اما به احتمال زیاد از پیش بینی اصلی شما به واقعیت نزدیک تر است.

4. مسئله را با سه نقطه ارزیابی کنید

این روش به شما کمک می کند که هدفمندتر باشید. برای هر کار، باید یک ارزیابی ارائه دهید:

• بهترین فیلمنامه;
• بدترین شکل قضیه؛
• به احتمال زیاد سناریو

عدد اول به احتمال زیاد با پیش بینی اصلی شما مطابقت دارد. ارزیابی محتمل‌ترین سناریو می‌تواند بر اساس داده‌های تجربی باشد که شما دارید. و هنگام ارزیابی بدترین ها، باید در نظر بگیرید که اگر همه چیز به درستی پیش برود چقدر طول می کشد.

با سه عدد، میانگین را محاسبه کنید. به عنوان مثال، اگر بهترین سناریو سه روز است، احتمال آن پنج روز و بدترین سناریو نه است، فقط اضافه کنید: 3 + 5 + 9 = 17. سپس آن عدد را بر سه تقسیم کنید. به طور متوسط 5، 67 روز به نظر می رسد - این پیش بینی شما از زمان مورد نیاز است.

5. میزان خطا را محاسبه کنید

استیو پاولینا، نویسنده دوره توسعه شخصی برای افراد باهوش، توصیه می کند ضریب اشتباهی که در برنامه ریزی خود دارید محاسبه کنید. در آینده، این شماره می تواند برای تمام کارهای شما استفاده شود.

تخمینی از زمان برای چندین کار که باید در آینده نزدیک انجام دهید، ارائه دهید. فرضیات خود را بنویسید. پس از اتمام کار، توجه داشته باشید که در نهایت چقدر هزینه کرده اید.

تمام زمان های برنامه ریزی شده را با هم اضافه کنید. همین کار را با نمونه واقعی انجام دهید.اکنون تمام زمان واقعی را بر تخمین اصلی تقسیم کنید - نسبتی را که می خواهید بدست می آورید.

به عنوان مثال، شما تخمین می زنید که انجام چندین کار 12 ساعت طول می کشد. در نهایت، ما 15. درصد خطا: 15/12 = 1.25. این بدان معنی است که وظایف شما را 25٪ بیشتر از برنامه ریزی شما طول کشیده است.

اکنون، همیشه برآوردهای اولیه خود را در ضریب خطای حاصل ضرب کنید - و آنها دقیق تر خواهند بود.

6. ارزیابی را در غیر سازنده ترین زمان های روز انجام دهید

دانیل پینک، تحلیلگر آمریکایی و نویسنده ادبیات تجاری در کتاب Time Hacking. چگونه علم به ما کمک می کند تا همه چیز را به موقع انجام دهیم.

او بررسی کرد که آنها چگونه بر احساس ما در طول روز تأثیر می گذارند. و من متوجه شدم که کرونوتایپ ها نه تنها فعالیت فیزیکی و ذهنی ما را کنترل می کنند، بلکه تعیین می کنند که در چه زمانی از روز خلاق تر هستیم و چه زمانی مستعد افکار مثبت و منفی هستیم.

پینک به تحقیقات اسکات گلدر و مایکل میسی اشاره می کند که خلق و خوی مردم را در توییتر تحلیل کردند. آنها دریافتند که پست‌های کاربر معمولاً در دوره‌های بهره‌وری پایین چندان مثبت نیستند.

برای اکثر مردم، این کاهش در اواسط روز، درست بعد از ناهار رخ می دهد. به گفته گلدر و میسی، بعید است که در این مدت حال خوبی داشته باشید. این می تواند به شما کمک کند از اعتماد به نفس و خوش بینی بیش از حد جلوگیری کنید و در نتیجه برنامه ریزی موثرتری داشته باشید.

بنابراین، ماهیت روش دوم ارزیابی وظایف در حالی است که در بهره وری کاهش می یابد. این حدود شش ساعت پس از بیدار شدن از خواب است. اما شما فقط می توانید صبر کنید تا احساس پراکندگی و خستگی ایجاد شود.

بر اساس نتایج کار، با برنامه ریزی زمان خود به این ترتیب بررسی کنید که آیا به واقعیت نزدیک شده اید یا خیر.

درک خطای برنامه ریزی به شما کمک می کند تا وظایف را به درستی ارزیابی کنید. ممکن است نتوانید تمایل خود را برای دست بالا گرفتن از توانایی های خود کنترل کنید. اما اگر متوجه شدید که خوش بینی بیش از حد چه تأثیری دارد و سعی کنید این تأثیر را کاهش دهید، در مدیریت زمان خود بسیار بهتر خواهید شد.