اسرار بهره وری از خالق سرویس مدیریت وظیفه محبوب Todoist

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

نویسنده Todoist Amir Salihefendic سیستم بهره وری خود را ایجاد کرده است که به او کمک می کند تا به مدت 9 سال بدون استرس به اهداف خود دست یابد. امروز امیر در مورد سیستم خود و ادغام آن با Todoist صحبت خواهد کرد.

اکثر مردم به دنبال ساده سازی جریان کار خود نیستند، اجازه می دهند همه چیز به خودی خود پیش برود و به بهترین ها امیدوار باشید. اما اگر سیستم دارید، می توانید بین بسیاری از وظایف مانور دهید، اولویت بندی کنید و احساس خستگی نکنید.

من نام سیستم بهره وری خود را سیستمیست گذاشتم. من آن را اختراع کردم - و Todoist بر اساس آن است - در سال 2007. در آن زمان من در یک خوابگاه در آرهوس (دانمارک) زندگی می کردم و در رشته کامپیوتر تحصیل می کردم. من دو کار نیمه وقت و بسیاری از پروژه های شخصی داشتم. احساس غرق شدن و بی نظمی می کردم. همه چیز زمانی که ایده سیستمیست به ذهن خطور کرد تغییر کرد.

این سیستم به چه چیزی به من کمک کرده است؟

1. تاسیس Doist Ltd. و محصولی را توسعه دهید که به افراد اجازه می دهد به نتایج شگفت انگیزی دست یابند.
2. ترکیب موفقیت آمیز وظایف بنیانگذار و مدیرعامل. من برای همه چیز وقت دارم و احساس فشار نمی کنم. این شرکت 50 نفر را استخدام می کند و تقریباً هیچ یک از آنها من را خسته نمی دیدند.
3. هر روز جنبه های اولویت دار گردش کار را شناسایی کنید و همیشه ایمیل ها، قرار ملاقات ها و پروژه های مهم را به خاطر بسپارید.
4. از زندگی خارج از محل کار لذت ببرید: گذراندن وقت با همسرتان، مسافرت، خودآموزی و ورزش، مراقبت های بهداشتی.

تعادل بین کار و زندگی شخصی کلید اثربخشی شخصی است.

Systemist در ارتباط با Todoist بهترین عملکرد را دارد. اما می توانید از هر برنامه و سرویس مدیریت وظیفه دیگری استفاده کنید. اصول اساسی سیستم بسیار مهمتر از ابزارهای خاص است.

6 اصول سیستمی

1. همه جا درخواست دهید

سیستم همان سیستم است که از آن در همه جا و همه جا استفاده کنید. شما باید از هر دستگاهی و در هر مکانی به زمانبندی دسترسی داشته باشید.

ما سخت کار کرده ایم تا Todoist را در سراسر جهان در دسترس قرار دهیم. توصیه می کنم آن را (یا یک برنامه مشابه دیگر) را فوراً روی همه دستگاه ها و پلتفرم هایی که دارید نصب کنید: تلفن، تبلت، لپ تاپ، مرورگرها و غیره.

2. در همه چیز اعمال کنید

این سیستم در صورتی کار می کند که تمام جنبه های زندگی شخصی و حرفه ای را پوشش دهد. این به شما آزادی می دهد. شما همه چیز مهم را کنترل خواهید کرد و دیگر مواردی مانند ملاقات با مشتری یا خرید هدیه برای یک عزیز را فراموش نخواهید کرد.

تقریباً تمام فعالیت های من ساده شده است. به طور خاص، من سیستماتیک کرده ام:

1. رویدادهای آینده (جلسات داخل و خارج از شرکت).
2. پروژه های پیچیده، به چندین مرحله کوچک تقسیم شده است.
3. کارهای تکراری برای کنترل پروژه های بلند مدت.
4. ایمیل (اگر نتوانم فورا به نامه پاسخ دهم، با کمک آن را به یک کار ترجمه می کنم).
5. گزارش اشکال، اگر رفع آنها به من گره خورده است.
6. لیست انتشار (به اشتراک گذاشته شده با همکاران).
7. لیست خرید (به اشتراک گذاشته شده با همسرم).
8. صفحات وب که نمی توانم فوراً در مورد آنها اقدام کنم. به عنوان مثال، یک صفحه محصول از Amazon.com (هنوز تصمیمی برای خرید یا عدم خرید آن گرفته نشده است)، یک صفحه فیلم در IMDb که می خواهم آن را تماشا کنم، یا مقاله ای که می خواهم بعدا بخوانم. برای همه اینها استفاده می کنم.
9. وظایف بهداشتی (تمرینات ورزشی هفتگی و دویدن).

3. وظایف بزرگ را به کارهای کوچک قابل انجام تقسیم کنید

انجام یک کار کوچک آسان تر است. بنابراین، همیشه پروژه های بزرگ را به وظایف فرعی کوچک تقسیم کنید که می توانند در یک ساعت (یا کمتر) تکمیل شوند. اول، به شما کمک می کند تا بفهمید چقدر زمان برای انجام این یا آن زمان می برد. و ثانیاً شاهد پیشرفت خواهید بود.

مهم این است که کار قابل اجرا باشد. شما باید بتوانید آنچه را که در لیست کارهای خود قرار داده اید پیاده سازی کنید.

4. اولویت بندی کنید

من هر روز 15 تا 25 کار را انجام می دهم. آنها در حال حاضر مهمترین هستند.

اولویت بندی در Todoist آسان است. من اینگونه عمل می کنم:

1. حتماً مهلتی را تعیین کنید که تا آن پرونده باید تکمیل شود. وظایف مهمی را برای امروز یا فردا تعیین می کنم، کارهای بی اهمیت را برای آینده می نویسم.
2. من سطوح اولویت بندی را نشان می دهم. چهار نفر از آنها در Todoist وجود دارد. این سرویس به طور خودکار وظایف را بر اساس اهمیت مرتب می کند.
3. برای تأکید بیشتر بر اهمیت کار، از برچسب هایی مانند @high_impact استفاده می کنم. با آنها راحت است که تعداد کارهای مهم را در یک روز پیگیری کنید.

5. لیست کارهای خود را هر روز خالی کنید

قبل از شروع استفاده از قانون صندوق ورودی 0، ایمیل من آشفته بود. هر بار که مجبور بودم آوارها را پاک کنم احساس وحشتناکی می کردم.

برای مدیریت وظایف، من از قانون مشابهی استفاده می کنم - "0 کار در لیست کارها".

اگر برای انجام هر کاری که برای آن روز برنامه ریزی کرده اید وقت نداشتید، کارهای باقی مانده را به روز بعد موکول نکنید. در عوض، لیست کارهای خود را بازنشانی کنید و یک برنامه جدید ایجاد کنید. این به شما این امکان را می دهد که وضعیت خود را بررسی کنید، بدانید کجا هستید و دوباره اولویت بندی کنید.

6. همیشه بازخورد دریافت کنید

بیشتر سیستم‌های مدیریت زمان بر آنچه باید انجام شود تمرکز می‌کنند تا آنچه قبلاً انجام شده است. اما اگر پیشرفت خود را نبینید و نفهمید چقدر بازده هستید چه فایده ای دارد؟

بنابراین، ما ایجاد کردیم. این به شما امکان می دهد عملکرد شخصی را ردیابی، تجسم و بهبود بخشید.

Todoist Karma مانند یک مینی بازی است: شما وظایف را کامل می کنید، امتیاز می گیرید و نمودارهای رنگی رشد می کنند. این بسیار هیجان انگیز است، به خصوص برای تازه کارهای مدیریت زمان. برای جالب تر کردن آن، می توانید نه تنها اهداف روزانه، بلکه هفتگی را تعیین کنید، همچنین نتایج را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید، در نتیجه سطح مسئولیت را افزایش دهید.

نکات اضافی

کار با ایمیل

1. ایمیل خود را دو بار در روز چک کنید. مثلا صبح و بعدازظهر.
2. یک صندوق ورودی خالی را هدف بگیرید.
3. در صورت امکان فورا به نامه پاسخ دهید. اگر نه، آن را به یک کار ترجمه کنید، حتماً تاریخ سررسید و اولویت را مشخص کنید.
4. اعلان ها را در همه دستگاه ها خاموش کنید. این به شما کمک می کند از حواس پرتی جلوگیری کنید.

کار با پیام رسان ها

پیام‌رسان‌ها قاتل بهره‌وری هستند، آنها منقبض هستند و حواس‌شان را پرت می‌کنند. تحقیقات نشان می دهد که یک کارمند اداری به طور متوسط بیش از دو ساعت در روز را صرف حواس پرتی و استراحت می کند. به این معنی که هفته کاری بیش از 10 ساعت افزایش می یابد، زیرا حجم کار کاهش نمی یابد.

1. مکاتبات در پیام رسان ها را با گشت و گذار در اینترنت ترکیب کنید. زمانی که فقط باید کار کنید (گزارش بنویسید، طرح بندی بکشید و غیره)، برنامه های چت را ببندید.
2. پردازش پیام ها به صورت دسته ای: پیام رسان را باز کرد، همه چیز را خواند، به همه پاسخ داد و دوباره آن را بست.
3. اعلان های پیام رسان را در تلفن همراه خود غیرفعال کنید.

به گفته صالحفندیک، این سیستم به او کمک می کند تا متمرکز، عاقل و سالم باشد.

نظر خود را در مورد Systemist در نظرات بنویسید و همچنین اسرار بهره وری خود را به اشتراک بگذارید.