5 نکته برای سازماندهی روز کاری

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ترفندهای ساده ای که اگر مدام برای هیچ کاری وقت کافی نداشته باشید، شما را نجات می دهد.

1. اولویت بندی کنید

یک راه بسیار ساده و در عین حال موثر برای دسته بندی امور شما بر اساس فوریت و اهمیت وجود دارد. این مداری به نام ماتریس آیزنهاور است. این توسط دوایت دی. آیزنهاور، رئیس جمهور آمریکا، ژنرال ارتش ایالات متحده و یک فرد بسیار سازنده اختراع شد.

من دو نوع چیز دارم: فوری و مهم. چیزهای مهم به ندرت فوری هستند و موارد فوری به ندرت مهم هستند.

دوایت دی. آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور دارای چهار بخش است. محور افقی فوریت مورد را نشان می دهد و محور عمودی اهمیت را نشان می دهد. ماتریس به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی تمام وظایف خود را در دسته‌هایی سازماندهی کنید: «غیر فوری و مهم نیست»، «فوری اما مهم نیست»، «مهم و غیر فوری» یا «فوری و مهم».

سعی کنید ماتریس آیزنهاور را در اولویت قرار دهید و از اینکه چقدر برای چیزهای فوری اما نه خیلی مهم وقت می گذارید شگفت زده خواهید شد. به عنوان مثال، پیام های بی پایان همکاران یا تماس های تلفنی که فقط شما را از کارهای فوری دور می کند.

برای کارهای درست وقت بگذارید. اگر چیزی مهم و فوری وجود دارد، بلافاصله آن را انجام دهید. کارهای مهم، اما نه فوری را برنامه ریزی کنید، زمان تقریبی تکمیل آنها را تخمین بزنید و تصمیم بگیرید که چه زمانی آن را انجام خواهید داد. امور غیر مهم اما فوری را می توان به شخص دیگری محول کرد. کارهای غیر فوری و غیر مهم را به بعد موکول کنید یا به طور کلی از آنها امتناع کنید.

2. برای کار عمیق وقت بگذارید

سام آلتمن، سرمایه‌دار خطرپذیر، زمانی گفت: «حواس‌پرتی دیجیتالی یکی از بزرگ‌ترین مشکلات روان‌شناختی زمان ماست». فقط فکر کنید: ما گوشی های هوشمند خود را به طور متوسط 50 بار در روز چک می کنیم. و به گفته دانشمند و نویسنده کال نیوپورت، این به طور قابل توجهی توانایی ما را برای تفکر واضح و خلاق بودن مختل می کند.

در او «کار با سر. الگوهای موفقیت از یک متخصص فناوری اطلاعات "او مفهوم "کار عمیق" را معرفی می کند. این نوع کار به معنای تمرکز کامل و غوطه ور شدن در یک کار خاص است. بدون حواس پرتی - حداکثر تلاش و تمرکز. این تنها راهی است که می توانید کارهای واقعاً دشوار را با سطح کیفی مناسب انجام دهید.

نیوپورت به تاکتیک هایی اشاره می کند که همکارش، استاد دانشگاه پنسیلوانیا، آدام گرانت، استفاده کرده است. ترم پاییز را به تدریس و بهار و تابستان را به تحقیق اختصاص می دهد و هرگز این دو را با هم مخلوط نمی کند. در طی تحقیقات شدید، استاد خود را در معرض انزوای کامل قرار می دهد تا دانش آموزان با او تداخل نکنند.

این احتمال وجود دارد که شما این فرصت را نداشته باشید که همان راه را طی کنید و چندین ماه از منابع تحریک پنهان شوید. ناامید نشوید: لازم نیست یک ترم کامل خود را در "کار عمیق" غرق کنید. نیوپورت برنامه زمانی خود را بر اساس ترجیح شخصی شما ایجاد می کند.

تصمیم بگیرید که در چه زمانی بیشترین انرژی و هوشیاری را احساس می کنید، و دقیقاً در آن زمان سخت ترین کار را انجام دهید، تلفن هوشمند خود را خاموش کنید و از بررسی ایمیل خودداری کنید. به عنوان مثال، خود نیوپورت صبح زود شروع به کار می کند، اما هرگز بعد از ساعت 5:30 بعد از ظهر این کار را انجام نمی دهد.

3. زمان ملاقات را تخمین بزنید

پل گراهام، یکی از بنیان‌گذاران انکوباتور استارت‌آپ Y Combinator، می‌گوید که دو نوع برنامه کاری وجود دارد: زمان‌بندی «مدیر» و برنامه «خالق».

اولین گزینه برای سازمان دهندگان و روسای است. به نظر آنها مدیریت زمان کار آسان است. باید روز را به فواصل ساعتی تقسیم کنید. و هنگامی که یک کار جدید ظاهر می شود، فقط چند ساعت برای آن اختصاص می دهید و آن را در سازمان دهنده علامت گذاری می کنید. بنابراین، اگر «مدیر» نیاز به برنامه ریزی زمانی برای یک جلسه کاری یا جلسه طوفان فکری داشته باشد، به تقویم خود نگاه می کند، ساعت خالی را پیدا می کند و همکارانش را جمع می کند.

اما برای "سازندگان" چنین جلساتی، حتی آنهایی که از قبل برنامه ریزی شده اند، یک فاجعه هستند. به هر حال، افراد خلاق، برنامه نویسان، نویسندگان یا هنرمندان، برنامه خود را به عنوان «مدیری» تقسیم نمی کنند. آنها معمولاً باید حداقل از نیم روز برای انجام کارها استفاده کنند و در یک ساعت فقط در بهترین حالت خود را گرم می کنند. و هنگامی که در بحبوحه فعالیت کاری خود، "خالقان" باید جدا شوند و به جلسه ای با همکاران بروند، از ریتم خود خارج می شوند و پس از آن بازگشت به کار برای آنها بسیار دشوار است.

برنامه مدیر و برنامه سازنده به تنهایی خوب کار می کنند. اما زمانی که آنها تلاقی می کنند، مشکلات شروع می شود.

پل گراهام

بنابراین، اگر مدیر هستید، از قبل از زیردستان خود مطلع شوید که چه زمانی بهتر است جلسات مشترکی ترتیب دهید تا در نامناسب ترین لحظات کار افراد را قطع نکنید.

4. مصرف انرژی خود را کنترل کنید

تونی شوارتز و جیم لوئر در زندگی با قدرت کامل! استدلال می کنند که منبع اصلی یک کارگر مولد زمان نیست، بلکه انرژی است. شما می توانید یک روز کامل را صرف یک کار دشوار کنید، اما اگر قدرت جسمی و روحی نداشته باشید، دچار رکود می شوید و هیچ کار مفیدی انجام نمی دهید. اما وقتی انرژی درونی کافی داشته باشید، می توانید در عرض چند ساعت با یک موضوع دشوار کنار بیایید و بقیه روز را به چیز ساده تری اختصاص دهید.

شوارتز و لوئر چهار نوع انرژی را تشخیص می دهند: جسمی، عاطفی، ذهنی و معنوی. و اگر هر یک از آنها را از دست بدهید، بهره وری شما کاهش می یابد.

• انرژی فیزیکی به طور مستقیم بر توانایی شما در واکنش به محیط و تصمیم گیری صحیح تأثیر می گذارد. کمبود این منبع با تغذیه نامناسب، کمبود خواب و خستگی همراه است.
• انرژی عاطفی بر توانایی مدیریت صحیح احساسات خود در موقعیت های استرس زا تأثیر می گذارد.
• انرژی ذهنی به شما امکان می دهد روی یک کار تمرکز کنید و حواس پرت نشوید. فردی که مقدار زیادی از آن را دارد می‌تواند حتی در یک موقعیت استرس‌زا، زمانی که همه اطرافیانش سعی می‌کنند حواس او را پرت کنند، تمرکز کند.
• انرژی معنوی به شما این امکان را می دهد که هدف را در فعالیت های خود ببینید تا انگیزه خود را حفظ کنید. او به شور و شوق، سرسختی و تعهد دامن می زند.

برای حفظ هر چهار شاخص در سطح مناسب، درست غذا بخورید، به اندازه کافی بخوابید و ورزش کنید (ورزش فعالیت مغز را تحریک می کند). و از تکنیک های ساده برای تجدید انرژی استفاده کنید.

زندگی یک ماراتن نیست. زندگی یک سری دوی سرعت است.

تونی شوارتز

یک روش خوب برای جایگزینی بین کار غوطه وری کامل و استراحت کوتاه، تکنیک پومودورو است که کاملاً با مفهوم کار عمیق کال نیوپورت مطابقت دارد. اصل ساده است: ما 25 دقیقه را با تایمر اندازه گیری می کنیم و یک کار مهم را در تمام این مدت بدون حواس پرتی انجام می دهیم. سپس - یک استراحت به مدت 5 دقیقه. در این مدت، ما انرژی را دوباره پر می کنیم. سپس چرخه را چهار بار دیگر تکرار می کنیم و 20 دقیقه استراحت طولانی می کنیم.

5. صبحانه قورباغه بخورید

تا به حال برای همه اینطور اتفاق افتاده است: شما با کاری روبرو می شوید که باید آن را انجام دهید، اما واقعاً نمی خواهید آن را انجام دهید. شما شروع به به تعویق انداختن آن می کنید و با نزدیک شدن به موعد مقرر، این موضوع بیشتر و بیشتر بر سر شما آویزان می شود و حواس شما را از چیزهای دیگر پرت می کند و شما را بار دیگر نگران می کند.

برایان تریسی نویسنده محبوب این مشکلات را «قورباغه» می نامد. و او توصیه می کند که آنها را به بعد موکول نکنید، بلکه آنها را در اسرع وقت انجام دهید.

اگر صبح یک قورباغه بخورید، بقیه روز نوید فوق العاده بودن را می دهد، زیرا بدترین روز برای امروز به پایان رسیده است.

مارک تواین

پس از خلاص شدن از شر یک کار دشوار، احساس رضایت خواهید کرد، برای بقیه روز انرژی مثبت دریافت خواهید کرد و می توانید با وجدان راحت به سراغ موارد بعدی در لیست خود بروید.