15 نکته تقویم گوگل برای استفاده کامل

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

کلیدهای میانبر را اعمال کنید، مکان های ملاقات را اضافه کنید و رویدادهای خصوصی را پنهان کنید.

1. تقویم های جداگانه برای نیازهای مختلف ایجاد کنید

به‌طور پیش‌فرض، Google تنها یک تقویم در اختیار شما قرار می‌دهد که همه رویدادهای شما را ذخیره می‌کند. اگر فعالانه از آن استفاده کنید، وظایف کاری و جلسات، کارهای خانه و رویدادهای شخصی با هم ترکیب می شوند و به یک زباله واقعی تبدیل می شوند.

بنابراین، بهتر است چندین تقویم برای انواع مختلف رویدادها ایجاد کنید. برای این کار روی نماد چرخ دنده در بالا کلیک کنید و به تنظیمات بروید. در آنجا، گزینه "افزودن تقویم" → "ایجاد تقویم" را انتخاب کنید. عنوان و در صورت وجود توضیحات ارائه دهید. به این ترتیب، می توانید کارهایی را که باید انجام دهید در یک تقویم، برنامه تمرینی خود را در تقویم دیگر، تولدها را در تقویم سوم، و غیره نگه دارید.

2. مشترک شدن در تقویم همکاران

گاهی اوقات لازم است کارهایی که دوستان یا همکارانمان انجام می دهند را پیگیری کنیم. اگر از Google Calendar استفاده می‌کنند، می‌توانید تقویم‌های آن‌ها را به خودتان اضافه کنید و رویدادهایی که در آنجا ظاهر می‌شوند را پیگیری کنید.

در نوار کناری سمت چپ، خطی را که می‌گوید «Find People» را پیدا کنید. نام یا آدرس ایمیل دوست خود را در آنجا وارد کنید. در پنجره پاپ آپی که ظاهر می شود، روی "درخواست دسترسی" کلیک کنید و شخص پیامی دریافت می کند که از او می خواهد اجازه دهد تقویم خود را مشاهده کند. وقتی دسترسی شما را تأیید کرد، رویدادهایی که ایجاد کرده است در بخش «تقویم‌های دیگر» شما نمایش داده می‌شوند.

3. زمانی را برای جلسه انتخاب کنید که مناسب همه باشد

آیا نیاز به تشکیل جلسه با همکاران یا دور هم جمع شدن با دوستان دارید، اما نمی توانید زمانی را پیدا کنید که همه آزاد باشند؟ به‌جای ارسال دعوت‌نامه، از ویژگی «یافتن زمان» استفاده کنید.

یک رویداد جدید ایجاد کنید و روی دکمه "گزینه های بیشتر" کلیک کنید. در صفحه باز شده، برگه «یافتن زمان» را انتخاب کنید. در کادر افزودن مهمان در سمت راست، نام افرادی را که می‌خواهید دعوت کنید وارد کنید - Google به شما اجازه می‌دهد تا حداکثر 20 نفر را اضافه کنید. رویدادهای آنها در مقابل شما ظاهر می شود. اگر شخصی برنامه ریزی داشته باشد، به عنوان "مشغول" علامت گذاری می شود. تنها برای یافتن زمانی برای جلسه باقی می ماند که همه آزاد باشند.

4. رویدادهای خصوصی را پنهان کنید

فرض کنید باید یک جلسه محرمانه برگزار کنید. و شما نمی خواهید که کل دفتر ببینید کجا می روید. برای انجام این کار، باید جلسه را به عنوان "شخصی" علامت گذاری کنید. سپس فقط کسانی که به آنها اجازه ویرایش (و نه تنها مشاهده) تقویم خود را داده اید، اطلاعات مربوط به آن را خواهند دید.

یک رویداد ایجاد کنید و به "گزینه های بیشتر" بروید. بر روی دکمه "Default Privacy Settings" کلیک کرده و گزینه "Private" را انتخاب کنید. همین است، حالا خارجی ها نمی بینند که کجا، با چه کسی و در چه زمانی ملاقات می کنید. اگر تقویم شما برای دیگران باز است، در طول یک رویداد خصوصی، به سادگی علامت "مشغول" را نشان می دهد، بدون جزئیات.

5. جلسات ویدیویی را اضافه کنید

به جای پخش ورود به سیستم Skype یا Google Hangouts برای همه همکارانتان، می‌توانید پیوند کنفرانس ویدیویی را مستقیماً در رویداد تقویم خود وارد کنید. برای انجام این کار، هنگام ایجاد یک رویداد در "پارامترهای دیگر" روی دکمه "افزودن کنفرانس ویدئویی" کلیک کنید. وقتی زمان جلسه فرا می رسد، از دعوت شدگان خواسته می شود تا در Google Hangouts تماس بگیرند.

6. پیوست ها را ضمیمه کنید

اغلب، در جلسات یا کنفرانس ها، شما نیاز به دسترسی به اسنادی دارید که برای مطالعه آن همه جمع شده اند. Google Calendar به شما امکان می دهد فایل ها و اسناد را مستقیماً به رویداد پیوست کنید. به این ترتیب کلیه شرکت کنندگان دعوت شده دسترسی آسان و سریع به آنها خواهند داشت.

رویداد مورد نیاز را انتخاب کنید و روی دکمه با نماد مداد کلیک کنید تا آن را ویرایش کنید. در مورد "توضیحات"، روی نماد گیره کاغذ کلیک کنید و تمام فایل های لازم را بارگذاری کنید. آنها را می توان از رایانه شما گرفته یا از ابر Google Drive اضافه کرد.

7. ساعت جهانی را روشن کنید

اگر با کارگران از راه دور در سراسر جهان کار می کنید، ویژگی ساعت جهانی در تقویم گوگل بسیار مفید است. با کمک آن، می توانید به راحتی از طریق رابط کاربری متوجه شوید که آنها چه ساعتی دارند.

"تنظیمات" را با کلیک بر روی مورد مناسب در منو با چرخ دنده در بالا باز کنید. "ساعت جهانی" را در کنار پیدا کنید. گزینه Show world clock را روشن کنید و سپس شهرهای محل زندگی همکاران خود را اضافه کنید. و زمان محلی آنها در نوار کناری نمایش داده می شود.

8. به دعوت کنندگان از طریق ایمیل اطلاع دهید

گاهی اوقات لازم است به کسانی که به جلسه دعوت شده اند اطلاع دهید تا کاری انجام دهند - مثلاً لپ تاپ خود را با خود بیاورند یا مطالبی را از قبل بخوانید. اصولاً می توانید در این مورد در نظرات رویداد بنویسید ، اما جلب توجه مردم از طریق ایمیل قابل اعتمادتر است.

برای انجام این کار، رویداد آینده را باز کنید و روی نماد پاکت کلیک کنید. و از شما خواسته می شود پیامی بنویسید که برای همه شرکت کنندگان دعوت شده ارسال می شود.

9. نقاط ملاقات خاصی را اضافه کنید

مزیت رویدادهای برنامه ریزی شده در "تقویم Google" این است که می توانید پیوندهای "Google Maps" را به آنها پیوست کنید. بنابراین لازم نیست با شرکت کنندگان در جلسه تماس بگیرید یا نامه بنویسید و برای مدت طولانی و خسته کننده به آنها توضیح دهید که چگونه به آنجا و آنجا بروید.

به گزینه های جلسه بروید و قسمت "Where" را پیدا کنید. آدرس را در آنجا وارد کنید تا گوگل آن را پیدا کند. اکنون وقتی دعوت شده رویداد را باز می کند، می تواند روی آدرس کلیک کرده و محل ملاقات را روی نقشه ببیند.

10. تقویم های جالب اضافه کنید

گوگل به شما امکان می دهد در تقویم های به اصطلاح جالب مشترک شوید. در آنها می توانید به عنوان مثال، برنامه تعطیلات در منطقه خود، رویدادهایی از دنیای ورزش یا مراحل ماه را مشاهده کنید.

بخش «تقویم های دیگر» را در قسمت سمت چپ پیدا کنید و روی علامت «+» کلیک کنید. در منوی باز شده، Interesting Calendars را انتخاب کنید. کادرهایی را که می خواهید در آنها مشترک شوید علامت بزنید و در برنامه زمانی شما ظاهر می شود.

11. تقویم های خود را به اشتراک بگذارید

در صورت لزوم، می توانید آن را طوری بسازید که سایر کاربران بتوانند تقویم های شما را مشاهده کنند (یا حتی ویرایش کنند). اگر تیمی از همکاران را مدیریت می کنید و می خواهید آنها از همه رویدادهای آینده آگاه باشند، مفید است. یا دانشجو هستید و برنامه سخنرانی برای همکلاسی ها ایجاد کرده اید.

ماوس را روی تقویم مورد نظر در پنجره سمت چپ نگه دارید و روی بیضی کلیک کنید. تنظیمات و اشتراک گذاری را انتخاب کنید. در منوی باز شده، در بخش «مجوزهای دسترسی»، می‌توانید تقویم را عمومی کنید (برای همه کاربران اینترنت)، آشنایان فردی را اضافه کنید (برای این کار به آدرس ایمیل آنها نیاز دارید)، یا پیوند را در تقویم کپی کنید، که باید سپس به هر روشی مناسب ارسال شود.

12. از کلیدهای میانبر استفاده کنید

استفاده از صفحه کلید می تواند سریعتر و کارآمدتر از حرکت مکان نما ماوس باشد. Google Calendar تعداد زیادی کلید میانبر دارد که فهرست کاملی از آنها را می‌توانید پیدا کنید. در اینجا برخی از مفیدترین آنها آورده شده است:

• ج - ایجاد یک رویداد جدید
• Backspace یا حذف - حذف رویداد
• / - به نوار جستجو بروید.
• اعداد از 1 تا 6 - تغییر نمای تقویم: روز، هفته، ماه، سال، دستور کار.
• تی - برو به امروز
• ک یا پ - تقویم را به محدوده تاریخ قبلی ببرید. یعنی اگر یک تقویم در نمای ماه داشته باشید، به ماه قبل اسکرول می کند. اگر در حالت روز - در روز قبل و غیره.
• j یا - تقویم را به محدوده تاریخ بعدی ببرید.

13. رویدادها را بکشید و رها کنید

اگر رویدادی ایجاد کردید، اما روز یا ساعت روز را از دست دادید، لازم نیست به تنظیمات رویداد بروید و اعداد را به صورت دستی وارد کنید. رویداد را بگیرید و آن را به روز یا زمان مورد نظر بکشید - به این ترتیب سریعتر خواهد بود.

14. از Google Tasks استفاده کنید

Google Tasks یک مدیر کارهای ساده است که مستقیماً در Google Calendar ادغام شده است. برای باز کردن آنها، روی نماد آبی رنگ در پنل سمت راست کلیک کنید و لیستی از وظایف خود را مشاهده خواهید کرد. به اندازه برخی از Wunderlist امکانات وجود ندارد، اما Google Tasks همیشه جلوی چشمان شماست.

می‌توانید موارد جدید اضافه کنید، آنها را ویرایش کنید، تاریخ سررسید تعیین کنید و دفعات تکرار را از طریق پانل در رابط وب یا از طریق Google انجام دهید.

15. اقدامات غیر ضروری را لغو کنید

در نهایت یک ترفند کوچک. فرض کنید شما رویدادی را ایجاد کرده‌اید، با پشتکار آن را با توضیحات ارائه کرده‌اید، مجموعه‌ای از فایل‌ها را به آن پیوست کرده‌اید، آن را با همه همکاران خود هماهنگ کرده‌اید و سپس ناخواسته آن را حذف کرده‌اید.

آرام! شما مجبور نیستید آن را دوباره بسازید. فقط کلید ترکیبی را فشار دهید Ctrl + Z ، و رویداد حذف شده بازیابی می شود. به این ترتیب می توانید هر فعالیت غیرعمدی تقویم را لغو کنید. این کمی مبهم است زیرا رابط کاربری دکمه "Undo" ندارد، اما بسیار مفید است.