"GTD حتی در فضا کار می کند." مصاحبه Lifehacker با پدر بهره وری دیوید آلن

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

دیوید آلن، نویسنده کتاب چگونه کارها را انجام دهیم: هنر بهره وری بدون استرس، که مجله تایم آن را بهترین کتاب تجاری دهه معرفی کرد، به Lifehacker گفت GTD چیست و چه کسی به آن نیاز دارد، چگونه کتاب بنویسیم و مست نشویم. و چگونه ساختارهای پیچیده وظایف می توانند زندگی شما را آسان تر کنند.

سی و چهار سال پیش، دیوید آلن متوجه شد که شما می توانید به مردم مشاوره دهید و از آن پول خوبی به دست آورید - او شرکت مشاوره خود را افتتاح کرد و سیستم Getting Things Done را توسعه داد که به شما امکان می دهد بین پرونده ها مانور دهید و زمان خود را برای کارهایی آزاد کنید. واقعا لذت می برید از آن زمان، مشتریان او شامل فضانوردان در ایستگاه فضایی بین‌المللی، نوازندگان راک، و مدیران عامل شرکت‌های بزرگ بودند و فوربس او را در 5 بهترین مربی کسب‌وکار در ایالات متحده قرار داد.

GTD یک تکنیک نسبتاً ساده برای افزایش کارایی شماست که نیاز به نظم و انضباط بسیار جدی در مرحله اولیه دارد. به گفته GTD، برای انجام موفقیت آمیز یک کار، باید سر خود را از تمام کارهای دیگر رها کنید و روی آن تمرکز کنید. یعنی به جای اینکه ذهن را مشغول به خاطر سپردن تمام امور پیش رو کند، طبق یک سیستم معین تکالیف ثابت می شود.

دیوید، از مخاطبان خود برایمان بگویید. چه کسی باید توصیه های شما را دنبال کند و سیستم GTD را زندگی کند؟

- GTD برای همه به یک اندازه مرتبط است، اما کسانی که واقعاً از آن استفاده می کنند بر اساس اصل اجتماعی، سنی یا جغرافیایی متحد نیستند - آنها افرادی با طرز فکر خاصی هستند. هر کسی که به GTD علاقه دارد، پس از 18 ماه، متوجه می شود که چگونه زندگی آنها به سمت بهتر شدن تغییر می کند. در واقع، این سیستم می تواند هم برای نوجوانان و هم برای مدیران اجرایی شرکت های بزرگ به طور یکسان کار کند، یا می تواند به همان اندازه برای آنها بی فایده باشد.

آیا از همه چیزهایی که توصیه می کنید استفاده می کنید؟

- بله، در غیر این صورت من نمی توانم کنار بیایم - همه چیز برای من از کنترل خارج می شود. تصویر موج سواری روی تخته، روی یک موج بزرگ، به ذهنم می رسد. حتما متوجه شده اید که با بند مخصوص به تخته بسته شده اند. برای چی؟ برای اینکه بتوانید به سرعت پس از سقوط به تخته بازگردید. آنچه GTD می آموزد این است که در موج باشید، خلاق و سازنده باشید. اما حتی مؤثرترین افراد نیز به خود اجازه می دهند که از کنترل خارج شوند. اگر به طور دوره ای از تخته نمی افتید، پس امواج خیلی ساده را انتخاب می کنید. GTD به شما این امکان را می دهد تا متوجه شوید که از وضعیت تولیدی خارج شده اید و به سرعت به آن بازگردید.

وقتی کسب و کار جدیدی را انجام می دهید، در یک کار غیرعادی مشترک شوید - به راحتی می توانید از روی تخته پاک شوید. مشکلی در این نیست، اما با یک رویکرد ساختاریافته، می‌دانید با چه چیزی مقابله کنید و چگونه از آب خارج شوید.

بیشتر اوقات با چه مشکلاتی می آیند، از چه چیزی شکایت می کنند؟

- بیشتر افراد به دلیل استرس، یک حالت کلی از اضطراب به دلیل احتقان مغز به سمت آن می روند. زمان خیلی کم و خیلی زیاد برای انجام دادن. اما در واقع مشکل در زمان نیست، بلکه در این است که مردم فضای ذهنی بیشتری می خواهند، می خواهند خلاق تر باشند و کاری را انجام دهند که آنها را خوشحال می کند.

غیر معمول ترین موارد؟

زمانی که فضانوردان در ایستگاه فضایی بودند، مربیگری می‌کردیم. از جمله کاترین کلمن، یکی از اولین فضانوردان زن بود. این جلسات جالب بود، زیرا وقتی او در آن سوی سیاره بود، مجبور شدیم صحبت را قطع کنیم و وقتی دوباره با او تماس گرفت، به گفتگو برگردیم.

از همه بیشتر، به چه چیزی افتخار میکنی؟

- نوشتن اولین کتابم، به انجام رساندن کارها: هنر بهره وری بدون استرس، زمان و تلاش زیادی از طرف من گرفت. من در حین نوشتن کتابی در مورد چگونگی زندگی بدون استرس عملاً الکلی شدم.اما بعد به صورت تمام وقت کار می کردم و نمی توانستم وقت جداگانه ای برای تهیه کتاب داشته باشم. مهمتر از همه، مطمئن نبودم که بتوانم دانش انباشته شده در طول 25 سال را به گونه ای انتقال دهم که واقعاً به مردم کمک کند. ما هنوز به طور مرتب نامه هایی از خوانندگان سپاسگزار دریافت می کنیم، اما یک مشکل وجود دارد: پس از خواندن برخی افراد، آنها غرق در اطلاعات می شوند، زیرا من هر آنچه را که بشریت می توانست در صورت برخورد با اتوبوس به من نیاز داشته باشد در کتاب آورده ام..

تفاوت بین GTD و لیست کارهای روزانه استاندارد چیست؟ تقریباً همه ما هر روز چنین لیست هایی را می نویسیم و گاهی اوقات جمع آوری یک لیست بیشتر از حذف آن طول می کشد

- غالباً افراد فقط مهم ترین موارد را ثبت می کنند و صدها مورد که چندان مهم نیستند اصلاً مورد توجه قرار نمی گیرند. مردم بر این باورند که اگر موضوع مهم نیست، می توان آن را یادداشت نکرد، اما همین کارهای کوچک، با پیمایش در سر، از بخش قابل توجهی از منابع مغز استفاده می کند.

برای اینکه آزاد باشید و بتوانید روی مهم ترین مسائل تمرکز کنید، باید از شر همه چیزهایی که چندان مهم نیستند خلاص شوید.

بله، اما کارها می توانند آنقدر بی اهمیت باشند که نوشتن آنها بیشتر از انجام آنها طول می کشد

- اما اگر فوراً آنها را انجام ندهید، شما را آزار می دهند و به طور مکرر به آنها باز می گردید. چند بار می خواهید به خود یادآوری کنید که برای گربه خود غذا بخرید؟ یا اینکه باید به خواهرت زنگ بزنی؟ هر بار که حتی کوچکترین کار را انجام می دهید، باید یک دفترچه یادداشت بردارید و آن را یادداشت کنید، مگر اینکه در حال حاضر قصد انجام این کار را داشته باشید.

چند دسته از این لیست دارید؟

- راستش یادم نیست - ببینیم. در مجموع حدود 20 مورد وجود دارد، اما حدود هشت یادآوری مستقیم برای اقدام وجود دارد.

من یک دسته "پروژه ها"، "مکالمات" دارم - وظایف در اینجا ذخیره می شوند که بر اساس آن مرحله بعدی بحث در مورد یک موضوع با شخص دیگری است.

سپس «تماس‌ها» و سپس «کارهایی که باید در رایانه‌ام انجام دهم» و، توجه داشته باشید، مواردی هستند که به اینترنت نیاز ندارند. من پروازهای زیادی دارم و همه هواپیماها وای فای ندارند و بر این اساس، این تنها لیستی است که می توانم با آن کار کنم.

دسته بعدی «کار بر روی رایانه متصل» است. خوب، همه چیز روشن است. من همچنین لیستی از "نوشتن متون" دارم، این نیز کار روی رایانه است، اما به حالت کاملاً متفاوتی نیاز دارد، در یک حالت و زمینه خاص.

"گردش مالی" - سوالاتی که می توان در حال حرکت حل کرد. "خانه" - اقداماتی که باید در خانه انجام دهم.

من هم چنین لیستی دارم، اسمش را گذاشتم موج سواری. اینها کلیپ های خنده دار یا آموزشی هستند، مثلاً گربه ها در حال نواختن پیانو هستند، به طور کلی ویدیوهایی که برای من ارسال شده یا من با آنها برخورد کردم. من تقریباً هرگز به آنجا نگاه نمی کنم، اما اصولاً وقتی ارتباط، زمان و میل داشته باشم، می توانم به آنها برگردم.

و در اینجا لیستی از "سوالاتی که در مورد آنها منتظر اطلاعات یا اقدامات افراد دیگر هستم" است. و البته، تقویم اسکلت یا منظره اصلی زندگی من است. تصور کنید همه این موارد را در یک لیست قرار دهید - سردرگمی واقعی وجود خواهد داشت. بنابراین، من ساختار پیچیده تری برای ساده کردن آن ایجاد کردم. اگر امروز فقط چند دقیقه رایگان داشته باشم، احتمالاً متن های خلاقانه ای را که باید بنویسم فراموش می کنم. اگر در خانه نباشم، نگاه کردن به لیست خانه فایده ای ندارد. همه چیز را مرتب کردم تا چیزی را فراموش نکنم و فضای ذهنی خود را برای حفظ کردن هدر ندهم، در حالی که بتوانم به سرعت به کارهایی که برای آنها وقت دارم روی بیاورم.

آیا رسانه های کاغذی را ترجیح می دهید یا برنامه های الکترونیکی؟ چه توصیه ای می توانید بکنید؟

- برای اینکه چیزی را فراموش نکنم، همیشه یک دفترچه کوچک با خودم دارم که همه چیز را در آن ثبت می کنم. بعد از آن همه کارها را وارد کامپیوتر می کنم. به طور کلی، هر مدیر وظیفه انجام خواهد داد.مردم سعی می کنند از سر خود به عنوان دفتر استفاده کنند و همه هک های زندگی در اصل نسخه هایی از مغز بیرونی هستند. چگونه می توانم یادآوری های مناسبی ایجاد کنم تا ببینم در لحظه ای که باید آن را انجام دهم چه کاری باید انجام دهم.

این شما هستید که باید تصمیم بگیرید که آیا این سبک زندگی برای شما مناسب است یا خیر، و GTD در واقع یک سیستم از تکنیک ها نیست، بلکه یک سبک زندگی است که در آن، از یک طرف، همه چیز به وضوح تنظیم شده است، و از طرف دیگر، فرصتی برای با سر به دنبال آن چیزی که واقعاً دوست دارید، بروید و ذهن خود را با آنچه کاغذ می‌تواند ذخیره کند مشغول نکنید.

می‌توانید اطلاعات بیشتری درباره GTD در آخرین نسخه Getting Things Done: The Art of Stres-Free Productivity، که قرار است در سپتامبر 2015 در روسیه منتشر شود، بخوانید.