دیوید آلن: چگونه زندگی خود را مرتب کنید

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

دیوید در مورد جریان اطلاعات در اطراف ما و نحوه برخورد با اضافه بار اطلاعات، اگر واقعا وجود دارد، صحبت می کند.

شرط می بندم، دیوید، اکثر افرادی که این مقاله را می خوانند اکنون در 24 ساعت شبانه روز درگیر تجارت - نامه، پیامک، تماس های تلفنی هستند. آیا استرس امروز اشکال دیگری پیدا کرده است؟

مردم اکنون احساس غمگینی می کنند زیرا استرس واقعی را که اجداد ما در طول یک دوره نسبتا طولانی تاریخ تجربه کرده اند را تجربه نمی کنند. هدف اصلی زنده ماندن بود. و جالب اینجاست که دقیقاً چنین وضعیت بحرانی بود که باعث شد شخص آرام تر رفتار کند: سریع اطلاعات را جمع آوری و پردازش کند ، سریع تصمیم بگیرد و به شهود خود گوش دهد. آنها فقط روی یک چیز تمرکز کردند - زنده ماندن به هر قیمتی!

اما وقتی از این بحران محروم می شوید، دنیای اطراف شما را با چیزهای بی اهمیت غرق می کند، شما در مرکز سیل هستید: مالیات ها افزایش یافته است، سرما شکنجه می کند، چاپگر کاغذ می جود … و این همه زباله از دستگاه های الکترونیکی ما 24 ساعت شبانه روز، 7 روز هفته!

برای مقابله با این جریان، باید توانایی خود را برای تصمیم گیری سریع و تخصیص منابع محدود دوباره به دست آوریم. به طور کلی، هیچ چیز از زمان های قدیم تغییر نکرده است. تنها تفاوت این است که مردم در حال حاضر چند تصمیم دیگر باید بگیرند.

اگر نمی توانید روی چیزی تمرکز کنید، باید یاد بگیرید که تشخیص دهید اکنون در دنیایتان چه چیزی برای شما مهم است. چگونه همه زباله هایی که اطرافمان را احاطه کرده اند در اولویت قرار دهیم؟ برای راهنمایی شما به نقشه های ذهنی نیاز دارید. باید نقشه ای وجود داشته باشد که به شما بگوید در سه سال آینده چه کاری باید انجام دهید و در سه دقیقه آینده چه کاری باید انجام دهید. و اینها کارتهای متفاوتی هستند. اساساً، تقویم شما نیز می تواند کار بزرگی انجام دهد. نکته اصلی این است که او به این سوال پاسخ می دهد: اکنون باید به چه چیزی توجه کنم؟

شما شخصا از چه ابزاری برای بهره وری بیشتر استفاده می کنید؟

من از Lotus Notes استفاده می کنم زیرا ما از آن به عنوان یک برنامه سازمانی استفاده می کنیم. دوست من Eric Mack افزونه ای ایجاد کرده است که به من امکان می دهد به راحتی از تقویم، نامه و لیست کارهایم در اینجا استفاده کنم. همه اینها با بلک بری من هماهنگ شده است، زیرا ما هنوز این ویژگی را برای آیفون پیکربندی نکرده ایم، اما سعی می کنیم در اسرع وقت این سوء تفاهم را اصلاح کنیم.

من از TheBrain و MindManager استفاده می کنم. آنها از نظر عملکرد متفاوت هستند و برای حل مسائل اساساً متفاوت عمل می کنند.

چه چیز دیگری؟ یک دفترچه کوچک هم دارم. ایده‌ها گاهی اوقات در غیرمنتظره‌ترین مکان‌ها مطرح می‌شوند و باید فوراً آنها را یادداشت کنید. بنابراین، کاغذ به عنوان ساده ترین راه برای تعمیر سریع چیزی در زندگی من باقی می ماند.

اما من به دنبال ابزارهای جدید برای کمک به مدیریت زمان و منابع مغزم هستم. به عنوان مثال، iPad من به تدریج از یک اسباب بازی به یک ابزار نسبتاً کاربردی تبدیل شد. اما هنوز خیلی دست و پا چلفتی است، من فقط یک برنامه از Adobe را دوست دارم که در آن می توانید ساده ترین اشکال را بکشید. می توانید با آن بازی کنید، اما هنوز نمی تواند جایگزین تخته سفید معمولی شود. بنابراین من از این نظر با تکنولوژی بالا فاصله دارم. من هم از مایکروسافت آفیس استفاده می کنم. من روی مک کار می کنم، اما Parallels دارم.

و در مورد ابزارهای واقعی و غیر الکترونیکی چطور؟

اوه، من یک سبد واقعی دارم که تمام یادداشت هایم را در آن قرار می دهم. این ناجی من است، این یک سبد است به نام "من نمی خواهم به این همه فکر کنم حالا". نکته اصلی این است که فراموش نکنید که به این سبد بازگردید، تا زمانی که همه چیز در آنجا کپک زده شود. و اگرچه من فقط 80٪ از یادداشت هایم را بیرون می اندازم، اما به خوبی سرم را آزاد می کند: آن را در سبد انداختم و فراموش کردم، سپس برگشتم و تصمیم گرفتم که آیا لازم است یا نه.

مطمئناً خوب است که همه اینها را به صورت الکترونیکی انجام دهیم. اما یک مشکل وجود دارد که می توان آن را اینگونه توصیف کرد: دور از چشم - دور از ذهن! سبد واقعی فیزیکی دائماً جلوی چشمان شما می آید و به راحتی می توان آشغال های الکترونیکی را فراموش کرد. من افراد زیادی را می شناسم که با فناوری پیشرفته آشنا هستند، اما آنها به کاغذ برمی گردند، زیرا بسیار واضح تر است. برای بازگشت به چیزی که در جایی در رایانه وجود دارد، باید اراده قوی و انضباط شخصی داشته باشید.

اکنون در مورد این واقعیت که ما در معرض بیش از حد اطلاعات هستیم، چیزهای زیادی گفته می شود. در این مورد چه می توانید بگویید؟

اضافه بار اطلاعات چیست؟ اگر واقعا اینطور بود، می توانستی وارد کتابخانه شوی و مرده بیفتی. یا به اینترنت بروید و منفجر شوید و به قطعات کوچک پراکنده شوید.

در واقع، مکانی که بیشترین اشباع از اطلاعات را دارد، در عین حال آرامش بخش ترین است - این طبیعت است. بسیاری از تصاویر، صداها و بوهای مختلف ما را احاطه کرده اند. راستی، آیا در مورد محرومیت حسی چیزی شنیده اید؟ اگر برای مدت طولانی همه اینها را حس نکنید، می توانید دیوانه شوید.

اینجا موضوع فرق می کند. چیزهای زیادی در طبیعت وجود دارند که حامل اطلاعات هستند، اما فقط تعداد کمی از آنها برای ما واقعاً معنادار هستند، به عنوان مثال: حیوانات، توت ها یا گزنه. مشکل ایمیل این نیست که حاوی اطلاعات زیادی است، بلکه این است که بر اساس این اطلاعات باید اقدامی انجام دهیم یا تصمیمی بگیریم. و هنگامی که نامه ای دریافت می کنید، مهم نیست از چه کسی: از پسر عمو یا رئیس، قبل از باز کردن آن، برای این واقعیت آماده می شوید که اقداماتی از شما خواسته می شود. شما در حال پیمایش گزینه های این نامه هستید: "این می تواند مهم باشد، بسیار مهم، باعث می شود برنامه هایم را تغییر دهم…" حالا این افکار را در تعداد نامه هایی که در روز دریافت می کنید ضرب کنید.

علاوه بر این، افکار پراکنده و ناتوانی در تمرکز عامل استرس و ترمز قوی برای عملکرد است. در محل کار به کارهای خانه فکر می کنید و در خانه به کار فکر می کنید. تو همه جا هستی و هیچ جا نیستی. و در طول روز، یک احساس خسته کننده از اضطراب شما را همراهی می کند.

باز هم، هیچ چیز تغییر زیادی نکرده است، به جز فرکانس رخ دادن آن. در 72 ساعت، من و شما می توانیم اطلاعات زیادی دریافت کنیم که تمرکز و اولویت های ما را تغییر می دهد، چیزی که والدین ما در یک ماه دریافت نکرده اند. در سال 1912، شخصی در مورد تلفن به همان روشی که در مورد ایمیل می گویند: "اوه، کیفیت زندگی را خراب می کند" ، "مکالمات سطحی و بی اهمیت می شود" ، "همه فقط با آن پرت می شوند" صحبت کرد! آشنا به نظر می رسد، ها؟

و در سال 1983، مردی با یک دفترچه خاطرات کوچک در جیب خود، یک متخصص بهره وری در نظر گرفته شد.

مجله ما مقالات زیادی در مورد تأثیر احتمالی فناوری بر دانش و توانایی تفکر انسان منتشر کرده است. به عنوان مثال: "آیا گوگل ما را احمق می کند؟" به نظر شما چگونه خرد و توانایی تفکر انسان به سمت بهتر یا بدتر شدن تغییر می کند؟

خب، احتمالاً در کودکی دایره المعارف هایی داشته اید. و حتی آنها را می خوانید به این امید که در مورد جهان بیشتر بدانید. چه چیزی تغییر کرده است، جز اینکه دسترسی به دانش چندین برابر آسان تر شده است؟ ما در زمان بسیار خوبی زندگی می کنیم، فکر می کنم شگفت انگیز است که می توانیم به راحتی اینگونه با هم ارتباط برقرار کنیم، در حالی که در نقاط مختلف جهان هستیم.

فقط به موفقیتی فکر کنید که یک شخص می تواند با یک پردازنده در سر خود به دست آورد! البته به شرطی که تنها باشد. اما اگر آخرین نفر روی زمین باقی بمانید، دیگر اصلاً به برنامه ریز یا GTD نیاز نخواهید داشت.

لطفا به سوال اصلی پاسخ دهید، مهم ترین چیزی که یک فرد باید به خاطر بسپارد تا بتواند بر زندگی خود کنترل کامل داشته باشد چیست؟

همه چیز باید از مغز شما در رسانه های خارجی آپلود شود. من نمی دانم چه چیزی می تواند آسان تر باشد! آنچه را که مهم است (حتی به طور بالقوه) یادداشت کنید، معنی آن چیزها را برای شما روشن کنید، و نتایج را ذخیره کنید تا همیشه بتوانید یک قدم به عقب برگردید و به مسائل به طور کلی نگاه کنید.

اساساً، همه چیز به یک چیز برمی گردد: استفاده از مغز خود را به عنوان مکانی برای جمع آوری و سازماندهی تمام اطلاعاتی که برایتان مهم است متوقف کنید. اگر سعی کنید همه اینها را در ذهن خود نگه دارید، به زودی شن های روان را خواهید یافت که همه چیز فوراً در آن فرو می رود.من رویای آینده ای باشکوه را در سر می پرورانم که در آن بتوانیم کاملاً سر خود را از زباله ها رها کنیم و ذهن خود را منحصراً به افکار خردمندانه اختصاص دهیم.