اسرار مکاتبات ایمیل تجاری

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

ما مقاله ای از Artem Turovets در مورد سیستم سازماندهی مکاتبات تجاری را به شما ارائه می دهیم. این مجموعه ای از "تکنیک های بهره وری فوق العاده" یا یک سخنرانی در مورد بازاریابی ایمیلی نیست. Artyom به سادگی تجربه شرکت خود را به اشتراک می گذارد، جایی که آنها سعی کردند کار را با ایمیل تنظیم کنند تا همه راحت باشند.

ایمیل چیست؟ در دنیای تجارت مدرن، این موارد عبارتند از:

• صورتت. با کمک ایمیل است که می توانید تصویر مثبتی در چشم طرف مقابل ایجاد کنید یا اولین برداشت را از بین ببرید.
• ابزار کار شما بسیاری از ارتباطات با دنیای خارج از طریق ایمیل انجام می شود. بنابراین با تسلط کافی به این ابزار می توانید زندگی خود را تا حد زیادی راحت کنید.
• حواس پرتی قدرتمند. دنیای بیرون از طریق ایمیل در تلاش است تا شما را منحرف کند، حواس شما را پرت کند و به بیراهه بکشاند.

از این منظر، کار با ایمیل را بررسی می کنیم. بیایید ساده شروع کنیم.

طراحی نامه

من از سرویس گیرنده ایمیل Mozilla Thunderbird استفاده می کنم، بنابراین از آن به عنوان مثال استفاده خواهم کرد. بیایید یک حرف جدید ایجاد کنیم و در لیست فیلدها از بالا به پایین برویم.

به چه کسی. کپی 🀄. کپی مخفی

ممکن است کسی نداند، اما "To" موزیلا را می توان به "Cc" یا "Bcc" تغییر داد.

• To: مخاطب اصلی یا چند مخاطب را که با نقطه ویرگول از هم جدا شده اند می نویسیم.
• کپی: ما به کسی نامه می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما از او انتظار پاسخ نداریم.
• Bcc: به کسی که باید نامه را بخواند می نویسیم، اما برای بقیه گیرندگان نامه ناشناخته بماند. به ویژه برای ارسال انبوه نامه های تجاری، به عنوان مثال، اعلان ها مناسب است.

درست نیست در ارسال انبوه، گیرندگان را از طریق فیلدهای "Cc" یا "To" مشخص کنید. چندین بار در سال نامه هایی دریافت می کنم که در آنها 50 تا 90 مخاطب در قسمت "Cc" فهرست شده اند. نقض حریم خصوصی وجود دارد. لازم نیست همه گیرندگان شما بدانند که با چه کسی در موضوع مشابهی کار می کنید. اگر اینها افرادی باشند که همدیگر را می شناسید، خوب است. اگر لیست شامل شرکت های رقیب باشد که از یکدیگر اطلاعی ندارند چه؟ حداقل باید برای توضیحات غیرضروری و حداکثر برای قطع همکاری با یکی از آنها آماده باشید. اینجوری نکن

درست نامه های انبوه را به نام خود بفرستید و همه گیرندگان را در قسمت "Bcc" قرار دهید.

موضوع نامه

اهمیت خط موضوع اغلب (گاهی اوقات به طور معقول) در وبلاگ های شرکتی آنها توسط خدمات پستی حرفه ای نوشته می شود. اما اغلب ما در مورد نامه های فروش صحبت می کنیم، جایی که خط موضوع مشکل "ایمیل باید باز شود" را حل می کند.

ما در حال بحث در مورد مکاتبات تجاری روزانه هستیم. در اینجا موضوع این مشکل را حل می کند "نامه و نویسنده آن باید به راحتی شناسایی شوند و سپس پیدا شوند." علاوه بر این، کوشش شما در قالب کارمای نامه های پاسخ متعدد، فقط با پیشوندهای Re: یا Fwd به شما باز می گردد که در میان آنها باید به دنبال نامه مورد نظر در مورد موضوع باشید.

بیست نامه حجم مکاتبات یک روزه یک مدیر میانی است. من اصلاً در مورد کارآفرینان و صاحبان مشاغل صحبت نمی کنم، تعداد نامه های آنها گاهی 200 یا بیشتر در روز از مقیاس خارج می شود. پس باز هم: ایمیل هایی با موضوع خالی ارسال نکنید.

بنابراین چگونه خط موضوع خود را به درستی فرموله کنید؟

ما در "آسمان" خود توصیه می کنیم با حروف خارجی در موضوع بنویسید: "آسمان". در داخلی - فقط محتوای خط موضوع در سه تا پنج کلمه بدون پیشوند.

اشتباه شماره 1: فقط نام شرکت در موضوع. مثلا «آسمان» و بس. اول، مطمئن شوید که شما یکی از شرکت های خود نیستید که با این طرف مقابل ارتباط برقرار می کند. ثانیاً چنین موضوعی معنایی ندارد زیرا نام شرکت شما قبلاً از آدرس قابل مشاهده است. سوم، حدس بزنید صندوق پستی شما با این رویکرد به مکاتبات چگونه خواهد بود؟ چیزی مثل این.

آیا جستجو در موضوعاتی مانند این راحت است؟

اشتباه شماره 2: تیتر پر زرق و برق. خیلی خوب است اگر بدانید چگونه تیترهای اینچنینی بنویسید. اما آیا استفاده از این مهارت ها در مکاتبات تجاری مناسب است؟ هدف از خط موضوع یک نامه تجاری را به خاطر بسپارید: نه فروش، بلکه ارائه شناسایی و جستجو.

درست نیست	درست
برای خرید تبر با قیمت مناسب عجله کنید!	پیشنهاد تجاری برای تامین محور
برای بررسی درصدها باید عجله کنیم! رودیون در راه است!	برای تأیید عمل آشتی در مورد علاقه با آلنا ایوانونا
توجه! پورفیری پتروویچ راز راسکولنیکوف را حل کرد و مشکلات ما را حل خواهد کرد	پیشنهادی از مشاور: کسر روانشناختی

»

متن نامه

راهنماهای نوشتن بسیاری برای مناسبت های مختلف وجود دارد. به عنوان مثال، بسیاری از چیزهای مفید از، و دیگر استادان کلمه. به شما توصیه می کنم حداقل برای ارتقای سواد عمومی و بهبود سبک عمومی نگارش مقالات آنها را مطالعه کنید.

در فرآیند نوشتن نامه، باید به طور مداوم چندین تصمیم بگیریم.

یک سوال ادب … در ابتدای نامه می توانید با ادب یا حتی لطافت در روحیه «رودیا عزیزم، بیش از دو ماه است که با شما مکتوب صحبت نمی کنم، که خودم هم از آن رنج بردم و حتی از آن نرفته ام.» یک شب دیگر به فکر کردن بخواب.» هم از نظر زمان برای سرودن چنین مقدمه ای و هم از نظر وقت مصاحبه کننده برای خواندن آن بسیار مؤدبانه و بسیار پرهزینه است. این یک مکاتبات تجاری است، یادتان هست؟ نه مقاله ای از ژانر اپیستولاری برای مسابقه و نه نامه ای به مادر راسکولنیکف، بلکه مکاتبات تجاری.

ما به زمان خود و گیرنده احترام می گذاریم!

منطقی است که خود را معرفی کنید و شرایط آشنایی را فقط در اولین نامه ارسال شده پس از یک ملاقات زودگذر در نمایشگاه یادآوری کنید. اگر این ادامه همکاری یا مکاتبات جاری باشد، در نامه اول روز می نویسیم: «سلام ایوان»، در نامه دوم و بعدی: «ایوان، …».

درخواست … من همیشه نگران این بودم که در صورت وجود چندین گیرنده در نامه با چه کسی تماس بگیرم. اخیراً نامه ای به سه دختر به نام آنا نوشتم. بدون معطلی نوشتم «سلام آنا» و غسل نکردم. اما این همیشه صدق نمیکند.

اگر سه یا حتی هفت گیرنده وجود داشته باشد و نام یکسانی نداشته باشند چه؟ شما می توانید آنها را با نام فهرست کنید: "عصر بخیر، رودیون، پولچریا، اودوتیا و پیوتر پتروویچ." اما طولانی است و زمان می برد. می توانید بنویسید: "سلام، همکاران!"

برای خودم از قانون استفاده می‌کنم تا به کسی که در قسمت "به" است با نام اشاره کنم. و برای کسانی که در کپی هستند اصلا اعمال نشوند. این قانون در عین حال به شما امکان می دهد تا با دقت بیشتری مخاطب نامه و هدف این نامه را تعیین کنید.

نقل قول … اغلب، مکاتبات زنجیره ای از حروف با پرسش و پاسخ است - در یک کلمه، یک گفتگو. بدیهی است که تاریخچه مکاتبات را حذف نکنید و پاسخ خود را در بالای متن نقل شده بنویسید تا با بازگشت به این مکاتبات یک هفته بعد، بتوانید به راحتی گفتگو را از بالا به پایین در تاریخ های نزولی بخوانید.

بنا به دلایلی، تنظیم پیش‌فرض در موزیلا «قرار دادن مکان‌نما بعد از متن نقل‌قول‌شده» است. توصیه می کنم آن را در منوی "ابزار" → "تنظیمات حساب" → "نوشتن و آدرس دهی" تغییر دهید. باید اینجوری باشه

هدف نامه … نامه های تجاری دو نوع هستند:

• هنگامی که ما فقط به مخاطب اطلاع می دهیم (به عنوان مثال، گزارشی از کار انجام شده برای یک ماه).
• و وقتی چیزی از طرف صحبت می خواهیم. مثلاً به طوری که فاکتور پیوست را برای پرداخت تایید کند.

به عنوان یک قاعده، نامه های تشویقی بسیار بیشتری نسبت به نامه های گزارش وجود دارد. اگر بخواهیم از طرف گفتگو به چیزی برسیم، بسیار مهم است که در یک نامه به صورت متن ساده در مورد آن بگوییم. دعوت به اقدام باید با یک دعوت به اقدام با نام و به دنبال آن آخرین جمله در نامه همراه باشد.

درست نیست: "پورفیری پتروویچ، من می دانم چه کسی پیرزن را کشته است."

درست: "پورفیری پتروویچ، من پیرزن را هک کردم، لطفا برای دستگیری من اقداماتی انجام دهید، من از رنج خسته شده ام!"

چرا خبرنگار باید برای شما فکر کند که با این نامه چه کار کنید؟ بالاخره او می تواند تصمیم اشتباهی بگیرد.

امضا در متن … او باید باشد. علاوه بر این، تمام سرویس گیرندگان ایمیل به شما امکان می دهند جایگزینی خودکار یک امضا را پیکربندی کنید، به عنوان مثال، کلاسیک "با احترام، …". در موزیلا، این کار در قسمت Tools → Account Options انجام می شود.

نوشتن یا ننوشتن مخاطبین در امضا، کار شخصی هر کسی است. اما اگر به هر طریقی با فروش در ارتباط هستید - حتما بنویسید. حتی اگر معامله بر اساس نتایج ارتباط صورت نگیرد، در آینده به راحتی توسط مخاطبین از امضا پیدا خواهید شد.

در نهایت، یک ویژگی دیگر از بدنه نامه برای آن دسته از طرفدارانی که دوست ندارند (نمی‌توانند، نمی‌خواهند، وقت ندارند) به نامه‌های شما پاسخ دهند. پیش فرض را در متن نامه مشخص کنید. به عنوان مثال، "پورفیری پتروویچ، اگر قبل از ساعت 12:00 جمعه برای دستگیری من نیایید، من خود را عفو می دانم." البته مهلت باید واقعی باشد (نباید متن از نمونه روز جمعه ساعت 11:50 ارسال شود). گیرنده باید از نظر فیزیکی بتواند نامه شما را بخواند و در مورد آن تصمیم بگیرد. این "سکوت" مسئولیت عدم پاسخگویی طرف مقابل را از شما سلب می کند. مثل همیشه، استفاده از این ویژگی باید عاقلانه باشد. اگر شخصی به موقع و به طور منظم به نامه های شما پاسخ دهد، چنین اولتیماتوم می تواند اگر او را آزرده نکند، کمی او را تحت فشار قرار دهد یا به تصمیمی منجر شود که در حال حاضر به نامه پاسخ ندهید، اما شما را مجبور می کند تا جمعه منتظر بمانید.

پیوست ها

نامه ها اغلب همراه با پیوست هستند: رزومه، پیشنهادات تجاری، تخمین ها، برنامه ها، اسکن اسناد - ابزاری بسیار راحت و در عین حال منبع خطاهای رایج.

خطا: اندازه پیوست بزرگ. ایمیل هایی با ضمیمه تا 20 مگابایت اغلب دریافت می شوند. به عنوان یک قاعده، این اسکن برخی از اسناد در قالب TIFF، با وضوح 600dpi است. برنامه نامه نامه خبرنگار تقریباً به طور قطع برای چند دقیقه در تلاش های بیهوده برای دانلود پیش نمایش این پیوست متوقف خواهد شد. و خدا نکند گیرنده سعی کند این نامه را در تلفن هوشمند بخواند …

من شخصاً چنین نامه هایی را فوراً حذف می کنم. آیا نمی خواهید نامه شما قبل از خواندن در سطل زباله بیفتد؟ اندازه پیوست را بررسی کنید. توصیه می شود بیش از 3 مگابایت نباشد.

اگر بیش از آن باشد چه؟

• سعی کنید اسکنر خود را با فرمت و وضوح دیگری پیکربندی کنید. به عنوان مثال، در PDF و 300dpi، اسکن های کاملا خوانا به دست می آید.
• به برنامه هایی مانند WinRar یا 7zip فکر کنید. برخی از فایل ها کاملا فشرده شده اند.
• اگر پیوست بزرگ باشد و نتوانید آن را فشرده کنید چه؟ به عنوان مثال، یک پایگاه داده حسابداری تقریباً خالی 900 مگابایت وزن دارد. ذخیره سازی ابری اطلاعات به کمک خواهد آمد: Dropbox، Google Drive و موارد مشابه. برخی از سرویس‌ها، مانند Mail.ru، پیوست‌های عظیم را به‌طور خودکار به پیوندهایی به فضای ذخیره‌سازی ابری تبدیل می‌کنند. اما ترجیح می‌دهم اطلاعات ذخیره‌شده در ابر را خودم مدیریت کنم، بنابراین از اتوماسیون Mail.ru استقبال نمی‌کنم.

و یک توصیه نه چندان واضح دیگر در مورد سرمایه گذاری - آنها نام … باید برای گیرنده قابل درک و قابل قبول باشد. زمانی که ما در شرکت در حال آماده کردن یک پیشنهاد تجاری به خطاب به … فئودور میخایلوویچ داستایوفسکی بودیم. نامه ای از مدیر با پیشنهاد پروژه برای تایید دریافت کردم و فایل ضمیمه حاوی فایلی به نام "DlyaFedi.docx" بود. با مدیری که این را برای من فرستاد، دیالوگی چیزی شبیه به این شکل گرفت:

- مدیر محترم آیا شما شخصاً حاضرید به این شخص محترم نزدیک شوید و در چهره فدیا از ایشان نام ببرید؟

- یه جورایی نه، مرد محترم، همه او را به نام کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند.

- چرا اسم سرمایه گذاری را «دلیا فدی» گذاشتید؟ اگه همین الان بفرستم به نظرتون برای این سی پی از ما تبر میخره؟

- قرار بود بعدا اسمشو عوض کنم…

چرا یک بمب ساعتی آماده کنید - رد مشتری بالقوه - یا خودتان کار اضافی تغییر نام یک فایل را انجام دهید؟ چرا فوراً پیوست را به درستی نامگذاری نکنید: "برای Fedor Mikhailovich.docx" یا حتی بهتر - "KP_Nebo_Topory.docx".

بنابراین، ما کم و بیش با ایمیل به عنوان یک "چهره" مرتب شده ایم. بیایید به ایمیل به عنوان ابزاری برای کار موثر نگاه کنیم و در مورد حواس پرتی آن صحبت کنیم.

کار با حروف

ایمیل یک عامل حواس پرتی قدرتمند است. مانند هر حواس‌پرتی، نامه‌ها نیز باید با تشدید قوانین و معرفی یک برنامه کاری مقابله شود.

حداقل، باید همه اعلان‌های مربوط به ورود نامه را خاموش کنید. اگر سرویس گیرنده نامه به طور پیش فرض پیکربندی شده باشد، با یک سیگنال صوتی به شما اطلاع داده می شود و نماد کنار ساعت چشمک می زند و پیش نمایش نامه نمایش داده می شود.در یک کلام، آنها هر کاری می‌کنند تا ابتدا شما را از کار پر دردسر دور کنند و سپس در ورطه نامه‌های خوانده نشده و پست‌های نادیده - منهای یک یا دو ساعت از زندگی - فرو ببرند.

اراده قدرتمند یک نفر به آنها اجازه می دهد تا با اعلان ها منحرف نشوند و برای افراد عادی بهتر است سرنوشت را وسوسه نکنند و آنها را خاموش کنند. در موزیلا تاندربرد، این کار از طریق منوی "ابزارها" → "گزینه ها" → "عمومی" → "هنگامی که پیام های جدید ظاهر می شوند" انجام می شود.

اگر اعلان وجود نداشته باشد، چگونه می توان فهمید که نامه ای رسیده است؟

بسیار ساده. شما خود آگاهانه زمانی را برای تجزیه نامه اختصاص می دهید، سرویس گیرنده نامه را باز می کنید و همه پیام های خوانده نشده را می بینید. این کار را می توان دو بار در روز انجام داد، به عنوان مثال، هنگام ناهار و عصر، یا در زمان توقف اجباری، به عنوان مثال، در ترافیک.

اغلب از شما پرسیده می شود، در مورد زمان واکنش و ایمیل های فوری چطور؟ پاسخ این است: هیچ نامه فوری در پست ندارید. مگر اینکه در بخش پشتیبانی مشتری کار کنید (چنین بخش قوانین خاص خود را برای کار با پست دارد).

اگر نامه های فوری وجود داشته باشد، فرستنده از طریق کانال های دیگر - تلفن، اس ام اس، اسکایپ - به شما اطلاع می دهد. سپس شما عمداً به سرویس گیرنده ایمیل می روید و نامه های فوری را پردازش می کنید. همه استادان مدیریت زمان (به عنوان مثال، گلب آرخانگلسکی با "Time Drive") استاندارد پاسخگویی به ایمیل را تا 24 ساعت اعلام می کنند. این یک قانون معمولی از فرم خوب است - انتظار پاسخ فوری از طرف گفتگو از طریق ایمیل نداشته باشید. در صورت وجود نامه فوری، آن را از طریق کانال های ارتباطی سریعتر اطلاع دهید.

بنابراین، اعلان‌ها را خاموش کردیم و اکنون برنامه‌نویس ایمیل را طبق برنامه خود روشن می‌کنیم.

وقتی به ایمیل رفتیم و شروع به انجام فعالیت هایی به نام «تجزیه ایمیل» کردیم، چه باید بکنیم؟ شروع و پایان این کار کجاست؟

من در مورد سیستم صندوق ورودی صفر زیاد شنیده ام، اما متأسفانه حتی یک نفر را ندیده ام که از آن استفاده کند. مجبور شدم چرخم را دوباره اختراع کنم. مقالاتی در این زمینه در Lifehacker وجود دارد. مثلا، "". در زیر به تعبیر خودم در مورد سیستم صندوق ورودی صفر صحبت خواهم کرد. اگر مربیان GTD نظرات را بررسی کنند، سیستم توصیف شده را اضافه یا بهبود بخشند، سپاسگزار خواهم بود.

مهم است که درک کنید و بپذیرید که ایمیل یک زمان‌بندی کار یا آرشیو فعالیت‌های شما نیست. بنابراین، پوشه "Inbox" باید همیشه خالی باشد. هنگامی که شروع به تجزیه صندوق ورودی خود کردید، تا زمانی که این پوشه را خالی نکنید، متوقف نشوید یا حواس شما را پرت نکند.

با ایمیل های موجود در صندوق ورودی خود چه کنیم؟ باید هر حرف را به ترتیب مرور کنید و آن را حذف کنید. بله، فقط گزینه Delete را در صفحه کلید خود انتخاب کرده و فشار دهید. اگر نمی توانید خود را مجبور به حذف نامه کنید، باید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.

1. میشه سه دقیقه دیگه جواب بدین؟ آیا باید به آن پاسخ دهم؟ بله، لازم است و پاسخ بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، سپس بلافاصله پاسخ دهید.
2. شما باید پاسخ دهید، اما آماده سازی پاسخ بیش از سه دقیقه طول می کشد. اگر از برنامه ریز وظایف استفاده می کنید که به شما امکان می دهد ایمیل را به یک کار تبدیل کنید، ایمیل خود را به یک کار تبدیل کنید و برای مدتی آن را فراموش کنید. به عنوان مثال، من از سرویس فوق العاده Doit.im استفاده می کنم. این به شما امکان می‌دهد یک آدرس ایمیل شخصی ایجاد کنید: نامه‌ای را به آن ارسال می‌کنید و به یک کار تبدیل می‌شود. اما اگر برنامه زمانبندی کار ندارید، حرف را به زیر پوشه "0_Run" منتقل کنید.
3. پس از پاسخ سریع به نامه، تبدیل آن به یک کار یا یک آشنایی ساده، باید تصمیم بگیرید که بعداً با این پیام چه کاری انجام دهید: آن را حذف کنید یا به یکی از پوشه ها برای ذخیره طولانی مدت ارسال کنید.

در اینجا پوشه های ذخیره سازی طولانی مدت من هستند.

• 0_دویدن من چنین پوشه ای ندارم ولی اگر برنامه ریز ندارید بازم میگم می تونید حروفی که نیاز به مطالعه دقیق دارند اینجا قرار بدید. این پوشه نیز باید به طور منظم تمیز شود، اما با رویکردی متفکرانه در زمان مشخصی.
• 1_ریف. اینجاست که من نامه‌هایی را با اطلاعات پیش‌زمینه قرار می‌دهم: نامه‌های خوش‌آمدگویی با ورود از سرویس‌های مختلف وب، بلیط‌های پروازهای آینده و غیره.
• 2_پروژه ها آرشیو مکاتبات در مورد شرکا و پروژه هایی که با آنها رابطه فعلی وجود دارد در اینجا ذخیره می شود. طبیعتا برای هر پروژه یا شریک یک پوشه مجزا ایجاد می شود.در پوشه یک شریک، نامه هایی را نه تنها از کارمندان او، بلکه نامه هایی از کارمندان "بهشت" مربوط به این شریک قرار دادم. بسیار راحت: در صورت لزوم، تمام مکاتبات مربوط به پروژه با چند کلیک در دسترس است.
• 3_موزه. در اینجا من آن حروفی را می اندازم که حیف است حذف شوند و فواید آنها مشخص نیست. همچنین، پوشه‌های دارای پروژه‌های بسته از «2_Projects» به اینجا منتقل می‌شوند. در یک کلام اولین نامزدهای حذف در «موزه» نگهداری می شوند.
• 4_اسناد در اینجا نامه هایی با نمونه های الکترونیکی اسناد وجود دارد که ممکن است در آینده برای حسابداری مفید باشد، به عنوان مثال، بیانیه های آشتی از مشتریان، بلیط برای سفر. این پوشه شباهت های زیادی با پوشه های "2_Projects" و "1_Sprav" دارد، فقط اطلاعات حسابداری در آن ذخیره می شود و اطلاعات مدیریت در پوشه "2_Projects" ذخیره می شود. در "4_Documents" - اطلاعات مرده، و در "2_Projects" - زنده.
• 5_دانش. اینجاست که من فقط نامه های واقعا مفیدی را اضافه می کنم که می خواهم پس از مدتی برای الهام گرفتن یا یافتن راه حل به آنها بازگردم.

تنظیمات دیگری از سرویس گیرنده ایمیل وجود دارد که برای عملکرد این سیستم مهم است. ابتدا، به‌طور پیش‌فرض، Thunderbird علامت‌گذاری پیام‌ها به عنوان خوانده‌شده را انتخاب کرده است. من ترجیح می دهم این کار را عمدا انجام دهم، بنابراین چک باکس از بین رفته است! برای انجام این کار، به منوی "ابزار" → "گزینه ها" → "پیشرفته" → "خواندن و نمایش" بروید.

دوم، ما استفاده می کنیم فیلترها … قبلاً، من به طور فعال فیلترهایی را اعمال می کردم که به طور خودکار نامه ها را بر اساس آدرس فرستنده به پوشه های مربوطه ارسال می کردند. به عنوان مثال، نامه های یک وکیل به پوشه "وکیل" منتقل شد. من این رویکرد را به چند دلیل رد کردم. اول: نامه های وکیل در 99 درصد موارد به پروژه یا شریک اشاره دارد، یعنی باید به پوشه این شریک یا پروژه منتقل شود. دوم، تصمیم گرفتم آگاهی را اضافه کنم. شما خودتان باید تصمیم بگیرید که یک نامه خاص در کجا ذخیره شود، و راحت تر است که پیام های پردازش نشده را فقط در یک مکان - در صندوق ورودی جستجو کنید. اکنون من از فیلترها فقط برای دسته بندی حروف منظم خودکار از سیستم های مختلف به پوشه ها استفاده می کنم، یعنی حروفی که نیازی به تصمیم گیری ندارند. فیلترها در Mozilla Thunderbird در منوی Tools → Message Filters پیکربندی می شوند.

بنابراین، با رویکرد صحیح، بسته به حجم مکاتبات، ایمیل باید از 10 تا 60 دقیقه در روز طول بکشد.

بله، و یک چیز دیگر. شما قبلاً اعلان های مربوط به ورود نامه های جدید را خاموش کرده اید، اینطور نیست؟;)