"ادب حرف نیست." چرا در مکاتبات تجاری ریاکاری زیاد است و چگونه می توان از شر آن خلاص شد

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

چرا ما به قوانین ارتباطات تجاری نیاز داریم و چگونه نگرانی صادقانه برای همکار آشکار می شود - در فصل هایی از کتاب ماکسیم ایلیاخوف و لیودمیلا ساریچوا "قوانین جدید مکاتبات تجاری" که هنوز به فروش نرسیده است.

نامه های کاری درد است. ما یک نظرسنجی انجام دادیم که در آن مشترکین ما به ما گفتند که چه چیزی آنها را در مکاتبات تجاری آزار می دهد. چقدر جواب گرفته ایم! مردم از همان چیز خشمگین شدند: همه این کلمات ASAP و FYI، رسمیت عمدی و درخواست یک "همکار"، دستورالعمل هایی با علامت "فوری!" و حروف بلند و نامنسجم اگر عمیق تر نگاه کنید، معلوم می شود که مردم از بی احترامی عصبانی شده اند.

بی احترامی هر چیزی است که باعث بی توجهی یا بی توجهی به طرف مقابل می شود. فراموش کردم فایلی را پیوست کنم - بی احترامی. اشتباه در نام هم بی احترامی است. نامه هایی با مضمون «فوری» باز هم بی احترامی است و چه بی احترامی. اگر همه اینها را برطرف کنید و سپس کمی دقت کنید، ایمیلی دریافت می کنید که گیرنده می خواهد به آن پاسخ دهد.

شما باید یاد بگیرید که در نامه ها احترام بگذارید، زیرا سنت متفاوتی در ارتباطات تجاری ایجاد شده است: نوشتن با کلیشه، با کلمات مودبانه و رسمی. اما این سنت ربطی به روابط عادی انسانی ندارد. پس وقت آن است که آن را تغییر دهید.

شما مجبور نیستید از آنها مراقبت کنید

وقتی در دوره‌ها از احترام و مراقبت صحبت می‌کنیم، همیشه کسی وجود دارد که می‌گوید: «در واقع، این وظیفه آنهاست که داده‌ها را برای من دریافت کنند! من برای این کار به آنها پول می دهم و هنوز به آنها احترام نمی گذارم!»

مشکلی نیست. همه چیز در این کتاب اختیاری است. در مکاتبات تجاری اصلاً قطعات اجباری زیادی وجود ندارد. نامه ای از رئیس با کلمه "نگاه" به همان اندازه که یک درخواست طولانی برای "توجه به سند پیوست" کار می کند. مکاتبات تجاری اول از همه یک موضوع است و تنها پس از آن یک رابطه است.

مردم هر روز به مشاغلی می آیند که از آنها متنفرند تا وظایفی را انجام دهند که درک نمی کنند، از طرف روسایی که از آنها نفرت دارند. دنیا بدون احترام کار می کند.

نکته دیگر این است که ما به احترام نامه ها خیلی بهتر از نامه های معمولی پاسخ می دهیم. ما سریعتر پاسخ می دهیم، بیشتر "روشن" می کنیم، راه حل های غیر استاندارد پیدا می کنیم، با لذت کار می کنیم، کمتر خسته می شویم و در نتیجه بهره ورتر می شویم. این بدان معنا نیست که ما نامه های بد نوشته شده را نادیده می گیریم. البته که نه. این یک شغل است. این همان انگیزه دادن به کارمندان با وحشت یا نگرش خوب است. نگرش خوب کار می کند، اما وحشت نیز موثر است. وقتی رئیس بر سر زیردستان خود فریاد می زند و مشتری مجری را تحقیر می کند، اغلب هر دوی آنها وظایف خود را انجام می دهند.

عبارت جالب دیگر «احترام نشان دادن» است. احترام را نمی توان به تصویر کشید، زیرا تجلی بیرونی یک شخص نیست، یک حالت درونی است. وقتی شخصی به خود احترام می گذارد، با دیگران نیز به همان شیوه رفتار می کند - این خود به خود اتفاق می افتد. ما مطمئن هستیم: از آنجایی که این کتاب را در دستان خود دارید، هیچ مشکلی ندارید.

با احترام به خود و دیگران

مکاتبات تجاری استانداردهایی دارد

شرکت ها واقعاً استانداردهایی برای ارتباطات تجاری دارند: اشکال گزارش، گردش مالی ثابت و زبان حرفه ای. ما تظاهر به بازنویسی قوانین نداریم. برعکس: اگر استانداردهایی وجود داشته باشد که به شما کمک کند سریعتر بنویسید، عالی است. اما در مورد قوانین باید چند نکته را بدانید.

همه قوانینی که در داخل شرکت اتخاذ می شود خارج از آن کار نمی کند. زبان عامیانه داخلی، عادت قرار دادن نیمی از شرکت در یک نسخه و FIY ابدی - اینها قبلاً مضامین حکایات در بین افرادی است که با شرکت ها کار می کنند. آنها به اینها می گویند "میرکات اداری". حدس بزن چرا.

آنچه برای یک نفر راحت است همیشه برای گیرنده راحت نیست.به عنوان مثال، مکاتبات طولانی با مشتری وجود دارد. مدیر تصمیم می گیرد یک تکنسین را درگیر کند. او روی Forward کلیک می کند، می نویسد: «ببین. مکاتبات "، روی "ارسال" کلیک کنید. برای مدیر بسیار راحت است.

و متخصص اکنون باید تمام نامه ها را بخواند، خط بی پایان "همکاران محترم" را مرتب کند و "آنها را به شما جلب کند." مدیر راحت است، اما تکنسین نه. مدیر می تواند گزیده ای از مکاتبات تهیه کند یا فقط قطعه لازم را با سؤال ارسال کند و سپس متخصص راحت باشد. آیا بر عملکرد کار تأثیر می گذارد؟ و شیطان فقط می داند. به احتمال زیاد نه: یک تکنسین موظف است به چنین نامه هایی پاسخ دهد. قسم بخور و جواب بده

صحبت در مورد استانداردها تنها زمانی مفید است که شما و گیرنده را به سمت یک هدف مشترک راهنمایی کنند. به عنوان مثال، اگر در شرکت خود یک قالب فروش زرق و برق دار دارید که مشتریان شما را با اشک های شادی بر گونه هایشان رها می کند، عالی است، از آن استفاده کنید.

ادب حرف نیست

از: ولادیمیر یونوف

موضوع: سال نو و کریسمس مبارک! (در حال حاضر دهمین تبریک برای امروز !!!)

روز خوب!

من می خواهم از شما برای همکاری مفید در سال جاری تشکر کنم و سال نو و کریسمس مبارک را به شما تبریک بگویم!

تعطیلات خوبی را برای شما آرزو می کنم تا بازگشت به کار باعث خوشحالی شما شود. برای شما و خانواده محترمتان آرزوی سلامتی و شادکامی و موفقیت در کار دشوارمان دارم. (چرا در خانواده من دخالت می کنید، ها؟)

امیدوارم در سال آینده نتایج برجسته تری کسب کنم. من نمی خواهم اهمیت نتایج امسال را نادیده بگیرم، اما مهم این است که همیشه برای بیشتر تلاش کنیم! این تنها راه برای دستیابی به ارتفاعات واقعاً قابل توجه است. این چیزی است که من و شما آرزو می کنم. هورا! (با تشکر از درس زندگی، اوه سنسی!)

مراقبت از کسب و کار شما،

رهبر تیم کنترل کیفیت

ولادیمیر یونوف (از شما متشکرم.)

مودب بودن با نوشتن کلمات مودبانه یکی نیست. برعکس: هر چه تعداد کلمات بیشتر باشد، نامه مزاحم تر می شود، به خصوص اگر ادب مقوایی باشد. ادب واقعی در مراقبت از همکار خود را نشان می دهد.

نامه بالا سال نو مبارک است. بسیار مودبانه به نظر می رسد: شریک زندگی تبریک گفت، برای خانواده آرزوی سلامتی کرد و از همکاری آنها تشکر کرد. اما آزاردهنده است زیرا عاری از مراقبت است و ظاهراً از ریا و ریا اشباع شده است.

مراقب باشید نه در کلمات، بلکه در پیام: نوشتن در کوتاه ترین زمان ممکن و بدون کلمات غیر ضروری. وقت خواننده را تلف نکنید. به لحن خنثی و آرام پایبند باشید. به طور کلی برای دیگران مفید باشید، نه اینکه فقط جلوی چشمان خود بیفتید.

نگرانی حتی بزرگتر این است که نامه ای بیهوده ننویسید. نیازی به تبریک سال نو نیست. اگر طرف صحبت اصلا وقت ما را تلف نمی کرد بهتر بود.

به طور کلی اشکال پذیرفته شده ادب و بهداشت وجود دارد. احتمالاً آنها را می شناسید، بنابراین اجازه دهید فقط به اصول اولیه بپردازیم. مهم است که به یاد داشته باشید که ادب در کلمات نیست - همیشه در یک نگرش است.

سلام!

آنچه را که از منوی سوپ خامه دوباری استنباط می کنید را در وب سایت شما خواندم. این خبر بسیار ناراحت کننده است، زیرا هر روز برای ناهار به خانه شما می روم و هفته ای دو یا سه بار سفارش می دهم. و الان حتی نمی دانم با چه چیزی جایگزینش کنم. بقیه رو زیاد دوست ندارم بهتر است چیز دیگری را حذف کنید.

والریا ن.

سلام والریا!

ما همه اینجا هستیم، البته، خیلی متاسفم که شما در مورد سوپ ناراحت شدید. خامه دوباری یک غذای نامطلوب است. متأسفانه، سیاست مؤسسه ما رویکرد فردی را ارائه نمی کند - پختن آنچه که تنها مشتری دوست دارد. بنابراین خامه دوباریس را به نفع سوپ های جدید از منو حذف کرده ایم. متاسف!

بهترین آرزوها،

اولگا، مدیر رستوران

مشتری دوست نداشت سوپ در منوی رستوران وجود نداشته باشد. او نامه ای نوشت و آنها به او پاسخ دادند: ادب همه اشکال دارد، اما این ادب واقعی نیست. معنی این نامه «ما به شما اهمیت نمی دهیم» است. این یک پاسخ رسمی است.

برای نوشتن نامه ای مودبانه، باید نگرانی خود را نشان دهید: در مورد دلایل چنین تصمیمی صحبت کنید، گزینه هایی را پیشنهاد دهید، اهمیت نظر او را نشان دهید.مهم است که دلایل صادقانه باشند: "این برای ما سودآور نیست" - این موقعیت عادی رستوران است.

والریا، ممنون که نوشتی! ما خیلی متاسف هستیم. کرم Dubary در بین مشتریان محبوبیت نداشت، بنابراین مجبور شدیم آن را از منو حذف کنیم. شش تا هشت بار در هفته سفارش داده می شد (ظاهراً این شما بودید) و ما مجبور شدیم بیشتر محصولات را دور بریزیم ، این موقعیت برای ما بی سود بود.

می فهمم وقتی غذای مورد علاقه ات از منو ناپدید می شود غم انگیز است. به جای کرم دوباریس شروع به تهیه کرم های جدید کردیم. ببینید الان چه چیزی داریم:

• سوپ خامه ای از قارچ، گل کلم و قارچ پورسینی - از نظر طعم و قوام به کرم دوباری نزدیک است.
• سوپ گوجه فرنگی مغرب زمین کاملا متفاوت است، اما بسیار خوشمزه است.

• سوپ پوره کلم بروکلی و کدو تنبل با خامه - خامه ای است،

  مثل خامه دوباری، اما باید کلم بروکلی را دوست داشته باشید:-)

اولگا، مدیر رستوران.

P. S. از اینکه مرتباً برای ناهار از ما دیدن می کنید بسیار سپاسگزاریم. دفعه بعد که با ما هستید، به آرامی به پیشخدمت بگویید "من از سزار متنفرم"، از سرآشپز تمجید می کنید:-)

اگر پیشنهادی در مورد مجموعه یا منو دارید، در صورت تمایل برای من بنویسید - نظر مهمانان همیشگی ما برای تیم ما بسیار مهم است.

در یک نامه جداگانه تشکر می کنم

به: الکسی نوویک

موضوع: با مشتری تماس بگیرید

لیوشا، سلام!

دیروز، مشتری Saturn شما دسترسی به سیستم را غیرفعال کرد. ما قبل از او متوجه شدیم و همه چیز را درست کردیم، شما را اذیت نکردیم. اما ممکن است مشکلی در همگام سازی وجود داشته باشد و فقط خود مشتری می تواند آن را ببیند.

لطفا با او تماس بگیرید، ببینید آیا همه چیز خوب است یا خیر.

کسیوشا آر.

به: Ksenia Rybalchenko

موضوع: پاسخ: با مشتری تماس بگیرید

پذیرفته شده! (این طبیعی است، گیرنده آرام است.)

لیوشا

به: الکسی

موضوع: پاسخ: با مشتری تماس بگیرید

با تشکر! (و این یک حواس پرتی غیر ضروری است.)

کسیوشا آر.

خوب است از همکاران خود تشکر کنید. اما اگر یک کلمه "متشکرم" را در نامه بنویسید، کار غیر ضروری را بر گردن همکار خواهیم گذاشت: باید نامه را در صندوق پستی ببینید، باز کنید، ببندید، حذف کنید. به جای قدردانی، کار اضافی دریافت می کنید.

اگر واقعاً می خواهید از یک همکار تشکر کنید، بهتر است شخصاً و با لبخند این کار را انجام دهید. اگر شخصاً موفق نشدید، اما واقعاً می خواهید تشکر کنید، منطقی است که مواد اضافی یا هدیه ای به نامه اضافه کنید.

در مثال بالا، بهترین گزینه این است که به سادگی آخرین نامه تشکر را ننویسید. اما بیایید وضعیت دیگری را در نظر بگیریم: ما یک مدیر رستوران هستیم و یکی از دوستان به صورت رایگان در مورد یک موضوع کاری با شما مشورت کرده است. یک تشکر خوب ممکن است اینگونه باشد:

البته، این ضروری نیست: وقتی آنها آماده هستند تا بی‌علاقه به ما کمک کنند، هیچ کس در ازای آن هدایایی انتظار ندارد. اما، اگر این کار را انجام دهید، آن شخص راضی خواهد شد.

تنها چیزی که ارزش توجه دارد این است که استفاده از هدیه برای خواننده راحت باشد. اگر مجبورید در زمان نامناسبی پیک بگیرید، اینطور است. یا یک کد تبلیغاتی برای تخفیف 500 ₽ برای خریدهای 10 هزار یا بیشتر نیز یک هدیه ضعیف است.

بدتر از آن فقط یک کد تبلیغاتی برای پرش با چتر نجات است که به خاطر آن باید در ساعت پنج صبح یکشنبه با قطار بروید و همچنین هزینه اضافی برای چتر نجات بپردازید.