13 چیز در مکاتبات تجاری که باعث عصبانیت می شود

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

اگر نمی خواهید طرف مقابل را عصبانی کنید، این کار را نکنید.

1. عدم احوالپرسی

شما یک نامه تجاری برای لذت نمی نویسید، شما به چیزی از مخاطب نیاز دارید. پس درست است که آن را با ادب - سلام - شروع کنیم. انجام بدون آن مانند باز کردن درب دفتر شخص دیگری با پای خود است.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

2. عبارت "روز بخیر"

اگر مستقیماً از دهه 2000 یک نامه تجاری نمی نویسید، عبارت مدرن تری را انتخاب کنید. مهم نیست که نمی توانید دقیقاً پیش بینی کنید که طرف مقابل چه زمانی پیام را خواهد خواند. گزینه "عصر بخیر" خنثی ترین گزینه است، اما می توانید از دوره ارسال نامه نیز استفاده کنید. و "وقت خوب روز" را به انجمن های نیمه جان گذشته بسپارید.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

3. رسیدگی به خطاها

شگفت آور است که در یک متن کوتاه چقدر می توان اشتباه کرد. اول، بسیاری از قانون جدا شده با کاما را به معنای واقعی کلمه گرفته اند. این باعث به وجود آمدن شاهکارهایی مانند "آنتون میخائیلوویچ عزیز" می شود. فراخوان تنها یک نام نیست، بلکه کلمات وابسته به آن نیز هستند.

ثانیاً نام مخاطب را با دقت بررسی کنید. آلکسیف الکساندراس، مارین ماریا را صدا نکنید و حروف اول را رمزگشایی کنید.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

4. اختصارات و پاسخ های تک هجا

نوشتن تجاری به شما نیاز دارد که با جملات کامل ارتباط برقرار کنید. این رویکرد یک فایده عملی دارد: مخاطب مجبور نیست منظور شما را حدس بزند، زیرا شما تمام تفاوت های ظریف را آشکار می کنید و فرصتی برای تفسیر نادرست کلمات را نمی دهید. و "OK" شما می تواند به معنای هر چیزی باشد. به علاوه، برش ها در زمان زیادی صرفه جویی نمی کنند.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

5. طنز و استعاره

یک نامه تجاری نباید جایی برای تفسیر باقی بگذارد. همه کلمات در معنای مستقیم خود به کار می روند و دلالت بر تعابیر متفاوت ندارند. در غیر این صورت منتظر یک دور مکاتبه اضافی باشید که در آن متوجه خواهید شد چه کسی چه چیزی را در ذهن داشته است. و ممکن است زمان زیادی ببرد.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

6. علامت تعجب

علامت تعجب اغلب در متون ادبی استفاده نمی شود، زیرا آنها برای بیان احساسات قوی طراحی شده اند. نامه تجاری بستری برای بیان نیست، حتی اگر واقعاً بخواهید آنچه را که در مورد آن فکر می کنید به طرف مقابل بیان کنید.

ممکن است منظور شما چیز خاصی نباشد، اما برای طرف مقابل، علامت تعجب نشانه ای از این خواهد بود که او احتمالاً کار اشتباهی انجام می دهد. بنابراین هم حواس خود و هم ترکیب کلید Shift + 1 را تحت کنترل داشته باشید. تعجب فقط در گردش مناسب است.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

7. فراوانی بوروکرات ها

تمایل به بیان رسمی‌تر خود اغلب ساختارهای هیولایی ایجاد می‌کند که در آن تشخیص معنای آن بسیار دشوار است. از عبارات پیچیده زیاد استفاده نکنید و راحت تر بنویسید.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

8. Caps Lock

ارزش برجسته کردن خطوط با حروف بزرگ را ندارد. در اینترنت، هنوز هم نماد فریاد زدن است. هیچ کس دوست ندارد سر او فریاد بزنند. برای شفاف سازی پیام، فقط آن را روشن کنید.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

9. عبارت "پیشاپیش متشکرم"

متشکرم، البته، شما نمی توانید در جیب خود بگذارید، اما قدردانی زودهنگام، مخاطب را در موقعیت ناخوشایندی قرار می دهد. یک فرد خوش اخلاق خود را موظف می داند که خواسته شما را برآورده کند، حتی اگر بفهمد که نباید این کار را انجام دهد. و شما را برای پرتاب مشکلات به یاد خواهد آورد.

اگر باز هم نیاز به تشویق طرف مقابل دارد، بهتر است توضیح دهید که چقدر برای او مفید است که به درخواست شما پاسخ دهد.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

10. موضوع عجیب و غریب یا اصلا موضوعی وجود ندارد

باز کردن نامه‌های نامفهوم ناامن است، بنابراین پیامی بدون موضوع خطر ارسال هرزنامه را دارد.طبیعتاً وقتی فردی متوجه می شود که در زیر عبارت "زینا، لاستیک" سند مهمی از مدیر کارخانه تایرسازی، زینایدا، پنهان شده است، بسیار عصبانی می شود.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

11. آشنایی

شما نباید از سبک کسب و کار خود منحرف شوید، حتی اگر مخاطب بهترین دوست شما باشد. اول، ممکن است لازم باشد نامه ای را به رئیس یا پیمانکاران خود ارسال کند. ثانیا نامه ممکن است تصادفا به دست سوم بیفتد و آن را به خطر بیاندازد و در عین حال شما.

ثالثاً باید بین شخصی و کاری تمایز قائل شوید. منافع شرکت همیشه با منافع شخصی منطبق نیست. ارزش آن را دارد که برای حفظ روابط دوستانه بدون دادن امتیاز در مذاکرات، فضایی برای مانور بگذارید.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

12. نداشتن سابقه مکاتبه

اگر به طور فعال با کسی چت می کنید، مخاطب از موضوع گفتگو آگاه است و به راحتی می تواند با چرخاندن چرخ ماوس به ابتدای گفتگو بازگردد. اما وقتی گهگاه از طریق ایمیل نامه رد و بدل می کنید، ممکن است مخاطب فراموش کند که چه کسی هستید و چه چیزی از او نیاز دارید.

انجام این کار را برای فرد آسان کنید: در یک پاراگراف، به فرد یادآوری کنید که در مورد چه چیزی صحبت می کند.

چگونه نمی شود

اینجوری بهتره

13. مدیریت نامناسب رشته های پیام

خدمات ایمیل و نمایندگی ها به شما امکان می دهند با رشته های پیام کار کنید. این یک ابزار واقعا مفید است اگر به درستی استفاده شود. اما همه موفق نمی شوند.

شاید شما قبلاً قربانی یک پست الکترونیکی انبوه شده اید که شرکت کنندگان آن مستقیماً به نویسنده پاسخ نمی دهند، بلکه به همه پاسخ می دهند. در نتیجه، یک مکالمه غیر جالب صندوق ورودی شما را پر می کند و برای کسانی که نمی توانند دکمه مناسب را پیدا کنند، مجازات هایی در نظر می گیرید. در عین حال، اطلاعاتی که برای چشمان کنجکاو در نظر گرفته نشده اند، اغلب وارد حوزه اطلاعات عمومی می شوند.

مدال یک جنبه منفی هم دارد: وقتی در یک مکالمه مهم، یکی از شرکت کنندگان به همه پاسخ نمی دهد، بلکه به یک نفر پاسخ می دهد. و گیرنده مجبور است به جای انجام کار، زمان زیادی را صرف ارسال نامه کند.